Cos'è l'ERP in termini semplici?
La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) offre un'esperienza unica, dalle vendite al marketing, dalla pianificazione alla produzione, all'inventario e alla finanza. Inserendo i dati in un sistema centrale, tutte le informazioni di cui hai bisogno per guidare la tua attività sono a portata di mano. Un ERP intelligente ti fornisce ogni punto dati di cui hai bisogno in tempo reale.
Cos'è un sistema ERP?
La pianificazione delle risorse aziendali (ERP), chiamata pianificazione delle risorse governative (GRP) nel settore pubblico, è tradizionalmente una grande iniziativa interna che mira a semplificare sia i processi aziendali che le informazioni aziendali. Se implementato correttamente, è un sistema integrato che fornisce chiarezza dei dati, flessibilità e agilità operativa.
La base di una soluzione ERP è un database condiviso che funge da archivio centrale di informazioni. Tutte le parti interessate accedono a questo stesso archivio di dati. I report vengono quindi selezionati da questo sistema unico e uniforme per fornire trasparenza, efficienza e coerenza.
La pianificazione delle risorse aziendali svolge un ruolo chiave nella produzione integrata al computer (CIM), che si basa su sistemi automatizzati, software, sensori e macchine controllate da computer per la produzione dei prodotti. L'ERP si è evoluto da sistemi di semplice produzione per integrarsi con la contabilità, le risorse umane, gli acquisti, gli ordini e la contabilità dei costi.
Le radici dell'ERP risalgono al 1913, quando un ingegnere di nome Ford Whitman Harris comprese la necessità di una maggiore efficienza e sviluppò un modello di pianificazione della produzione chiamato quantità di ordine economico (EOQ). Questo precursore della pianificazione dei processi basato su carta è rimasto lo standard del settore fino al 1964, quando Joseph Orlicky ha sviluppato la pianificazione del fabbisogno di materiali (MRP) e il produttore di utensili Black + Decker è diventata la prima azienda ad adottare una soluzione MRP che combinava i concetti di EOQ con un computer mainframe.
La rapida adozione di software negli anni '80 ha portato a capacità di integrazione che hanno ampliato le funzionalità per includere la pianificazione, la distinta dei materiali (BOM) e le funzioni di acquisto legate al reporting finanziario aziendale. Includendo molti più processi manifatturieri, la pianificazione della produzione e delle risorse (MRP II) ha sostituito l'MRP per diventare lo standard per la gestione dei dati e la pianificazione dell'efficienza. Quando i sistemi si sono espansi oltre i processi di produzione per includere le risorse umane e la contabilità, sono stati riformulati come pianificazione delle risorse aziendali.
Qual è la differenza tra la pianificazione delle risorse aziendali e la gestione delle risorse aziendali?
La pianificazione delle risorse aziendali può essere confusa con altri sistemi di gestione come la gestione delle risorse aziendali (ERM), la gestione delle prestazioni aziendali (EPM) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ecco i vantaggi e le caratteristiche di ciascuno di essi.
- Pianificazione delle risorse aziendali: l'ERP tiene traccia delle risorse, dei materiali e delle transazioni. Fornisce tutti i dati su come opera la tua azienda in tempo reale. Utilizza i sistemi ERP per gestire la tua azienda.
- Gestione delle risorse aziendali: l'ERM consente di gestire l'accesso a tutti i sistemi software. In genere, questo include la possibilità per il personale di accedere a più sistemi software con un nome utente e una password unici, oltre a consentire di controllare chi ha accesso ai sistemi software.
- Gestione delle prestazioni aziendali: il software EPM prende i dati ERP e ti aiuta a monitorare e analizzare le prestazioni della tua organizzazione. Utilizza l'EPM per la pianificazione, la previsione, la valutazione e il processo decisionale. Aiuta a gestire strategicamente le prestazioni complessive della tua organizzazione attraverso la modellazione e l'analisi.
- Gestione delle relazioni con i clienti: la maggior parte delle soluzioni ERP include molti strumenti CRM per aiutarti a comprendere meglio i tuoi clienti. Ad esempio, puoi tenere traccia dei contatti e della cronologia degli ordini di acquisto dei tuoi clienti. I CRM, tuttavia, forniscono in genere informazioni più approfondite sulla pipeline e il funnel di vendita, che si tratti di vendite o di servizi per i tuoi clienti. Molti CRM ti aiutano anche a organizzare e monitorare le tue attività di marketing e il tempo dedicato alla conversione dei lead in vendite.
Chi utilizza le soluzioni per le risorse aziendali?
