WOG Technologies riunisce i reparti, promuovendo la collaborazione e l‘efficienza

WOG Technologies è leader nella gestione dell‘acqua, delle acque reflue e delle energie rinnovabili. L‘azienda, operante in tutto il mondo, fornisce soluzioni tecnologiche e costruisce strutture per clienti industriali e municipali. “Abbiamo gli strumenti e le competenze giuste per affrontare i problemi più impellenti relativi alle acque reflue industriali e siamo orgogliosi di dare un importante contributo alla protezione dell‘ambiente”, spiega Sunil Rajan, Chief Executive Officer presso WOG Technologies. 

In WOG Technologies sono presenti team e reparti multipli che gestiscono un‘ampia varietà di progetti complessi, il che rende difficile la gestione con un unico campo visivo. “La precedente soluzione di gestione dei progetti in uso mancava di funzionalità in tempo reale, il che rendeva difficile per i nostri dipartimenti collaborare senza problemi”, osserva Rajan. “Avevo bisogno di una dashboard centralizzata per prendere rapidamente decisioni basate sui dati e guidare la crescita dell‘azienda.”

Costruire soluzioni applicando un metodo

L‘azienda si è rivolta a BlueTide Analytics, un partner di soluzioni Smartsheet Aligned Gold, per creare una suite di soluzioni Smartsheet. BlueTide Analytics ha condotto workshop con WOG Technologies per comprendere i flussi di lavoro esistenti, i punti deboli e le esigenze. “La nostra priorità era creare interfacce user-friendly e integrare in modo fluido i moduli inter-reparto”, spiega Rajan. 

Dopo un audit approfondito dei processi esistenti, il team ha proceduto alla creazione di soluzioni basate su Smartsheet per fornire a Rajan la visibilità di cui aveva bisogno.

“Le potenti funzionalità e lo sviluppo personalizzato di Smartsheet si adattano alle nostre esigenze e si integrano perfettamente con i nostri sistemi esistenti.” 

Unire e ottimizzare le risorse

Il team di BlueTide ha prima abbattuto i silos esistenti con moduli inter-reparto. “Questi moduli integravano perfettamente i dati provenienti da vari reparti, fornendomi informazioni in tempo reale su tutte le attività e i costi dell‘azienda”, osserva Rajan. “Ciò mi ha permesso di prendere rapidamente decisioni informate, il che a sua volta ha portato maggiore efficienza e agilità alle nostre operazioni. Quando viaggio, la prima cosa che apro la mattina per controllare è una dashboard.”

Dopo aver passato velocemente in rassegna ogni reparto, il team di BlueTide è passato a comprendere il ruolo di ciascun membro dello staff. “L‘allocazione ottimale delle risorse è fondamentale per noi, quindi il team ha creato uno strumento di pianificazione delle risorse umane (HR) basato su mappe di calore con report Power BI incorporati”, afferma Rajan. “Le dashboard di Smartsheet ci hanno aiutato a comprendere le capacità del team in tutti i progetti. Ciò ci ha consentito di allocare le risorse in modo più efficace, migliorando i risultati dei progetti e riducendo i colli di bottiglia delle risorse.”

Eseguire i progetti come una macchina ben oliata

Il passo successivo è stata una soluzione di gestione dei progetti basata su Smartsheet. Per ogni progetto, il team aveva ora accesso a informazioni come lo stato, il livello di rischio, i costi, i dipendenti responsabili e le date di completamento.

“Grazie a una maggiore visibilità esecutiva in tempo reale, i membri del nostro team hanno ora tutto ciò di cui hanno bisogno per gestire e finalizzare i progetti senza problemi”, afferma Rajan. “Ora, invece che in 2 settimane, possiamo mettere in piedi un progetto nella metà del tempo. Questa soluzione ha anche favorito la collaborazione non solo tra il nostro personale, ma anche con fornitori e clienti. Prima, ci sarebbero voluti 7-10 giorni per riferire su un progetto completato al nostro CEO. Ora può vedere lo stato e i rischi quasi in tempo reale. Ciò ha ridotto i tempi di rendicontazione del 90%.”

Per migliorare ulteriormente la gestione efficace dei progetti, WOG Technologies ha implementato l‘analisi del percorso critico (CPA) in Smartsheet, mappando ogni attività necessaria per completare un progetto e identificando le dipendenze e la quantità di tempo necessaria per ciascuna di esse. “Grazie alle funzionalità di Smartsheet, possiamo facilmente identificare e risolvere i potenziali colli di bottiglia del progetto in modo proattivo”, osserva Rajan.

Garantire una crescita costante

Infine, WOG Technologies ha semplificato la sua pipeline di vendita, implementando un modulo CRM (Customer Relationship Management) e Proposal Tracking all‘interno di Smartsheet. “Con questa soluzione, possiamo monitorare ogni opportunità di vendita o interazione con i nostri clienti”, afferma Rajan.

“In questo modo, nulla può passare inosservato. Abbiamo ridotto le opportunità di vendita mancate e semplificato il processo di preparazione delle proposte, portando a una presentazione più rapida ai clienti.”

Prima di attivare le soluzioni, BlueTide Analytics ha effettuato dei test rigorosi per garantire che funzionassero come previsto. Il team ha anche formato il personale di WOG Technologies, consentendo a ogni dipendente di sfruttare al meglio il sistema. 

Con un solido sistema di gestione dei progetti, la visibilità interdipartimentale e un uso efficiente delle risorse, WOG Technologies è ora pronta a servire i clienti più velocemente e con maggiore agilità ed efficacia. “Con un‘implementazione semplice e fluida, abbiamo sfruttato Smartsheet per soddisfare le nostre esigenze specifiche. Abbiamo potenziato il nostro team con informazioni cruciali in tempo reale, portandoci a un processo decisionale strategico e a operazioni semplificate. Sono impaziente di vedere come continueremo ad alzare l‘asticella della produttività con la tecnologia.”