La Ohio State University si affida a Smartsheet per automatizzare i processi chiave e rispondere più rapidamente ai clienti

La Ohio State University (OSU), fondata nel 1870, è un'università pubblica di ricerca land-grant situata a Columbus, in Ohio. La OSU si occupa dell'istruzione di oltre 67.000 studenti ed è stata classificata tra le migliori università pubbliche negli Stati Uniti.

Il dipartimento Facilities Information and Technology Services dell'OSU supporta team critici, tra cui i servizi di architettura, che gestiscono i dati delle planimetrie, i modelli degli edifici e i sistemi informativi geografici (GIS), che si occupano della mappatura del campus, delle immagini dei droni e dello sviluppo di applicazioni. Il dipartimento si affida a Smartsheet per la gestione dei progetti, l'automazione delle attività e la visibilità dei dirigenti. "Smartsheet è uno strumento davvero potente che offre a membri di team diversi la piena visibilità dei loro progetti e rende facile comprendere il lavoro svolto e la scadenza", afferma Joe Porostosky, Director of Facilities Information and Technology Services della Ohio State University.

Per molti anni, il dipartimento Facilities Information and Technology Services ha utilizzato una combinazione di software per e-mail e fogli di calcolo per tenere traccia dei progetti interni per più team. "Una delle nostre sfide è che abbiamo molti flussi di informazioni che arrivano nel nostro dipartimento da molti luoghi diversi, perché serviamo l'intera università", afferma Porostosky. "Come manager, non comprendevo veramente quanto lavoro fosse stato svolto. Una volta alla settimana altri manager mi inviavano e-mail per aggiornarmi sullo stato dei progetti, metodo poco efficiente." Ciò presentava problemi quando si trattava di tracciare gli accordi sul livello di servizio (SLA) per i clienti. "Dobbiamo terminare il lavoro entro un certo periodo di tempo, ma non avevo una visione unificata di tutti i vari progetti", afferma Porostosky. "Magari potevamo rispettare gli SLA, ma non avevo modo di saperlo con certezza."

Porostosky ha cercato di risolvere il problema trovando una soluzione tecnologica che offrisse una visione centralizzata dei progetti.

Centralizzare i processi chiave e semplificare la gestione dei progetti con Smartsheet 

Quando Porostosky iniziò a valutare nuovi strumenti di gestione dei progetti, si rese conto che OSU disponeva già di licenze interne per Smartsheet. "Dopo aver cercato diverse potenziali soluzioni, mi sono reso conto delle potenzialità di Smartsheet per risolvere alcuni dei nostri problemi di collaborazione e tracciamento dei progetti", afferma Porostosky.

Inizialmente Porostosky aveva creato una soluzione in Smartsheet per tenere traccia dei progetti e delle attività del dipartimento per i singoli dipendenti. "Ho cercato di sviluppare il sistema più semplice possibile per importare i dati di progetto da tutti i diversi sistemi a nostra disposizione, consentendo al contempo la reportistica su diversi tipi di attività", afferma. "Ci ha dato una buona visione di quanti progetti erano in coda per i dipendenti e quale fosse lo stato di ciascun progetto." Col tempo, altri reparti dell'OSU, inclusi i team della sicurezza e dei centri medici, hanno iniziato a usare Smartsheet per la gestione dei progetti. Attualmente, oltre 2.100 collaboratori in più di 60 dipartimenti si affidano a Smartsheet per gestire il loro lavoro quotidiano.

Più recentemente, Porostosky e il suo team sono passati alla piattaforma Smartsheet Advance Gold, che offre funzionalità come la gestione centralizzata dei processi con Control Center, e proteggono la condivisione delle informazioni sul progetto per la visualizzazione e la modifica con Dynamic View. Smartsheet Advance consente inoltre ai team di connettersi ad altre piattaforme aziendali interne critiche attraverso flussi di lavoro e connettori intelligenti.

"Stiamo già vedendo il valore che deriva da Smartsheet Advance", afferma Porostosky. "Ad esempio, stiamo utilizzando Dynamic View per fornire informazioni più dettagliate ad alcuni dei nostri clienti senza dover dare loro accesso ai fogli sottostanti."

Una vista unificata di tutti i progetti e le attività 

Grazie a Smartsheet, il team Facilities Information and Technology Services ha una visione centralizzata dello stato di tutti i progetti e delle singole attività, dando a Porostosky e agli altri membri del team una migliore visibilità sullo stato aggiornato di ciascun progetto.

"Smartsheet ha risolto i nostri problemi di visibilità e gestione delle attività riunendo tutto in un unico posto", afferma Porostosky. "Porta chiarezza al nostro lavoro, perché ogni persona sa esattamente a cosa sta lavorando ogni giorno e può vedere quali progetti hanno bisogno di priorità o quali stanno per superare la scadenza." 

Porostosky sta anche risparmiando oltre 150 ore di lavoro amministrativo all'anno, perché non perde più tempo a cercare aggiornamenti sui progetti e inviare e-mail ai membri del team. "Ora ho la visibilità di cui ho bisogno sul nostro lavoro, perché tutto è nelle dashboard di Smartsheet", afferma. "Ricevo report per ogni persona e progetto, quindi se ho una domanda su qualcosa, posso semplicemente parlarne durante la nostra riunione del lunedì mattina. Più importante del risparmio di tempo è il fatto che stiamo tutti dedicando il nostro tempo alle attività giuste."

Una migliore capacità di risposta ai clienti

Avendo una maggiore visibilità del progetto, la OSU può tenere aggiornati i clienti sullo stato di avanzamento dei lavori. "Smartsheet ci aiuta a essere più reattivi nei confronti dei nostri clienti, perché ora siamo molto più consapevoli del tempo in cui le attività sono rimaste in sospeso, quindi risolviamo i problemi molto più velocemente. Sappiamo quando alcune richieste diventano così obsolete che potrebbero causare problemi ai clienti", afferma Porotosky.

Automazione di un processo di tracciamento del tempo complesso 

Il team Facilities Information and Technology Services sta sfruttando l'automazione offerta da Smartsheet per semplificare una procedura di tracciamento del tempo per gli studenti che lavorano con il team. "Vogliamo monitorare il tempo degli studenti per determinare quanto velocemente stanno completando le attività, in modo da poterli aiutare a migliorare le prestazioni, se necessario", afferma Porostosky.

"Prima di Smartsheet, tenevamo traccia del tempo degli studenti in vari fogli di calcolo e applicazioni, cosa difficile e complessa. Aspettavo fino alla fine dell'estate per scaricare tutti i dati per trovare un parametro per le loro prestazioni. Ora, invece di impiegare diversi giorni per mettere insieme i dati, posso farlo in tempo reale su Smartsheet. Non dobbiamo fare praticamente niente."

Porostosky e il suo team stanno ora esplorando ulteriori funzionalità Smartsheet, come l'app DataMesh, per mappare più facilmente i dati Smartsheet tra report di grandi dimensioni. Inoltre, Porostosky sta lavorando con il team immobiliare OSU per utilizzare Smartsheet Control Center per gestire grandi progetti.

"Quel team richiede almeno 30 passaggi per ogni singolo progetto lavorato, quindi speriamo di aiutarli a rendere questo processo più facile con Control Center", afferma Porostosky. "Smartsheet ci aiuta a semplificare i processi e a ridurre la quantità di lavoro manuale, e questo è un altro buon esempio."