Nel clima competitivo odierno, ogni organizzazione deve avere capacità di raccogliere, archiviare e analizzare i dati per prendere decisioni migliori più rapidamente. La pianificazione delle risorse aziendali ti aiuta a standardizzare e semplificare i dati per una maggiore agilità, efficienza e collaborazione.
È possibile implementare un sistema ERP per semplificare i processi operativi e amministrativi in ogni settore verticale, inclusi sanità, produzione, vendita al dettaglio, governo e tecnologia. L'ERP integra i processi disgiunti in un unico sistema di dati che l'intera organizzazione può visualizzare e su cui può agire. Tutti gli utenti, dai dirigenti ai CIO ai rappresentanti del servizio clienti, possono accedere agli stessi dati e informazioni aggiornati e completi in tempo reale.
Sempre più aziende che hanno bisogno di semplificare e integrare le funzionalità operative si rivolgono alle versatili soluzioni ERP disponibili sul mercato attuale. Le aziende hanno bisogno di risposte rapide alle variazioni del moderno clima aziendale e alle forze del mercato per avere successo e profitto.
Il valore aziendale di un sistema ERP risiede nelle sue efficienze e nella capacità di fornire rapidamente analisi chiare. Le aziende considerano l'intelligenza dei dati come una merce che può essere sfruttata per migliorare la quota di mercato, la competitività e la redditività. Avere le giuste conoscenze, reportistica chiara e integrazione interfunzionale offre maggiori opportunità di identificare le aree di crescita ed espansione. I sistemi ERP forniscono alle aziende la possibilità di rispondere ai cambiamenti dei paradigmi operativi, alle nuove partnership, alle acquisizioni, all'aumento degli elenchi di fornitori, agli strumenti decisionali e ai meccanismi per adattarsi e progredire rapidamente.
Lisa Anderson, supply chain expert and business consultant, says, “ERP systems have become essential to compete in today’s Amazon-impacted marketplace, no matter the industry. My best clients are leveraging systems to provide superior service and rapid deliveries to customers, to gain quick access to information for decision making, and to utilize advanced technologies for customer and supplier collaboration and automation in support of profitable growth.”
L'ERP può fornire la gestione finanziaria, seguire le pratiche contabili standard, generare report per usi aziendali e gestire le transazioni. Per i produttori, l'ERP può gestire la tua catena di approvvigionamento e l'inventario, assicurandoti di avere i materiali giusti a portata di mano al momento giusto per evadere gli ordini. L'ERP può anche fornire informazioni dettagliate sui clienti, analizzando chi sta ordinando i tuoi prodotti o servizi, la frequenza degli ordini e le richieste o esigenze speciali, creando un database di tutte le interazioni con i clienti.
Inoltre, gli sviluppatori trovano sempre nuove integrazioni tra i dispositivi (da computer a dispositivi mobili) e tra le applicazioni aziendali. I fornitori ERP sono costantemente alla ricerca di strumenti e tecniche per offrire alle aziende un vantaggio in un mondo basato sui dati.
Come funziona l'ERP?
Per soddisfare le diverse esigenze degli acquirenti, i fornitori offrono soluzioni on-premise, hosted e basate su cloud per soddisfare gli obiettivi di implementazione organizzativa. La maggior parte dei sistemi ERP si basa su una piattaforma modulare che integra verticalmente elementi, dai requisiti in materia di stipendi e personale di un reparto risorse umane alla capacità di approvvigionamento e magazzino, alle vendite e al marketing, alla gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) e all'amministrazione.
I moduli ERP sono progettati per diversi processi aziendali, come il controllo dell'inventario e la finanza, e possono essere integrati insieme per la tua azienda. Il vantaggio di una soluzione ERP risiede nel fatto che i moduli hanno un aspetto e una struttura coerenti, quindi tutti, dal back office al front office alla produzione hanno la stessa esperienza. Questi moduli sono integrati per garantire un sistema condiviso di dati e flussi di lavoro, nonché processi aziendali standardizzati.
