Grafici di Gantt e strutture di ripartizione del lavoro (WBS)
Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è un diagramma che mostra ciò che un progetto realizzerà o costruirà, compresa la portata del progetto. Un diagramma di Gantt è una visualizzazione che utilizza barre per illustrare la tempistica delle attività del progetto.
La struttura di ripartizione del lavoro e il diagramma di Gantt svolgono entrambi un ruolo importante nella pianificazione del progetto, poiché il successo del progetto si basa su un obiettivo e una data di completamento chiaramente definiti. Sia l'obiettivo che il programma influenzano il costo del progetto e il fabbisogno di manodopera, tra le altre variabili, quindi è fondamentale che siano corretti.
In settori come l'edilizia e lo sviluppo di software, la struttura di ripartizione del lavoro funge da punto di partenza per il diagramma di Gantt. I due strumenti aiutano i manager a creare un piano di progetto.
Per conoscere le basi della struttura di ripartizione del lavoro e come crearne una, consultate questa guida alle strutture di ripartizione del lavoro. Trovate modelli scaricabili per la WBS, compresi modelli per diversi tipi di progetto.
Leggete questa guida di sui diagrammi di Gantt per capire come funzionano e i loro vantaggi. Leggete un articolo approfondito sui migliori usi dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti, compresi esempi per diversi settori.
Differenza tra WBS e diagramma di Gantt
Le strutture di ripartizione del lavoro mostrano cosa state realizzando e i diagrammi di Gantt mostrano quando lo state facendo. La WBS suddivide il lavoro in modo gerarchico, dall'alto verso il basso. Il diagramma di Gantt è lineare e visualizza la progressione temporale da sinistra a destra.
I pianificatori di progetto spesso descrivono le strutture di ripartizione del lavoro come focalizzate sui sostantivi, cioè elencano tappe e risultati concreti, piuttosto che attività. Ad esempio, quando si costruisce un edificio, la struttura di scomposizione del lavoro visualizza gli elementi che compongono la struttura, come le fondamenta, l'impianto elettrico e il tetto.
Il diagramma di Gantt, invece, si concentra sulle date, mostra l'ordine delle attività del progetto e riflette eventuali dipendenze tra le attività. Dipendenze sono relazioni di attività in cui la capacità di iniziare o finire un'attività dipende dall'avanzamento o dal completamento di un'altra. Per esempio, per dipingere una parete, bisogna prima costruirla.
Queste relazioni determinano il percorso critico , che è uno strumento di pianificazione che aiuta a determinare la durata del progetto identificando la serie più lunga di attività dipendenti e calcolando il tempo necessario per completarle.
Per informazioni sulle dipendenze nei diagrammi di Gantt, leggete la nostra raccolta di modelli di diagrammi di Gantt con dipendenze e la nostra raccolta di modelli di percorso critico.
Nel confrontare un diagramma di Gantt e una struttura di ripartizione del lavoro, Matthew Ramirez, fondatore di Rephrase Media, uno sviluppatore di applicazioni di intelligenza artificiale, distingue tra i due strumenti osservando che una struttura di ripartizione del lavoro serve per la pianificazione del progetto, mentre un diagramma di Gantt serve per il monitoraggio del progetto.
"A differenza di un diagramma di Gantt, una struttura di ripartizione del lavoro non specifica come o quando le attività saranno svolte", afferma Brad Tousenard, amministratore delegato di SpinupWP, un'azienda che produce pannelli di controllo per server. "Una WBS non è un programma o un elenco di tutte le attività e le responsabilità. I team leader a volte cercano di includere tutti i compiti necessari per un progetto all'interno della WBS. Questo spesso porta a compiti mancati e a ritardi nel progetto"
Durante l'esecuzione del progetto, i partecipanti al progetto utilizzano le due risorse in modi diversi. La struttura di ripartizione del lavoro tende a non variare in modo significativo nel corso di un progetto, mentre il diagramma di Gantt si aggiorna frequentemente in base ai progressi. Questo ha senso se si considera che raramente i team decidono di cambiare ciò che stanno costruendo a metà strada.
