Balt usa Smartsheet per semplificare i processi interni dedicati al trattamento delle malattie neurovascolari

Poco dopo la sua fondazione in Francia nel 1977, Balt Group ha introdotto uno dei primi dispositivi di intervento neurovascolare al mondo. Quarantasei anni dopo, Balt è diventata un produttore globale di apparecchiature mediche con 700 dipendenti in 10 paesi. L'azienda ora collabora strettamente con medici e istituzioni sanitarie per sviluppare dispositivi medici per il trattamento di ictus e altre malattie neurovascolari. 

Man mano che l'azienda continuava a crescere, il team IT aveva bisogno di creare e implementare più rapidamente soluzioni per supportare tale crescita. "Dobbiamo consegnare i nostri prodotti in modo tempestivo per aiutare le persone a curare le loro condizioni, quindi è molto importante per noi impostare soluzioni interne che siano da supporto. Questo è anche il modo in cui rimaniamo leader dell'innovazione", afferma Kheng Ang, direttore IT per le operazioni globali di Balt. I sistemi aziendali esistenti dell'azienda, inclusa una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), non avevano l'agilità richiesta dall'IT. "Apportare modifiche al sistema ERP richiedeva molto tempo e non era facile da usare", afferma Ang. 

Anche i sistemi interni di Balt non erano adatti alla collaborazione. "Abbiamo un gruppo eterogeneo di uffici di produzione, distribuzione e vendite in tutto il mondo, e tutti si affidavano a fogli di calcolo ed e-mail per comunicare sui progetti. Volevamo garantire maggiore coerenza nei processi", afferma Ang.

Creazione di app per approvazione di richiesta e ticketing IT in Smartsheet

Ang e il suo team hanno iniziato a usare Smartsheet nel 2021, inizialmente per la gestione dei progetti. "Abbiamo iniziato a usare Smartsheet per ottimizzare i progetti e migliorare la collaborazione", afferma. "Alla fine, abbiamo iniziato a creare soluzioni in Smartsheet e abbiamo lanciato un programma per utenti esperti." Il team IT ha quindi creato il proprio Centro di eccellenza Smartsheet interno, creando soluzioni per diversi reparti e portando Smartsheet nei portfolio dei sistemi aziendali dell'azienda. "Oggi siamo quasi come il fornitore di software dell'azienda e Smartsheet è il nostro strumento principale", afferma Ang.

Una delle prime soluzioni a livello aziendale che Balt ha creato in Smartsheet è stato un sistema di richiesta di ordini d'acquisto per gestire le richieste di acquisto interne di qualsiasi cosa, dalle materie prime di produzione ai laptop dei dipendenti. "In precedenza, le richieste di acquisto venivano approvate tramite e-mail o moduli di fogli di calcolo. Il processo supportava solo due responsabili dell'approvazione e dovevamo aumentarne il numero man mano che più reparti iniziavano a usarlo", afferma Ang. 

Balt ha creato un nuovo sistema di richiesta usando i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet. Il sistema supporta fino a otto responsabili dell'approvazione e determina automaticamente a quale di loro inviare un modulo di richiesta di acquisto. "Ora, il processo riceve una revisione e un'approvazione adeguate da parte dei team giusti, e va anche nel nostro sistema ERP in modo che il reparto finanziario possa monitorarlo e garantire che tutto sia pagato in tempo", afferma Ang. "Abbiamo iniziato a utilizzare il nuovo sistema negli Stati Uniti e lo abbiamo implementato a livello globale dopo aver ricevuto alcuni feedback da altri team". La soluzione di richiesta si basa sul generatore di documenti Smartsheet per produrre automaticamente PDF delle richieste approvate, comprese le firme digitali dei responsabili dell'approvazione, che diventano poi ordini di acquisto.

Balt ha usato anche Smartsheeet WorkApps per integrare rapidamente un'app di ticketing IT con Smartsheet, così che il personale IT potesse usare un unico posto per gestire i ticket di assistenza IT o cercare informazioni nel knowledge base dell'azienda.

"Non avevamo una piattaforma di ticketing IT abbastanza buona e intuitiva, e Smartsheet ha cambiato questa situazione", afferma Ang.

Ang ha anche creato una dashboard ERP che visualizza il tempo di attesa stimato per i ticket, in modo che gli utenti interni sappiano quando aspettarsi che il loro ticket venga lavorato. Attualmente, il team IT riceve 170 ticket di supporto mensili tramite l'app.

Più di recente, il team IT di Balt ha usato Smartsheet per creare una soluzione per le risorse umane che semplificasse il processo di assunzione e cessazione dei dipendenti.

Un modo semplificato per creare soluzioni aziendali

Balt si è affidata alla facilità d'uso di Smartsheet per creare e implementare il suo sistema di richiesta e l'app di ticketing IT. "Smartsheet è molto intuitivo e ci offre una piattaforma per creare rapidamente soluzioni per la nostra azienda", afferma Ang. "È uno strumento low-code che lo rende facile da costruire, anche se non sei un ingegnere del software. Ad esempio, un analista junior del mio team, praticamente senza esperienza di sviluppo, ha creato per me un progetto in un mese, senza alcun problema."

Smartsheet è anche semplice da usare per i leader aziendali Balt, che usano le dashboard Smartsheet per rivedere e approvare rapidamente le richieste di acquisto. "Lo strumento di richiesta di acquisto doveva essere abbastanza intuitivo da consentire ai nostri amministratori delegati di poterlo utilizzare in modo efficace. Questo è qualcosa che possono facilmente fare sui loro dispositivi mobili ", afferma Ang.

45% delle richieste approvate in un giorno

Con la nuova soluzione Smartsheet per le richieste di acquisto, Balt è in grado di approvare il 45% delle richieste entro un giorno lavorativo e quasi il 100% entro cinque giorni lavorativi. "Approvare le richieste più velocemente in Smartsheet significa che l'azienda si muove più velocemente e, in ultima analisi, possiamo completare i nostri prodotti e distribuirli ai clienti in tempo", dichiara Ang.

"In passato, usavamo carta ed e-mail e non avevamo parametri per monitorare l'efficienza in questo processo. Ora siamo molto più efficienti, nonostante il fatto che ora abbiamo fino a otto responsabili dell'approvazione invece che solo due. E questo significa che il nostro team acquisti non deve più perdere tempo a inseguire le approvazioni."

I flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet hanno inoltre migliorato la collaborazione tra il personale Balt dislocato in vari luoghi. "Smartsheet è uno straordinario strumento di collaborazione che ci consente di automatizzare i processi in tutto il mondo", afferma Ang. "In passato i dipendenti di vari team dovevano provare a lavorare insieme tramite e-mail o applicazioni di chat, ma ora possono lavorare con le nostre soluzioni Smartsheet e completare facilmente le attività, con avvisi che notificano automaticamente a qualcuno se un'attività non viene completata entro una certa data."

Scalabilità per andare incontro alla crescita

Balt si sta espandendo a livello globale ed è alla ricerca di modi rapidi e innovativi per migliorare i processi interni. L'azienda è fiduciosa che Smartsheet possa supportare questi piani.

"Non devo preoccuparmi delle soluzioni che creiamo in Smartsheet. Se inizio con un solo utente e ho bisogno di crescere rapidamente fino a centinaia di utenti, so che questa soluzione può diventare scalabile e crescere con noi", afferma Ang.

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