Uno dei numerosi obiettivi di un sistema ERP è ridurre i costi operativi eliminando i sistemi e le attività ridondanti, migliorare il flusso di lavoro, migliorare l'efficienza e incoraggiare la collaborazione e la comunicazione interfunzionali. I sistemi ERP forniscono anche report che rivelano opportunità di approfondimento, crescita e pianificazione. Un sistema ERP integra i moduli in un'infrastruttura coerente e in genere presenta quanto segue:
- Moduli che vanno dalla gestione della distribuzione e della catena di approvvigionamento alle risorse umane e alle retribuzioni alla gestione dei progetti e della finanza
- Capacità di acquisire dati transazionali, utilizzando scanner, lettori e casse con identificazione a radiofrequenza (RFID)
- Dati "puliti" che evitano duplicazioni e offrono una fonte standard per tutte le decisioni aziendali
- Servizi dati che forniscono interfacce o funzionalità per clienti, fornitori e personale
- Dati e dashboard in tempo reale per le metriche chiave
- Dati e analisi specializzati che monitorano le tendenze e il ROI sulle attività di marketing
- Sistemi avanzati di pianificazione e programmazione (APS)
- Un database condiviso o comune con dati standardizzati
- Un aspetto e una struttura coerente di tutti i moduli del sistema ERP, che riducono i tempi di formazione e migliorano le prestazioni del personale
- Una base di conoscenza dei servizi o un forum dei fornitori, che offre il supporto della community a tutti i clienti che utilizzano un particolare sistema ERP
L'ERP è nato come strumento per la produzione, ma è stato adottato dai settori che forniscono servizi e beni finiti. Un solido sistema ERP combina l'integrazione, il supporto operativo in tempo reale e un database centralizzato. Questo database centralizzato disporrà di vantaggi moderni come dashboard, reporting interfunzionale delle operazioni e visualizzazioni istantanee dell'organizzazione come un'intera unità integrata. Tuttavia, un database centralizzato presenta un rischio: può causare la perdita di informazioni sensibili dell'azienda in caso di violazione della sicurezza.
Le soluzioni di sistema ERP, i software e gli strumenti rientrano in diverse categorie, in base alle loro dimensioni e alla complessità delle aziende che le utilizzano:
- Livello I: Un ERP a soluzione singola o generale. Questi sistemi, come Oracle o SAP, sono progettati per le grandi organizzazioni che hanno bisogno di integrazione in una struttura globale, comprese le grandi agenzie federali. Solitamente si adattano ai processi in tutti i settori e possono essere personalizzati a seconda dei requisiti del settore. Questi ERP gestiscono lingue, valute, alfabeti e regolamenti contabili differenti.
- Livello II: ERP verticale o specifico del settore. questi sistemi, come Microsoft Dynamics o Epicor, si concentrano sul servizio di un singolo settore, come l'edilizia, il commercio al dettaglio o alimentare. Servono anche business unit di aziende globali, nonché amministrazioni statali e locali, ma mancano di alcune delle capacità globali delle soluzioni di Livello I.
- Livello III: ERP di medie dimensioni. Gestiscono aziende di medie dimensioni che hanno bisogno di poche funzioni globali.
- Livello IV: ERP per piccole imprese. Questi sistemi, come PeopleSoft, offrono uno o due processi aziendali, come la contabilità, invece di una soluzione completamente integrata. È possibile aggiungere altre opzioni in base alle necessità oppure combinare i fornitori per fornire i servizi di cui hai bisogno senza acquistare moduli non necessari.
According to Gary McTall, Co-Founder and Chief Technology Officer at GovSense, “Top-tier ERPs of the future must fulfill these three criteria.” He lists them as the following:
- Have a flexible framework for innovation, such as point-and-click customization, a graphical workflow, or a true-cloud solution.
- Possess effective compliance and controls, such as a rule-driven reporting engine that runs in accordance with multiple accounting standards (GASB, GAAP, IFRS), role and permission controls, and audit trails.
- Offer real-time reporting that includes personalized dashboards and financial analytics.
I principali fornitori di pianificazione delle risorse aziendali
Secondo la maggior parte delle fonti del settore, tra cui Gartner Research, i leader nelle soluzioni ERP sono SAP (che ha sviluppato il primo sistema ERP nel 1972) e Oracle. Oggi queste aziende continuano ad essere i due maggiori fornitori di soluzioni ERP che offrono tecnologia interna e basata sul cloud. I Peer Insights di Gartner citano anche Microsoft Dynamics, NetSuite e Sage tra i leader del settore, in particolare per le aziende che cercano soluzioni basate su cloud di piccole e medie dimensioni.
Soluzioni per la pianificazione delle risorse aziendali specifiche del settore
La tendenza dello sviluppo di soluzioni specifiche del settore è in rapida crescita. Sono disponibili centinaia di soluzioni ERP; molte si applicano generalmente a tutti i verticali del settore, mentre altre possiedono funzionalità/moduli specifici del settore (sanità, produzione, vendita al dettaglio, governativo o tecnologia). Prima di selezionare un fornitore è fondamentale valutare i processi e determinare se una soluzione generica soddisfa le tue esigenze. Un'analisi Software Advice che utilizza la metodologia di ricerca di Gartner ha rilevato quasi 600 soluzioni software ERP attualmente disponibili sul mercato che offrono una vasta gamma di opzioni per adattarsi alle esigenze di qualsiasi organizzazione.
