ArborMetrics mantiene le luci accese per milioni di persone con Forms

Quando 100 milioni di persone dipendono da te per ottenere energia, non c'è spazio per errori. Ecco perché per ArborMetrics, una società nordamericana di gestione della vegetazione, una gestione efficiente delle attività e la raccolta dei dati sono una priorità chiave. "Tutti conoscono l'aspetto di un palo elettrico", afferma Amy McMillion, Operations Lead di ArborMetrics. "Ma ciò che la maggior parte non sa è che ogni palo può avere fino a un centinaio di errori che rendono pericoloso per te, tuo figlio o la persona amata camminare senza essere fulminato. I nostri operatori sul campo verificano la presenza di questi potenziali errori."

L'organizzazione impiega oltre 400 lavoratori sul campo e in ufficio in tutto il Canada e in 17 stati degli Stati Uniti. Ogni giorno, valutano, monitorano e gestiscono la vegetazione che minaccia le linee elettriche circostanti per garantire che le persone ricevano elettricità nelle loro case. "Impieghiamo arboricoltori e guardalinee per supervisionare la costruzione di nuove linee elettriche e i diritti di passaggio delle linee del gas o delle utenze", afferma McMillion. "Col nostro lavoro influenziamo la possibilità per la tua casa o azienda di avere gli impianti necessari."

Ramificarsi senza allontanarsi

In passato, quando il team di ArborMetrics comprendeva circa 70 persone, si affidava a fogli di calcolo Excel e comunicazioni basate su e-mail per garantire l'utenza elettrica alle comunità. "Inviavamo continuamente e-mail con file aggiornati, avanti e indietro, perché non potevamo collaborare tutti in un unico posto", rivela McMillion.

Con l'espansione del team, la gestione di migliaia di file Excel per tenere traccia dell'infrastruttura è diventata travolgente. "La geografia è la nostra sfida più grande", afferma McMillion. "Avevamo bisogno di processi uniformi in tutto il nostro team di gestione, ma personalizzabili per ciascuno dei nostri singoli contratti".

Ciò ha portato ArborMetrics a Smartsheet, che l'azienda ora usa su tutta la linea per allineare le proprie politiche e i propri processi in tutte le sedi tramite portali di dashboard centralizzati. I team sul campo usano i portali per richiedere gli articoli necessari, presentare report sugli incidenti o risolvere altri problemi specifici dei loro contratti. "Quando sei sul campo, non hai assistenza ovunque", afferma McMillion.

"Prima, i nostri operatori sul campo scrivevano le cose su un quaderno di carta e poi le inserivano nel computer. Ora, la funzione offline mobile salva l'invio ed entra nel processo una volta che sono di nuovo nella griglia."

Sfoltire flussi di lavoro inefficienti

Anche l'annotazione manuale, la raccolta dei dati e la convalida rallentavano i preparativi per gli audit OSHA (Occupational Safety and Health Administration). "L'OSHA richiede un'ispezione completa dei dispositivi di protezione individuale (DPI) di tutti i nostri team. Ciò ha comportato l'invio via e-mail di un foglio Excel con tutte le domande a ciascun team sul campo, e continue sollecitazioni a compilarlo", spiega McMillion.

Una volta raccolti tutti i fogli, tre persone passavano tre settimane a esaminarli riga per riga per assicurarsi che tutti lavorassero in sicurezza. "Avendo a che fare con la sicurezza, non si vuole aspettare troppo a lungo. Se si dispone di dispositivi di sicurezza difettosi, non è bello aspettare 30 giorni per ottenere la sostituzione", afferma McMillion. 
L'implementazione dei moduli Smartsheet ha permesso ad ArborMetrics di accelerare il processo. "Ora, ogni volta che abbiamo un audit, configuriamo un nuovo foglio intelligente e un modulo intelligente per corredarlo", afferma McMillion. "Una volta compilato il foglio, il revisore può utilizzare la formattazione condizionale per evidenziare le aree che deve esaminare."

Oltre a rendere la raccolta dei dati un gioco da ragazzi, l'automazione aumenta l'accuratezza dei dati. "La persona sul campo che ha inviato il modulo riceve un'e-mail automatica che gli chiede di rivedere le risposte", afferma McMillion.

"Questo aiuta a eliminare gli errori. Quindi ora la verifica manuale dei dati richiede 15 minuti e viene eseguita da una sola persona".

I moduli Smartsheet aiutano anche a risparmiare tempo compilando documenti personalizzati in base ai dati selezionati del foglio. "Si crea un modulo PDF compilabile e si mappano i campi o le colonne dove si desidera esattamente che vadano", spiega McMillion. "Ogni volta che viene inviato un nuovo modulo, Smartsheet lo mappa automaticamente nel documento."

Poiché i dati vengono convalidati prima di essere inviati, la revisione richiede molto meno tempo rispetto a prima. "Usando altri strumenti, non potevo garantire che l'utente non avrebbe commesso errori numerici e inserito un formato di dati errato", afferma McMillion.

"Smartsheet applica la convalida dei dati, che ci aiuta a risparmiare almeno 16 ore a settimana sulla revisione dei dati per i documenti generati."

Avanzamento costante

ArborMetrics continua a trovare nuovi modi per applicare la convalida dei dati di Forms, la logica condizionale, le integrazioni API e altre funzionalità per collaborare virtualmente, scalare la gestione dei documenti e risparmiare tempo.

"Per noi, Smartsheet è soprattutto una questione di efficienza. "Ha ridotto significativamente il numero di e-mail e fogli di calcolo Excel coinvolti nei nostri processi", conclude McMillion. "Considerando la nostra crescita e le nostre dimensioni, grazie a Forms, posso dormire la notte."