American Electric Power consolida i processi e accelera la risoluzione dei problemi con un'attenzione particolare alla riduzione dei costi

American Electric Power (AEP) è una società privata di servizi di pubblica utilità che vanta la più vasta rete di trasmissione in Nord America e fornisce energia elettrica a 5,5 milioni di clienti in 11 stati. Oltre a soddisfare la domanda di energia dei clienti in modo efficiente ed economicamente accessibile, l'AEP deve rispettare una serie di normative statali e federali, dando sempre priorità alla sicurezza dei clienti e dei dipendenti. Smartsheet consente ad AEP di creare soluzioni innovative a diversi problemi, con rapide procedure di verifica e implementazione che producono risultati più velocemente rispetto ai processi di sviluppo IT tradizionali. 

Smartsheet ha aumentato la velocità di condivisione delle informazioni così che i clienti possano ottenere informazioni in qualsiasi momento anziché aspettare che sia disponibile un rapporto manuale. La capacità di rendere disponibili i dati dove servono, su richiesta e tempestivamente, consente di migliorare il processo decisionale di AEP.

L'organizzazione per la pianificazione delle business unit di AEP è incentrata sui modi con cui l'azienda può servirsi della tecnologia per promuovere l'efficienza operativa, ridurre i costi e soddisfare le maggiori aspettative dei clienti in termini di rapida risposta.

Una difficoltà nel far progredire idee geniali in grado di aiutare clienti e dipendenti dipende dal fatto che possono trascorrere dai 12 ai 24 mesi per implementare un progetto completo. In questo lasso di tempo, è probabile che i team riprendano il loro modo abituale di lavorare, ostacolando così il gruppo che deve dedicarsi a un’innovazione.

Per adempiere agli obblighi della società di mantenere costi contenuti per i clienti e dimostrare al tempo stesso il valore delle sue decisioni, AEP era consapevole del fatto che una piattaforma low-code o no-code sarebbe stata una componente determinante del toolkit. Smartsheet consente ad AEP di verificare e perfezionare le soluzioni, con versioni pilota che mostrano il reale impatto sui profitti. Queste soluzioni possono essere realizzate con un processo di sviluppo IT o, in molti casi, implementate sin da subito con Smartsheet.

Soluzioni flessibili e riduzione dei costi

Al momento, AEP usa Smartsheet per acquisire con più efficienza i dati inviati dai team sul campo, migliorare la supervisione di misure di sicurezza e operazioni, aumentare la visibilità di programmi e iniziative per i membri del team e i dirigenti e definire chiaramente le responsabilità in una serie di reparti. I prodotti Smartsheet, inclusi Control Center, DataMesh e WorkApps offrono modelli coerenti, un miglior flusso di informazioni e una gestione del lavoro più personalizzata.

Una soluzione importante per AEP ha a che fare con il Damage to Outside Property (DOP). Se un incidente stradale danneggia un palo elettrico, AEP lavora con i suoi assicuratori per recuperare i costi di riparazione o sostituzione. Normalmente, la procedura per documentare il danno e stabilire la colpa iniziava con un modulo cartaceo, il "foglio blu", ma non era sempre chiaro quale persona del team sul campo avesse la responsabilità di raccogliere informazioni dai soccorritori o di gestire il processo. 

Ora viene utilizzato un modulo Smartsheet per raccogliere dati, foto e video, con metadati che mostrano l'ora e il luogo, per garantire un'accurata comprensione della scena dell'incidente. La soluzione DOP ha ridotto notevolmente il numero di richieste di risarcimento negate e ha permesso ad AEP di recuperare di più per i costi di riparazione. Una versione pilota della soluzione in due quartieri ha permesso di risparmiare $40,000 in due mesi, o una media di $10.000 al mese per quartiere. Espanderla a tutti i quartieri controllati da AEP vorrebbe dire un risparmio di $4,8 milioni di dollari l'anno per la società.

Un'altra soluzione Smartsheet dedicata al contenimento dei costi permette ai team di progettazione edile di AEP di gestire e assegnare le priorità ai progetti in maniera più efficace. In aggiunta ai programmi di costruzione e riparazione imposti dalle autorità di regolamentazione dei servizi pubblici di ogni stato, i team si occupano delle richieste dei clienti relative a riparazione e assistenza. Questi due tipi di progetti hanno priorità inferiore rispetto a una situazione che, ad esempio, richiede di risolvere un'interruzione di corrente ma, prima dell'adozione di Smartsheet, era difficile mantenere la visibilità per attività non urgenti ma comunque importanti. Ora i pannelli di controllo consentono ai team di monitorare e riassegnare le priorità agli interventi, così da raggrupparli in modo più efficiente, senza trascurare nulla. 