Angela Nadeau, CEO of CompuData Inc., discusses the varying industry needs: “Each industry and business is different, with disparate operational requirements, variations in general accounting requirements, and industry-specific regulations. These needs will drive the transition to an appropriate ERP solution.”
Innumerevoli soluzioni ERP possono soddisfare le esigenze di tutti i tipi di organizzazioni, anche in aziende di nicchia. Ecco alcuni esempi di come i software ERP possono soddisfare le esigenze del mercato:
- Edilizia: l'edilizia è un progetto complesso, con gli appaltatori generali che pianificano e gestiscono i subappaltatori e tutti i materiali necessari per consegnare un progetto nei tempi e nel budget. La gestione dei progetti ERP consente agli appaltatori di monitorare la consegna dei materiali, pianificare i subappaltatori e inviare i costi e la fatturazione.
- Produzione: i moduli ERP possono fornire la gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM), aiutandoti a guidare un prodotto dall'inizio alla fine, in particolare attraverso la progettazione, la produzione e il servizio. Le soluzioni ERP possono sincronizzare il processo di produzione e fornire il controllo della qualità.
- Approvvigionamento: mentre molti dei primi sistemi ERP si concentravano sui sistemi di back-office, la generazione successiva di moduli si integra con la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), rendendo più facile lavorare con fornitori esterni e con i clienti. Proprio come monitoreresti l'inventario per la produzione e la fabbricazione, i sistemi ERP ti consentono di monitorare i prodotti e le forniture attraverso le linee aziendali, nonché di monitorare i fornitori e ottenere il valore migliore per il volume di materiali acquistati.
- Distribuzione e trasporto: a partire dal centro di distribuzione, un sistema ERP può monitorare la posizione e l'inventario di qualsiasi nave, camion o consegna, utilizzando ricerche e check-in in tempo reale. Il software può inoltre coordinare i tempi dei camion che devono soddisfare le navi in banchina per ricevere consegne tempestive, riducendo i costi di attesa nello scarico o nel carico, oltre a risparmiare tempo ai dipendenti nella pianificazione delle consegne e dei prelievi.
- Produzione: le soluzioni ERP in tempo reale gestiscono il processo dal momento in cui viene effettuato un ordine fino alla sua spedizione. L'ERP attiva il programma di produzione, lo allinea agli altri ordini in corso e si adatta in caso di ritardi. I moduli ERP sono fondamentali nella gestione della catena di approvvigionamento (SCM), aiutandoti a monitorare i livelli delle scorte e a trovare gli articoli nel tuo magazzino.
I vantaggi delle soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali
I dati sono la linfa vitale di qualsiasi organizzazione. Ti aiuta a monitorare le entrate, i materiali, le risorse e le prestazioni. Ti aiuta a identificare le aree di crescita e a ridurre i costi. Ecco come la tua azienda può trarre vantaggio dalle informazioni dettagliate sui dati offerte dall'ERP:
- Riduzione dei costi operativi: i sistemi ERP monitorano la produzione manifatturiera, il servizio clienti, gli acquisti e altro ancora. Con i dati in tempo reale, puoi vedere dove i costi operativi sono al di sopra o al di sotto del budget e come i ritardi o i colli di bottiglia possono influire sui costi. Avrai anche report in tempo reale su inventario, tariffari e dati dei clienti.
- Automatizzazione dell'elaborazione degli ordini: stai ancora creando, inserendo, monitorando o evadendo gli ordini manualmente? Le soluzioni ERP automatizzano il processo, offrono sistemi di e-commerce in modo che i clienti possano ordinare e pagare online e convalidare la fatturazione, il monitoraggio degli ordini e i pagamenti. Sarai inoltre in grado di configurare i prezzi e monitorare le entrate da fattura tramite pagamento o ricevuta in contanti.
- Miglioramento della gestione dei progetti e della collaborazione: riducendo il numero di sistemi utilizzati dalla tua organizzazione per sviluppare e gestire i prodotti, puoi lavorare tra i vari reparti per garantire che i benchmark chiave, i deliverable e i budget siano allineati agli obiettivi del progetto. Tutti avranno accesso agli stessi dati per offrire e condividere approfondimenti aziendali.
