Modelli principali di gestione dei progetti

Semplifica il monitoraggio dei progetti con modelli preimpostati di gestione dei progetti in Excel. Il vantaggio di un modello sta nel fatto che lo puoi riutilizzare molte volte. Non occorre creare una struttura di base ogni volta che devi presentare un report agli stakeholder, comunicare lo stato del progetto o tenere traccia delle segnalazioni, perché le basi sono preimpostate e tutto quello che devi fare è aggiungere le informazioni relative al tuo progetto.

In questo articolo troverai i modelli principali di gestione dei progetti da scaricare gratuitamente. Daremo anche un'occhiata ai vari tipi di modelli e quando è più opportuno usarli. Scoprirari anche come creare un modello di dashboard di gestione dei progetti in Excel partendo dalle nozioni di base.

Ti mostreremo anche come usare i modelli di gestione dei progetti in Smartsheet, uno strumento simile ai comuni fogli di calcolo che rende il monitoraggio dei progetti più semplice e collaborativo rispetto ad Excel. 

Modello di progetti con diagrammi di Gantt

Gantt Chart Project Excel IT

Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più frequentemente usati dai manager di progetto. Un diagramma di Gantt utilizza i nomi delle attività, le date di inizio, di fine e la durata per trasformarli in grafici a barre orizzontali a cascata. Puoi visualizzare velocemente l'ordine in cui devono essere svolte e le dipendenze tra le varie attività. Un diagramma di Gantt risulta particolarmente efficace quando si deve gestire un progetto complesso con molte dipendenze.

Scarica il modello Excel di diagramma di Gantt

Le funzioni interattive di Smartsheet dei diagrammi di Gantt ti permettono di visualizzare i tuoi progetti con facilità. Puoi personalizzare il tuo diagramma con diversi colori e simboli per indicare lo stato delle attività o usare la formattazione condizionale per evidenziare alcune attività dei membri del team. Attiva il percorso critico per identificare le dipendenze tra le attività e vedere quali hanno un impatto diretto sulla data di completamento del tuo progetto. Condividi il diagramma di Gantt con il tuo team e i tuoi clienti per tenere tutti aggiornati.

 

Gantt Chart Project Smartsheet IT

Crea il tuo diagramma di Gantt in Smartsheet

Modello di controllo dei progetti

Project Tracker Excel IT

Mantieni tutte le informazioni relative al tuo progetto in un unico posto centralizzato, così che tutte le parti coinvolte sappiano sempre dove trovare i dettagli importanti. Con questo modello puoi aggiungere attività, stato, priorità, deliverable, scadenze, costi, ore e molto altro al tuo progetto. Se sei incaricato di gestire un progetto di vasta portata, il modello per il controllo dei progetti ti aiuterà a mantenere tutto organizzato.

Scarica il modello Excel di diagramma di Gantt

Smartsheet semplifica la collaborazione in tempo reale e permette al tuo team di rimanere aggiornato sull'avanzamento dei progetti. Puoi aggiornare i progetti, riassegnare attività, impostare date e altro ancora con un layout intuitivo e visuale.

Project Tracker Smartsheet IT

Tieni traccia dei tuoi progetti in Smartsheet

Modello di piani di progetti agili

Agile Project Plan Excel IT

Il piano di un progetto agile è basato sulle sue funzioni. Lo scopo è di stimare quanto tempo occorre per completare una funzione, senza includere troppi dettagli sull'esecuzione. E poiché questi piani si basano sulle funzioni, puoi raggruppare funzioni simili in sprint.

Il piano di un progetto agile è in continuo cambiamento. Una volta sviluppato il piano, i team assegnati al progetto devono mantenerlo e aggiornare lo stato e le sequenze temporali in base ai cambiamenti in corso.

Questo modello, noto anche come calendario per i progetti agili, ti permette di aggiungere le attività, le persone ad esse assegnate, le date di inizio e di fine e lo stato. La durata di ogni attività viene calcolata automaticamente. Questo modello presenta anche un diagramma di Gantt (ovvero una rappresentazione visuale della linea temporale del tuo progetto), che si aggiorna automaticamente quando aggiungi i tuoi dati alla tabella.

Scarica il modello Excel di piani di progetti agili

Smartsheet offre un modello di progetto pensato per i progetti agili di base. Pianifica e gestisci gli sprint, le caratteristiche dei prodotti, le attività e usa i diagrammi di Gantt incorporati per visualizzare il tuo progetto sotto forma di linea temporale. Il team può aggiornare i progressi fatti, tenere traccia dei deliverable, archiviare file e impostare avvisi in un unico foglio condiviso.

