Che cos'è una strategia di implementazione?
Una strategia di implementazione si basa su un piano strategico, che definisce la strategia utilizzata per raggiungere determinati obiettivi o prendere decisioni. Le organizzazioni possono creare piani strategici per guidare la direzione organizzativa, gli sforzi di un particolare reparto o qualsiasi progetto o iniziativa.
La strategia di implementazione è il processo che definisce come dare vita al piano strategico. Per eseguire gli obiettivi delineati nel piano strategico, è necessario definire come implementare ogni aspetto, dal finanziamento e dal personale all'organizzazione e ai risultati finali. Pertanto, senza una strategia di implementazione, può essere difficile identificare come raggiungere ciascuno degli obiettivi e dei traguardi dichiarati.
Ray McKenzie is the Founder and Managing Director of Red Beach Advisors. He breaks down the differences between strategy, implementation, and execution: “Implementation planning is the act of developing a tactical plan to complete a strategic initiative. Strategy is the overarching plan to move the organization, department, or project forward. Implementation is the act of putting the strategy into place utilizing resources within an organization or department. Execution is completing the tasks as part of the implementation plan to complete the strategic initiative through resources of the organized team.”
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Cos'è il processo di implementazione strategica?
Il processo di implementazione strategica si riferisce ai passi concreti che intraprendi per trasformare il tuo piano strategico in azione. Le tattiche di implementazione che usi e i passaggi che intraprendi dipenderanno dall'impresa, dall'organizzazione e dagli obiettivi specifici.
Un piano di implementazione strategica (SIP) è il documento utilizzato per definire la strategia di implementazione. In genere, delinea le risorse, le ipotesi, i risultati a breve e lungo termine, i ruoli e le responsabilità e il budget (più avanti, ti mostreremo come crearne uno). Un SIP è spesso integrato con un piano di esecuzione, ma i due sono distinti.
Il SIP delinea le attività e le decisioni necessarie per trasformare gli obiettivi strategici in realtà mentre il piano di esecuzione è un programma di azioni e attività concrete per raggiungere gli obiettivi e promuovere il successo. Puoi considerare la tua strategia "implementata" una volta determinato che hai le risorse necessarie per soddisfare le tue esigenze strategiche, ma non l'hai "eseguita" fino a quando non hai effettivamente agito e raggiunto gli obiettivi. Per saperne di più sulle differenze tra strategia, implementazione ed esecuzione, puoi leggere questo articolo della Harvard Business Review.
Il processo di implementazione strategica è spesso paragonato alle seguenti attività:
- Pianificazione organizzativa: chiamata anche progettazione o struttura organizzativa, si tratta del processo di alto livello per identificare gli obiettivi operativi generali di un'organizzazione e quindi creare strategie specifiche per raggiungerli. Mentre la pianificazione strategica si concentra sulla valutazione dei punti di forza e di debolezza presenti in un'organizzazione e sull'identificazione di obiettivi specifici per il miglioramento, la pianificazione organizzativa è più interessata al modo di fluire di attività, processi e decisioni specifici all'interno dell'organizzazione.
Jennifer Hancock is the author of several books and Founder of Humanist Learning Systems, an organization that provides online personal and professional development training in humanistic business management, along with science-based harassment training. She describes the difference between organizational and implementation planning: “Organizational planning is the structure of the organization: What work needs to be done? How does it relate to the other work that needs to be done? Who is responsible for getting it done? How are the parts of the organization going to work together to accomplish shared objectives? Implementation planning has to do with specific projects and processes. For instance, an organization may have an HR department — that is, organizational planning. Implementation is when the HR department rolls out a new set of benefits or a new health care plan.”
Analogamente alla pianificazione dell'implementazione, anche la pianificazione organizzativa richiede la creazione di un piano d'azione. Puoi utilizzare un modello per semplificare il processo di stesura di questo piano complicato. In questo articolo, troverai altri modelli gratuiti e scaricabili per una serie di diverse attività di pianificazione.