- Integrazione del reporting finanziario: marketing, vendite e finanza, tutto opera all'interno di un unico sistema per tenere traccia di entrate e spese. La contabilità non deve più riconciliare i rapporti.
- Standardizzazione dell'approvvigionamento: nelle grandi organizzazioni, i vari centri di costo e le business unit spesso acquistano le risorse in modo indipendente l'uno dall'altro. Il sistema ERP unificherà il monitoraggio degli acquisti, delle risorse e dei fornitori per risparmiare tempo e denaro.
- Miglioramento del reporting governativo: per le organizzazioni del settore pubblico, il software ERP aiuterà a soddisfare i requisiti di conformità come la contabilità e l'auditing, la sicurezza dei dati e il reperimento della catena di approvvigionamento.
- Potenziamento della sicurezza: un solido sistema ERP offre accesso degli utenti e impostazioni di autorizzazione avanzati, mantenendo i tuoi dati sotto una chiave virtuale. Le tue informazioni sensibili non sono più sparse in singole cartelle o dischi rigidi del computer. E tutti hanno accesso ai dati di cui hanno bisogno, senza accedere a dati che non servono.
- Standardizzazione delle informazioni sulle risorse umane: il software ERP consente di automatizzare il ciclo di vita di qualsiasi dipendente, dal reclutamento all'onboarding alla formazione e allo sviluppo. Il software ERP può includere la gestione delle retribuzioni, le valutazioni delle prestazioni e il monitoraggio dei tempi.
- Responsabilizzazione dei dipendenti: quando i dipendenti non devono più lavorare con sistemi inefficienti, possono concentrarsi sul lavoro, generare entrate e aiutarti a mantenere il personale concentrato e soddisfatto.
È possibile utilizzare l'ERP per migliorare le prestazioni e la governance aziendale in diversi modi. I dati ti mostreranno dove la tua azienda ha bisogno di crescere o innovarsi, oltre ad aiutarti a controllare o ridurre costi e rischi. Ottieni la business intelligence (BI) per avere una visione più vera della salute e della posizione della tua azienda.
I vantaggi includono anche una migliore comunicazione e reporting interfunzionale, una migliore gestione del servizio clienti, una migliore e più efficiente gestione operativa per l'approvvigionamento, l'inventario, il monitoraggio delle vendite e le operazioni semplificate. L'utilizzo della BI attraverso l'analisi predittiva consente di identificare e implementare efficacemente nuove iniziative e opportunità di stabilità e crescita.
Secondo Anderson, "anche se i sistemi ERP presentano molti vantaggi di profitto, il motivo più convincente per realizzare un sistema ERP è quello di ottenere una piattaforma interfunzionale e anche inter-organizzativa per supportare la crescita aziendale scalabile.
Svantaggi e sfide delle soluzioni per la pianificazione delle risorse aziendali
D'altra parte, una soluzione ERP può rappresentare un'iniziativa notevole e costosa. Richiede molto tempo, pianificazione e denaro per unificare tutti i tuoi sistemi in un'unica soluzione ERP. Le spese includono il capitale e il software necessari per la funzionalità, nonché i consulenti, il personale informatico interno e gli amministratori per gestire il sistema. Molte sfide nell'implementazione di un sistema ERP efficace derivano da costi nascosti derivanti da una pianificazione insufficiente.
Una volta che un'azienda implementa l'ERP, gli utenti possono utilizzare il sistema e massimizzarne le funzioni, ma spesso manca una politica aziendale per proteggere l'integrità dei dati nei sistemi ERP e i modi in cui vengono utilizzati. La chiave è innanzitutto pianificare in modo proattivo, riconoscere gli elementi del cambiamento operativo e culturale e assegnare beni e capitale umano appropriati al progetto. La supervisione in questi settori è la ragione principale di ritardi costosi e sforamenti finanziari.
Quasi altrettanto importante dell'integrazione dei sistemi è identificare eventuali aziende indipendenti che non dovrebbero essere incluse nella soluzione. Se includi linee veramente indipendenti, puoi creare funzionalità, aggiungere processi non necessari e affrontare dipendenze non necessarie nella raccolta e nel reporting dei dati per adattarsi all'ERP piuttosto che trovare un sistema che soddisfi le tue esigenze aziendali. Assicurati di acquistare il giusto sistema ERP, o combinazione di sistemi, che servono alla tua azienda e alla tua strategia.
