Purple Eagle LLC usa Smartsheet per semplificare e automatizzare la gestione e la scalabilità delle spa per sostenere un'ambiziosa crescita aziendale

Purple Eagle LLC è un affiliato di Hand and Stone Massage and Facial Spa, una società in crescita che offre servizi spa di alta qualità tra cui massaggi terapeutici, trattamenti viso e depilazione. Purple Eagle possiede 18 Hand and Stone Massage e Facial Spa in franchising, con piani di crescita fino a oltre 50 unità nei prossimi cinque anni. 

Dal 2020, Purple Eagle usa Smartsheet per gestire gli orari dei fornitori di servizi, tenere traccia delle pulizie delle camere, aggiornare le licenze dei massaggiatori e gestire i reclami dei clienti.

"Smartsheet ci ha semplificato la gestione di 18 spa in cinque stati", afferma Jeff Flannery, CEO e fondatore di Purple Eagle LLC. "Senza Smartsheet non saremmo passati da due a 18 spa in pochi anni."

Prima del 2020, Purple Eagle non aveva visibilità sul business di ogni spa, inclusi gli orari dei massaggiatori, l'utilizzo dei fornitori di servizi e la gestione delle relazioni con i clienti. Per gestire queste attività, l'azienda si affidava a una combinazione di e-mail e una piattaforma di pianificazione legacy, che non era efficiente. "Abbiamo dovuto affrontare molte sfide aziendali che non potevamo risolvere con la tecnologia che avevamo", afferma Flannery. "Ad esempio, quando i fornitori di servizi puliscono una stanza, dovrebbero andare alla reception e aspettare che la persona dello staff ispezioni la stanza prima che il fornitore possa ricevere una mancia in contanti da un cliente. Questo processo spesso richiedeva troppo tempo e generava frustrazione per il personale e i clienti." 

Inoltre, i massaggiatori e altri fornitori di servizi non disponevano di un metodo affidabile per monitorare le prestazioni lavorative. "Non avevano un buon modo per vedere come si stavano comportando, e nemmeno la leadership aziendale", afferma Flannery. Purple Eagle aveva anche bisogno di un modo più accurato per monitorare le vendite e i tassi di conversione. 

Utilizzo di Smartsheet per semplificare la gestione delle attività quotidiane 

Dopo aver valutato Smartsheet, Flannery e il suo team hanno adottato il software in tutta l'azienda. "Siamo un'azienda piccola e in crescita e ho sempre avuto l'ambizione di trovare una piattaforma che potesse supportare un'organizzazione molto più grande", afferma. "Smartsheet è quella piattaforma."

I dipendenti di ogni spa iniziano a usare Smartsheet il primo giorno di lavoro, compilando tutti i moduli di onboarding delle risorse umane all'interno dello strumento. I dipendenti usano quindi Smartsheet per gestire gli orari dei fornitori di servizi e assegnare le sale per gli appuntamenti con i clienti. Ogni massaggiatore compila un modulo Smartsheet alla fine di un turno di lavoro per controllare le camere. Qualsiasi addetto alle vendite può leggere il report del terapeuta in una dashboard Smartsheet, che contiene immagini aggiornate delle condizioni di ogni stanza.

Purple Eagle usa Smartsheet per misurare le prestazioni dei fornitori di servizi, l'utilizzo delle risorse e i tassi di vendita e conversione delle spa per ogni sede. Purple Eagle utilizza Data Shuttle by Smartsheet per caricare i dati da Smartsheet in uno strumento di reporting interno per dare ai leader dell'organizzazione visibilità sui parametri di vendita e prestazioni. Utilizzando Smartsheet Dynamic View, i manager di Purple Eagle possono visualizzare i dati sulle prestazioni suddivisi per spa o singolo dipendente.

Purple Eagle usa inoltre l'automazione del flusso di lavoro in Smartsheet per ricordare automaticamente ai massaggiatori le prossime date di scadenza di licenze e assicurazioni. Inoltre, l'azienda usa l'automazione del flusso di lavoro per integrare Smartsheet con il canale Slack interno dell'azienda e inviare notifiche automatiche ai vincitori di concorsi di buoni regalo dell'azienda.

Rendere visibile l'invisibile

Affidandosi a Smartsheet, i fornitori di servizi Purple Eagle hanno a portata di mano ogni giorno informazioni aggiornate su orari, appuntamenti e pulizia delle camere. Di conseguenza, ogni spa ha aumentato la responsabilità attraverso parametri di prestazioni in tempo reale, come la presenza e il numero di violazioni del controllo delle camere. Grazie alle dashboard di Smartsheet e all'integrazione con la piattaforma di pianificazione interna, il team dirigenziale di Purple Eagle ha ora accesso agli stessi parametri e può gestire più facilmente ogni spa. "Quando gestisci 18 sedi, devi tenere traccia di così tante cose diverse. Smartsheet ha reso visibile l'invisibile quando si tratta di ciò che accade in ognuna di queste sedi", afferma Flannery. "Posso vedere ogni reclamo dei clienti, ogni richiesta dei dipendenti e la pianificazione di ogni persona in una dashboard, anche a 2.000 miglia di distanza. Posso anche misurare l'utilizzo delle risorse, cosa difficile in precedenza."

Grazie a una migliore visibilità, i senior manager di Purple Eagle possono intervenire se, ad esempio, la risoluzione di un reclamo di un cliente richiede troppo tempo.

"Anche se le vendite sono buone in una spa, ora possiamo vedere se ci sono crepe sotto la superficie per quanto riguarda il servizio clienti", afferma Flannery. "Grazie a Smartsheet, siamo molto più proattivi."

Un modo più semplice e veloce per favorire la crescita aziendale

Grazie all'automazione dei processi di gestione apportata da Smartsheet, Purple Eagle ha semplificato e snellito le attività precedentemente svolte manualmente. "Il lavoro di manager di una spa è molto complesso e gestire una spa può essere caotico quando ci sono 30 diverse richieste o pianificazioni dei dipendenti di cui tenere traccia", afferma Flannery. "Smartsheet ha semplificato tutto, e ogni manager ora può accedere rapidamente e facilmente alle attività quotidiane e alle informazioni sui clienti che potrebbe aver bisogno di trattare."

L'automazione offerta da Smartsheet ha aiutato Purple Eagle a crescere più rapidamente e più facilmente. "Automatizzando i processi di gestione in Smartsheet, siamo stati in grado di scalare il business", afferma Flannery.

"Da quando abbiamo adottato Smartsheet, siamo passati da 1 milione di dollari a 20 milioni di dollari di fatturato e da due a 18 spa. Prevediamo di diventare un business da 100 milioni di dollari con 50 spa nei prossimi cinque anni, e non saremmo stati in grado di farlo senza Smartsheet."

Poiché Purple Eagle continua a crescere in tutti gli Stati Uniti, prevede di continuare a usare Smartsheet. "Continueremo ad automatizzare e centralizzare i processi in Smartsheet", afferma Flannery. "Smartsheet ci aiuta a semplificare il nostro lavoro e sappiamo che ci aiuterà a risolvere qualsiasi sfida aziendale ci si presenti."

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.