Diagrammi di Gantt e strutture di suddivisione del lavoro (WBS)
Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è un diagramma che mostra ciò che un progetto realizzerà o realizzerà, incluso l'ambito del progetto. Un diagramma di Gantt è un elemento visivo che utilizza barre per illustrare la cronologia delle attività del progetto.
La struttura di suddivisione del lavoro e il diagramma di Gantt svolgono entrambi un ruolo importante nella pianificazione del progetto, poiché il completamento di un progetto con successo si basa sull'avere un obiettivo e una data di completamento chiaramente definiti. Sia l'obiettivo che la pianificazione influiscono sui costi del progetto e sulle esigenze di manodopera, tra le altre variabili, quindi è fondamentale soddisfarli nel modo giusto.
In campi come l'edilizia e lo sviluppo di software, la struttura di suddivisione del lavoro funge da punto di partenza per il diagramma di Gantt. I due strumenti aiutano i manager a creare un piano di progetto.
Per apprendere le basi della struttura di suddivisione del lavoro e come crearne una, consulta questa guida alle strutture di suddivisione del lavoro. Trova modelli scaricabili per WBS, inclusi modelli per diversi tipi di progetto.
Leggi questa guida sui diagrammi di Gantt per capire come funzionano e i loro vantaggi. Leggi un articolo approfondito sui migliori usi dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti, inclusi esempi per diversi settori.
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Differenza tra WBS e diagramma di Gantt
Le strutture di suddivisione del lavoro mostrano ciò che stai facendo e i diagrammi di Gantt mostrano quando lo stai facendo. La WBS suddivide il lavoro gerarchicamente, dall'alto verso il basso. Il diagramma di Gantt è lineare e mostra la progressione temporale da sinistra a destra.
I pianificatori di progetto spesso descrivono le strutture di suddivisione del lavoro come incentrate sui sostantivi, nel senso che elencano traguardi e risultati concreti, piuttosto che attività. Ad esempio, quando si costruisce un edificio, la struttura di scomposizione del lavoro mostra gli elementi componenti della struttura, come le fondamenta, l'impianto elettrico e il tetto.
Al contrario, il diagramma di Gantt si concentra sulle date, mostra l'ordine delle attività del progetto e riflette eventuali dipendenze tra le attività. Le dipendenze sono relazioni di attività in cui la capacità di iniziare o terminare un'attività dipende dal progresso o dal completamento di un'altra. Ad esempio, per dipingere un muro, devi prima costruirlo.
Queste relazioni determinano il percorso critico, uno strumento di pianificazione che consente di determinare la durata del progetto identificando la serie più lunga di attività dipendenti e calcolando il tempo necessario per completarle.
Per informazioni sulle dipendenze nei diagrammi di Gantt, leggi la nostra carrellata di modelli di diagramma di Gantt con dipendenze e la nostra carrellata di modelli di percorsi critici.
Confrontando un diagramma di Gantt e una struttura di suddivisione del lavoro, Matthew Ramirez, fondatore di Rephrase Media, uno sviluppatore di applicazioni di intelligenza artificiale, distingue tra i due strumenti osservando che una struttura di suddivisione del lavoro serve per la pianificazione del progetto e un diagramma di Gantt serve per il monitoraggio del progetto.
«A differenza di un diagramma di Gantt, una struttura di suddivisione del lavoro non specifica come o quando verranno eseguite le attività», afferma Brad Tousenard, CEO di SpinUpWP, una società che produce pannelli di controllo per server. «Una WBS non è un programma o un elenco di tutte le attività e responsabilità. I team leader a volte cercano di includere tutte le attività necessarie per un progetto all'interno della WBS. Ciò comporta spesso mancati incarichi e ritardi nei progetti».
Durante l'esecuzione del progetto, i partecipanti al progetto utilizzano le due risorse in modi diversi. La struttura della suddivisione del lavoro tende a non variare in modo significativo nel corso di un progetto, mentre il diagramma di Gantt si aggiorna frequentemente in base all'avanzamento. Ciò ha senso se si considera che i team raramente decidono di cambiare ciò che stanno costruendo a metà strada.
