La città di Minneapolis accelera l’accessibilità digitale e riduce i tempi amministrativi usando Smartsheet per elaborare le autorizzazioni per gli eventi

Minneapolis è una città in crescita del Minnesota che conta oltre 425.000 abitanti ed è situata sul fiume Mississippi. Fa parte delle Twin Cities, un’area metropolitana tentacolare in cui vivono 3,69 milioni di persone.

Ogni anno, Minneapolis ospita migliaia di concerti, feste, funzioni religiose, manifestazioni e altri eventi all’aperto. Ogni evento richiede un’autorizzazione per l’utilizzo di impianti di amplificazione all’aperto, nel rispetto della legge statale che limita il rumore tra le 7:00 e le 22:00. Per molti anni, i dipendenti della città si sono avvalsi di un metodo manuale e dettagliato per elaborare ciascun modulo. Ricevevano dai clienti file PDF di moduli di autorizzazione o documenti stampati che dovevano poi inserire manualmente nel sistema gestionale Enterprise Land Management System (ELMS) della città. I dipendenti dovevano quindi chiamare ogni cliente per chiedere i dati relativi al pagamento con carta di credito o altri dettagli mancanti, perdendo spesso molto tempo per ottenere le informazioni necessarie. "L’intera procedura era inefficiente", afferma Scott Gehrig, business process and data analyst della città di Minneapolis. "Spesso i clienti non rispondevano, quindi dovevamo richiamarli, il che richiedeva ulteriore tempo. Inoltre, molte richieste non erano chiare. Nella descrizione dell’evento veniva indicato praticamente solo l’orario in cui si sarebbe utilizzato l’impianto di amplificazione, senza i dettagli sulle attrezzature."

La città ha anche affrontato varie difficoltà relative alle autorizzazioni degli sponsor gastronomici degli eventi, che sono necessarie per ogni evento in cui viene servito del cibo. "Abbiamo utilizzato una procedura manuale simile per ricevere le autorizzazioni e inserire le informazioni in un’altra applicazione, e quindi inviarle tramite e-mail agli ispettori sanitari prima dell’evento", spiega Gehrig. "Elaboravamo richieste di autorizzazione alimentare che ogni sei mesi si accumulavano in pile di carta alte oltre mezzo metro. Era ovvio che avevamo bisogno di un modo più automatizzato per gestire le autorizzazioni."

Utilizzo di Smartsheet per semplificare le procedure di autorizzazione

Gehrig conosceva Smartsheet da quando lavorava in un altro dipartimento comunale, e ha deciso di usare questo strumento per gestire le procedure di autorizzazione per l’utilizzo di impianti di amplificazione all’aperto e le autorizzazioni degli sponsor gastronomici per eventi. "Smartsheet è perfetto per centralizzare e semplificare progetti e processi, quindi sapevo che sarebbe stata la soluzione giusta", afferma.

La città ora usa Smartsheet per tenere traccia di tutte le richieste di autorizzazione per l’utilizzo di impianti di amplificazione all’aperto e le richieste di autorizzazione degli sponsor gastronomici per eventi. 

"Abbiamo caricato i moduli [Smartsheet] di richiesta di autorizzazione sul nostro sito web, dove i clienti possono inserire i loro dettagli. I dati vengono trasmessi automaticamente a Smartsheet", spiega Gehrig. "In questo modo non dobbiamo più inviare e ricevere manualmente e-mail e richieste." 

I dipendenti della città usano Document Builder di Smartsheet per generare in automatico documenti di autorizzazione utilizzando le informazioni provenienti da PDF, Smartsheet e DocuSign, che contengono i dati della carta di credito dei clienti e le loro firme digitali. Document Builder crea un documento ogni volta che un cliente invia una richiesta di autorizzazione sul sito web. 

"Document Builder di Smartsheet è stato davvero un punto di svolta per noi, perché consente di automatizzare l’intera procedura, e non abbiamo più bisogno di contattare le persone per elaborare i pagamenti con carta di credito delle tasse di autorizzazione", commenta Gehrig.

I flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet avvisano i dipendenti della città quando viene inviata una nuova richiesta. Inoltre, tramite i flussi di lavoro vengono inviate notifiche alla polizia locale una settimana prima degli eventi all’aperto, in modo che i dipendenti della città non debbano perdere tempo a inviare e-mail contenenti i dettagli di tali eventi. I dipendenti della città usano Smartsheet Calendar App per visualizzare facilmente tutti gli eventi con impianti di amplificazione all’aperto e gli eventi gastronomici che richiedono controlli da parte degli ispettori del dipartimento sanitario. Questi ultimi possono firmare digitalmente i moduli di ispezione e le autorizzazioni, mentre i dati vengono inseriti automaticamente in Smartsheet.