Agile Project Plan Smartsheet IT

Gestisci il tuo progetto agile in Smartsheet

Modello di bilancio dei progetti

Project Budgeting Excel IT

Assicurati che il tuo progetto rientri sempre nei limiti di budget stabiliti tenendo traccia delle ore lavorate, dei materiali, dei costi fissi e di quelli effettivi. Un modello di progetto ti aiuta ad essere diligente con le spese e permette agli altri membri del team di sapere se il progetto rientra nei costi previsti o se li ha superati. Questo modello è utile per qualsiasi progetto, indipendemente dalla portata.

Scarica il modello Excel di bilancio dei progetti

Tieni traccia del budget e del rendimento del progetto in un unico posto centralizzato con Smartsheet. Questo modello include la sintesi dello stato, le variazioni di budget e di calendario e un diagramma di Gantt con dipendenze. Potrai facilmente mettere a confronto i dati stimati con quelli effettivi su ore lavorate, materiali e costi.

Project Budgeting Smartsheet IT

Gestisci il budget del tuo progetto in Smartsheet

Modello di lista di cose da fare

To Do List Excel IT

Con così tante variabili, una lista di cose da fare ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti. Puoi gestire le scadenze su base giornaliera oppure oraria e visualizzare le priorità di tutta quanta la settimana. Usa un modello di lista di cose da fare se hai bisogno di organizzare singole attività.

Scarica il modello Excel di lista di cose da fare

Crea una vista centralizzata di tutte le tue responsabilità in vari progetti con questa lista di cose da fare in Smartsheet. Condividi il foglio con il tuo team per creare trasparenza, tieni traccia dello stato delle attività con simboli personalizzabili e contrassegna le voci a elevata priorità per assicurarti che tutti i compiti vengano svolti.

To Do List Smartsheet IT

Gestisci le attività di progetto in Smartsheet

Modello di linea temporale di progetto

Project Timeline Excel IT

Una linea temporale ti aiuta a visualizzare informazioni complesse in maniera semplice e comprensibile. Puoi tenere traccia dei progressi, identificare potenziali ritardi, monitorare la durata effettiva delle attività e molto altro. Una linea temporale è utile per progetti di qualsiasi portata, soprattutto quando devi condividere lo stato del progetto con collaboratori e stakeholder esterni.

Scarica il modello Excel di linea temporale dei progetti

Smartsheet offre un modello di linea temporale pensato per piani di progetto semplici con attività principali e secondarie e una visualizzazione Gantt della linea temporale. Il team può aggiornare facilmente i progressi fatti, tenere traccia dei deliverable e controllare lo stato dovunque e in qualsiasi momento.

Project Timeline Smartsheet IT

Gestisci la linea temporale del tuo progetto in Smartsheet

Modello di registro delle segnalazioni

Issue Tracker Excel IT

Quando si gestisce un progetto è facile che dei potenziali problemi passino inosservati. Tuttavia i problemi irrisolti possono creare ritardi all'intero progetto e influire sui deliverable. Un modello per il registro delle segnalazioni ti aiuta a identificare rapidamente i problemi e ad assegnare il personale adatto per risolverli al più presto. Usa questo modello se gestisci progetti di medie e grandi dimensioni che comportano numerose modifiche.

Scarica il modello Excel per il registro delle segnalazioni

Tieni traccia di problemi e bug con il modello semplice di Smartsheet. Crea un modulo Web personalizzabile in modo che il personale di servizio, i tester e i clienti possano riportare le segnalazioni e gestirle in un unico posto centralizzato. In seguito puoi stabilire le priorità e coordinare le risposte fino alla chiusura di ogni segnalazione.

Issue Tracker Smartsheet IT

Monitora i problemi del progetto con Smartsheet

Modello di timesheet di progetto

Project Timesheet Excel IT

Ottieni una panoramica rapida della distribuzione delle risorse con un modello di timesheet, che permette all'intero team e agli stakeholder di visualizzare gli incarichi assegnati ad ogni individuo. Tieni traccia della disponibilità delle risorse su base settimanale per vedere chi ha del tempo a disposizione e chi invece ha bisogno di supporto. Un timesheet è un metodo efficace per gestire decine di risorse all'interno di un vasto progetto.

Scarica il modello Excel di timesheet

Gestisci le tue risorse in tempo reale con il modello di base con gestione delle risorse. Assegna le attività a membri specifici del team e identifica facilmente quali risorse hanno troppo o troppo poco lavoro.

Project Timesheet Smartsheet IT

Crea un timesheet di progetto in Smartsheet

Modello di rischi di progetto

Project Risk Excel IT

Qualsiasi progetto comporta dei rischi, se gli obiettivi non sono chiaramente definiti o le dipendenze inaccurate. La soluzione è di identificare questi rischi all'inizio del progetto, prima che abbiano un impatto negativo su costi e scadenze. Il registro dei rischi del progetto ha lo scopo di organizzare tutti i potenziali rischi in un unico posto ed è utile a chiunque gestisca progetti di medie e grandi dimensioni.