Detto questo, è molto comune che circostanze impreviste, come lavori scoperti, carenza di materiali o condizioni meteorologiche impreviste, rallentino o accelerino un progetto. Queste modifiche comporteranno in genere modifiche giornaliere o settimanali al diagramma di Gantt.
Come convertire un WBS in un diagramma di Gantt
Le strutture di suddivisione del lavoro sono una delle prime risorse che i pianificatori creano durante un progetto. Per creare un diagramma di Gantt utilizzando questa e altre informazioni sul progetto, puoi utilizzare un software di pianificazione del progetto o seguire le istruzioni dettagliate riportate di seguito.
Fase 1: Inizia con la tua struttura di suddivisione del lavoro
La struttura di suddivisione del lavoro mostra il risultato finale del progetto suddiviso nei suoi componenti. Ricorda che questi dovrebbero essere prodotti concreti, non attività.
Prendiamo ad esempio la costruzione di una casa. Elenca il prodotto finale, la casa, nella parte superiore del diagramma.
In seguito, suddividi il lavoro nei vari sistemi e componenti dell'edificio, tra cui fondamenta, telaio, tetto, impianto elettrico, riscaldamento e raffreddamento, acqua e fognatura e finiture. Quindi scomponi ulteriormente ogni componente (ad esempio, sotto «finiture», elenca vernice, pavimenti e infissi).
A seconda della complessità del progetto, è possibile continuare a scomporre ogni componente più volte, elencando le tappe più piccole a ogni livello. Alla fine, avrai un diagramma di Gantt che include le pietre miliari. L'elemento più piccolo della WBS è chiamato pacchetto di lavoro. Ad esempio, in una gerarchia WBS per i pavimenti, il pavimento della cucina potrebbe essere un pacchetto di lavoro.
Fase 2: Identificare le attività per ogni pacchetto di lavoro
Per ogni pacchetto di lavoro, determina le attività o le attività che devono essere eseguite per ottenere il risultato desiderato. Sebbene la struttura della suddivisione del lavoro sia incentrata sui sostantivi, queste attività sono orientate ai processi o ai verbi.
In questo esempio, il pacchetto di lavoro sulla pavimentazione si suddividerebbe nelle varie stanze e nel relativo tipo di pavimentazione. Da ciò, determinare le attività necessarie per completare i lavori di pavimentazione. Per il soggiorno, ciò include la posa del sottofondo, l'installazione del pavimento in legno, la levigatura del legno duro, la sigillatura del legno duro, l'asciugatura, l'applicazione di una finitura e l'asciugatura della finitura.
Come spiega Scott Hirsch, Chief Technology Officer della piattaforma di reclutamento online TalentMarketplace, «La struttura di suddivisione del lavoro può essere utilizzata per suddividere tutto in attività considerevoli che poi si inseriscono nel diagramma di Gantt per funzionare in sprint», o cicli di lavoro a tempo, spesso utilizzati nello sviluppo di software. Dice che un errore comune è non suddividere le attività prima di creare il diagramma di Gantt.
In questo esempio, elenca le attività dei componenti per la pavimentazione del soggiorno nelle righe del foglio Gantt.
Passaggio 3: Imposta l'ordine delle attività
Le attività del progetto devono svolgersi nella giusta sequenza: si tratta di attività dipendenti. Mentre l'ordine di posa del sottofondo prima del pavimento è ovvio, il quadro diventa più complesso quando si aggiunge la dipendenza che i pittori non possono entrare nel soggiorno mentre il pavimento si sta asciugando. Pertanto, la verniciatura dipende dalla finitura del pavimento del soggiorno. Il programmatore deve procedere in due giorni tra l'installazione del pavimento del soggiorno e la verniciatura per far asciugare la finitura in legno duro.
Tousenard afferma: «È importante rivedere le dipendenze tra le attività prima di creare un diagramma di Gantt a partire dalla struttura di suddivisione del lavoro. Ciò significa determinare quali attività dipendono dal completamento di un'altra. Esistono quattro tipi di relazioni di dipendenza tra un'attività predecessore e un'attività successore.»
