Cosa sono le aree dei risultati chiave?
Il termine Key Result Areas (KRA), ossia aree dei risultati chiave, si riferisce a un breve elenco di obiettivi generali che guidano il modo in cui un individuo svolge il proprio lavoro, o agli obiettivi generali in termini di successo e progresso per un'organizzazione o per una delle sue divisioni.
Le KRA aiutano a stabilire l'ambito degli obiettivi di un lavoro o di un reparto o di un'organizzazione e a definire i risultati ottimali del lavoro quotidiano. Le KRA sono gli elementi critici per il successo di un'organizzazione o di un dipendente.
Le qualità più importanti delle aree dei risultati chiave
Le aree dei risultati chiave saranno ovviamente molto diverse, a seconda del ruolo di un dipendente o degli obiettivi specifici di un reparto o di un'organizzazione. Tuttavia, ci sono alcuni attributi principali che sono importanti nello sviluppo di qualsiasi KRA.
Le KRA devono essere specifiche, chiare e misurabili. Dan Montgomery, fondatore e Managing Director di Agile Strategies, una società di pianificazione strategica, afferma che troppo spesso le organizzazioni fanno dichiarazioni altisonanti riguardo i loro obiettivi. "Ma in realtà si tratta di dichiarazioni ambigue ed evasive", afferma Montgomery. "Puoi creare qualcosa che sembri significativo, [ma] non stai davvero puntualizzando in cosa consisterà realmente il successo."
Ecco perché è importante che le KRA siano specifiche e misurabili, spiega. Aggiunge: "È necessario discutere come misurarle in anticipo, invece di litigare a fatto compiuto."
È anche essenziale che le KRA coinvolgano attività e lavori che siano sotto il controllo della persona o dell'entità per cui sono stati scritte. Devono anche includere un'attività essenziale dell'organizzazione.
Perché è importante identificare le aree dei risultati chiave?
Il principio di Pareto dichiara che l'80% delle conseguenze o degli effetti di qualcosa proviene dal 20% delle cause. Applicando questo principio al modo in cui le persone (o i reparti e le organizzazioni) svolgono il loro lavoro, significa che l'80% del valore del tuo lavoro deriva dal 20% del tuo lavoro.
Pertanto, è fondamentale comprendere e identificare il 20% più importante del tuo lavoro. Qual è la parte relativamente piccola del tuo lavoro che apporta maggior valore alla tua organizzazione? Porti questa domanda ti aiuterà a sviluppare le aree dei risultati chiave.
Come preparare le aree dei risultati chiave per un individuo
Lo sviluppo delle aree dei risultati chiave non deve essere necessariamente complicato. Detto questo, ci sono alcuni concetti base da comprendere ed elementi chiave da includere. Eccone alcuni:
- Inizia con una conversazione: se stai scrivendo le aree dei risultati chiave per un reparto o un'organizzazione, i membri del team vorranno riunirsi per parlarne e decidere. Se, come spesso accade, le aree dei risultati chiave vengono scritte per un dipendente all'interno dell'organizzazione, il supervisore vorrà incontrare il dipendente per considerare e concordare le aree dei risultati chiave appropriate per tale posizione.
Dave Crenshaw, Management Expert e autore del bestseller The Myth of Multitasking sulla gestione del tempo, afferma che è fondamentale che si tengano una o più conversazioni tra supervisore e dipendente. I dipendenti infatti possono fornire spunti ai supervisori riguardo ciò che possono effettivamente controllare, mentre i supervisori possono indicare ai dipendenti ciò che conta di più per gli obiettivi dell'organizzazione. "Tale conversazione bidirezionale porterà a una chiara comprensione degli indicatori per le KRA appropriate", afferma Crenshaw.
Per contro, aggiunge Crenshaw, le KRA stabilite su incarico dal supervisore possono non sembrare ragionevoli o credibili per il dipendente e spesso sono un fiasco. "Le persone devono tenerne conto e vederne il valore", spiega Crenshaw. "Dobbiamo parlarne e spiegare perché le monitoriamo." - Definisci a grandi linee il profilo del lavoro: se le KRA sono in fase di sviluppo per una posizione, dovrebbero definire a grandi linee quel lavoro e illustrare con chiarezza al dipendente il suo ruolo e la sua missione all'interno dell'organizzazione. Le KRA probabilmente includeranno un elenco di funzioni e attività vitali per il successo.
- Controlla che le KRA si adattino alla posizione: le KRA possono richiedere determinati obiettivi da parte di un dipendente solo quando questo ha la capacità di raggiungere tale obiettivo all'interno della struttura dell'organizzazione.