Scarica il modello Excel dei rischi del progetto

Dashboard di gestione del progetto

Project Management Dashboard Excel IT

Analizzare diversi documenti per trovare le attività da riportare ai dirigenti può risultare frustrante e richiedere molto tempo. Con una dashboard di gestione dei progetti puoi comunicare velocemente lo stato del tuo progetto e condividere la visione generale. Usa la dashboard di gestione dei progetti se desideri condividere lo stato generale del tuo progetto con gli stakeholder.

Scarica il modello Excel di dashboard di gestione dei progetti

Puoi creare una dashboard per la gestione dei progetti in Smartsheet usando i Sight Smartsheet. I Sight offrono ai team una visibilità senza precedenti dei progetti attualmente in corso fornendo una sintesi di dati provenienti dai fogli relativi ai progetti. Condividi la tua dashboard Smartsheet internamente o rendila pubblica per offrire agli stakeholder una maggiore trasparenza sulle metriche di alto livello e lo stato dei progetti.

Creazione di una dashboard di gestione dei progetti in Excel

Le dashboard di gestione dei progetti trasformano i dati dei tuoi progetti in grafici facili da leggere. Questo report visuale è un metodo semplice per riferire agli stakeholder lo stato dei progetti, senza condividere a livello granulare tutti i più piccoli dettagli. Con una semplice panoramica puoi condividere la linea temporale del tuo progetto, lo stato generale delle attività, del budget e delle voci in sospeso.

Project Management Dashboard Excel Header IT

Ecco come creare una dashboard per la gestione di progetti in Excel. 

Impostazione del foglio Excel

La dashboard di gestione di un progetto include principalmente dei grafici. Tuttavia, tutti i dati che generano tali grafici devono risiedere da qualche parte nel tuo foglio Excel. Dovrai quindi lavorare con due schede nel foglio Excel. Una scheda conterrà i grafici e l'altra i dati che servono a generarli. In questo modo la tua dashboard non conterrà numeri ma solo immagini. 

  1. Nella parte inferiore del foglio fai clic su Foglio1 per rinominarlo. Consigliamo di rinominare il foglio con il titolo di Dashboard di progetto.
  2. Fai clic sull'icona del simbolo + a destra della scheda per aggiungere un'altra scheda.
  3. Fai doppio clic su Foglio2 e rinominalo col titolo Note.
     

Setup Excel Sheet IT

Aggiungi i dati del tuo progetto

I dati del tuo progetto (cioè tutti i numeri da elaborare) vanno aggiunti nella scheda Note. Tali dati verranno usati per creare i grafici, che poi sposterai nella scheda Dashboard del progetto. 

Creazione di una tabella di attività del progetto e di un diagramma di Gantt

  1. Nella scheda Note crea una tabella di attività. Aggiungi le seguenti intestazioni: Attività, Assegnata a, Inizio, Fine, Durata e Stato
  2. Inserisci le informazioni sul progetto nella tabella. Elenca le attività nel progetto, le persone assegnate a ciascuna di esse, le date di inizio e di fine, la durata in giorni dell'attività e lo stato (nell'esempio abbiamo usato i seguenti: Completata, In ritardo, In corso e Non iniziata).
     

Project Task Table IT
 

  1. A questo punto crea il diagramma di Gantt in base alle informazioni su questa attività. Fai clic qui per una demo passo-passo su come creare un diagramma di Gantt in Excel.
  2. Una volta creato il diagramma di Gantt fai clic col tasto destro sul diagramma e seleziona Taglia. Vai alla scheda della dashboard del progetto, fai clic col tasto destro e seleziona Incolla. Puoi anche copiare e incollare parti dei nomi della tua attività se desideri averli nella tua dashboard.

Nota: abbiamo aggiunto una colonna di Priorità alla nostra tabella e abbiamo utilizzato i somboli a stella per rappresentare l'importanza delle attività. Per aggiungere i simboli, fai clic all'interno di una cella e nella scheda Inserisci fai clic su Simboli nella parte più a destra. 
 

Customize Project Task Table IT

Aggiunta di grafici per Stato delle attività, Budget di progetto e Voci in sospeso

Adesso pensa a quali altre informazioni desideri includere nella dashboard del progetto. Nel nostro esempio volevamo creare un diagramma per lo stato generale delle attività, per il budget e per le voci in sospeso. 