Detto questo, è molto comune che circostanze inaspettate - come lavori scoperti, carenza di materiali o condizioni meteorologiche impreviste - rallentino o accelerino un progetto. Questi cambiamenti comportano in genere modifiche giornaliere o settimanali al diagramma di Gantt.
Come convertire una WBS in un diagramma di Gantt
Le strutture di ripartizione del lavoro sono una delle prime risorse che i pianificatori creano durante un progetto.Per creare un diagramma di Gantt utilizzando queste e altre informazioni sul progetto, potete utilizzare un software di pianificazione del progetto o seguire le istruzioni passo-passo riportate di seguito.
Fase 1: Iniziate con la struttura di ripartizione del lavoro
La struttura di ripartizione del lavoro mostra il risultato finale del progetto suddiviso nei suoi componenti. Ricordate che devono essere prodotti concreti, non attività.
Prendiamo ad esempio la costruzione di una casa. Elencate il prodotto finale - la casa - nella parte superiore del diagramma.
Sotto questo aspetto, suddividete il lavoro in base ai vari sistemi e componenti dell'edificio, tra cui le fondamenta, il telaio, il tetto, l'impianto elettrico, il riscaldamento e il raffreddamento, l'acqua e le fognature e le finiture. Quindi suddividere ulteriormente ogni componente (ad es, alla voce "finiture", elencare vernici, pavimenti e infissi).
A seconda della complessità del progetto, si può continuare a scomporre ogni componente più volte, elencando tappe più piccole a ogni livello. Alla fine, avrete un diagramma di Gantt che include le tappe fondamentali. L'elemento più piccolo della WBS è chiamato work package. Ad esempio, in una gerarchia WBS per i pavimenti, il pavimento della cucina potrebbe essere un pacchetto di lavoro.
Passo 2: Identificare le attività per ogni pacchetto di lavoro
Per ogni pacchetto di lavoro, determinare le attività o i compiti che devono essere svolti per raggiungere il risultato desiderato. Mentre la struttura di ripartizione del lavoro è incentrata sul nome, queste attività sono orientate al processo o al verbo.
In questo esempio, il pacchetto di lavoro relativo alla pavimentazione si suddivide in vari ambienti e relativi tipi di pavimentazione. Da qui si determinano le attività necessarie per completare il lavoro di pavimentazione. Per il soggiorno, questo comprende la posa del sottofondo, la posa del parquet, la levigatura del parquet, la sigillatura del parquet, l'asciugatura, l'applicazione di uno strato di finitura e l'asciugatura dello strato di finitura.
Come spiega Scott Hirsch, Chief Technology Officer della piattaforma di reclutamento online TalentMarketplace, "La struttura di ripartizione del lavoro può essere utilizzata per suddividere tutto in compiti di dimensioni considerevoli che poi vengono inseriti nel diagramma di Gantt per lavorare in sprint," o cicli di lavoro temporizzati, spesso utilizzati nello sviluppo di software. Secondo lui, un errore comune è quello di non suddividere le attività prima di creare il diagramma di Gantt.
In questo esempio, si elencano le attività dei componenti per la pavimentazione del soggiorno sulle righe del foglio Gantt.
Fase 3: Impostazione dell'ordine di attività
Le attività del progetto devono svolgersi nella giusta sequenza: si tratta di compiti dipendenti . Se l'ordine di posa del sottofondo prima del pavimento è ovvio, il quadro diventa più complesso quando si aggiunge la dipendenza dal fatto che gli imbianchini non possono entrare nel soggiorno mentre il pavimento si sta asciugando. La verniciatura dipende quindi dalla finitura del pavimento del soggiorno. Il programmatore deve prevedere due giorni tra la posa del pavimento del soggiorno e la verniciatura, per consentire l'asciugatura dello strato di finitura del legno duro.
