Smartsheet permette un aumento del 30 percento dell'efficienza alla University of Utah Health

Come unico sistema di assistenza sanitaria accademica nella propria regione, la University of Utah Health si concentra sulla salute e sul benessere dei residenti di sei stati. I 14.000 docenti e membri del personale del sistema forniscono assistenza ai pazienti, ricerca medica e formazione per i futuri professionisti. Tre dipendenti dell'organizzazione Culture and System Integrity — un gruppo concentrato sulle risorse umane e sulla gestione dei progetti —si stanno impegnando per migliorare la formazione e la fidelizzazione dei dipendenti, utilizzando Smartsheet per automatizzare e semplificare i processi e per aumentare la collaborazione, l'efficienza e l'efficacia.

“Il nostro reparto si concentra sulla cultura, migliorando l'esperienza dei pazienti quando sono qui”, dichiara il manager Shannon Lingwall. In passato, il reparto aveva difficoltà a rimanere coeso come team utilizzando una piattaforma che non permetteva la collaborazione, era basata su fogli elettronici, consentiva a un solo utente alla volta di apportare aggiornamenti e si basava sulle dispendiose e-mail per colmare le lacune. Tutto questo è cambiato con Smartsheet. “Le efficienze che abbiamo ottenuto sono incredibili” dichiara Lingwall. “Abbiamo assistito a un aumento del 30 percento dell'efficienza dall'intero team.”

“Smartsheet ci ha portato da un processo di monitoraggio manuale a un metodo molto più automatizzato e tecnologicamente avanzato rispetto a prima” sostiene Ischa Jensen, leader della gestione dei progetti. Grazie all'automazione, al reporting e alle funzionalità del pannello di controllo di Smartsheet per il monitoraggio dei progetti e delle risorse, “siamo in grado di avere un impatto molto più ampio. In qualsiasi momento, posso conoscere esattamente la fase in cui si trova il progetto, chi ci sta lavorando, quando è previsto il completamento e quando posso assegnare un nuovo progetto a una risorsa. Smartsheet permette ai nostri responsabili di progetto di trascorrere più tempo a lavorare sul progetto che a monitorare il progetto”.

“Amo le funzionalità automatizzate, sono così semplici da utilizzare” sostiene Anita Willoughby, direttore del reparto di 330 membri. “Apprezziamo molto anche i pannelli di controllo. Una delle cose che ho trovato molto utili è il pannello di controllo che mi mostra in un istante quali sono i responsabili di progetto meno impegnati e quali sono quelli sovraccarichi, e questo è uno strumento che desideravo da anni.

“Questi tipi di efficienze ci hanno davvero aiutato ad avere successo”, dichiara Willoughby. “Grazie a Smartsheet, possiamo fornire risposte rapide, abbiamo a disposizione i dati, possiamo monitorare i dati e siamo sicuramente più efficienti”.