La Albany State University usa Smartsheet per assicurare il successo degli studenti e dare ai docenti più tempo per insegnare

La Albany State University, situata ad Albany, in Georgia, ha una storia ricca e diversificata. Fondata nel 1903 come Albany Bible and Manual Training Institute, la scuola divenne parte del sistema universitario della Georgia nel 1932 e fu ribattezzata Albany State College nel 1943. Nel 1996, la scuola divenne la Albany State University, la più grande università storicamente nera in Georgia e una delle 15 più grandi università storicamente nere negli Stati Uniti. Più di 6.000 studenti attualmente frequentano la scuola, che offre una vasta gamma di programmi di laurea, baccalaureato, diploma e certificazione.

La Albany State si impegna ad aiutare i suoi studenti e docenti a raggiungere l'eccellenza attraverso quattro finalità e obiettivi strategici: accesso e successo degli studenti; sostenibilità dello stato istituzionale e stewardship (gestione etica) responsabile; partenariato e competitività economica; sviluppo della leadership e coinvolgimento dei dipendenti. Da diversi anni, l'università usa Smartsheet per supportare questi obiettivi. "Smartsheet ci aiuta a raggiungere almeno i primi due obiettivi strategici per la nostra università", afferma la dott.ssa Dorea Hardy, Senior Instructional Designer presso la Albany State University.

"Stiamo concretizzando il primo obiettivo – l'accesso e il successo degli studenti – usando Smartsheet per gestire la verifica delle presenze per la nostra facoltà, identificare quando gli studenti sono a rischio di non superare un corso e aiutare i docenti a migliorare la qualità dei loro corsi. Supportiamo anche il nostro obiettivo di stewardship usando Smartsheet per essere più efficienti e responsabili con gli strumenti e le risorse di cui già disponiamo."

Prima di Smartsheet, il precedente preside usava fogli di calcolo per estrarre i dati dal sistema informativo relativo agli studenti e dal sistema di gestione dell'apprendimento della scuola. "Ha dovuto provare a unire manualmente i dati dei due sistemi e ha faticato a creare rapidamente i report", afferma Hardy. "I nostri presidi e decani di dipartimento non hanno il tempo di creare report basati sui dati: devono concentrarsi sull'istruzione". 

Sempre più spesso, presidi e decani dell'università hanno chiesto a Hardy e al suo team di apprendimento a distanza di creare più report che mostrassero i dati di studenti e docenti. "Ci è stato chiesto di avere più report, e questo è stato impegnativo perché avevo già assunto compiti extra come direttore ad interim, quindi non avevo tanto tempo", afferma Hardy. "Avevamo bisogno di qualcosa per semplificare la creazione dei report."

Uso di Smartsheet per identificare gli studenti a rischio, gestire lo sviluppo dei corsi e automatizzare i controlli dei voti

Quando il precedente CIO dell'università ha iniziato a usare Smartsheet per la gestione dei progetti, ha suggerito a Hardy di provarlo. "Rispetto a dover codificare moduli personalizzati, Smartsheet ha semplificato tutto", afferma. Hardy ha scoperto quindi due funzioni: Data Shuttle , che consente agli utenti di caricare dati da database a e da Smartsheet, e Dynamic View, che consente agli utenti di condividere i dati con determinate persone per la visualizzazione e la modifica. "Una volta che ho visto cosa potevano fare queste funzionalità, mi sono innamorato di Smartsheet", afferma Hardy.

Hardy e il suo dipartimento usano Data Shuttle e Dynamic View per raccogliere automaticamente i dati dai sistemi di gestione delle informazioni e dell'apprendimento degli studenti per visualizzare informazioni aggiornate sulle presenze e sui voti in una dashboard per docenti e cattedre. I docenti e il personale di diversi college e del dipartimento degli affari accademici dell'università utilizzano i dati per verificare rapidamente se uno studente è a rischio di bocciatura. 

La Albany State si affida a Smartsheet per gestire lo sviluppo e la revisione dei corsi, offrendo ai docenti la possibilità di inviare automaticamente i contenuti dei corsi su richiesta del team di Hardy. Facoltà, decani, presidi di dipartimento e consulenti per l'apprendimento a distanza possono rivedere i corsi in moduli Smartsheet. I consulenti per l'apprendimento a distanza utilizzano Smartsheet per accedere a un report mensile per visualizzare statistiche e tendenze relative a corsi specifici.