- Crea KRA SMART: molti esperti ritengono che le KRA (per un dipendente, un reparto o un'organizzazione) dovrebbero essere SMART (specifiche, misurabili, riconosciute, realistiche e scadenzabili). Per saperne di più sui criteri S.M.A.R.T., consulta "Guida essenziale alla scrittura di obiettivi SMART".
Ecco un esempio di una KRA ben scritta: Lanciare una campagna di pubbliche relazioni per dicembre 2019 per aumentare la consapevolezza del brand della tua organizzazione.
Ecco un esempio di KRA non ben formulata: Creare un brand per la tua organizzazione. - Stabilisci un numero limitato e realistico: le KRA dovrebbero essere gli obiettivi più importanti. Raramente dovrebbero essere più di una manciata, e comunque mai più di sette. Crenshaw suggerisce di scriverne da tre a cinque. Questo numero si applica sia alle KRA per i singoli individui che alle KRA per i reparti o le organizzazioni.
"Devi assegnare risorse a ciò che viene ritenuto di massimo valore", afferma. "Dal punto di vista degli indicatori, ci sono molti aspetti diversi da monitorare. Ma solo una manciata di indicatori sono i più preziosi. Non è utile tenere traccia di 10 o 15 aspetti diversi, perché implicano troppi dati." - Raggruppa le attività: raggruppa le attività correlate tra loro.
- Mettile per iscritto: le KRA devono essere scritte, esaminate da tutte le parti interessate, concordate e firmate dalle persone coinvolte, soprattutto quando le KRA coinvolgono il ruolo di un dipendente. Il formato scritto per le KRA può essere relativamente semplice. Per le KRA di un dipendente, dovrebbe essere incluso il nome del dipendente, il nome del reparto e del supervisore e una descrizione di alcune delle funzioni più importanti del ruolo del dipendente e del modo in cui serve gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Quindi, devi includere i dettagli su diverse aree di prestazioni previste. Questi dettagli dovrebbero includere metriche che possono essere e saranno misurate per valutare le prestazioni del dipendente in tali aree.
Modello di KRA per i singoli individui
Puoi utilizzare questo modello per creare aree dei risultati chiave appropriate per un individuo all'interno di un'organizzazione. Il modello contiene voci per le KRA e relativi indicatori di prestazioni chiave. Il modello è scaricabile gratuitamente ed è personalizzabile per adattarlo alle tue esigenze.
Domande da porsi per comprendere e determinare le proprie aree dei risultati chiave
Il tuo supervisore può chiedere il tuo aiuto per determinare le aree dei risultati chiave appropriate per la tua posizione. Ecco alcuni passaggi di base per aiutarti a iniziare:
- Prenditi il tempo necessario per valutare come passi attualmente il tuo tempo al lavoro. Annota ciò che fai quotidianamente o settimanalmente. Inoltre, scrivi ciò che pensi di dover fare e che non stai facendo.
- Chiediti: perché sono stato assunto? Cosa dovrei portare a termine? Quali sono i compiti che solo io posso svolgere per produrre risultati positivi per la mia organizzazione? Cosa rende la mia posizione essenziale per il successo dell'azienda?
- Chiediti inoltre: Ci sono compiti che sto svolgendo che posso delegare? Compiti che non sono vitali per svolgere bene il mio lavoro o che lo ostacolano?
- Se sei responsabile di un reparto, chiediti: Cosa dovrei fare per dimostrarne il valore?
- Esamina frequentemente le tue KRA ed eventualmente modificale insieme al tuo supervisore.
Definizione delle aree dei risultati chiave per i dipendenti di cui sei responsabile
Se sei un supervisore, naturalmente vorrai essere coinvolto nello sviluppo delle KRA per i dipendenti di cui sei responsabile. Ecco alcune domande che dovresti porre o passaggi che dovresti intraprendere per contribuire allo sviluppo di tali KRA:
- Qual è lo scopo di ogni posizione di cui sei responsabile? Perché ogni membro del personale è stato assunto dalla tua organizzazione?
- Per ogni dipendente, crea un elenco delle attività vitali per cui è stato assunto. Ordina le attività in base alla loro importanza per la tua organizzazione.
Come determinare le aree dei risultati chiave per un reparto o un'organizzazione
Le aree dei risultati chiave di un'organizzazione devono concentrarsi su quelle aree vitali che si adattano meglio agli obiettivi strategici di un'organizzazione e che ne favoriscono il successo. Determinare questi fattori di successo richiederà un'analisi e una discussione tra i dipendenti e i leader dell'organizzazione.
