Iron Mountain si affida alla moderna soluzione di Project and Portfolio Management di Smartsheet per centralizzare i progetti IT, prendere decisioni migliori e risparmiare oltre 4 milioni di dollari all'anno

Iron Mountain fornisce servizi di gestione dei record, archiviazione e dati a clienti in tutto il mondo dal 1951. L'azienda serve oltre 220.000 clienti in 58 paesi, archiviando i record di dati in più di 1.000 archivi in tutto il mondo.

Iron Mountain usa la moderna soluzione di Project and Portfolio Management (PPM) di Smartsheet per gestire tutti i progetti IT, automatizzare i processi di approvvigionamento e fornire ai dirigenti informazioni sul portfolio accurate, tempestive e fruibili tramite dashboard con vista sullo stato di ciascun progetto.

"Usiamo Smartsheet ogni giorno per supportare i nostri obiettivi strategici, attraverso progetti, programmi e portfolio", afferma Brian Richardson, PMO Tools and Resource Manager di Iron Mountain. "Smartsheet ci aiuta a fornire diversi tipi di parametri alla nostra leadership per migliorare la governance e il processo decisionale."

Prima di iniziare a usare Smartsheet, il team IT di Iron Mountain non disponeva di una soluzione PPM centralizzata, che si affidava a sei diversi strumenti per gestire i progetti e comunicare internamente e con i clienti. "Avevamo diversi strumenti per la gestione delle risorse, dei dati e delle dashboard", afferma Richardson. "Le informazioni sul progetto erano disperse ed era estremamente difficile riunire i dati in una visualizzazione completa." Senza uno strumento di PPM, l'azienda faticava a dare visibilità ai progetti alla leadership. "Ci mancavano capacità di reporting coerenti, il che significava che i nostri team esecutivi non avevano sempre una forte comprensione di ciò che stava accadendo con i progetti IT", afferma Richardson.

Adozione della moderna soluzione PPM di Smartsheet per centralizzare la gestione dei progetti e automatizzare i flussi di lavoro

Iron Mountain ha adottato la moderna soluzione PPM di Smartsheet per automatizzare i flussi di lavoro dei progetti e fornire una gestione centralizzata di tutti i progetti IT.

"Smartsheet ha semplificato l'utilizzo di soluzioni di gestione dei progetti che semplificano la vita dei nostri dipendenti", afferma Richardson. "Di conseguenza, non abbiamo dovuto investire in risorse tecniche dedicate per supportare e creare soluzioni PPM."

Il team IT usa la moderna soluzione PPM di Smartsheet per gestire i progetti e allinearli alle iniziative strategiche aziendali come la riduzione dei costi, i ricavi e l'esperienza dei clienti. Ogni iniziativa contiene più progetti con fasi d'azione e timeline dettagliate, che Smartsheet raccoglie, filtra per categorie e visualizza in report e dashboard. Utilizzando Smartsheet Control Center, Iron Mountain popola i modelli di progetto con informazioni sulla pianificazione, stato aggiornato e rischi/problemi. "Control Center è il cuore della nostra soluzione PPM", afferma Richardson. "Lo usiamo per raccogliere tutti i dati del progetto in un riepilogo per diversi report e dashboard." Inoltre, il team IT consolida tutte le dashboard del progetto in Smartsheet WorkApps, che centralizza tutti i dati a livello di portfolio, incluse le categorie strategiche e le milestone critiche. I team leader di Iron Mountain utilizzano anche la Smartsheet Calendar App, che collega i dati e i moduli Smartsheet per visualizzare gli eventi. Inoltre, Iron Mountain IT sfrutta Bridge by Smartsheet, che si integra con gli strumenti di approvvigionamento dell'azienda, gli strumenti di gestione Agile e il software di ticketing e supporto ServiceNow.  