Scarica il piano per la gestione delle modifiche organizzative
- Processo di gestione strategica: si tratta dello sforzo continuo per gestire un'organizzazione, comprese le decisioni e le azioni che derivano dalla strategia organizzativa. La gestione strategica continua può ispirare la pianificazione organizzativa fornendo una strategia che delinei gli obiettivi dell'organizzazione.
- Gestione dei cambiamenti: la gestione dei cambiamenti è il modo in cui si prepara e si gestisce la pianificazione organizzativa, dai processi e dalla cultura di alto livello fino ai singoli ruoli. Una gestione efficace dei cambiamenti implica una strategia e un attento monitoraggio in modo da poter pianificare il cambiamento piuttosto che reagire ad esso.
Scarica il modello per il processo di gestione dei cambiamenti
- Pianificazione differenziata: si tratta di un metodo di riordino che puoi utilizzare per identificare le risorse necessarie in base alla frequenza con cui in genere le usi. Separa gli elementi nell'elenco di riordino in tre categorie: di routine, normale e raro. Questo ti darà un'idea approssimativa dei diversi livelli di domanda per ogni risorsa, in modo da non dover perdere tempo a considerare se provvedere o meno. Poiché l'identificazione e l'accumulo di risorse è una componente importante della pianificazione dell'implementazione, è utile comprendere la pianificazione differenziata.
L'importanza dell'implementazione
La pianificazione dell'implementazione determina in gran parte il successo del progetto perché senza di essa, i tuoi obiettivi strategici rimangono inattuabili. Pertanto, l'implementazione è il passo necessario che trasforma i tuoi piani strategici in azione per raggiungere i tuoi obiettivi.
Ci sono molti esempi in cui la pianificazione dell'implementazione accresce il successo del progetto. In effetti, secondo l'Harvard Business Review, le aziende con un piano di implementazione ed esecuzione hanno visto rendimenti maggiori del 70%.
McKenzie afferma che la pianificazione dell'implementazione è fondamentale per il successo del progetto. "Questa è la fase che consente di mettere in atto la strategia pianificata," afferma. "I principali vantaggi per l'implementazione e la pianificazione dell'implementazione sono la capacità di delineare le attività necessarie per completare il progetto, identificare il personale e le risorse necessarie e documentare la tempistica per il completamento del progetto per garantire il raggiungimento degli obiettivi strategici".
Hancock concorda. "Se non implementi il tuo piano, non concludi nulla," sostiene. "Quindi, l'implementazione è cruciale. [Anche] se hai il miglior piano del mondo, è totalmente irrilevante se non lo metti in atto," aggiunge.
Fiona Adler writes about entrepreneurship at DoTheThings.com and is the Founder of Actioned.com, a productivity tool for individuals and teams. With an MBA, multiple business successes, and a family living in a foreign country, she enjoys pushing the envelope to get the most out of life and loves helping others do the same. Adler explains that implementation is often more crucial than the strategy itself. She says, “In my opinion, implementation is far more important than strategic planning. After all, it doesn't matter if you have the best plan in the world. All that really matters is what you end up doing!”
La pratica della pianificazione dell'implementazione è importante anche in alcuni degli odierni cambiamenti organizzativi. In particolare, l'implementazione svolge un ruolo nell'attuale passaggio da aziende reazionarie a strategiche, vale a dire, organizzazioni che pianificano il cambiamento e l'adattamento piuttosto che reagire ad esso. Inoltre, l'implementazione sostiene il movimento verso le organizzazioni orientate ai dipendenti, cosa che fa valorizzando la comunicazione, incoraggiando obiettivi reciprocamente supportati e sottolineando la responsabilità. La pianificazione dell'implementazione è necessariamente uno sforzo umano (e di squadra) e renderla parte dei processi quotidiani aiuta a garantire collaborazione, fiducia e trasparenza tra i membri del team di progetto fino ad arrivare alla gestione della dirigenza.
Cos'è il piano di implementazione di un progetto?