  1. Nella scheda Note, crea una mini-tabella per ciascun set di dati che desideri visualizzare. Nel nostro esempio volevamo mostrare quali attività erano completate, in ritardo, in corso e non ancora iniziate. Abbiamo inserito queste fasi in una colonna e, accanto a ciscuna di esse, abbiamo aggiunto quanti progetti rientravano in ciascuna fase, in termini di percentuali o frazioni. Per il grafico sul budget invece abbiamo aggiunto l'ammontare stimato e quello effettivo. 
     

Task Progress IT
 

  1. Una volta aggiunti i dati seleziona la tabella e vai sulla scheda Inserisci. Nel gruppo Grafico seleziona il grafico che desideri utilizzare (grafico a torta, a barre, a dispersione etc.).
     

Charts Excel IT
 

  1. Ripeti le stesse azioni con il resto dei dati. 
  2. Una volta creato un grafico per ciascun set di dati, taglia e incolla i grafici nella scheda della Dashboard del progetto.
     

Charts Completed Excel IT

Personalizzazione della dashboard di gestione del progetto 

  1. Per cambiare il colore di sfondo della tabella fai clic all'interno di una cella e, nella scheda Home, nel gruppo Tipo di carattere, fai clic sull'icona a secchiello per selezionare il colore che preferisci. 
  2. Per modificare i colori nel tuo diagramma di Gantt fai doppio clic su una barra di attività e fai clic su Formato serie dei dati. Fai clic sull'icona a secchiello, poi su Riempi e, nella parte inferiore, fai clic nuovamente sull'icona a secchiello per selezionare il colore desiderato.
  3. Per modificare i colori dei tuoi grafici, fai doppio clic sull'intero grafico o solo su una sezione. La casella Formato dati verrà visualizzata a lato. Fai clic sull'icona a secchiello, poi su Riempi e, nella parte inferiore, fai clic nuovamente sull'icona a secchiello per selezionare il colore desiderato.
     

Change Graph Color IT

Prendi decisioni più intelligenti con i Sight Smartsheet

Un Sight Smartsheet è simile ad una dashboard e ti aiuta a visualizzare, riepilogare e condividere aspetti importanti del lavoro, quali lo stato del progetto o l'andamento delle attività rispetto ai KPI. Un Sight può inoltre aiutare i team a mantenersi organizzati fornendo una hub, cioè un'ubicazione centralizzata, per tutte le risorse relative al progetto, quali fogli o report.

  • Le dashboard in tempo reale forniscono visibilità su informazioni chiave provenienti dai fogli dei progetti.
  • L'interfaccia personalizzabile soddisfa le esigenze di tutti i reparti della tua organizzazione.
  • I widget ti aiutano ad impostare tutto velocemente.

I Sight offrono visibilità su qualsiasi progetto, attività o informazione all'interno dell'intera organizzazione. Richiamando le informazioni tramite i Sight, gli utenti possono comprendere meglio gli aspetti complessi del lavoro, anticipare eventuali lacune e concentrarsi sui dettagli.

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Identificare i modelli migliori di gestione dei progetti per progetti grandi e piccoli

Un modello di gestione dei progetti è uno strumento efficace per qualsiasi progetto, piccolo o grande, semplice o complesso che sia. Molti pensano erroneamente che si debba gestire un progetto elaborato e di vasta scala per utilizzare tale modello. In realtà può risultare utile anche per i piccoli progetti. Anche se i deliverable sono di piccole dimensioni e non richiedono molto tempo, occorre comunque stimare la durata di ogni attività, capire quali risorse sono necessarie e assegnare le attività ai membri dei team.

Un modello di gestione dei progetti ti può aiutare in qualsiasi fase del tuo progetto, indipendentemente dalla portata. Ti aiuta a raccogliere tutte le informazioni importanti in un unico posto facilmente accessibile e condivisibile con il team. Inoltre puoi riutilizzare lo stesso processo più volte per ogni progetto, semplificando quindi i tuoi processi lavorativi. 

Smartsheet è uno strumento di gestione del lavoro ispirato ai fogli di calcolo, con robuste funzionalità di collaborazione e comunicazione. Grazie a numerosi tipi di visualizzazione - Vista a griglia, Vista a calendario, Vista Gantt, Vista Sight e Vista a cartellino - Smartsheet funziona come vuoi tu. Scopri com’è facile usare un modello di gestione dei progetti. Prova Smartsheet gratuitamente per 30 giorni.

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I Project Manager usano la soluzione Portfolio dei progetti per standardizzare fogli, report e Sight per nuovi progetti. Ogni nuovo progetto "eredita" le impostazioni predefinite di condivisione create dal responsabile del PMO per garantire visibilità in tutti i vari progetti del portfolio. Infine questa soluzione permette di convertire i metadati del progetto in grafici accessibili tramite i Sight o una dashboard Microsoft Power BI per creare report su tutto il portfolio.

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