IEA usa Smartsheet per automatizzare l’allocazione delle risorse e offrire ai tecnici sul campo più tempo da dedicare ai clienti

Infrastructure and Energy Alternatives, Inc. (IEA) Infrastructure Services è una soluzione leader di supporto alle infrastrutture che fornisce tutto, dalla progettazione e ingegneria allo sviluppo del sito, fino alla costruzione e alla manutenzione correttiva per il settore energetico. L’azienda offre ai clienti assistenza EPC (Engineering, Procurement and Construction), gestendo ogni anno oltre 150 progetti di supporto per le energie rinnovabili.

Per supportare il suo obiettivo di fornire prodotti e servizi coerenti e di alto valore ai clienti, IEA si impegna a dotare i suoi oltre 200 dipendenti della migliore tecnologia. “Abbiamo oltre 175 tecnici sul campo che eseguono installazioni e riparazioni: sono loro che permettono il successo della nostra attività. Dobbiamo fornire loro gli strumenti giusti per aiutarli a monitorare i progetti e svolgere il loro lavoro in modo efficiente”, afferma Chad Niemeyer, Service Director – Operations and Quality, IEA. “Allo stesso modo, dobbiamo fornire ai nostri manager gli strumenti migliori per la gestione dei progetti e il reporting.” Da qualche anno IEA usa Smartsheet per aiutare i manager e i tecnici sul campo a tenere traccia dei progetti e per fornire ai dirigenti una visione più approfondita dell’azienda. 

“Smartsheet ci offre una serie integrata di strumenti per comprendere meglio come sta operando la nostra azienda”, afferma Niemeyer.

Prima di adottare Smartsheet, IEA utilizzava un mix di fogli di calcolo, e-mail e conference call per gestire i progetti. Questi metodi manuali hanno funzionato solo fino a quando l’azienda non ha iniziato a crescere rapidamente. “Quando la crescita è andata oltre la semplice presenza di qualche squadra sul campo, è diventato sempre più difficile per tutti rimanere aggiornati sullo stato dei progetti”, afferma Niemeyer. “Anche la gestione delle risorse era incontrollabile. Era molto difficile per noi vedere dove erano assegnati i tecnici o quali tecnici erano disponibili, per non parlare dei progetti assegnati a una risorsa specifica. I manager assegnavano le risorse in base a sensazioni istintive anziché a dati effettivi. Fondamentalmente, non avevamo visibilità sulla disponibilità, il che rallentava le comunicazioni con i clienti e i progetti in generale.”

DDB Consultants crea strumenti per la gestione di risorse e progetti in Smartsheet

Dopo aver conosciuto DDB Consultants, una società di consulenza e sviluppo di soluzioni, IEA ha scelto di adottare Smartsheet come principale strumento per la gestione dei progetti. “Abbiamo sviluppato una vera partnership con DDB”, afferma Niemeyer. “Internamente avevamo una visione condivisa di ciò che volevamo fare con Smartsheet, e in DDB abbiamo trovato un esperto che ha trasformato questa visione in realtà. Aveva molto successo nel settore delle energie rinnovabili e sapeva cosa vuol dire successo. Ci ha davvero aiutati a capire in che modo la tecnologia che utilizzavamo ci rallentasse.”

Inizialmente, DDB ha aiutato IEA a creare uno strumento di gestione delle risorse in Smartsheet che offrisse dati di programmazione e disponibilità in tempo reale a chiunque in azienda. Lo strumento si basa sul Control Center di Smartsheet per standardizzare la gestione delle risorse visualizzando tutti i progetti in un’unica posizione. “Abbiamo anche fatto molto uso dei flussi di lavoro automatizzati in Smartsheet”, afferma Gurmeet Mangat, fondatore di DDB Consultants. “Questo consente di notificare ai responsabili di IEA quando un tecnico sul campo è disponibile o non disponibile e osservare gli incarichi attuali e futuri a colpo d’occhio.”

DDB ha usato Smartsheet anche per creare una soluzione per la gestione dei progetti che risolvesse il problema di visibilità di IEA. L’applicazione offre ai manager stime di completamento in tempo reale, basate sui dati di programmazione esistenti. Utilizzando queste informazioni, i project manager possono stimare accuratamente le timeline e i costi del progetto internamente e con i clienti.

I tecnici sul campo di IEA usano l’app mobile Smartsheet per accedere rapidamente ai dati dei progetti Smartsheet ovunque si trovino. I tecnici possono anche raccogliere dati Smartsheet offline, aspetto fondamentale per coloro che lavorano presso siti remoti con scarsa connettività Internet o copertura cellulare. 