Tousenard afferma: "È importante rivedere le dipendenze dei compiti prima di creare un diagramma di Gantt dalla struttura di ripartizione del lavoro. Ciò significa determinare quali compiti dipendono dal completamento di un altro. Esistono quattro tipi di relazioni di dipendenza tra un compito predecessore e un compito successore"
Queste relazioni di dipendenza sono le seguenti:
- Il predecessore deve terminare prima che il successore possa iniziare.
- Il predecessore deve iniziare prima che possa iniziare il successore.
- Il predecessore deve terminare prima che il successore possa terminare.
- Il predecessore deve iniziare prima che il successore possa finire.
Queste dipendenze saranno rappresentate sul diagramma di Gantt, come spiegheremo tra poco.
Passo 4: Stimare la durata di ogni attività
In un'altra parte del processo di pianificazione del progetto, identificherete tutte le risorse necessarie per completare il lavoro, compresi il personale, i materiali e le attrezzature. Anche questi fattori possono essere determinanti per le dipendenze, come nel caso in cui la persona che posa la pavimentazione del soggiorno si occupi anche della posa del pavimento della cucina. Ciò significa che i due compiti non possono procedere contemporaneamente, a meno che non si aggiunga un altro lavoratore.
In alternativa, potreste essere in grado di accelerare il progetto facendo intervenire un secondo escavatore durante la preparazione del sito. Queste considerazioni e decisioni fanno parte del processo di traduzione della struttura di ripartizione del lavoro in un diagramma di Gantt.
Dopo aver elaborato questi piani delle risorse, stimate la durata di ciascuna attività. Il tempo che intercorre tra l'inizio e la fine è chiamato durata . È possibile utilizzare diverse tecniche di stima, tra cui la tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT). Nell'esempio del pavimento del soggiorno, il project manager stima che l'installazione richiederà nove giorni lavorativi, compresi i tempi attivi e di asciugatura.
Passo 5: Costruire il diagramma di Gantt
Ora si può passare alla costruzione del diagramma di Gantt. È possibile utilizzare un software per semplificare questo processo, ma anche un foglio di calcolo può andare bene. In alternativa, potete imparare a costruire un diagramma di Gantt in Microsoft Word, o trovare modelli di diagrammi di Gantt precostituiti e gratuiti in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Inserire ogni compito in una riga a sé stante. Assegnare una colonna per ogni giorno della durata del progetto. (Per i progetti a lungo termine, si può decidere di utilizzare settimane o mesi) A partire dal primo compito, ombreggiate le celle della riga per ogni giorno in cui prevedete di svolgere l'attività.
Se si redige il diagramma di Gantt manualmente, è necessario riflettere la gerarchia delle WBS nella disposizione delle righe per facilitare la visualizzazione della panoramica del progetto. A questo scopo, etichettare una riga di intestazione con il nome del pacchetto di lavoro. (Nell'esempio della casa, una riga di intestazione si chiama e termina) Al di sotto di questo, inserire e rientrare le righe figlio per il livello successivo di suddivisione: verniciatura, pavimenti e infissi.
Indentare o colorare le righe sotto ogni riga di bambini per le attività componenti, come la posa del pavimento del soggiorno. È possibile continuare ad aggiungere e rientrare righe per suddividere maggiormente i compiti, ma troppi dettagli rendono il grafico difficile da comprendere.
Uno dei vantaggi del software di pianificazione dei progetti è la possibilità di scalare le gerarchie e di visualizzare le informazioni in modi diversi. Ad esempio, è possibile visualizzare le viste di riepilogo delle attività di finitura o delle attività di pavimentazione. L'ombreggiatura della colonna, che mostra la durata, raccoglie le durate dei compiti figli e riflette l'inizio e la fine di tutti i compiti riassunti.
Man mano che si costruisce il diagramma di Gantt, le aree di ombreggiatura si spostano verso destra. Questa modifica illustra che quando si termina un'attività, il progetto passa all'attività successiva e il tempo trascorre. L'ombreggiatura riprende in un'altra riga nelle colonne per le date dei compiti successivi. Tutte le attività che si svolgono contemporaneamente vengono visualizzate come celle ombreggiate parallele sul grafico.