L'impatto diventa evidente nel caso di AEP Ohio, che serve 1,5 milioni di clienti. L'organizzazione sostituisce pali e altre apparecchiature, attiva l'utenza per nuovi clienti e lavora per mantenere integra quella dei clienti esistenti. Ciò richiede un piano degli investimenti di centinaia di milioni l'anno e migliaia di dipendenti. Con simili numeri, organizzare il lavoro delle squadre per renderlo più efficiente può essere decisivo.

I team sul campo hanno implementato diverse soluzioni Smartsheet in grado di aiutarli a risolvere problemi di comunicazione e condivisione dei dati quando si trovano fuori sede. Con le soluzioni ottimizzate per dispositivi mobili, gli addetti alla riparazione colmano i momenti vuoti nelle loro tabelle di lavoro cercando richieste di assistenza nelle vicinanze, senza dover guidare per chilometri fino a un centro assistenza per poi tornare indietro dal cliente. Anche gli incidenti di sicurezza possono essere tracciati più facilmente compilando un modulo sul dispositivo mobile e allegando le foto alla pratica; invece di essere archiviati in un cassetto, i dati vanno a finire in un foglio e possono essere analizzati al fine di identificare modelli che potrebbero evidenziare la necessità di aggiornamenti di apparecchiature, riqualificazioni del personale o nuove campagne di sensibilizzazione. 

AEP usa anche WorkApps by Smartsheet per creare singoli workspace per lo staff presso le centrali elettriche, così che possano acquisire i dati più facilmente dalle apparecchiature distribuite su un vasto territorio. All'interno della centrale, le persone si spostano da un luogo all'altro, salendo o scendendo fino a 13 piani o percorrendo chilometri in qualsiasi direzione, e non sempre hanno la possibilità di connettersi o comunicare. Mentre controllano la strumentazione o procedono alle misurazioni possono utilizzare Smartsheet su un dispositivo mobile per acquisire direttamente i dati, invece di scriverli su carta, e poi inserirli nel sistema una volta tornati alla postazione di lavoro. In questo modo i colleghi non devono aspettare la fine della giornata o il giorno successivo per essere aggiornati sui valori.

Tempo risparmiato e comunicazioni migliorate

I pannelli di controllo consentono alla dirigenza di monitorare in tempo reale lo stato di diversi progetti e problemi, senza aspettare che i report vengano completati e di essere richiamati. La maggiore velocità del processo decisionale è uno dei più grandi vantaggi offerti da Smartsheet. I pannelli di controllo consentono alla dirigenza di monitorare in tempo reale lo stato di diversi progetti e problemi, senza aspettare che i report vengano completati e di essere richiamati. Avendo a disposizione dati sempre aggiornati, AEP ha la possibilità di cambiare rotta in anticipo, in base alle necessità, e ciò determina un impatto reale su tutta l'azienda.

I team di marketing di AEP usano Smartsheet per sensibilizzare i consumatori. I pannelli di controllo rappresentano un punto centrale da cui rivedere e modificare i contenuti, oltre che pianificare e monitorare le comunicazioni sui vari canali, inclusi stampa, e-mail e social media. I team di marketing possono lavorare con più facilità con i fornitori esterni, controllando che i diversi tipi di messaggi siano indirizzati ai destinatari giusti, senza problemi di versione o duplicazione. 

Una delle principali priorità di AEP è il consolidamento dell'app, attività in cui Smartsheet svolge un ruolo di primo piano. Alcuni progetti sono stati convertiti in soluzioni Smartsheet più semplici; in altri casi, Smartsheet funge da strumento per gestire con più efficienza il monitoraggio e l'esecuzione insieme ad altri strumenti. Il fine ultimo è aiutare gli operatori sul campo a ridurre al minimo le disattenzioni.

L'acquisizione e l'accesso più efficiente ai dati consente al personale tecnico e di linea di concentrarsi nelle specifiche aree di competenza, senza perdere tempo a inserire dati. Gli strumenti che aiutano il personale sul campo a svolgere con attenzione le loro attività, ne salvaguardano l'incolumità. 

Una piattaforma di collaborazione che valica i confini di AEP

Il settore dei servizi di pubblica utilità non è competitivo per natura. Attraverso consorzi di settore quali Electric Power Research Institute (EPRI) ed Edison Electric Institute (EEI), i servizi di pubblica utilità condividono regolarmente best practice e risorse con altre società private di pubblica utilità come Florida Power & Light, Southern Company o Con Edison per migliorare efficienza, assistenza clienti e sicurezza. La piattaforma Smartsheet aiuta AEP a promuovere la collaborazione tra colleghi del settore. 

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