“Quello a cui miriamo è permettere a un project manager di gestire la propria attività da uno smartphone durante una battuta di pesca, ad esempio”, afferma Niemeyer. “È tutta una questione di equilibrio tra lavoro e vita privata, che aiuta a massimizzare l’efficienza della nostra attività.”

Accesso rapido ad approfondimenti aziendali in tempo reale

Lavorando con DDB, IEA è riuscita a creare rapidamente soluzioni in Smartsheet e ad accedere immediatamente agli approfondimenti operativi. “Grazie agli strumenti che abbiamo creato in Smartsheet, ora abbiamo i nostri dati tutti interconnessi, che si tratti di database, tabelle o fogli, e non dobbiamo svolgere attività di programmazione complicate né affrontare costi di sviluppo elevati”, afferma Niemeyer. “Ad esempio, volevamo scoprire esattamente dove sarebbero state impiegate le nostre gru presso la sede di un cliente e a che ora sarebbero state lì, in modo da poter coordinare le ispezioni. In 90 minuti abbiamo creato un portale per inserire le informazioni sul lavoro e stabilire un processo di notifica dell’ispezione. Nel complesso, ora possiamo ottenere approfondimenti più specifici sullo stato del progetto e identificare i ritardi nel lavoro che potrebbero causare ritardi nella programmazione. Così riusciamo a essere più proattivi nel nostro lavoro.”

Migliore visibilità sulla disponibilità e l’allocazione delle risorse

Utilizzando informazioni sul progetto aggiornate e visualizzate nelle dashboard Smartsheet, i project manager di IEA ricevono aggiornamenti quotidiani automatizzati sulle risorse del progetto. “Smartsheet ci offre visibilità sulla disponibilità”, afferma Niemeyer. “Possiamo vedere quali lavori sono disponibili per i tecnici e possiamo controllare facilmente dove si trovano o cosa stanno facendo, in modo da poter determinare come utilizzare al meglio queste risorse. Ciò significa che possiamo tenere occupati i nostri tecnici e limitarne i tempi di inattività, il che aiuta a promuovere l’efficienza del progetto. Abbiamo potuto superare molti dei difficili problemi di coordinamento dei progetti che abbiamo affrontato, perché siamo riusciti a capire chiaramente come si presenta il nostro pool di risorse, in ogni momento.”

Una migliore visibilità delle risorse aiuta anche IEA a comunicare in modo più efficace con i clienti. “I nostri clienti ora ottengono dati del progetto di qualità superiore in modo più coerente”, afferma Niemeyer. “Possono vedere qual è lo stato del loro progetto. Se abbiamo ritardi dovuti a condizioni meteorologiche o guasti alle attrezzature, possiamo intervenire rapidamente su questi problemi e informare i nostri clienti che la programmazione potrebbe subire leggere modifiche.”

Tecnici sul campo più liberi di interfacciarsi con i clienti 

Grazie alla possibilità di accedere facilmente ai dati di progetto tramite l’app mobile Smartsheet, i tecnici sul campo di IEA dedicano meno tempo alla raccolta dei dati e al reporting sui progetti. “Smartsheet ci aiuta in uno dei nostri obiettivi principali: la raccolta tempestiva dei dati”, afferma Niemeyer. “In passato, se non avevano accesso alle risorse di rete, i tecnici sul campo aspettavano fino alla fine della settimana e trascorrevano almeno due ore ad aggiornare i fogli di calcolo. Grazie a Smartsheet, facciamo risparmiare ai nostri tecnici circa 50 ore a settimana grazie all’automazione dei processi di raccolta dati. Il nostro personale sul campo è la pietra angolare della nostra attività, e Smartsheet lo rende notevolmente meno frustrato.”

I dipendenti sul campo di IEA risparmiano così tempo sul reporting, non dovendo preoccuparsi di compilare i dati del progetto, finanziari e sulle prestazioni. 

“Grazie a Smartsheet, i tecnici dedicano più tempo a interfacciarsi con i nostri clienti e affrontano tempestivamente e con maggiore incisività ciò che sta realmente accadendo nella nostra azienda”, afferma Niemeyer.

IEA attualmente si sta dedicando a espandere le sue capacità di reporting in Smartsheet aggiungendo nuove funzionalità e distribuendo dashboard a più persone. “Stiamo pianificando l’uso di Smartsheet per ottenere maggiori informazioni sull’analisi dei tempi di ciclo, in modo da sapere dove stiamo ottenendo buoni risultati e dove dobbiamo intervenire per poter migliorare”, prosegue Niemeyer. “Siamo certi che Smartsheet continuerà a fornirci insight sulla nostra azienda più rapidamente.”

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