Se le attività hanno poche o nessuna dipendenza, come la costruzione di una recinzione, è possibile programmarle quando è opportuno. Per la recinzione, ciò avverrebbe dopo la preparazione del sito, quando il terreno è stato livellato e i macchinari di grandi dimensioni non devono più entrare e uscire dalla proprietà. Le attività senza dipendenze non si aggiungono al percorso critico.
Passo 6: Aggiungere le dipendenze
Rappresentare le dipendenze con frecce tra le righe dei compiti. In questo modo si assicura che le potenziali complicazioni del calendario siano chiare.
Come afferma Gregory Yong, Chief of UX del software Convincely , "Esercitatevi a distribuire un modello di Gantt e una struttura di ripartizione del lavoro che visualizzino chiaramente ciò che viene chiamato collegamento dei compiti, che di solito è il punto in cui queste dipendenze si bloccano. Se non lo si fa, questi problemi persistono, ma nessuno li affronta perché non sono visualizzati o comunicati nel diagramma guida del progetto"
Ecco le quattro relazioni di dipendenza tra le attività nei diagrammi di Gantt.
- Quando i compiti predecessori devono terminare prima che il successore possa iniziare, disegnare una freccia dalla fine della barra del predecessore all'inizio della barra del successore.
- Quando un predecessore deve iniziare prima che possa iniziare il successore, disegnare una freccia tra l'inizio di entrambe le barre dei compiti.
- Quando le attività predecessore devono essere completate prima che le attività successore possano terminare, disegnare una freccia dalla fine della barra predecessore alla fine della barra successore.
- Quando il predecessore deve iniziare prima che il successore possa terminare, disegnate una freccia tra l'inizio della barra del predecessore e la fine della barra del successore.
Una volta inseriti tutti i compiti, si vedrà il percorso critico e la durata del progetto. È l'intervallo di tempo che intercorre tra l'inizio del primo compito e il completamento dell'ultimo.
Passo 7: Considerare i buffer per le attività
I pianificatori esperti sanno che devono aspettarsi l'imprevisto. Le sorprese possono essere la malattia del personale chiave o il ritardo nelle forniture. Questi incidenti aumentano la probabilità di ritardi nel progetto.
I pianificatori possono creare dei buffer per tenere conto di questi eventi imprevedibili. È possibile aggiungere questo tempo extra alle attività esistenti o includere dei segnaposto che tengano conto del tempo ma non rappresentino il lavoro effettivo. È possibile codificare questi buffer con un colore per renderli visibili.
In generale, il cliente desidera che il progetto sia completato il prima possibile, poiché una durata maggiore aumenta i costi e ritarda il pagamento. Ciò aumenta la pressione per ridurre al minimo i buffer; il giusto dimensionamento dei buffer richiede un equilibrio tra pragmatismo ed efficienza.
Modello di esempio di struttura di ripartizione del lavoro convertita in diagramma di Gantt
Scarica il modello di esempio di diagramma WBS-Gantt - Microsoft Excel
Questo modello include una gerarchia della struttura di ripartizione del lavoro, note sulle attività necessarie per realizzare i pacchetti di lavoro, stime di durata e altri dettagli. Il modello di esempio di diagramma di Gantt mostra come queste informazioni si uniscono per creare una timeline del progetto, comprese le dipendenze.
Modello di diagramma da WBS a Gantt
Scarica il modello di diagramma WBS-Gantt - Microsoft Excel
Scaricate una versione vuota del modello di diagramma di suddivisione del lavoro in diagrammi di Gantt qui sopra. Questo modello offre spazio per visualizzare la gerarchia della struttura di ripartizione del lavoro e include righe per le attività e colonne per la durata, in modo che possiate iniziare il vostro progetto da zero.
Come convertire un diagramma di Gantt in una struttura di ripartizione del lavoro
Alcune applicazioni software per la pianificazione dei progetti convertono i diagrammi di Gantt in strutture di ripartizione del lavoro, ma il diagramma risultante spesso non segue le migliori pratiche. In generale, non si dovrebbe ricavare una struttura di ripartizione del lavoro da un diagramma di Gantt.
