L'organizzazione dei congressi mondiali del Lawrence Berkeley National Laboratory
Scopri come Lawrence Berkeley National Laboratory usa Smartsheet per tenere traccia di approvazioni, budget, rimborsi e molto altro per far partecipare oltre 3.000 scienziati ai congressi annuali.
"Molti reparti nel Berkeley Lab hanno usato Smartsheet per anni per coordinare differenti processi e progetti. Ho pensato che avrebbe potuto soddisfare anche le nostre necessità perché Excel non era abbastanza collaborativo e i Fogli Google non avevano i controlli di cui avevamo bisogno. Smartsheet è un connubio perfetto di flessibilità e controllo".
Supervisore amministrativo senior, divisioni di scienze fisiche, Lawrence Berkeley National Laboratory
Il Lawrence Berkeley National Laboratory (LBL) è un Dipartimento dell'Energia del laboratorio di scienze gestito dall'Università della California. Conta più di 3.200 scienziati e tecnici specializzati che conducono ricerche non classificate in un'ampia gamma di discipline scientifiche, come l'energia nucleare e l'imaging macromolecolare. Questi scienziati partecipano ogni anno a dei congressi che richiedono processi autorizzativi multilivello, limiti di indennità giornaliera, linee guida di viaggio, stime dei costi e politiche sui rimborsi. Si tratta un processo complesso e insidioso.
LBL aveva bisogno di una metodologia più snella per monitorare richieste e approvazioni, budget e partecipazione ai congressi per rintracciare gli scienziati nel caso fossero fuori dai radar. Smartsheet ha potuto soddisfare tutte le loro necessità, e non solo.
Per raccogliere le richieste di partecipazione a un congresso e dettagli particolareggiati, LBL si è servita dell'archivio centralizzato di Smartsheet.
"Prima di far partire il processo di approvazione, dobbiamo avere tutte le informazioni necessarie", dichiara Tom Gallant, Senior Administrative Supervisor, Physical Sciences Divisions. "E Smartsheet ci offre il controllo e i binari di guida per comunicare al momento del bisogno".
LBL ha risolto anche i suoi problemi di gestione dei budget dei congressi con la soluzione Smartsheet dedicata al monitoraggio e alla stima del budget.
"Per calcolare le stime dei costi in base al numero di partecipanti o ai rinfreschi che vorrebbero all'evento, usiamo colonne con liste a discesa e formule", dichiara Gallant. "Possiamo creare dei budget simulati nel giro di minuti mentre prima ci volevano delle ore, e così possiamo prendere decisioni più veloci e appropriate. Usiamo Smartsheet anche per monitorare le spese congressuali e classificarle come ammissibili o inammissibili. Assicura un livello di trasparenza e coerenza mai avuto prima".
Infine, LBL si è servita dell'unica fonte di verità di Smartsheet per la gestione dei processi e le approvazioni, per monitorare chi va dove, quando e come.
"Nei nostri reparti, ogni singolo aspetto viene ora registrato in Smartsheet, le discussioni, lo stato di approvazione e i costi associati", dichiara Gallant. "Tenendo traccia di queste informazioni in una sola posizione, anziché in 50 diversi file Excel, non c'è alcun dubbio che siano le più aggiornate.”
Prima di adottare Smartsheet, i dipendenti di LBL mandavano in giro file Excel via e-mail e i dettagli andavano persi nella confusione. Con Smartsheet possono gestire al meglio il processo di registrazione ai congressi e bloccare i problemi prima che si verifichino.
