Con Smartsheet, Eurus Energy ha consentito la visualizzazione e la condivisione dei dati, semplificando notevolmente la gestione dei progetti

Eurus Energy Holdings Corporation (Eurus Energy) sta espandendo il suo business nel campo della produzione di energia eolica e solare a livello globale, consolidando al contempo le relazioni con le comunità locali. La società sta promuovendo attivamente ed espandendo la diffusione delle energie rinnovabili. Il gruppo Eurus Energy gestisce diverse centrali elettriche attualmente operative in 15 Paesi e aree geografiche in tutto il mondo. In Giappone, Eurus Energy vanta la più grande scala di sviluppo tra le società nazionali di energia eolica, con impianti eolici e solari costruiti in 16 prefetture in tutto il Paese, a partire da Hokkaido.

La società ha iniziato a usare Smartsheet per i suoi progetti edili in Giappone intorno al febbraio 2023. Atsushi Kitami del reparto di progettazione ha spiegato le decisioni che hanno portato all'adozione:

"Il nostro reparto si occupa della gestione dei progetti nella costruzione di impianti eolici a Hokkaido. Nel progetto sono coinvolti il personale di diverse società di costruzione nazionali, partner commerciali e produttori di turbine eoliche esteri. In passato, usavamo i fogli di calcolo per gestire i dati e i file condivisi tramite e-mail o server basati su cloud, che spesso si traducevano in informazioni scarsamente aggregate e frammentate. Inoltre, il personale di ciascuna società modificava di propria iniziativa i nomi delle versioni o le date dei file o creava nuovi file. Di conseguenza, eravamo pieni di file simili tra loro sparsi ovunque, mentre i file più recenti non venivano sempre condivisi con tutte le parti interessate. Abbiamo scelto Smartsheet per affrontare queste sfide." 

Kitami ha deciso di adottare Smartsheet dopo un evento particolare:

"Nel mio caso, sono venuto a conoscenza di Smartsheet tramite un produttore estero di turbine eoliche con cui ho lavorato. Sembrava uno strumento molto intuitivo. Grazie a una ricerca, ho imparato rapidamente quanto potesse essere utile per la gestione dei progetti. Ecco perché l'ho adottato per un progetto di costruzione di un impianto eolico a Hokkaido, iniziato nel 2022. Uno dei nostri primi obiettivi era visualizzare e gestire le informazioni in modo centralizzato tramite la funzione dashboard di Smartsheet e assicurarci che tutti gli stakeholder potessero condividere facilmente le informazioni più recenti. Attualmente, circa 50 membri del personale, tra cui imprese edili, partner commerciali e produttori di turbine eoliche, stanno utilizzando Smartsheet. Stiamo ottenendo i risultati a cui aspiravamo."

Consolidando le informazioni, la durata delle riunioni regolari è stata ridotta di 1/3

Nelle le attività quotidiane, Kitami ha potuto sperimentare ulteriormente l'eccezionale facilità d'uso di Smartsheet.

"Oltre alla centralizzazione e alla visualizzazione delle informazioni, Smartsheet aveva altre caratteristiche interessanti che mancavano ai tradizionali software basati su fogli di calcolo. Una delle caratteristiche degne di nota era la possibilità di allegare direttamente le foto al foglio. Nei cantieri in cui operiamo dobbiamo registrare l'avanzamento dei lavori e i problemi che sorgono sul sito, nonché foto del prima e dopo, poiché abbiamo spesso bisogno di dati di riferimento. A questo proposito, Smartsheet permette a chiunque di caricare facilmente le foto del sito scattate con smartphone o fotocamere e condividerle con tutti. Inoltre, è possibile allegare PDF, report e documenti, che consentono di visualizzare il riepilogo delle informazioni relative al progetto e creare verbali delle riunioni, se necessario. Anche questo ha migliorato in modo significativo la nostra efficienza operativa."

Secondo Momoka Inoue, anche lei membro del reparto di progettazione di Eurus Energy, le funzionalità avanzate di Smartsheet hanno contribuito a migliorare notevolmente l'efficienza, anche per il lavoro d'ufficio lontano dai cantieri.

"Con Smartsheet, le riunioni settimanali regolari sono state notevolmente snellite. Durante nostre riunioni regolari, in genere dedichiamo molto tempo alla preparazione e alla revisione di documenti dettagliati per verificare lo stato di avanzamento di ogni progetto. In precedenza, era necessaria circa un'ora e mezza per completare una singola riunione. Invece, con Smartsheet, possiamo raccogliere tutte le informazioni a colpo d'occhio e aggiornare lo stato del progetto direttamente dal sito di lavoro. Di conseguenza, i tempi dedicati alle riunioni sono stati ridotti a circa la metà. Inoltre, siamo riusciti a diminuire i tempi di preparazione dei documenti, riducendo il tempo totale di durata delle riunioni di circa 1/3. Ciò ha superato le nostre aspettative anche in termini di efficacia."

La comunicazione è diventata più attiva grazie alle funzioni di notifica automatica

Ma i vantaggi di Smartsheet non si limitano solo al miglioramento dell'efficienza dei flussi di lavoro.

Ad esempio, la società utilizza la funzione del modulo di Smartsheet per impostare i campi delle domande. Quando viene aggiunto un commento al campo di risposta, le parti interessate ricevono immediatamente una notifica via e-mail che le invita a guardare il contenuto e fornire ulteriori informazioni. Kitami spiega che tale approccio ha anche favorito una comunicazione fluida per tutta la durata del progetto.

"Costruiamo regolarmente centrali elettriche collaborando con altre aziende, ma la comunicazione tra di esse è sempre stata una sfida. Ognuna esitava ogni volta a chiedere informazioni o inviare e-mail, forse per evitare di aumentare il carico di lavoro dell'altra parte. Perciò, siamo arrivati al punto di organizzare riunioni di persona per garantire una comunicazione efficace. Al contrario, ora che creiamo elenchi di domande e sezioni di risposta in Smartsheet, tutti possono comunicare liberamente senza esitazioni, promuovendo una comunicazione più fluida e naturale."

"In Smartsheet, la possibilità di correggere i formati è estremamente utile. Quando ci affidavamo ai tradizionali software basati su fogli di calcolo, spesso dovevamo aggiustare il formato perché qualcuno aggiungeva righe, colonne o elementi senza autorizzazione. Smartsheet consente agli amministratori di controllare il formato in modo da garantire la leggibilità dei dati, favorendo al contempo la comunicazione."

Kitami sta anche valutando di usare Smartsheet per la gestione e la pianificazione delle attività in nuove iniziative imprenditoriali. Ha concluso esprimendo il desiderio di promuovere l'implementazione di Smartsheet in tutte le società del gruppo in futuro.

"Ci occupiamo della costruzione di centrali eoliche; tuttavia, una volta che le abbiamo completate, sono le società del nostro gruppo a gestirle. Le società del nostro gruppo hanno intenzione anche di ridurre l'utilizzo di documenti cartacei e snellire i processi di lavoro con Smartsheet. Recentemente ci siamo consultati con loro in merito alla questione. Smartsheet offre una vasta gamma di funzioni utili; pertanto, mentre alcuni lo utilizzano per la gestione dei progetti, altri possono usarlo come foglio di lavoro per visualizzare, centralizzare e condividere i dati. In qualsiasi modo lo si utilizzi, credo che Smartsheet sia lo strumento ideale per le aziende del settore edile o per le società di gestione edile come la nostra."