I piani di implementazione sono comunemente usati per singoli progetti, diffusione della tecnologia all'interno di un'azienda e pianificazione dell'inventario. Puoi anche creare un piano di implementazione per uso personale, se ti aiuterà a organizzare e a intraprendere passi attuabili verso i tuoi obiettivi.
Un piano di implementazione del progetto è il piano creato per mettere in atto con successo il tuo piano di progetto. Questo documento identifica i tuoi obiettivi e traguardi (sia a breve che a lungo termine), elenca le attività del progetto, definisce ruoli e responsabilità, delinea il budget e le risorse necessarie ed elenca eventuali ipotesi. Talvolta, un piano di implementazione del progetto include una pianificazione approssimativa, ma di solito sono i team a definire la rigida tempistica nel piano di esecuzione.
Nelle sezioni seguenti, approfondiremo ogni componente di un piano di implementazione e ti mostreremo come scrivere il tuo.
Componenti di un piano di implementazione
Di seguito sono riportati i componenti chiave e i quesiti che promuovono un piano di implementazione di successo:
- Definisci obiettivi/scopi: cosa vuoi realizzare? La portata di questi obiettivi dipenderà dalla grandezza della tua impresa.
- Pianifica le milestone: mentre le scadenze delle attività e le tempistiche del progetto saranno formalmente impostate nel piano di esecuzione, è una buona idea delineare la pianificazione nella fase di implementazione.
- Assegna le risorse: uno degli scopi principali di un piano di implementazione è quello di garantire di avere a disposizione risorse adeguate (tempo, denaro e personale) per portare a termine l'esecuzione. Quindi, raccogli tutti i dati e le informazioni di cui hai bisogno per determinare se disponi o meno di risorse sufficienti e decidi come procurarti ciò che manca.
- Stabilisci le responsabilità dei membri del team: assegna i ruoli. Ciò non significa necessariamente che devi definire chi eseguirà ogni singola attività, ma serve creare un piano generale del team, con i ruoli generici assunti da ogni membro.
- Definisci i parametri per il successo: come determinerai se avrai successo o meno? Quali dati (quantitativi o qualitativi) utilizzerai per misurare i tuoi risultati e come raccoglierai i dati necessari?
- Definisci come ti adatterai: fai un piano su come adattarti, se necessario, ad eventuali cambiamenti nel piano. Assicurati di considerare fattori al di fuori del tuo controllo che potrebbero alterare in modo significativo la pianificazione o il successo del tuo progetto e crea strategie emergenti in anticipo, in modo da non deragliare lungo la strada: questo aiuta a costruire una cultura di flessibilità, agilità e azione rapida.
- Valuta il successo: oltre a definire i tuoi parametri per il successo, decidi con quale frequenza valuterai i tuoi progressi (ad esempio, revisioni trimestrali).
Nella sezione seguente analizzeremo ogni elemento di un piano di implementazione di successo per mostrarti come scriverne uno tu stesso.
Modalità per scrivere un piano di implementazione
I piani di implementazione sono suddivisi in sezioni. Ogni sezione dovrebbe essere dettagliata, combinando le informazioni del tuo piano strategico e incorporando la ricerca e i dati necessari per rendere i tuoi obiettivi attuabili. Ecco come scrivere ogni componente in un piano di implementazione:
- Introduzione: l'introduzione del piano di implementazione spiega lo scopo, la visione e la dichiarazione d'intenti del progetto o dell'iniziativa. Devi identificare le aree ad alto rischio, includere eventuali ipotesi e descrivere come identificherai il flusso del valore nel lavoro proposto.
- Panoramica della gestione: in questa sezione devi descrivere come verrà gestita l'implementazione. Ciò include la persona incaricata della gestione, i ruoli e le responsabilità sottostanti e i punti di contatto principali. Dovresti identificare il direttore della strategia, ossia la persona che sviluppa e guida la strategia (che può essere o meno la stessa persona che guida l'implementazione).