Queste relazioni di dipendenza sono le seguenti:
- Il predecessore deve terminare prima che il successore possa iniziare.
- Il predecessore deve iniziare prima che il successore possa iniziare.
- Il predecessore deve terminare prima che il successore possa terminare.
- Il predecessore deve iniziare prima che il successore possa terminare.
Rappresenterai queste dipendenze nel diagramma di Gantt e ti spiegheremo come fare a breve.
Fase 4: stimare la durata di ogni attività
In un'altra parte del processo di pianificazione del progetto, identificherai tutte le risorse necessarie per completare il lavoro, inclusi personale, materiali e attrezzature. Anche questi possono creare dipendenze, ad esempio quando la persona che posa il pavimento del soggiorno sta installando anche il pavimento in cucina. Ciò significa che queste due attività non possono procedere contemporaneamente a meno che non si aggiunga un altro lavoratore.
In alternativa, potresti essere in grado di accelerare il progetto inserendo un secondo escavatore durante la preparazione del cantiere. Queste considerazioni e decisioni fanno parte del processo di traduzione della struttura di suddivisione del lavoro in un diagramma di Gantt.
Dopo aver elaborato questi piani di risorse, stimate la durata di ciascuna attività. Il tempo che intercorre tra l'inizio e la fine è chiamato durata. È possibile utilizzare varie tecniche di stima: una di queste è la tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT). Nell'esempio del pavimento del soggiorno, il project manager stima che l'installazione richiederà nove giorni lavorativi, inclusi il tempo attivo e il tempo di asciugatura.
Passaggio 5: creare il diagramma di Gantt
Ora puoi passare alla creazione del diagramma di Gantt. Puoi usare un software per semplificare questo processo, ma funzionerà anche un foglio di calcolo. In alternativa, puoi imparare a creare un diagramma di Gantt in Microsoft Word o trovare modelli di diagramma di Gantt predefiniti e gratuiti in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Inserisci ogni attività in una riga distinta. Assegna una colonna per ogni giorno della durata del progetto. (Per progetti a lungo termine, puoi decidere di utilizzare settimane o mesi.) A partire dalla prima attività, ombreggia le celle lungo la fila per ogni giorno in cui prevedi che l'attività abbia luogo.
Se abbozzi il diagramma di Gantt manualmente, rifletti la gerarchia WBS nella disposizione delle righe per facilitare la visualizzazione della panoramica del progetto. A tale scopo, etichettate una riga di intestazione con il nome del pacchetto di lavoro. (Nell'esempio della casa, una riga di intestazione si chiamerà finiture.) Al di sotto, inserisci e indenta le righe secondarie per il livello successivo di suddivisione: vernice, pavimento e infissi.
Rientri o codifica a colori le righe sotto ogni riga secondaria per le attività dei componenti, come la posa del pavimento del soggiorno. Puoi continuare ad aggiungere e indentare righe per suddividere maggiormente le attività, ma troppi dettagli rendono il grafico difficile da comprendere.
Un vantaggio del software di pianificazione dei progetti è la capacità di raggruppare le gerarchie e visualizzare le informazioni in diversi modi. Ad esempio, potresti visualizzare visualizzazioni riassuntive delle attività di finitura o pavimentazione. L'ombreggiatura delle colonne, che mostra la durata, indica la durata delle attività secondarie e riflette l'inizio e la fine di tutte le attività riepilogate.
Man mano che si crea il diagramma di Gantt, le aree di ombreggiatura si spostano verso destra. Questa modifica dimostra che quando si completa un'attività, il progetto passa all'attività successiva e il tempo trascorre. L'ombreggiatura viene ripresa in un'altra riga delle colonne per le date dell'attività successiva. Tutte le attività eseguite contemporaneamente verranno visualizzate come celle ombreggiate parallele sul grafico.
Se hai attività che hanno poche o nessuna dipendenza, come la costruzione di una recinzione, puoi programmarle ogni volta che ha senso. Per la recinzione, ciò avverrà dopo la preparazione del sito, quando il terreno sarà stato livellato e i macchinari di grandi dimensioni non avranno più bisogno di entrare e uscire dalla proprietà. Le attività senza dipendenze non si aggiungono al percorso critico.