Le applicazioni che cercano di svolgere questa funzione non elencano i risultati concreti, bensì le attività nella struttura di ripartizione del lavoro. Ricordate che ogni livello della struttura di scomposizione del lavoro deve mostrare ciò che viene costruito o realizzato, non l'attività.
Pertanto, una struttura di ripartizione del lavoro per una campagna di content marketing dovrebbe elencare i contenuti del blog in cima alla gerarchia come risultato previsto del progetto. Quindi, classificate i risultati in calendario dei contenuti, prime bozze, bozze modificate, immagini e contenuti pubblicati. Il relativo diagramma di Gantt assegnerà le righe alle attività: brainstorming, programmazione, scrittura, editing, progettazione grafica e caricamento. Sebbene esito e processo siano correlati, non sono la stessa cosa.
Sebbene si possa creare un diagramma di Gantt che mostri la struttura di ripartizione del lavoro in una scheda diversa (come nell'esempio precedente), i professionisti dicono che è difficile immaginare una circostanza in cui si voglia convertire un diagramma di Gantt in una struttura di ripartizione del lavoro. Questo avrebbe valore solo se non si conoscessero i risultati finali o i componenti. Ma questo è improbabile, perché in genere i team non intraprendono progetti senza obiettivi.
Potete trovare modelli per il monitoraggio di più progetti con diagrammi di Gantt, compresi budget e dipendenze, nella nostra raccolta di modelli per diagrammi di Gantt per più progetti.
Come assicurarsi che la struttura di ripartizione del lavoro e il diagramma di Gantt siano accurati
La WBS e i diagrammi di Gantt sono utili solo se sono accurati. La precisione è difficile da ottenere all'inizio, quando si hanno meno informazioni. Per massimizzare l'accuratezza, aggiungete continuamente nuove informazioni ai vostri piani man mano che il progetto procede.
Gli esperti consigliano una comunicazione aperta, flessibilità e revisioni frequenti per favorire l'accuratezza. Ecco alcuni suggerimenti:
- Comunicare: Hirsch di TalentMarketplace afferma che è fondamentale rimanere in contatto con le altre parti interessate al progetto e raccogliere i loro contributi. "La comunicazione con gli esperti del progetto è fondamentale. Come project manager, comprendete ogni componente del progetto, ma potreste non capire i dettagli di ogni componente. Parlare con i propri dipendenti e fornire loro le risorse necessarie per registrare i loro compiti è essenziale", afferma.
- Rimanere flessibili:
Albert Ho è il fondatore di Healthcare Heroes e project manager presso il William Osler Health System di Brampton, Ontario. Il project manager non disporrà mai di tutte le informazioni necessarie per comprendere le dipendenze e determinare la durata all'inizio di un progetto. Quando vengono rivelate nuove informazioni, il project manager deve supportare il team di progetto" Cita un esempio di necessità inaspettata di incorporare gli appuntamenti di teleassistenza in un progetto: "Si trattava di una richiesta nuova che ha richiesto otto settimane per ottenere un preventivo, progettare una soluzione, implementare, testare, formare e distribuire" Gli stakeholder hanno dovuto essere flessibili per adattare il progetto alla nuova portata. - Rivedere spesso il proprio lavoro: Yong incoraggia le riunioni settimanali del team di progetto per i partecipanti a rivedere la WBS e il diagramma di Gantt. "Ramirez di Rephrase afferma che il project manager dovrebbe rivedere la struttura di ripartizione del lavoro e il diagramma di Gantt alla fine di ogni giornata per assicurarsi di aver assegnato correttamente i compiti. Inoltre, il project manager deve controllare la timeline e il diagramma di Gantt all'inizio di ogni settimana, per assicurarsi che i compiti vengano completati in tempo. "Altrimenti, il project manager dovrà aggiornare le tempistiche se i lavori subiscono un semplice ritardo". Se il lavoro non è stato ben delineato, potrebbe essere necessario modificare la ripartizione del lavoro per riflettere accuratamente la nuova portata del progetto", aggiunge.
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