- Attività principali: qui devi elencare e descrivere le attività, le azioni e gli obiettivi specifici in fase di implementazione. Dovresti anche annotare lo stato di tutte le attività già in corso.
- Pianificazione di implementazione: non devi creare una pianificazione delle attività dettagliata e inflessibile nel piano di implementazione: parleremo più avanti di come creare una pianificazione nel piano di esecuzione. In questa fase, è opportuno elencare semplicemente l'ordine delle attività e le durate delle fasi previste per delineare e sistemare a grandi linee tutti i vari pezzi mobili.
- Sicurezza e privacy: discuti delle caratteristiche e delle considerazioni sulla privacy degli strumenti software, dei processi o delle informazioni utilizzabili durante l'implementazione. Affronta i problemi di sicurezza e il modo di gestire le informazioni sensibili (dati personali, anamnesi, dati finanziari, ecc.).
- Elenco di supporti/risorse per l'implementazione: descrivi i vari strumenti, attività e reparti necessari a supporto di un'implementazione di successo. Questi potrebbero includere strumenti hardware o software, strutture e risorse umane o servizi esterni aggiuntivi.
- Documentazione: in questa sezione devi associare qualsiasi altra documentazione che supporti il piano di implementazione. Ciò potrebbe includere il tuo piano strategico, la conferma di materiali e risorse adeguati e una cronologia dei progetti di successo passati.
- Monitoraggio delle prestazioni: definisci i parametri in base ai quali misurerai il successo. Come e quando rivedrai i tuoi progressi?
- Criteri di accettazione: come definirai il "completamento" dell'implementazione? Questo differisce dal monitoraggio delle prestazioni perché, invece di definire le metriche per le milestone e l'implementazione appropriata, qui devi descrivere come saprai di aver ottenuto il via libera del tuo piano di implementazione dalla direzione.
- Glossario: definisci tutti i termini chiave utilizzati nel piano di implementazione.
- Riferimenti: indica dove hai ricevuto le tue informazioni o elenca le persone che incoraggiano il tuo piano.
- Approvazione del progetto: se ti serve l'approvazione della direzione prima di passare all'esecuzione, questa sezione contiene lo spazio per l'approvazione ufficiale.
Per semplificare il tutto, puoi anche utilizzare un modello per scrivere il tuo piano di implementazione. Ciò garantisce che non verrà trascurato alcun passaggio o sezione, oltre ad offrire un layout professionale che potrai utilizzare per la consegna alla direzione, ai clienti o ad altri soggetti interessati. Scarica il modello gratuitamente e modifica i campi per adattarli alle esigenze del tuo progetto specifico ad esempio, per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
Scarica il modello di piano di implementazione del progetto - Word
La distribuzione del software è un'altra categoria di iniziativa comune che merita un piano di implementazione. Usa il modello seguente per creare un piano di implementazione di software e sistemi.
Scarica il modello di piano di implementazione di sistemi software - Word
Best practice per la pianificazione dell'implementazione
Sebbene nel piano di implementazione sia necessario includere tutti gli aspetti dettagliati, sopra elencati, avere semplicemente tutti questi componenti non garantirà il successo. Dovresti invece concentrarti sul processo di implementazione e promuovere i seguenti comportamenti all'interno del tuo team:
- Crea un team di implementazione designato: un team di implementazione è quello che ha la responsabilità di garantire l'implementazione di successo di una particolare iniziativa. Anche se è possibile passare attraverso l'implementazione senza creare un corpo specifico e organizzato che segua i processi, questa prassi aumenta le possibilità di successo.
- Crea una visione condivisa tra tutti i membri del team: stabilisci il "perché" stai apportando cambiamenti strategici in modo che i membri del team abbiano una maggiore comprensione della causa principale e un legame più profondo con il loro lavoro. Garantisci la conformità individuale, in modo che le persone non si sentano messe da parte. Adler sottolinea: "Bisogna coinvolgere le persone che implementeranno effettivamente il cambiamento durante la fase di pianificazione. Idealmente, l'ispirazione verrà anche da loro. Questa inclusione aumenterà notevolmente l'accettazione e l'impegno del team per implementare a tutti gli effetti il progetto."