Inoltre, Minneapolis si affida alle dashboard Smartsheet per ottenere una rapida panoramica dello stato delle richieste e delle autorizzazioni stagionali relative agli eventi con impianti di amplificazione. La città usa le dashboard anche per visualizzare le informazioni contrattuali aggiornate, in modo che i leader della città possano monitorare da vicino i budget per gli eventi.

Elaborazione automatizzata di 400-500 autorizzazioni all’anno

Grazie a Smartsheet, la città di Minneapolis ha completamente automatizzato i metodi di ricezione e approvazione delle autorizzazioni. Di conseguenza, un team di quattro persone può facilmente elaborare 400-500 autorizzazioni per l’utilizzo di impianti di amplificazione e 400 autorizzazioni per eventi gastronomici all’anno. "Per le autorizzazioni degli sponsor gastronomici per eventi, ci sono due richieste: una per eventi, di 12 pagine, e una a breve termine, di 11 pagine. Per ogni evento gastronomico all’aperto possiamo ricevere più di 50 richieste a breve termine per diversi stand che vendono cibo, quindi in passato dovevamo elaborare una grande mole di materiale cartaceo. Ora tutto questo è gestibile in formato elettronico in Smartsheet."

Gehrig e il suo team elaborano anche i contratti degli eventi automaticamente in Smartsheet, eliminando il lavoro manuale di aggiornamento di tali contratti in fogli di calcolo diversi che si svolgeva in passato. "Con Smartsheet, gestiamo contratti attivi per un valore di oltre 150 milioni di dollari", afferma Gehrig. "Ora è molto più facile tenere traccia di ogni contratto."

Riduzione del 50% del tempo dedicato alla gestione delle richieste

Grazie all’automazione in Smartsheet, la città di Minneapolis non perde nemmeno un secondo a raccogliere e inserire manualmente i dati provenienti da PDF e e-mail nell’applicazione ELMS. "Riusciamo a elaborare completamente una richiesta nella metà del tempo rispetto a prima, gestendo tutto in Smartsheet", dichiara Gehrig. Poiché l’automazione ha semplificato la revisione delle autorizzazioni, l’approvazione di tutte le autorizzazioni per eventi con impianti di amplificazione all’aperto avviene entro la data di tali eventi. "Non abbiamo più richieste per le quali non elaboriamo l’autorizzazione, perché riusciamo a gestirle tutte in tempo", afferma Gehrig. I dipendenti della città usano inoltre le richieste di aggiornamento di Smartsheet per richiedere automaticamente aggiornamenti quando qualcuno di loro assegna un’attività. "In precedenza, dovevamo inviare un’e-mail a chi di dovere per chiedere di aggiornare una voce. Le richieste di aggiornamento di Smartsheet hanno automatizzato questo processo, facendoci risparmiare tempo."

Un ulteriore risparmio di tempo sarà reso possibile grazie agli strumenti di intelligenza artificiale (IA) di Smartsheet, che Gehrig utilizza per generare formule e testo. 

"Con gli strumenti di IA di Smartsheet, creare formule nei fogli per segnare le date di scadenza dei progetti nella mia lista di progetti è stato facile", afferma Gehrig. "Utilizzando la funzione di testo, posso dire rapidamente ciò che mi serve e fare in modo che tale funzione generi testo in autonomia. In questo modo si risparmia decisamente molto tempo."

Conformità più semplice alla legislazione in materia di accessibilità 

Usando Smartsheet per gestire la procedura di autorizzazione, la città di Minneapolis è in grado di rispettare più facilmente la legislazione federale in materia di accessibilità digitale approvata di recente, che impone alle amministrazioni statali e locali di rendere siti web e applicazioni mobili accessibili alle persone con disabilità. "Saremo in grado di rispettare questa legislazione quando diventerà legge, perché Smartsheet facilita per chiunque l’inserimento dei dettagli degli eventi sulla nostra pagina web. Infatti, il modulo è integrato direttamente nella pagina."

Nel prossimo futuro, la città prevede l’estensione dell’utilizzo di Smartsheet ad altri dipartimenti per automatizzare le procedure manuali di autorizzazione. "Smartsheet ha rivoluzionato il nostro modo di lavorare", commenta Gehrig. "Non vediamo l’ora di scoprire come usarlo per aumentare l’efficienza in altre aree."

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