Grazie a una soluzione che ha vinto il contest, MedPOINT ha un quadro complessivo del suo team

MedPOINT Management aiuta le associazioni di medici indipendenti (Independent Physician Associations, IPA) e gli ospedali a ridurre i costi medici e a migliorare la qualità dell'assistenza sanitaria tramite la gestione delle competenze assistenziali. L'organizzazione a conduzione familiare eroga servizi amministrativi per alleggerire il lavoro dei medici, con l'obiettivo di fornire un servizio clienti impeccabile e guidare l'innovazione nel settore dell'assistenza sanitaria. 

Per un'azienda che gestisce team grandi e complessi e progetti urgenti, collaborazione perfetta e trasparenza hanno la massima importanza. "Il nostro reparto ha 12 team secondari distinti, pertanto tracciare la disponibilità dei dipendenti è un'operazione complessa", ha spiegato Melanie Corbin, Senior Supervisor of Business Operations presso MedPOINT Management. "Tracciavamo i giorni di permesso retribuito (PTO) in un calendario unificato, ma era un po' caotico. Quindi abbiamo iniziato a cercare una soluzione unica da poter consultare rapidamente per sapere quale membro del team era disponibile per progetti specifici".

Alla ricerca di ispirazione

Corbin in passato si era affidata a Smartsheet per l'automazione dei flussi di lavoro, la configurazione degli avvisi e dei promemoria per eliminare le attività ripetitive e avere la piena visibilità su ciascun progetto tramite i pannelli di controllo. Essendo stata nominata ben due volte "Overachiever" Smartsheet (una nomina di Smartsheet per gli innovatori), Corbin crede molto nei modelli Smartsheet.

"I modelli sono il punto ideale da cui partire quando si deve creare una soluzione", afferma. "Perché scoprire l'acqua calda? Uso molto spesso la galleria di modelli per vedere come altri team affrontano questioni comuni e imparare da loro, lasciandomi ispirare". 

Per creare un flusso di lavoro ottimizzato in MedPOINT, Corbin ha deciso di creare una soluzione per tracciare i giorni di PTO e la disponibilità dei team.

I membri dei team ora possono inserire e classificare rapidamente i giorni di assenza, grazie alla nuova soluzione. Con le viste a livello di responsabile e di reparto, una visualizzazione calendario e i team codificati a colori, i responsabili MedPOINT possono ora osservare le tendenze passate e la disponibilità futura per ciascun team secondario e ciascun dipendente.

"Grazie alla sua estrema semplicità di utilizzo, tutto il personale ha accettato la soluzione piuttosto facilmente", afferma Corbin. 

Processo decisionale più chiaro

La soluzione è stata adottata velocemente dall'intero reparto IT di MedPOINT, dando ai dipendenti informazioni aggiornate sulla disponibilità dei loro report e dei colleghi. "Possiamo vedere se le persone sono assenti e perché: ad esempio, se sono in ferie o in malattia. Sono informazioni utili quando stai cercando di contattarli in ufficio e non rispondono", ha dichiarato Corbin.

"La soluzione è diventata lo sportello unico dell'intero reparto per vedere cosa accadeva internamente. Riusciamo anche a individuare le carenze a livello di team in progetti particolari e la usiamo per motivare le necessità di personale". 

Oltre a questo, i dipendenti usano app Smartsheet come Pivot per riepilogare grandi serie di dati e confrontare in modo proficuo l'andamento del lavoro di ciascun dipendente. 

Modello vincitore del contest

A riprova del suo successo, la soluzione sviluppata dal team di Corbin è stata una delle vincitrici dell' ENGAGE’22 Template Contest di Smartsheet, con il quale sono state premiate quattro soluzioni che hanno potenziato il posto di lavoro in modo semplice ed efficace. Per aiutare altri utenti a fare altrettanto e migliorare la pianificazione, la gestione e la visualizzazione del lavoro, Corbin ha convertito la sua soluzione in un modello, che ora tutti gli utenti possono scaricare dalla galleria di modelli Smartsheet. 

Promozione dell'innovazione

Andando avanti, MedPOINT continuerà a migliorare la visibilità dei suoi team. "Cerchiamo costantemente di migliorare i nostri processi", ha dichiarato Corbin. "Al momento, stiamo creando nuovi modelli per la gestione del personale che mostreranno dati aggregati, ad esempio quante ore stiamo perdendo a causa di interruzioni di corrente e assenze dei dipendenti. Con queste capacità di automazione, sono tantissime le cose che possiamo fare con Smartsheet per migliorare la produttività e il reporting. Ecco perché invito sempre gli altri team a lanciarsi e a scoprire cosa possono ottenere con questa soluzione".

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