Nessun sistema si allinea perfettamente con la tua azienda fin da subito. La tua attività è unica e la tua soluzione dovrebbe adattarsi ad essa. Avrai bisogno di un certo livello di personalizzazione per integrare i tuoi sistemi con i moduli ERP e potresti utilizzare fornitori terzi per soddisfare le tue esigenze particolari. Assicurati di aver identificato i processi aziendali principali che richiedono una quantità minima di personalizzazione e supporto. Uno sviluppo eccessivo ti costerà tempo e denaro a lungo termine.
Un altro ostacolo ampiamente riconosciuto al successo dell'ERP è quello di non fornire una formazione e un'istruzione sufficienti. Come per tutti i cambiamenti organizzativi o culturali, fornire gli strumenti per comprendere, aiutare e far familiarizzare il personale con i vantaggi e la logistica del nuovo processo è fondamentale per ottenere il consenso. E il tempo che si dedica alla formazione toglie risorse all'operatività quotidiana della tua azienda.
I motivi più comuni di un'implementazione ERP non riuscita sono gli errori nei seguenti ambiti:
- Identificazione adeguata delle esigenze
- Comprensione dei processi che devono cambiare
- Assegnazione del team o delle risorse giuste
- Superamento della resistenza al cambiamento dei sistemi
- Risoluzione delle controversie tra i reparti sulla condivisione di dati sensibili
- Installazione dei processi per garantire una corretta governance del modo in cui i dati vengono raccolti e inseriti nei moduli
Se state modificando le soluzioni ERP, sappiate che i costi di cambiamento possono aumentare il potere contrattuale del fornitore, con conseguente aumento dei costi per l'assistenza, la manutenzione e gli aggiornamenti.
McTall afferma che la sfida più comune che incontra la sua organizzazione è "la difficoltà di mantenere la rotta dopo aver definito i requisiti. In GovSense, sfruttiamo Smartsheet per aiutare i nostri clienti a organizzare, gestire e classificare i loro requisiti. Avere un'unica fonte di dati in tutto il progetto aiuta a ridurre i rischi."
La tua azienda è pronta per l'ERP? Elenco di controllo per l'implementazione
Secondo uno studio condotto da Rekha Gupta e S. Kazim Naqvi, "A Framework for Applying CSFs to ERP Software Selection, "l'implementazione dell'ERP è ritenuta un processo di investimento ad alto rischio, in quanto richiede impegni finanziari sostanziali e ha un'elevata probabilità di fallimento." Le organizzazioni che pianificano attentamente la ricerca, l'acquisto e l'implementazione di una soluzione ERP sono in grado di ridurre al minimo molti dei rischi più comuni di cui sopra. Utilizzando il modello delle 7 S di McKinsey, uno schema del 2011 per la valutazione della disponibilità dell'ERP richiede le seguenti azioni durante la pianificazione di un'implementazione ERP:
- Strategy (Strategia): allineare gli obiettivi del sistema ERP con la strategia aziendale complessiva.
- Structure (Struttura): identificare i responsabili delle decisioni e gli elementi di coordinamento e allineamento.
- Systems (Sistemi): analizzare le esigenze dell'IT, i dati utilizzabili/importanti e i processi aziendali.
- Style/Culture (Stile/cultura): apportare i cambiamenti appropriati nell'allineamento o nella cultura aziendale per adottare l'ERP.
- Staff: selezionare il team di progetto giusto e fornire supporto.
- Skills (Competenze): fornire la formazione e l'istruzione per acquisire o migliorare le competenze necessarie.
- Shared Values (Valori condivisi): adottare gli elementi per garantire il coinvolgimento, compreso l'impegno aziendale complessivo.
Una volta deciso di procedere con l'implementazione o il miglioramento di una soluzione ERP, considerare le seguenti azioni:
- Assegnazione di uno sponsor esecutivo per guidare l'implementazione della soluzione ERP e fornire supervisione e direzione, oltre a rimuovere eventuali ostacoli
- Sviluppo di un team dedicato di professionisti IT e non IT per guidare l'iniziativa
- Analisi del sistema attuale e delle aree da migliorare
- Identificazione dell'opzione di distribuzione migliore per la tua azienda (SaaS/cloud o on-premise)
- Investigazione delle opzioni del settore, esamina dei fornitori e acquisizione di referenze
- Pianificazione realistica dei costi (hardware, software, gestione delle modifiche, personale e formazione)
- Creazione di un protocollo di formazione per l'istruzione continua e il coinvolgimento degli utenti
- Pianificazione del trasferimento dei dati (quali informazioni importare nel nuovo sistema e perché)
- Preparazione di un intervallo di tempo ragionevole e attuabile prima dell'attivazione
Molte di queste considerazioni dipendono dalle dimensioni della tua azienda, dalle business unit che richiedono supporto e dalla verticalità del settore. Fattori come la soluzione generale o specifica del settore e il cloud, distribuzione SaaS o on-premise, saranno tutti una parte importante del processo decisionale.
