American Roofing velocizza gli acquisti e abbatte i costi con il generatore di documenti di Smartsheet

In oltre 100 anni, American Roofing & Metal è cresciuta, trasformandosi da una piccola impresa edile nella principale ditta di costruzione di coperture per tetti della regione. Oggi i volumi sono diventati troppo alti per affidarci a processi di archiviazione delle informazioni basati su carta e manuali per gestire gli acquisti, la pianificazione e altre attività aziendali. Grazie all'aiuto della nuova funzionalità di Smartsheet, che include uno strumento per la generazione di documenti e moduli con logica condizionale, American Roofing ha reso più professionale e veloce le attività di acquisto e assunzione e altri lavori amministrativi, risparmiando tempo e denaro e potenziando al contempo l'immagine professionale.

"L'azienda è cresciuta di quasi cinque volte in appena tre anni", afferma Rob Waite, vicepresidente esecutivo di American Roofing. "Scalare l'infrastruttura IT era diventata la nostra preoccupazione principale. Non si poteva continuare a fare ricorso a nuove persone per risolvere il problema; era più una questione profondamente legata ai processi, che richiedeva di colmare un divario con tecnologie di automazione e collaborazione adeguate."

American Roofing serve aree residenziali, commerciali e industriali in Louisville, Lexington, Cincinnati e nell'ampia regione circostante. Waite descrive le coperture dei tetti come la parte "ad alta velocità" del processo di costruzione, l'ultima fase di un progetto edilizio che viene spesso accelerato per rispettare una scadenza impellente. Gli appalti possono entrare il giovedì con inizio dei lavori il lunedì successivo. Significa che c'è poco tempo per reperire i materiali edilizi, assegnare e programmare le attività per i lavoratori e garantire che tutte le certificazioni richieste siano state acquisite. Come ulteriore ostacolo, i processi aziendali manuali di American Roofing rendevano difficile muoversi alla velocità richiesta dai clienti.

"In passato, molto dipendeva da due cose: conoscenze di settore e fogli di calcolo ovunque", ricorda Waite. "Non c'era modo di consultare le informazioni e creare un posto in cui conservarle tutte era oneroso sul piano amministrativo. Avevamo bisogno di archiviare le informazioni in una posizione centralizzata a cui fosse molto semplice accedere da qualsiasi dispositivo, ovunque ci si trovasse e in qualunque momento. E il processo doveva essere il più automatizzata possibile."

Waite aveva implementato Smartsheet alla American Roofing circa tra anni prima per semplificare la transizione della leadership e mettere in contatto tra loro diversi reparti dell'azienda. Si è presto reso conto che il problema principale per l'azienda era la generazione dei documenti e l'immissione di dati duplicati, due problematiche che potevano essere risolte con due nuove funzioni della piattaforma, il generatore di documenti e la logica condizionale nei moduli.

Il generatore di documenti trasforma gli acquisti

La maggior parte dei clienti e dei vendor di American Roofing richiedono ordini d'acquisto cartacei per soddisfare i requisiti di audit e supervisione. La loro generazione era un processo laborioso di copia di dati dalla documentazione del progetto di Smartsheet in un modello PDF modificabile. Waite era alla ricerca di soluzioni per automatizzare il processo di trasferimento dei dati quando Smartsheet ha annunciato la versione beta del generatore di documenti.  

"La generazione di un documento era ancora una sfida importante a più mani e con una notevole attività di correzione", ricorda Waite. "Quando è uscita, ho provato la versione beta del generatore di documenti. Nel giro di 24 ore, avevamo creato un sistema di acquisto completamente nuovo."

Con il vecchio processo, gli ordini d'acquisto venivano inviati tramite fax ai vendor, corredati da telefonate per confermare l'ordine e definire una data di consegna. A volte ciò richiedeva diversi giorni. Con il generatore di documenti, una volta che un acquisto viene approvato, con la semplice pressione di un pulsante, l'amministratore può inviare automaticamente l'ordine di acquisto con un'e-mail provvista di apposito link per confermarne la ricezione e di uno strumento che permette di scegliere la data di consegna preferita sul calendario. La risposta viene inviata automaticamente al sistema di American Roofing, dando al team di progetto le informazioni di cui ha bisogno per iniziare a impegnare i lavoratori richiesti dall'ordine.

"L'intero processo viene completato nel giro di un'ora al massimo per circa i tre quarti degli ordini d'acquisto che lavoriamo", sostiene Waite. "Dal momento dell'approvazione al passaggio al fornitore, fino all'indicazione da parte di quest'ultimo della data di consegna, il responsabile sa quando arriveranno i materiali. E ci vuole solo una persona per fare tutto questo, semplicemente cliccando su "genera documento". È un enorme risparmio di tempo, che permette alle persone di dedicarsi a lavori di maggior valore anziché alle scartoffie amministrative."

Il processo ottimizzato aiuta inoltre l'azienda a risparmiare sul piano economico. Invece di accumulare scorte nel caso non sia possibile ricevere rapidamente i materiali edili per un determinato progetto, l'azienda può emettere ordini in batch sulla base del progetto e stipulare con i produttori accordi in esclusiva a prezzi vantaggiosi.

