La NOAA risparmia tre settimane di lavoro al mese automatizzando il monitoraggio delle acquisizioni, dei contratti e del budget con Smartsheet Gov

La National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA, Amministrazione nazionale per l'oceano e l'atmosfera) è un'agenzia federale scientifica e normativa che si occupa di prevedere forti tempeste, monitorare le condizioni climatiche, gestire le attività di pesca e molto altro. Fa parte del Dipartimento del commercio degli Stati Uniti d'America e gestisce sei uffici: il National Environmental Satellite, Data and Information Service, il National Marine Fisheries Service, il National Ocean Service, il National Weather Service, l'Office of Marine & Aviation Operations e l'Office of Oceanic and Atmospheric Research.  

L'Office of the Chief Administrative Officer (OCAO) della NOAA svolge un ruolo fondamentale per il supporto dell'agenzia e dei suoi uffici, fornendo servizi chiave come l'acquisizione e la gestione delle proprietà e le previsioni di bilancio. L'OCAO si affida a Smartsheet Gov per monitorare i progetti, gestire le acquisizioni delle strutture e dei contratti commerciali e favorire la collaborazione tra dipartimenti.

"Grazie alle dashboard e ai flussi di lavoro di Smartsheet possiamo semplificare i processi e gestire meglio i progetti", dice Patrick Holt, Data and Technology Program Lead per l'Office of the Chief Administrative Officer della NOAA.

In passato, Holt e il suo team usavano diversi strumenti software per gestire progetti, budget e contratti. "Usavamo calendari, e-mail, chat e altri strumenti per monitorare tutto, ma non ottenevamo grandi risultati", dice Holt. "Ad esempio, spesso perdevamo traccia di budget e acquisizioni durante le procedure. Inoltre, i nostri dipartimenti lavoravano in modo indipendente e con processi diversi, quindi avevamo difficoltà a passare i progetti da un team all'altro, perché non sapevamo chi si occupava di cosa. La gestione dei progetti in generale non era affatto efficiente".

La collaborazione con M2 Strategy per gestire attività importanti con Smartsheet Gov

Holt ha scoperto Smartsheet Gov dopo aver parlato con un collega dei vantaggi del software. "Mi sembrava che Smartsheet potesse consentirci di svolgere più attività rispetto alle nostre soluzioni di gestione dei progetti di allora. Inoltre, trattandosi di una piattaforma completamente basata sul web, sapevo che ci avrebbe aiutato a migliorare la collaborazione", racconta. 

Poco dopo aver adottato Smartsheet Gov, l'OCAO ha coinvolto anche il suo partner tecnologico di lunga data, M2 Strategy (M2). M2, una società di consulenza tecnologica e per la gestione che si occupa di modernizzare i suoi clienti federali, ha collaborato con il team di acquisizione dell'OCAO per usare i moduli e le dashboard di Smartsheet Gov e semplificare la gestione di acquisizioni e contratti. L'OCAO monitora tutte le acquisizioni e i relativi contratti con Smartsheet Gov, mentre i team per il bilancio offrono aggiornamenti nel corso del processo. Tutti i progetti e i contratti di acquisizione sono integrati nel sistema contrattuale dell'ufficio.

L'OCAO fa affidamento su Smartsheet Control Center per gestire ogni fase dei processi di bilancio, dall'accettazione all'approvazione, e la sicurezza dell'ufficio. Il team di conformità ambientale, invece, usa Control Center per gestire i controlli della sicurezza sul campo in oltre 400 siti. "I controlli della sicurezza richiedono processi ripetitivi e manuali", spiega Holt. "Grazie a Smartsheet Gov, possiamo svolgere diversi controlli usando sempre lo stesso modello". 

L'OCAO sfrutta l'automazione del flusso di lavoro di Smartsheet Gov per svolgere attività di gestione delle flotte, come la flotta di veicoli a disposizione di tutti gli uffici della NOAA. Inoltre, l'OCAO usa Data Shuttle di Smartsheet per caricare ogni due settimane in Smartsheet Gov i dati delle acquisizioni e dei contratti provenienti da oltre 50 fonti di dati. Grazie a questi dati, M2 ha potuto creare dashboard per le comunicazioni ai dirigenti dell'OCAO. Con queste dashboard, la dirigenza poteva rapidamente visualizzare lo stato in tempo reale dell'acquisizione dei progetti, dei contratti e del budget.

Una visualizzazione in tempo reale dello stato di progetti, contratti e budget

Grazie a Smartsheet Gov, Holt e il suo team hanno ottenuto visibilità in tempo reale dello stato delle acquisizioni, dei contratti e del budget. "È sufficiente aprire Smartsheet Gov per vedere cosa ci viene proposto, cosa accettiamo o cosa rifiutiamo", dice. "Per quanto riguarda i budget, posso rapidamente controllare come è stato speso ogni singolo dollaro in qualsiasi ufficio della NOAA. Smartsheet Gov ci offre un livello di visibilità e trasparenza mai raggiunto prima".

In modo analogo, i dirigenti possono visualizzare informazioni aggiornate su contratti e budget per tutti i progetti in corso e futuri.

"I nostri dirigenti non hanno sempre il tempo per contattare un project manager e chiedere aggiornamenti", dice Holt. "Le dashboard di Smartsheet Gov hanno dato loro la possibilità di controllare l'andamento dei progetti".

Inoltre, questa visibilità aiuta l'OCAO a pianificare il futuro in modo più efficiente, perché i leader possono consultare contratti importanti e segnalare in modo proattivo i problemi da risolvere. "Anziché consultare diversi moduli di acquisizione, i dirigenti possono accedere a una visualizzazione di alto livello dei 25 contratti più importanti di ogni categoria", dice Holt.

Processi semplificati che fanno risparmiare tre settimane di lavoro al mese 

Smartsheet Gov ha aiutato l'OCAO a semplificare i progetti di gestione delle acquisizioni, dei contratti e delle flotte. In questo modo, i membri del team non devono più perdere tempo a raccogliere e analizzare manualmente le informazioni provenienti da diverse fonti. "Non dobbiamo più raccogliere i dati, perché Smartsheet Gov li rende visibili a tutti da un'unica posizione", dice Holt. Ad esempio, l'OCAO ha semplificato il processo di monitoraggio di obblighi non pagati, che mostra il budget rimanente per determinati progetti. "Questa operazione richiedeva 12 giorni perché chi se ne occupava doveva contattare altre persone per scoprire come era stato speso il denaro. Ora, questi dati vengono mostrati automaticamente su Smartsheet Gov", dice Holt. "È così che risparmiamo tre settimane di lavoro ogni mese". Inoltre, la dirigenza che si occupa della flotta dell'ufficio e i team dei controlli di sicurezza possono visualizzare e analizzare i dati dei progetti e dei contratti in tempo reale, senza dover passare settimane a raccogliere informazioni.

Grazie all'eliminazione dei processi manuali e al conseguente risparmio di tempo, l'OCAO lavora in modo più efficiente e può concentrarsi di più sull'analisi dei dati.

"I membri di alcuni dei nostri team sono diminuiti negli anni, ma grazie a Smartsheet Gov non dobbiamo preoccuparci di sostituirli", afferma Holt. "Smartsheet Gov abbatte le barriere che si erano create tra i dipartimenti e rende più efficiente l'organizzazione".