La George Washington University School of Nursing usa Smartsheet per ottimizzare lo sviluppo dei corsi

La George Washington University School of Nursing, situata ad Ashburn, in Virginia, è una delle più rinomate scuole infermieristiche della nazione e offre programmi formativi innovativi guidati da docenti di alto livello, supportati dalla più avanzata tecnologia in campo sanitario.  Fondata nel 2010, la School of Nursing offre programmi di laurea, master, dottorato e certificazione e aiuta gli studenti di infermieristica a fornire nel modo migliore assistenza sanitaria di alta qualità e rispettosa del paziente. La scuola conta più di 60 docenti e circa 800 studenti.

Dietro le quinte, un team di project manager del dipartimento Online Learning and Instructional Technology è impegnato a gestire progetti in tutta la scuola, tra cui la pianificazione strategica dello sviluppo dei corsi, e a fornire risorse di supporto al corpo docente, al personale e agli studenti. Al centro di tutto questo c'è Smartsheet. 

"In pratica Smartsheet dirige la nostra scuola", afferma Miro Liwosz, Assistant Dean, Online Learning and Instructional Technology presso la George Washington University School of Nursing "Ci offre una struttura solida che consente al nostro ufficio di progettazione didattica di gestire i progetti e aiutare il nostro personale e il corpo docente a garantire la disponibilità dei corsi".

Diversi anni fa, Liwosz e il suo team si affidavano a diversi software per fogli di calcolo e strumenti digitali per la gestione dei progetti, nessuno dei quali si adattava alle crescenti esigenze del dipartimento. "La gestione dei progetti non era centralizzata o coordinata e tutto era un po' caotico. C'erano molti scambi di e-mail per cercare di ottenere informazioni aggiornate", afferma Liwosz. Ad esempio, la programmazione dei corsi, l'onboarding di nuovi docenti e personale e la revisione del programma erano tutti processi separati che richiedevano un notevole sforzo manuale per le attività di aggiornamento e monitoraggio. Anche per il dipartimento Online Learning and Instructional Technology mancava un metodo affidabile di reporting sulle metriche di disponibilità dei corsi da presentare agli stakeholder.

Trovare strumenti migliori è diventato particolarmente importante quando la scuola ha sviluppato un nuovo piano strategico. "Avevamo bisogno di un modo migliore per mappare il nostro lavoro alle priorità strategiche della scuola in arrivo", afferma Liwosz.

Gestione centralizzata dello sviluppo dei corsi, delle programmazioni e delle misure di valutazione in Smartsheet 

Dopo aver preso in considerazione diversi sistemi di gestione dei progetti, Liwosz ha scelto Smartsheet. "Sono stato in grado di effettuare una prova gratuita e mi sono trovato subito in sintonia con lo strumento", afferma. "Mi ha permesso di creare facilmente informazioni storiche per ogni progetto e di monitorarle dall'inizio alla fine. Ci ha anche messo a disposizione funzionalità di collaborazione che non avevamo mai avuto prima per connetterci tutti in un unico spazio all'interno della scuola".

La School of Nursing usa Smartsheet per gestire centralmente oltre 160 corsi ogni anno. Ogni corso è presentato sia mediante una visualizzazione generale della gestione dei progetti che mediante una visualizzazione dettagliata in Smartsheet, con informazioni in tempo reale come orari dei corsi, corpo docente, checklist e ordini di libri di testo, accessibili al personale interno e al corpo docente. Ai singoli corsi viene inoltre assegnato un progettista didattico interno per aiutare a sviluppare ogni corso e monitorare le milestone e i feedback.

La scuola usa l'automazione del flusso di lavoro in Smartsheet per collaborare con il personale e il corpo docente inviando automaticamente notifiche sulle milestone e sulle scadenze dei corsi a personale e docenti e per automatizzare il processo di revisione del programma della scuola, che include un sistema di approvazione dei corsi per docenti e Dean dei programmi. Inoltre, la scuola usa Smartsheet per gestire le misure di valutazione chiave alla fine di un corso. Ogni membro del corpo docente invia una valutazione del corso in Smartsheet, e queste informazioni vengono inviate automaticamente ai Dean dei programmi e misurate rispetto ai risultati dei programmi della scuola. Inoltre, Smartsheet aiuta la scuola a ottimizzare le revisioni dei programmi, identificare i libri di testo e connettersi alla biblioteca per ordinarli.

La scuola usa Data Shuttle per caricare automaticamente su Smartsheet i dati di coordinamento dei corsi dal sistema interno di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) Banner. Collegando Banner con Smartsheet, la scuola può mappare corsi e crediti, visualizzare i parametri attuali per l'iscrizione e creare orari dei corsi in tempo reale con dati live provenienti da Banner ogni giorno.  