Ad esempio, dovrai pensare a come desideri che i dati del reparto di produzione siano condivisi all'interno del sistema. Sono disponibili diverse opzioni per l'integrazione dei dati:
- L'integrazione diretta collega le attrezzature all'interno del reparto di produzione con le attrezzature e i prodotti di altri fornitori.
- L'integrazione del database collega i dati del reparto di produzione ad altri sistemi attraverso tabelle di staging nel database.
- I moduli di transazione dell'appliance aziendale (EATM) comunicano con le attrezzature del reparto di produzione e il tuo sistema ERP attraverso servizi Web, interfacce software o una tabella di staging. Queste sono in genere soluzioni standard.
- Le soluzioni di integrazione personalizzate possono essere adattate alla tua azienda specifica, ma possono costare di più o richiedere più manutenzione.
Best practice per la pianificazione delle risorse aziendali
Gran parte della valutazione della disponibilità varia in base alla verticale del settore. I fornitori di software ERP incentrati sull'industria includono le procedure e il reporting delle best practice in molti dei moduli. Parte della due diligence consiste nell'identificare i report necessari per le aree di funzione, come la qualità e la regolamentazione. Molte soluzioni ERP hanno funzioni di reporting finanziario e di conformità che sono proprie di un determinato settore. Il sistema giusto può aiutare e fornire dati a supporto di problemi di archiviazione e sicurezza dei dati, reporting finanziario e supporto ISO, nonché le considerazioni bancarie di IFRS, Basilea II e Sarbanes-Oxley. I regolamenti e gli standard di settore fanno parte del software ERP, che automatizza la tua necessità di monitorare e rivedere la conformità nella tua azienda.
Best practice per implementare la tua soluzione ERP
Quando sei pronto a implementare la tua soluzione ERP, una chiave del successo è la buona migrazione dei dati nel nuovo sistema. Pianifica il successo identificando i dati che dovranno essere spostati, determinando e stabilendo un periodo di tempo per la migrazione (incluso il momento in cui "congelerai" i dati e non consentirà di includerne altri nei sistemi che verranno chiusi), creando modelli per la migrazione dei dati chiave, stabilendo gli account aziendali chiave per coloro che avranno bisogno di accesso immediato ai dati, e designando le politiche e le procedure per l'archiviazione dei dati.
L'evoluzione della pianificazione delle risorse aziendali
L'"ERP postmoderno" di Gartner, che riconosce che una soluzione con suite unica potrebbe non essere sempre nel miglior interesse per un'azienda, articola efficacemente l'evoluzione continua dell'ERP, basandosi sulla previsione di Forrester secondo cui l'adozione dell'ERP basato su SaaS sarebbe aumentata del 21% annuo fino al 2015. Nello stesso anno, un sondaggio del gruppo Aberdeen ha rilevato che circa il 90% delle aziende ha implementato l'ERP.
Allontanandosi da un approccio a fornitore singolo, l'ERP postmoderno sostiene un piano a più livelli in grado di risolvere molti problemi pertinenti integrando sistemi diversi e scalando per la crescita. Questo approccio è particolarmente utile per le aziende o le divisioni con team remoti o che si trovano nel bel mezzo di fusioni e acquisizioni aziendali. La chiave per l'ERP postmoderno è trovare il giusto equilibrio tra componenti, software, hardware e moduli, il tutto gestendo la complessità che può derivare dalle integrazioni.
Il futuro della pianificazione delle risorse aziendali
L'implementazione dell'ERP tradizionale era ingente, complessa e soprattutto accessibile alle organizzazioni di dimensioni aziendali. Ma le dimensioni di questi sistemi legacy significavano anche che le aziende faticavano a mantenerli aggiornati.
Secondo un articolo di Ron Gill, "Why Cloud Computing Matters to Finance", "circa due terzi delle aziende di medie dimensioni stanno eseguendo versioni precedenti del loro sistema di pianificazione delle risorse aziendali. In alcuni casi, si tratta di un software che ha tre o più versioni successive. Questa è l'eredità di decenni di implementazioni software on-premise (interne), di rilasci incrementali che non sembravano mai valere la pena di un importante progetto di migrazione di aggiornamento e della paura di perdere la personalizzazione critica." L'articolo delinea i costi e le inefficienze della riparazione continua di sistemi complessi ed enormi, e non aggiornati.