- Scegli un team leader deciso: il team leader dovrebbe istruire ed educare i membri del team lungo la via e chiedere indicazioni ai precedenti leader di piani di implementazione per migliorare i processi di implementazione esistenti all'interno dell'organizzazione. Adler spiega che possono esserci più team leader con responsabilità leggermente diverse: "Ogni iniziativa ha bisogno di un team. Il team include un "campione", qualcuno che è in ultima analisi responsabile di portare a termine la cosa. Dovrebbe anche avere uno "sponsor di gestione", qualcuno che possa aiutare il team a superare eventuali blocchi esistenti," afferma.
- Definisci obiettivi attuabili: rimani specifico, definisci i problemi attuali e identifica le cause principali. I metodi per definire i problemi attuali includono brainstorming, sondaggi e moduli di informazione per i nuovi membri. Puoi anche usare il metodo dei bigliettini: chiedi a ciascun membro del team di rispondere a tre domande in forma anonima (Qual è il problema più grande che il nostro team deve affrontare?, Quale sarà il problema più importante tra cinque anni?, Qual è il modo migliore per il nostro team di essere coinvolto in questi problemi?), quindi separa i bigliettini in pile con risposte simili e conta quali risposte sono le più comuni all'interno del gruppo. Usa le risposte simili di rango più alto per stimolare la discussione su come procedere.
- Crea un piano orientato all'azione: indipendentemente dalla grandezza o dalla durata prevista dei tuoi obiettivi, crea un piano incentrato sull'azione incrementale (piuttosto che sulla pianificazione continua). I piccoli passi si sommano, quindi rimani positivo e concentrati sul futuro. Detto questo, Hancock ribadisce che il tuo piano deve essere realistico: "Assicurati che il tuo piano sia basato sulla realtà", dice. "Devi sapere quale problema dovresti davvero risolvere in modo da non finire per risolvere problemi derivati (problemi che pensi siano il tuo problema ma in realtà non lo sono, ad esempio, pregare per la pioggia quando la vera questione è che hai bisogno di acqua sul tuo campo). Devi sapere cosa avrà davvero un impatto sul tuo problema in modo da non pregare per la pioggia, che non serve a nulla. E, infine, hai bisogno di sapere cosa devi davvero fare per portare a termine il lavoro. Di quali risorse hai bisogno? Hai le risorse di cui hai bisogno? Puoi ottenere le risorse di cui hai bisogno? In caso contrario, il tuo piano non funzionerà" continua.
- Comunicazione di valore: il team leader non dovrebbe solo valutare i contributi degli altri, ma anche rendere la partecipazione attiva un'aspettativa. Una comunicazione aperta e onesta mantiene i processi trasparenti e aiuta a generare nuove idee.
- Monitora continuamente il successo incrementale: esegui analisi e organizza riunioni periodiche sui progressi per analizzare il tuo sviluppo. Monitorare attentamente i tuoi progressi ti consente di apportare modifiche prima che arrivi la crisi e di adattarti prima che i processi o le aspettative si consolidino. Inoltre, trattare le milestone incrementali come successi aiuta a promuovere una cultura in cui i dipendenti si sentono apprezzati per i loro contributi. Adler spiega: "Costruire una cultura in cui i dipendenti si aspettano che i progetti vengano implementati con successo è importante. Celebra i successi e fai spesso riferimento ai progetti precedenti."
- Coinvolgi le persone adatte al momento giusto: questo include definire il quando e il perché è opportuno coinvolgere il top management. Come afferma McKenzie, "Includi i soggetti interessati cruciali che fanno parte del progetto. L'inizio della pianificazione dovrebbe includere solo i responsabili delle decisioni e non tutti i membri del team che fanno parte del progetto. Descrivi le attività critiche necessarie per prime. Una volta delineati i compiti, richiedi il personale che ne sarà responsabile. Dopo aver identificato il personale, coinvolgi le risorse aggiuntive per scoprire gli altri compiti necessari a completare le attività più grandi. Per redigere un piano di implementazione adeguato, è imperativo includere i soggetti interessati cruciali per delineare l'iniziativa."