La Albany State usa Smartsheet anche per aiutare i decani e i presidi di dipartimento a tenere traccia del processo di valutazione dei corsi di facoltà. Ad esempio, usa report Smartsheet personalizzati per verificare se gli istruttori online abbiano effettuato l'accesso ai corsi e abbiano valutato il lavoro in classe degli studenti in modo tempestivo. Inoltre, il team di Hardy collabora con il centro di testing dell'università per gestire la supervisione dei test tramite Smartsheet. Gli studenti si registrano online per le sedi dei supervisori e i dati fluiscono automaticamente in Smartsheet. Questo attiva un flusso di lavoro in Smartsheet che invia tramite e-mail le informazioni su luogo e ora a supervisori e docenti. "In passato, il nostro personale impiegava almeno 30 minuti per registrare e verificare le singole posizioni dei test e i supervisori", afferma Hardy. "Con Smartsheet, ci vogliono solo pochi minuti per controllare rapidamente queste informazioni."

Concentrarsi sull'insegnamento anziché sulle attività amministrative

Utilizzando Smartsheet, gli educatori della Albany State possono concentrarsi maggiormente sull'insegnamento, perché dedicano meno tempo a cercare dati e creare report. "Decani, presidi e istruttori possono ora visualizzare qualsiasi corso a colpo d'occhio", afferma Hardy. "In termini di sviluppo e revisione dei corsi, possiamo scaricare le attività tramite Smartsheet per semplificare le cose. Gli insegnanti devono solo inviarci i loro contenuti, e Smartsheet si occuperà di tutto il resto." I docenti hanno anche accesso a dati aggiornati, che forniscono le ultime statistiche sul numero di istruttori che accedono ai corsi e valutano il lavoro in classe in tempo. "Ora, decani e presidi hanno questi dati ogni volta che ne hanno bisogno, e sono dati nuovi invece di essere vecchi di una settimana", afferma Hardy.

Hardy e il suo team possono anche creare report per decani e presidi più velocemente di prima.

"Prima di Smartsheet, il nostro direttore poteva creare un report solo una volta alla settimana perché doveva estrarre i dati dai nostri sistemi di gestione delle informazioni e dell'apprendimento degli studenti, combinarli e quindi filtrarli", afferma Hardy.

"Usando Smartsheet, posso eseguire questi report ogni giorno perché tutto è automatizzato ed è fondamentalmente solo un'attività di trascinamento della selezione. Qualcosa che prima richiedeva quattro ore al giorno ora richiede solo 30 minuti". Di conseguenza, Hardy può dedicare più tempo allo sviluppo dei corsi e alla progettazione didattica.

Aiutare gli studenti ad avere successo

I docenti della Albany State possono utilizzare Smartsheet per monitorare gli studenti a rischio e aiutarli a riprendere il percorso in modo proattivo, in modo che superino i corsi. "Consultando le dashboard di Smartsheet, i docenti possono vedere facilmente quali studenti sono a rischio e offrire il necessario supporto come tutor", afferma Hardy.  

"Gli studenti dovrebbero poter vedere i loro voti durante il semestre. Perché non è un riflesso accurato di come stanno realmente andando", afferma Hardy. "Possiamo fornire report utilizzando i dati Smartsheet per far sapere a presidi e decani che i docenti tengono aggiornati i registri, in modo che gli studenti sappiano come stanno andando in qualsiasi momento, il che li aiuta a capire se hanno bisogno di un tutor".

Sfruttando i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet, gli studenti della Albany State possono trascinare e rilasciare i documenti e inviarli al centro di scrittura online dell'università per la revisione. "Questo aiuta gli studenti a ottenere un feedback rapido prima di inviare documenti per la valutazione", afferma Hardy. 

Smartsheet aiuta inoltre l'università a mantenere l'integrità accademica verso un modello di apprendimento ibrido. "Il nostro obiettivo è quello di avere un repository di corsi di alta qualità approvati per la consegna online", afferma Hardy. "Non vogliamo solo dire ai docenti di insegnare online, vogliamo aiutarli a fornire la migliore esperienza educativa per gli studenti. Smartsheet ci aiuterà a raggiungere questo obiettivo."
 

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