Passaggio 6: aggiungere dipendenze
Rappresenta le dipendenze con le frecce tra le righe delle attività. In questo modo si garantisce che le potenziali complicazioni del programma siano chiare.
Come afferma Gregory Yong, responsabile della UX del software Convincely, «Esercitati a implementare un modello di Gantt e una struttura di suddivisione del lavoro che visualizzi chiaramente le cosiddette attività di connessione, che di solito è il punto in cui queste dipendenze si bloccano. Se non lo fai, questi problemi persistono, ma nessuno li affronta perché non vengono visualizzati o comunicati nella tabella guida del progetto».
Ecco le quattro relazioni di dipendenza tra le attività nei diagrammi di Gantt.
- Quando le attività del predecessore devono terminare prima che il successore possa iniziare, disegna una freccia dalla fine della barra del predecessore all'inizio della barra del successore.
- Quando un predecessore deve iniziare prima che il successore possa iniziare, disegna una freccia tra le parti iniziali di entrambe le barre delle attività.
- Quando le attività predecessori devono essere completate prima che le attività successori possano terminare, disegna una freccia dalla fine della barra del predecessore alla fine della barra del successore.
- Quando il predecessore deve iniziare prima che il successore possa terminare, disegna una freccia tra l'inizio della barra del predecessore e la fine della barra del successore.
Dopo aver inserito tutte le attività, vedrai il percorso critico e la durata del progetto. È l'intervallo di tempo che intercorre tra l'inizio della prima attività e il completamento dell'ultima attività.
Fase 7: Considerare i buffer per le attività
I pianificatori esperti sanno aspettarsi l'inaspettato. Le sorprese possono includere malattie chiave del personale o ritardi nelle forniture. Questi incidenti aumentano la probabilità di ritardi nei progetti.
I pianificatori possono creare buffer per consentire questi eventi imprevedibili. Puoi aggiungere questo tempo extra alle attività esistenti o includere segnaposto per tenere conto del tempo ma non rappresentare il lavoro effettivo. Puoi codificare a colori questi buffer per renderli visibili.
In generale, il cliente vorrà che il progetto venga completato il prima possibile, poiché durate più lunghe aumentano i costi e ritardano il profitto. Ciò aumenta la pressione per ridurre al minimo i buffer; il corretto dimensionamento dei buffer richiede il bilanciamento tra pragmatismo ed efficienza.
Esempio di modello di struttura di suddivisione del lavoro convertito in un diagramma di Gantt
Scarica un esempio di modello da WBS a diagramma di Gantt — Microsoft Excel
Questo modello include una gerarchia della struttura di suddivisione del lavoro, note sulle attività necessarie per realizzare i pacchetti di lavoro, stime della durata e altri dettagli. Il modello di esempio di diagramma di Gantt mostra come queste informazioni si uniscono per creare una sequenza temporale del progetto, comprese le dipendenze.
Modello da WBS a diagramma di Gantt
Scarica il modello da WBS a diagramma di Gantt — Microsoft Excel
Scarica una versione vuota del modello Work-Breakdown-Structure-to-Gantt-Chart qui sopra. Questo modello offre spazio per visualizzare la gerarchia della struttura di suddivisione del lavoro e include righe per le attività e colonne per la durata, in modo da poter iniziare il proprio progetto da zero.
Come convertire un diagramma di Gantt in una struttura di suddivisione del lavoro
Alcune applicazioni software di pianificazione dei progetti convertono i diagrammi di Gantt in strutture di suddivisione del lavoro, ma il diagramma risultante spesso non segue le migliori pratiche. In generale, non dovresti decodificare una struttura di suddivisione del lavoro partendo da un diagramma di Gantt.
Le applicazioni che cercano di eseguire questa funzione non elencano risultati concreti, ma elencano invece le attività nella struttura di suddivisione del lavoro. Ricorda che ogni livello della struttura di suddivisione del lavoro dovrebbe mostrare ciò che viene costruito o realizzato, non l'attività.
