La California State University monitora senza problemi progetti IT e guida i dipendenti che tornano in ufficio in modo sicuro grazie a Smartsheet

La California State University (CSU) è la più grande università pubblica quadriennale degli Stati Uniti, che istruisce oltre 450.000 studenti in 23 campus nell‘intero stato. La CSU offre oltre 4.000 programmi di laurea progettati per consentire agli studenti di diventare leader nella forza lavoro in evoluzione.

Come molti istituti pubblici di istruzione superiore, la CSU sta cercando di consolidare il suo ambiente IT a causa dei limiti di budget. “Nell‘IT, comunichiamo tramite e-mail, videoconferenze, chat e altri strumenti. Non c‘è molta coesione e siamo sempre alla ricerca di un‘unica piattaforma per fornire servizi migliori in tutti i campus”, afferma Karen Malone, analista operativa per l‘IT presso il California State University Office of the Chancellor.

Il team IT della CSU in passato usava e-mail e file condivisi per tenere traccia di tutto, dai progetti IT ai budget fino alle richieste di trasferta. In tal modo, trovare le informazioni di cui avevano bisogno risultava difficile e dispendioso in termini di tempo. “Ci affidavamo per lo più a un continuo scambio di e-mail per ottenere aggiornamenti sullo stato del progetto”, afferma Malone. “Perdevo molto tempo a cercare i file e a passare da una piattaforma all‘altra per trovare le informazioni.” Tutto questo complicava inutilmente lavoro e processi, come le revisioni degli stipendi.

“Per una normale revisione dello stipendio, manager e risorse umane dovevano scambiarsi continuamente la documentazione per parlare e motivare un aumento salariale. Si andava avanti per un po‘, e anche il processo effettivo di presentazione delle informazioni per le revisioni degli stipendi era complesso”, afferma Malone. “Le persone a volte compilavano il modulo sbagliato perché non era chiaro di quale modulo avessero bisogno”.

Inoltre, poiché ai dipendenti della CSU veniva richiesto di rientrare negli uffici universitari dopo diversi anni di lavoro da remoto, il team IT era incaricato di gestire questo progetto a livello di campus. “Ci sono stati concessi due mesi per aiutare 240 dipendenti a rientrare in un ufficio vuoto, quindi abbiamo dovuto pianificare rapidamente la consegna di mobili e computer, l‘infrastruttura IT e la disposizione dei posti”, afferma Malone.

Il team IT aveva bisogno di un unico strumento per semplificare questi progetti e processi e migliorare la comunicazione. Malone e il suo team lo hanno trovato in Smartsheet. “Smartsheet è il nostro principale strumento di monitoraggio e comunicazione del progetto”, afferma Malone. “Abbiamo iniziato a utilizzare Smartsheet qui e nel team amministrativo, ed è andato a vantaggio dell‘intero reparto IT, delle risorse umane e anche dell‘ufficio del CEO che si occupa del budget.

Dalla gestione di piccoli progetti IT alla promozione di grandi iniziative strategiche 

Dopo aver utilizzato Smartsheet per gestire alcuni progetti IT più piccoli, Malone sapeva di poter utilizzare la piattaforma per semplificare altri processi e iniziative più grandi, come l‘RTO. “Sapevo che i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet semplificano tutto e fanno risparmiare tempo”, dichiara.

Malone ha ottenuto l‘approvazione della direzione e ha creato in Smartsheet una soluzione di gestione dei progetti per l‘iniziativa RTO. Il team usava i fogli per tenere traccia delle programmazioni per tutte le workstation, le postazioni, i laptop e altre attrezzature da predisporre. Poiché molti dipendenti erano ansiosi di tornare in ufficio, il team è stato in grado di creare panoramiche grafiche dei posti a sedere e di condividerle con i dipendenti che utilizzavano Dynamic View, in modo che potessero visualizzare le loro postazioni e prepararsi in anticipo.