- Pubblicizza il tuo piano: anche se non vuoi necessariamente il contributo di ogni soggetto interessato in ogni momento durante la pianificazione dell'implementazione, vuoi mantenere la trasparenza con altri team e dirigenti. Rendi il tuo piano disponibile ai piani alti per mantenere il tuo team responsabile su tutta la linea.
Difficoltà nella pianificazione dell'implementazione
Mentre la pianificazione dell'implementazione è fondamentale per un'esecuzione di successo, esistono diversi ostacoli:
- A meno che tu non sia disciplinato nel passare alla fase di esecuzione, puoi rimanere bloccato nella pianificazione e non far decollare mai il tuo progetto.
- In qualsiasi progetto, potresti avere difficoltà a ottenere l'accettazione dai principali soggetti interessati.
- Può anche essere difficile scomporre ogni obiettivo in un passaggio attuabile. Se mantieni tangibili i tuoi obiettivi, puoi identificare più facilmente azioni mirate che ti apriranno la strada.
- Non importa quanto bene pianifichi, tutti i progetti hanno un'alta propensione al fallimento. Non scoraggiarti però: una pianificazione dell'implementazione strategica dedicata aumenterà le probabilità di successo del progetto.
Sebbene gli ostacoli di cui sopra possano richiedere molto tempo ed essere seccanti, sono investimenti che ti aiuteranno a creare una cultura della fiducia. Poiché l'implementazione è uno sforzo di squadra continuo, non puoi permetterti di perdere l'accettazione e l'impegno da parte di qualsiasi membro del tuo team o dei soggetti interessati diretti. Quindi, comunica spesso e con onestà e dai priorità al lavoro di squadra quando implementi il tuo piano strategico.
Tuttavia, anche se l'inclusione e il lavoro di squadra sono la chiave per una strategia di successo, McKenzie ribadisce che la pianificazione dell'implementazione non funzionerà se sono coinvolte troppe persone. "La pianificazione dell'implementazione spesso deraglia a causa del contributo di varie persone che non sono coinvolte nel progetto," afferma. "Deve esserci una linea chiara tra il team di implementazione che è responsabile dell'esecuzione e del completamento finale del progetto e i clienti, interni o esterni, che sono i destinatari del progetto. I clienti possono delineare i loro requisiti, ma l'implementazione, le attività e i risultati finali dovrebbero essere guidati dal team di implementazione," conclude.
Adler spiega che un altro errore comune è intraprendere troppe iniziative contemporaneamente. "Ci vuole molto lavoro per implementare qualcosa di significativamente nuovo," osserva. "Per questo motivo, meno iniziative l'azienda intraprende contemporaneamente, maggiori sono le possibilità di successo. Ogni iniziativa allontanerà in una certa misura i membri del proprio team dal loro lavoro "normale" e l'azienda deve essere in grado di affrontarlo. Se l'azienda desidera implementare sei iniziative, è consigliabile intraprenderne una o due alla volta piuttosto che cercare di affrontarle tutte e sei contemporaneamente," sottolinea.
Strumenti per una pianificazione dell'implementazione di successo
Mentre il piano di implementazione in sé è un documento relativamente low-tech, gli strumenti software possono aiutarti a monitorare e gestire i tuoi progressi. Dai diagrammi di Gantt ai progressi nella tecnologia di informazione e comunicazione, di seguito troverai gli strumenti di pianificazione dell'implementazione più diffusi e i loro vantaggi.
Un diagramma di Gantt è un diagramma a barre grafico che puoi utilizzare come sequenza temporale del progetto. Esistono molti programmi software che consentono di creare questi diagrammi online. Mentre si passa dall'implementazione all'esecuzione, un diagramma di Gantt può aiutarti a tenere traccia dell'avanzamento delle singole attività, vedere le relazioni tra le attività e identificare le attività critiche o a rischio.