Mappatura dei corsi agli obiettivi e ai risultati 

Grazie a Smartsheet, la School of Nursing semplifica il coordinamento dei corsi e la gestione dei progetti, mappando al contempo ogni progetto agli obiettivi e alle iniziative della scuola. In particolare, il dipartimento Online Learning and Instructional Technology utilizza fogli e report per identificare i corsi che soddisfano gli obiettivi di apprendimento e quelli che, invece, si discostano da tali obiettivi. 

"Con il nostro sistema 'map and gap' per monitorare l'accreditamento in Smartsheet, possiamo facilmente vedere se un corso non è strettamente mappato a un obiettivo, in modo da poter determinare se è necessario riprogettare il piano di studi", afferma Liwosz.

La scuola ha anche iniziato a usare Smartsheet insieme all'intelligenza artificiale (IA) per alcune parti del processo di pianificazione strategica. In occasione di una recente riunione sulla pianificazione strategica tra personale e corpo docente, la scuola ha creato delle domande per arrivare a obiettivi specifici, ha registrato le risposte alle domande in Smartsheet, quindi ha usato OpenAI per generare le possibili strategie. "Alla fine dell'incontro, avevamo un elenco di potenziali strategie in Smartsheet e le abbiamo utilizzate per iniziare a sviluppare un piano strategico con quattro obiettivi principali", afferma Liwosz. Il team segue i progressi verso gli obiettivi in un'unica dashboard di pianificazione strategica Smartsheet, e questo ci aiuta a essere più proattivi nel supportare le iniziative in corso.

Maggiore visibilità con le dashboard per studenti, corpo docente e personale

La School of Nursing usa le dashboard in Smartsheet per consentire a studenti, corpo docente e personale di accedere facilmente a risorse, progetti e corsi importanti. Ad esempio, una dashboard dell'hub delle risorse Smartsheet offre agli studenti un luogo in cui visualizzare eventi, informazioni sui corsi e risorse tecnologiche. "L'hub di risorse e la dashboard sono importanti per aiutare i nostri studenti a gestire le loro giornate e la loro esperienza accademica in generale", afferma Liwosz. "I siti web sono più statici, quindi le dashboard sono un modo molto più dinamico di fornire le risorse di cui gli studenti hanno bisogno". Una dashboard simile per il corpo docente offre risorse didattiche come la valutazione del corso per consentire un insegnamento più efficace. L'automazione del flusso di lavoro aiuta inoltre la scuola a tenere traccia delle richieste di ferie e permessi retribuiti del corpo docente. Ogni richiesta inserita dai membri del corpo docente in Smartsheet viene inviata automaticamente a un supervisore che l'approva o la rifiuta. Liwosz usa inoltre Smartsheet per gestire facilmente i contratti di proprietà intellettuale per lo sviluppo di corsi con i fornitori.

La scuola si affida a Smartsheet anche per la gestione dell'onboarding del corpo docente e del personale, con una dashboard che visualizza un elenco di requisiti come computer, risorse didattiche e uffici per ogni nuovo dipendente.

Risparmiare tempo digitalizzando e automatizzando i processi chiave

La School of Nursing ha eliminato il lavoro manuale per i processi aziendali chiave. "Grazie a Smartsheet, abbiamo eliminato molte attività manuali relative alla revisione del programma, alla mappatura degli accrediti e ai processi di gestione dei contratti, risparmiando molto tempo sul piano amministrativo", afferma Liwosz. "Smartsheet automatizza la revisione e l'approvazione del programma, così non devo più inviare e-mail e raccogliere firme per l'approvazione da parte di più dipartimenti. Smartsheet mi fa risparmiare diverse ore a settimana perché mi ha aiutato a semplificare questo processo."

Smartsheet fornisce alla scuola l'infrastruttura di cui ha bisogno per avere successo organizzando la gestione dei progetti e garantendo che la scuola possa scalare e continuare a migliorare i flussi di lavoro e i processi chiave. Smartsheet offre inoltre alla scuola un controllo migliore con la governance per gestire la privacy e la sicurezza e garantire la conformità a norme e procedure. Di conseguenza, la School of Nursing può concentrarsi di più sulla sua missione di formare infermieri per fornire assistenza sanitaria di alta qualità e rispettosa del paziente. 

"Smartsheet mi ha aiutato ad accrescere le mie competenze e la mia capacità di comprendere come le persone apprendono, si organizzano e lavorano", afferma Liwosz. "È anche diventato uno strumento fondamentale per aiutare i nostri docenti a concentrarsi sulla fornitura della migliore istruzione possibile ai nostri studenti".
 

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