I sistemi ERP tradizionali sono installati sui computer e sui server di un'azienda, di solito al costo di una licenza una tantum, con costi aggiuntivi per aggiornamenti, assistenza e formazione. Questi sistemi on-premise, o on-prem, sono solitamente considerati un investimento a causa dei costi iniziali.
Il software basato sul cloud funziona in modo diverso. Il software è ospitato sui server del fornitore ERP e le aziende accedono ai dati attraverso un browser Web e, sempre più spesso, attraverso app mobili su telefoni e tablet. Queste soluzioni ERP possono essere installate rapidamente poiché non richiedono acquisti di hardware costosi e i prezzi si basano su un abbonamento mensile o annuale, con costi aggiuntivi per assistenza, formazione e aggiornamenti. Molte aziende inizialmente erano preoccupate che i dati fossero archiviati al di fuori dei propri server, ma una maggiore sicurezza e altri vantaggi stanno accelerando l'adozione di sistemi cloud.
According to Peter Contreras, P&G’s ERP Oil and Gas, Aviation, and Consumer Goods Project Manager, “These multiphased, multiyear, multi-million-dollar projects that were hugely popular in preparation for Y2K are diminishing due to the demand for a more agile approach to technology, including apps that act as more user-friendly components of ERP solutions.”
Le previsioni per le soluzioni ERP basate sul cloud sono tra i 25 e i 30 miliardi di dollari nei prossimi cinque anni, secondo "State of Enterprise Resource Planning Security in the Cloud", un report del 2018 di Cloud Security Alliance.
Diversi tipi di sistemi cloud memorizzano e forniscono l'accesso ai dati e alla soluzione ERP.
- Software as a service (SaaS) ospita il software e le applicazioni, fornendo tutte le attività di manutenzione e aggiornamento, a cui si accede tramite un abbonamento
- Infrastructure as a service (IaaS) è più simile a un data center basato su cloud, che offre server, storage e networking.
- Platform as a service (PaaS) fornisce ambienti virtuali per lo sviluppo, il testing e la gestione di applicazioni, senza la necessità di infrastrutture correlate come server e database.
Alcuni fornitori offrono un approccio ERP ibrido o a due livelli. Alcune applicazioni sono on-premise e altre risiedono nel cloud. Le aziende possono mantenere il loro sistema ERP legacy, offrendo al contempo alle singole linee di business l'accesso a soluzioni cloud agili, ottenendo i vantaggi complessivi dell'ERP e distribuendo i loro sforzi su diverse piattaforme.
Man mano che la tecnologia continua a evolversi, sempre più persone hanno la potenza di computing nei dispositivi più piccoli. Le app ERP per dispositivi mobili offrono a tutti l'accesso ai dati aziendali in tempo reale (come le vendite, gli aggiornamenti di produzione e il monitoraggio dei clienti) nel proprio telefono o tablet. Gli strumenti social integrano la condivisione con le soluzioni ERP. L'Internet of Things (IoT) rende l'accesso ai dati più veloce, migliore e universale nella tua azienda.
I fornitori ERP hanno adattato le loro offerte per soddisfare le esigenze di agilità e mobilità. Poiché le tecnologie cloud basate su abbonamento e SaaS trovano maggiore consenso, molte piccole e medie aziende possono sfruttare i risparmi sui costi eliminando costose spese hardware, licenze complesse e manutenzione.
McTall fa eco alla domanda di soluzioni ERP cloud: "Il cloud ERP consente alle organizzazioni di gestire i costi IT, ottimizzare l'efficienza operativa, semplificare la gestione degli ordini e i processi di approvvigionamento, eliminare report manuali e basati su fogli di calcolo e migliorare la produttività dei dipendenti, spostando al contempo le spese ERP su OpEx piuttosto che su CapEx."
I sistemi ERP di oggi hanno la reputazione di essere implementazioni costose, che richiedono tempo e rigide, pur continuando a risolvere e migliorare le funzioni aziendali chiave come l'integrità dei dati e l'efficienza dei processi. Mentre il mondo si muove attraverso l'era della trasformazione digitale, le aziende continuano a riconoscere la necessità di sfruttare i dati per mantenere o ottenere un vantaggio competitivo. Gli attuali sistemi ERP forniscono visibilità, coordinamento, integrazione e versatilità. I sistemi futuri offriranno funzionalità avanzate, flessibilità, reporting e dati centralizzati fondamentali per soddisfare le esigenze competitive delle aziende.
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