Scarica Il modello di Gantt di base con dipendenze
Puoi utilizzare un diagramma PERT (program evaluation and review technique) per prevedere la durata del progetto creando una sequenza temporale per le singole attività e identificando le attività dipendenti. Il diagramma PERT richiede di prevedere tre orari separati, il più breve possibile, il più probabile e il più lungo possibile. Questo ti costringe a rimanere flessibile nella tua pianificazione, così da poter adattare il tuo programma, poiché i fattori cambiano inevitabilmente nel corso di un progetto.
Una volta implementato correttamente il tuo piano, sei pronto per passare all'esecuzione del progetto. La pianificazione e il monitoraggio dell'esecuzione esulano dall'ambito di questo articolo, ma di seguito troverai modelli più utili per completare con successo il tuo progetto.
Scarica il modello di piano d'azione generale
Scarica il modello di sequenza temporale del progetto
Scarica il modello di project charter
I progressi nella tecnologia di informazione e comunicazione (ICT) hanno portato allo sviluppo di software basato su cloud che consente l'accesso sempre e ovunque e più utenti. Questa capacità tecnologica è particolarmente utile per il lavoro di gruppo, in cui più membri del team devono accedere a un determinato file contemporaneamente, evitando anche problemi di controllo della versione. Ad esempio, le organizzazioni utilizzano comunemente software basato su cloud per creare un sistema di gestione dei progetti o delle prestazioni.
L'utilizzo del software per gestire il piano di implementazione può offrire i seguenti vantaggi:
- Promuovere la responsabilità: creando un unico record di avanzamento del progetto, incoraggi la trasparenza (sia nei membri del team che nei processi) e l'affidabilità.
- Mantenere tutti aggiornati: tutti gli utenti possono accedere alle informazioni più aggiornate, il che, a sua volta, elimina la comunicazione superflua o un doppio lavoro sbagliato.
- Migliorare la flessibilità: il software di gestione dei progetti può aiutarti a identificare tempestivamente i colli di bottiglia e i potenziali problemi, in modo da poterti adattare in anticipo. Se stai tentando la gestione dei progetti Agile, la flessibilità è fondamentale.
- Supportare l'impegno organizzativo: l'uso di uno strumento software spesso fornisce la trasparenza necessaria per convincere i dirigenti a incoraggiare il progetto. Una volta acquisita la visibilità sui processi e sui progressi, saranno più propensi a concedere l'accettazione necessaria per procurarsi risorse e avere successo.
Quando decidi quale strumento utilizzare, considera quanto segue:
- Acquisto di strumenti o sviluppo interno del software: questo dipende dalle capacità e dalla disponibilità dei tuoi sviluppatori interni e dal tuo budget. Valuta inoltre se disponi o meno della larghezza di banda per interagire con un fornitore e mantenere la relazione nel tempo.
- Open Source o a titolo gratuito o su abbonamento: il software open source offre alle organizzazioni con budget e risorse di sviluppo limitati una grande opportunità per creare una piattaforma sulla base di quelle aperte esistenti. Sono disponibili anche molti programmi gratuiti (non open source). Tuttavia, fai attenzione perché le opzioni gratuite potrebbero avere funzionalità limitate. Per le organizzazioni con budget più elevati e maggiori esigenze di funzionalità potenti, la maggior parte delle piattaforme a pagamento prevedono la fatturazione su abbonamento.
- Requisiti di usabilità: considera il livello di abilità del tuo team. Anche se potresti essere attratto da uno strumento con funzionalità ricercate, tieni presente che sarà inutile (e forse anche controproducente per il successo del progetto) se per il tuo team è troppo difficile da usare o da imparare.
In definitiva, gli strumenti software sono un modo fantastico non solo per migliorare l'accuratezza del monitoraggio dei parametri e dei progressi di un progetto, ma anche per risparmiare tempo, creare flessibilità e stimolare la comunicazione tra il tuo team.
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