Iron Mountain, inoltre, si affida molto all'automazione dei flussi di lavoro di Smartsheet per aggiornare le approvazioni dei progetti e notificare automaticamente ai proprietari dei progetti le milestone importanti. Il reparto IT di Iron Mountain include anche avvisi automatici con Smartsheet Dynamic View per condividere i dati di progetto modificabili, e l'azienda integra la moderna soluzione PPM di Smartsheet con il software di tracciamento dei progetti JIRA dell'organizzazione.

Iron Mountain usa Smartsheet anche per semplificare i processi di approvvigionamento e implementazione per i clienti. Ad esempio, ogni nuova richiesta di approvvigionamento viene inserita e approvata in Smartsheet e le nuove implementazioni vengono gestite nel software. I clienti addetti all'implementazione ricevono informazioni aggiornate sullo stato tramite dashboard. Il team della struttura di Iron Mountain può ora supportare offline aggiornamenti di informazioni critiche riguardanti la sicurezza e la conformità degli archivi utilizzando i moduli offline Smartsheet tramite l'app per dispositivi mobili.

L'azienda ha inoltre ampliato l'uso di Smartsheet oltre il PPM, usando lo strumento per gestire gli audit di sicurezza, la convalida degli indirizzi, la pianificazione strategica, la gestione dei asset, i timesheet e la gestione delle risorse. Inoltre, Iron Mountain è passata alla razionalizzazione delle app ed ha eliminato o evitato la necessità di usare diverse app, creando la funzionalità di tali app direttamente in Smartsheet.

Maggiore visibilità del progetto e miglioramento del processo decisionale 

Utilizzando la moderna soluzione PPM di Smartsheet per consolidare informazioni di progetto disparate in un'unica piattaforma, Iron Mountain può offrire ai suoi gruppi dirigenti una migliore visibilità sullo stato di tutti i progetti IT. "La moderna soluzione PPM di Smartsheet riunisce tutte le informazioni sui nostri progetti in un unico posto. Ciò significa che siamo in grado di presentare le dashboard Smartsheet ai nostri leader in modo da mostrare loro una visione completa di tutti i progetti, legando tali progetti direttamente ai nostri obiettivi strategici", afferma Richardson. 

"Possiamo mostrare quali progetti sono verdi e avanzano nei tempi previsti e nel rispetto del budget, e quali sono rossi e potrebbero richiedere maggiore attenzione. Ora, quando i leader prendono decisioni di pianificazione, possono vedere cosa devono fare e come possiamo migliorare i nostri tempi di risposta per ottimizzare il servizio clienti."

Risparmio annuo di 200 ore e 8.000 dollari per utente 

La moderna soluzione di automazione PPM di Smartsheet ha aiutato Iron Mountain a eliminare i processi di aggiornamento e gestione dei progetti che in precedenza erano manuali, riducendo notevolmente il tempo dedicato alle attività amministrative.

Maggiore consapevolezza dei processi aziendali e delle milestone dei progetti 

Iron Mountain si affida ai flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet per offrire maggiore consapevolezza dei processi ai principali proprietari dei progetti in tutta l'azienda. "L'automazione è fondamentale per la nostra soluzione PPM, con i project manager che ricevono automaticamente notifiche e avvisi di approvazione", afferma Richardson. 

"Abbiamo più gruppi, tra cui leader IT e finanza, che sono coinvolti nei nostri processi di approvvigionamento, ad esempio. Tutti devono intraprendere dei passaggi lungo il processo di approvazione e utilizziamo flussi di lavoro automatizzati per notificare loro ogni fase e per mostrare lo stato di avanzamento di ogni progetto."

Da quando Iron Mountain ha adottato Smartsheet diversi anni fa, l'organizzazione ha creato quasi 50 soluzioni interne per semplificare la gestione dei progetti. "Abbiamo capito il valore di questo strumento molto rapidamente", afferma Richardson. "Abbiamo intrapreso un lungo viaggio che includeva molti strumenti di gestione dei progetti, ma finalmente abbiamo trovato la soluzione che funziona per la nostra azienda."

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