Oltre a utilizzare Smartsheet per gestire il processo di RTO, il team IT ha creato una soluzione standardizzata di revisione degli stipendi per semplificare l‘intero processo. La soluzione utilizza i flussi di lavoro automatizzati per aiutare i manager a rispondere facilmente alle domande delle risorse umane. “In passato, quando le risorse umane avevano domande, c‘era un continuo scambio di e-mail con i manager per avere informazioni sui motivi delle revisioni, e a volte le revisioni andavano perse”, afferma Malone. “Ora, le risorse umane sono incluse nell‘intero processo, il che rende più facile ottenere le motivazioni e approvare una revisione.”

Il team IT della CSU ha creato una dashboard per semplificare la ricerca di informazioni, il monitoraggio e il reporting di tutti questi progetti e processi e per migliorare la comunicazione interna. 

“Ho creato una dashboard di amministrazione IT che funge da sportello unico per la gestione dei processi dell‘ufficio”, afferma Malone. Ora, se sono in riunione, basta che dia un‘occhiata alla dashboard per vedere le informazioni più recenti, invece di dovermi mettere a cercare quei dati.”

Rientro in ufficio di 240 dipendenti e risparmio sul tempo amministrativo

Utilizzando Smartsheet per gestire l‘intera iniziativa RTO dall‘inizio alla fine, il team IT della CSU ha rispettato senza problemi la timeline di due mesi per il ritorno in ufficio. “Abbiamo riportato tutti i 240 dipendenti in ufficio entro la data prevista, perché Smartsheet ci ha reso facile gestire l‘intero processo, dalla creazione delle mappe dei piani all‘ordine e alla consegna delle attrezzature”, dichiara Malone. “Ci ha fatto risparmiare almeno 30 ore al mese, che altrimenti avremmo dedicato ad attività banali come ordinare laptop, monitorare i permessi di parcheggio e assegnare le chiavi dell‘ufficio alle persone giuste.”

Aumentando l‘efficienza con questa soluzione, Malone stima che il reparto IT della CSU sia stato in grado di evitare l‘assunzione di due dipendenti a tempo pieno aggiuntivi per aiutare a gestire il lavoro aggiuntivo. 

“Il nostro team ha visto un aumento del carico di lavoro, ma grazie a Smartsheet abbiamo avuto abbastanza tempo a disposizione per portare a termine quel lavoro senza problemi”, afferma Malone.

Maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti

Automatizzando il processo di revisione degli stipendi con Smartsheet, la CSU ha aiutato i manager ad approvare quasi tutte le richieste di revisione. 

“In passato, solo il 10-15% dei dipendenti che inviavano richieste di revisione degli stipendi riusciva nell‘intento. Ora, grazie al processo migliorato con Smartsheet e al fatto che tutti conoscono le fasi necessarie, il numero è aumentato tra il 75 e l‘80%”, afferma Malone. “Sono soldi che tornano nelle tasche dei dipendenti.”

Maggiore utilizzo di Smartsheet grazie alla facile adozione

Malone ha sfruttato la sua esperienza con Smartsheet per diventare una promotrice interna, organizzando con successo una serie giornate dedicate a Smartsheet e presentazioni di Smartsheet trimestrali per formare i nuovi dipendenti. “Grazie agli Smartsheet Days, abbiamo aumentato le nostre licenze da 550 a più di 800”, afferma Malone. Malone ha anche implementato una dashboard per le novità di Smartsheet a cui i dipendenti possono accedere per compilare un modulo se hanno bisogno di assistenza con le relative funzionalità. I dipendenti ricevono una notifica e-mail automatica una volta compilato il modulo e vengono indirizzati a un calendario per la prenotazione di un appuntamento con Malone e il suo team. “È sorprendente che il nostro utilizzo di Smartsheet sia iniziato con un progetto così piccolo e sia cresciuto così rapidamente tra i diversi dipartimenti universitari”, dichiara Malone. 

“Smartsheet ha trasformato anche la mia carriera professionale. È grazie a Smartsheet che sono dove sono oggi, in termini di posizione e di stipendio. Mi ha semplificato il lavoro IT e ora posso dedicare il mio tempo a concentrarmi sugli obiettivi strategici dell‘università, come aiutare a formare i nostri studenti in tecnologie emergenti come l‘intelligenza artificiale e sfruttare meglio il nostro budget.”

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