Pertanto, una struttura di suddivisione del lavoro per una campagna di content marketing dovrebbe elencare i contenuti del blog in cima alla gerarchia come risultato del progetto previsto. Quindi, classifica i risultati finali in calendario dei contenuti, prime bozze, bozze modificate, immagini e contenuti pubblicati. Il diagramma di Gantt correlato assegnerebbe le righe per le attività: brainstorming, pianificazione, scrittura, modifica, progettazione grafica e caricamento. Sebbene risultato e processo siano correlati, non sono la stessa cosa.
Sebbene sia possibile creare un diagramma di Gantt che mostri la struttura della suddivisione del lavoro in una scheda diversa (come nell'esempio precedente), i professionisti affermano che è difficile immaginare una circostanza in cui si desideri convertire un diagramma di Gantt in una struttura di suddivisione del lavoro. Questo avrebbe valore solo se non conoscessi i risultati finali o dei componenti. Ma questo è improbabile perché i team generalmente non intraprendono progetti senza obiettivi.
Puoi trovare modelli per tracciare più progetti con diagrammi di Gantt, inclusi budget e dipendenze, nella nostra raccolta di modelli per i diagrammi di Gantt per più progetti.
Come assicurarsi che la struttura di suddivisione del lavoro e il diagramma di Gantt siano accurati
I diagrammi WBS e Gantt sono utili solo quando sono accurati. La precisione è difficile da ottenere all'inizio, quando si dispone di meno informazioni. Per massimizzare la precisione, aggiungete continuamente nuove informazioni ai vostri piani man mano che il progetto avanza.
Gli esperti consigliano che la comunicazione aperta, la flessibilità e le revisioni frequenti favoriscano l'accuratezza. Ecco alcuni suggerimenti:
- Comunicare: Hirsch di TalentMarketplace afferma che è fondamentale rimanere in contatto con gli altri stakeholder del progetto e raccogliere i loro input. «La comunicazione con gli esperti di progetto è fondamentale. In qualità di project manager, comprendi ogni componente del progetto, ma potresti non comprenderne i dettagli. Parlare con i dipendenti e fornire loro le risorse di cui hanno bisogno per registrare le loro attività è essenziale», afferma.
- Rimani flessibile:
- Albert Ho è il fondatore di Healthcare Heroes e project manager presso il William Osler Health System di Brampton, Ontario. Egli osserva: «Un project manager non avrà mai tutte le informazioni necessarie per comprendere le dipendenze e determinare le durate all'inizio di un progetto. Man mano che vengono rivelate nuove informazioni, il project manager deve supportare il team di progetto». Cita un esempio di necessità inaspettata di incorporare gli appuntamenti di telemedicina in un progetto: «Si trattava di una nuova richiesta che richiedeva otto settimane per ottenere un preventivo, progettare una soluzione, implementare, testare, addestrare e implementare». Le parti interessate dovevano essere flessibili per adattare il progetto all'ambito modificato.
- Rivedi spesso il tuo lavoro: Yong incoraggia le riunioni settimanali del team di progetto per consentire ai partecipanti di rivedere la WBS e il diagramma di Gantt. «È il modo più chiaro e veloce per esaminare i progressi del team, chiarire eventuali dipendenze da stallo e aggiungere nuove micro attività», osserva. Ramirez di Rephrase afferma che il project manager dovrebbe rivedere la struttura di suddivisione del lavoro e il diagramma di Gantt alla fine di ogni giornata per assicurarsi di aver assegnato le attività correttamente. Inoltre, il project manager dovrebbe esaminare la cronologia e il diagramma di Gantt all'inizio di ogni settimana, per assicurarsi che le attività vengano completate in tempo. «Altrimenti, il project manager dovrà aggiornare le tempistiche se il lavoro viene semplicemente ritardato. Se il lavoro non è stato definito correttamente, potrebbe essere necessario modificare la suddivisione del lavoro per riflettere accuratamente il nuovo ambito del progetto», aggiunge.
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