Creazione rapida di lettere di offerta per i neoassunti

American Roofing usa il generatore di documenti anche per generare lettere di offerta per il personale da assumere. Quando il responsabile delle assunzioni è pronto per estendere un'offerta, con un clic crea una lettera personalizzata con il pagamento e altri dettagli, pronta per il manager e il candidato che dovranno solo firmarla al momento del colloquio conclusivo. Ciò consente a tutti di avviare immediatamente i processi preliminari all'assunzione, come lo screening antidroga, i controlli delle esperienze pregresse e la formazione OSHA.

"I candidati sono particolarmente affascinati da questo processo", sostiene Waite. "Magari hanno già sostenuto colloqui con altre aziende e non hanno mai ricevuto quel tipo di riscontro. Questo processo ci aiuta anche a ridurre i tempi tra il momento in cui si avvia un processo di assunzione e il momento in cui il neoassunto può diventare operativo. Se possiamo ridurre questo arco temporale anche solo di qualche giorno, è già un enorme vantaggio e tutto inizia sempre dalla lettera di offerta."

Waite e i suoi colleghi pianificano di usare il generatore di documenti per altri processi correlati ai documenti quali offerte commerciali, invii di progetti e ordini di modifica. Automatizzando le fasi principali del processo di proposta e costruzione, American Roofing può rispondere più velocemente a opportunità e documentare eventuali modifiche che possono incidere sui costi, evitando sorprese al momento della fattura finale. E, secondo Waite, la sua piattaforma piace anche gli auditor; il processo di approvazione dei documenti integrato protegge i dati e, secondo il suo esperto HR, non serve investire in un sistema informativo per risorse umane (HRIS) dispendioso per realizzare ciò che Smartsheet offre già.

Immissione delle informazioni a prova di errore ed eliminazione dei moduli duplicati

I team addetti alle coperture dei tetti devono aggiornare i dettagli dei progetti quando si trovano sul cantiere, Waite crea quindi moduli Smartsheet che semplificano ai team l'acquisizione delle informazioni su dispositivi mobili. I suoi moduli precedenti erano lunghi, pieni di ogni minimo dettaglio a cui era possibile pensare. Poi Smartsheet ha introdotto la logica condizionale per i moduli e Waite ha potuto ottimizzare il processo di immissione dei dati per velocizzare il lavoro e prevenire gli errori.

"Un foglio di calcolo tradizionale funziona in orizzontale", sostiene Waite. "Ma quando hai centinaia di persone che lavorano dallo smartphone, la differenza tra una visualizzazione orizzontale e una visualizzazione verticale è enorme in termini di velocità con cui procedere. Stavo cercando alternative ai nostri moduli, giganteschi e complessi, quando Smartsheet ha introdotto la logica condizionale. Il modulo mostra solo gli elementi essenziali, ma quando immetti i dati che soddisfano determinate condizioni, appaiono le celle aggiuntive. Ciò aiuta l'immissione accurata dei dati perché le persone non possono seguire accidentalmente il percorso sbagliato."

Maggiore visibilità e professionalità con le dashboard e i report

Esattamente come i moduli semplificano l'immissione di dati cruciali, le dashboard Smartsheet permettono a Waite di personalizzare la reportistica destinata alle parti interessate. In questo modo può fornire ai dirigenti senior una visione chiara dello stato dei progetti, contrassegnando eventuali problemi tempestivamente in modo da poterli risolvere prima che facciano saltare la pianificazione o che portino allo sforamento dei costi.

Inoltre, ha potuto creare dashboard di attività personalizzate per il personale amministrativo, con un flusso di lavoro logico per la giornata, organizzando le attività in base alla loro priorità per dedicarsi subito a quelle più importanti. Mentre gli amministratori spuntano i progetti più importanti, vedono più chiaramente l'effetto dei loro sforzi per l'intera azienda. Questo processo genera anche una sana competizione nel personale per vedere chi riesce a raggiungere più risultati in un giorno.

Per gli appaltatori generali più grandi dell'azienda, Waite ha creato report sull'avanzamento del lavoro settimanali che includono tassi di produzione, immagini e altri dettagli chiave per tenere tutti informati. Non solo aiutano i clienti a tenere sotto controllo i loro progetti più importanti, ma contribuiscono a delineare un'immagine più professionale e trasparente di American Roofing.

"Poiché le coperture dei tetti rappresentano l'ultima fase del processo costruttivo, è difficile stabilire nel modo più professionale possibile la data conclusiva di un lavoro", afferma Waite. "Smartsheet ci ha aiutato non solo a velocizzare la risposta alle esigenze dei clienti, soprattutto per quanto riguarda il cartaceo, ma anche a migliorare la qualità di ciò che ricevono da noi. Ci aiuta veramente a migliorare la nostra reputazione, soprattutto presso i nostri fornitori che ora ci vedono più strategici e analitici rispetto a come ci percepivano nei primi tempi."

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