La Columbia Basin Health Association migliora l'efficienza del flusso di lavoro per offrire servizi migliori ai pazienti

La Columbia Basin Health Association (CBHA) ha tre ambulatori multispecialistici all'avanguardia nello stato di Washington centrale, che forniscono a oltre 40 mila pazienti servizi ambulatoriali completi. "In una comunità rurale, è importante che le persone abbiano una struttura sanitaria da raggiungere facilmente, ovunque si trovino", spiega Courtney Martinez, analista delle operazioni presso CBHA.

Orchestrazione del cambiamento

Fino a poco tempo fa, l'azienda utilizzava strumenti come Microsoft Excel, Visio e Outlook per coordinare manualmente attività e processi. Tutto questo è cambiato nel 2018, quando CBHA ha acquistato le prime licenze Smartsheet per automatizzare i flussi di lavoro nell'intera azienda e snellire il lavoro interdipartimentale dei progetti.

Ottenere il consenso per la nuova piattaforma basata su cloud ha inizialmente rappresentato una sfida. "Le persone non erano abituate ad avere risorse cloud, qualcosa di intangibile che non era possibile archiviare e accedere su un disco rigido", afferma Martinez. Così il suo team ha iniziato in piccolo, creando moduli di richiesta di marketing con Smartsheet e dimostrando come poteva risolvere i problemi attraverso l'automazione. 

"Alla fine, le persone si sono avvicinate a Smartsheet e si sono rese conto di poter risparmiare tempo durante le riunioni, lavorare da casa, collaborare con qualcuno in un altro stato e aggiornare i documenti al volo senza e-mail, guadagnando tempo da dedicare ad attività importanti grazie a Smartsheet, che è stato un punto di svolta", ha dichiarato.

Rimanere informati sulla salute dei dipendenti

Durante la pandemia da COVID-19, gli specialisti delle risorse umane hanno potuto monitorare facilmente lo stato vaccinale di tutti i 450 dipendenti del settore sanitario con Smartsheet. "Per soddisfare i requisiti normativi, dobbiamo dimostrare che tutti i 450 operatori sanitari seguono le linee guida nazionali sui vaccini: Smartsheet ha semplificato il compito", spiega Rebecca Wolfs, Director of Training, Development and Compliance di CBHA. 

Utilizzando lo stesso schema, CBHA ha anche automatizzato la gestione dei congedi per malattia con Smartsheet. "Quando un dipendente chiama, un membro del team HR inserisce la registrazione nel modulo e compila tutte le informazioni richieste in un modello predefinito. I supervisori vengono quindi avvisati automaticamente", spiega Wolfs.

Eliminazione delle attività ripetitive delle risorse umane

Anche il processo di onboarding da parte del reparto risorse umane è ora molto più rapido con Smartsheet. "Quando una nuova persona si unisce, Smartsheet automatizza le notifiche a tutti i vari amministratori di sistema per impostare gli accessi per il nuovo dipendente di cui avrà bisogno fin dal primo giorno", afferma Wolfs. "Abbiamo anche creato un tracker di onboarding per i manager per vedere facilmente dove si trovano i loro nuovi assunti nello stato di assunzione: documenti firmati, controllo dei precedenti completato, data di inizio confermata e così via". 

Basandosi sulla flessibilità di Smartsheet, il team delle risorse umane aggiunge costantemente nuovi flussi di lavoro per migliorare i processi. "Ad esempio, il nostro sito intranet contiene link a vari moduli Smartsheet, come i moduli di richiesta di marketing, i moduli di rimborso CE e le iscrizioni di volontari (solo per citarne alcuni). Basta cliccare sul link e compilare un modulo Smartsheet: è semplicissimo!" dice Wolfs. 

Tracciamento e archiviazione di record verificabili

Grazie a Smartsheet, CBHA ha anche la certezza che le sue operazioni siano conformi alle normative federali e statali. "Abbiamo bisogno di audit per ottenere finanziamenti federali ogni anno. Si tratta di un'attività piuttosto ampia in quanto ci sono 19 misure che dobbiamo rispettare e un manuale di 50 pagine da seguire", spiega Wolfs. 

Il suo team ha utilizzato Smartsheet nell'ultimo audit, che ha garantito una documentazione accurata e completa.

"Dovevamo solo aprire un foglio Smartsheet con i documenti richiesti e fornire ai revisori un link per recuperarli. Era così semplice ed efficace", afferma. "Ora stiamo anche sperimentando la capacità di revisione di Smartsheet incrociando i documenti per il nostro prossimo audit con i documenti dell'audit passato per vedere quali cose sono ancora applicabili. Ha reso i preparativi per l'audit molto più rapidi da completare."

Raccolta dei dati tra team in un'unica visualizzazione

Ora in CBHA anche la reportistica è ottimizzata grazie a Smartsheet. In precedenza, i dipendenti digitavano i report in un documento Word e li inviavano via e-mail ai supervisori, ma il CEO doveva leggere un numero enorme di pagine. "Per rendere i report più significativi, ora estraggo le informazioni essenziali dai documenti presentati e le inserisco in un unico foglio. Automatizzo anche l'output con promemoria, grafici e una dashboard", spiega Martinez.
WorkApps consente inoltre a tutti di accedere rapidamente e facilmente ai report di cui hanno bisogno sul proprio smartphone. "Una manager mi ha ringraziato di recente, dicendo che WorkApps le rende molto più facile stare al passo con il lavoro. Può controllare a che punto è il suo team in qualsiasi momento tramite un'app per dispositivi mobili e si ricorda di inviare un report mensile grazie ai promemoria automatizzati".

Creare tempo e spazio per crescere

Uno dei vantaggi più significativi del passaggio a Smartsheet per CBHA è stato il risparmio di tempo. "Perdere tempo influisce su tutti, e Smartsheet ci fa risparmiare tempo semplificando le attività", spiega Martinez. 

Grazie all'automazione, il team HR guadagna dalle 10 alle 20 ore al mese da dedicare ad attività più preziose e rivolte alle persone. Ad esempio, ha risparmiato tempo sull'aggiornamento delle scorecard dei supervisori che forniscono dati sui dipendenti CBHA. "Il nostro direttore delle risorse umane a volte impiegava una settimana per estrarre, verificare e calcolare i dati su turnover, ferie, assenteismo, ecc., e inviarli a tutti i supervisori", afferma Wolfs. "Con Smartsheet, abbiamo automatizzato la maggior parte di queste attività, trasformando il processo di una settimana in tre o quattro ore." 

Incoraggiata da questi risultati, CBHA sta cercando altri modi per crescere con Smartsheet. "Abbiamo circa 450 dipendenti, che servono circa 40.000 pazienti all'anno tra tre siti. Quindi siamo in costante crescita e continuiamo a trovare modi per sfruttare Smartsheet", afferma Wolfs, "Non riesco nemmeno a immaginare come faremmo senza in questo momento."