Bill Zeeb, socio fondatore di Infinitas, una società di consulenza aziendale e di leadership con sede a Ginevra, Svizzera, afferma che le grandi aziende hanno spesso diversi obiettivi generali e KRA distribuiti tra i vari reparti e aree funzionali. E spesso questi non sono allineati all'interno dell'organizzazione.
"A mio parere, lo spazio vuoto tra i silos funzionali è il luogo in cui ci sono grandi opportunità per far sì che tutti i membri dell'azienda lavorino nella stessa direzione e con le stesse priorità", spiega. "Questo avviene stabilendo un numero ragionevole di KRA importanti."
Quando hai individuato una serie di aree che ritieni promuovano il successo di un'organizzazione, dovrai determinare cosa può avere un impatto positivo sulle suddette aree per aiutare la tua organizzazione a crescere e avere successo. Ciò significa che ciascuna delle KRA generali includerà metriche dettagliate che puoi monitorare per determinare i progressi in tali aree. Queste metriche sono spesso chiamate indicatori di prestazioni chiave.
Le aree dei risultati chiave variano a seconda dell'organizzazione. Ma molte aree generali fanno parte delle KRA per molte organizzazioni. Solitamente sono incluse:
- Profitto e guadagno economico
- Soddisfazione dei clienti
- Benessere dei dipendenti
- Qualità dei prodotti
- Gestione organizzativa
- Innovazione
Modello di KRA per i reparti
Puoi usare questo modello per creare aree dei risultati chiave appropriate per un reparto o un'organizzazione. Il modello contiene voci per le KRA e i KPI associati. Il modello è scaricabile gratuitamente ed è personalizzabile per adattarlo alle tue esigenze.
Ostacoli nell'identificazione, nella comprensione e nell'uso corretto delle KRA
Sebbene lo sviluppo di KRA appropriate possa essere semplice, alcuni ostacoli comuni spesso creano problemi:
- Mancanza di chiarezza: nelle KRA che implicano le prestazioni di un dipendente, né l'individuo né il supervisore sono chiari riguardo i compiti e i risultati principali su cui il dipendente dovrebbe concentrarsi: i compiti e i risultati che contribuiranno a promuovere il successo di un'organizzazione.
- Distrazioni: troppo spesso le persone sono distratte da attività quotidiane che sembrano importanti, ma che hanno un valore limitato per il successo dell'organizzazione.
- Imposizione dall'alto delle KRA: i supervisori che impongono specifiche KRA ai dipendenti, senza chiedere il loro parere, creano un sistema che spesso fallisce.
Quando ai dipendenti viene data la possibilità di spiegare come funziona il loro lavoro e di avere voce in capitolo nel definire obiettivi e finalità appropriati allo specifico lavoro, "si sentiranno più coinvolti", dichiara Montgomery di Agile Strategies. Se la tua inclinazione come supervisore è quella di "essere troppo autorevole, controllante e dittatoriale", dovresti fare a meno di qualsiasi sistema che preveda obiettivi e risultati chiave. "Basta dire semplicemente alle persone cosa fare", consiglia Montgomery.
Problemi che si creano quando non identifichi e non comprendi le aree dei risultati chiave
Quando le KRA non vengono identificate e monitorate, spesso insorgono problemi significativi nell'organizzazione o nelle prestazioni dei dipendenti. Di seguito sono riportati alcuni dei problemi comuni:
- Le distrazioni portano a risultati scarsi: poiché le persone vengono distratte troppo facilmente da compiti non importanti, le organizzazioni ne risentono. Questi compiti non importanti si sommano e i dipendenti si ritrovano a dedicare gran parte del loro tempo a svolgere attività che non aiutano l'azienda.
- La motivazione diminuisce: Crenshaw afferma che le motivazioni dei dipendenti possono rapidamente diminuire se non hanno obiettivi specifici che sia loro che gli altri possono monitorare per vederne i progressi. "Se le persone non riescono a vedere i progressi, iniziano a distaccarsi dal proprio lavoro", afferma. "Smettono di preoccuparsi di ciò che stanno facendo."
- Le prestazioni ne risentono: in parte a causa di questi problemi di motivazione, le prestazioni dei dipendenti ne risentiranno. Crenshaw paragona questa situazione a qualcuno che cerca di perdere peso, ma non sale mai su una bilancia. Se non vedono o monitorano mai i progressi, "ritornano ai vecchi modi" e le loro prestazioni diminuiscono.
- Le derive organizzative: se non sono state identificate le aree su cui concentrarsi per migliorare, qualsiasi organizzazione andrà alla deriva e non farà progressi.
"Se non fai una distinzione tra ciò che è importante e ciò che è urgente", afferma Montgomery, "sarai molto impegnato ... le e-mail arrivano e tu rispondi. Sei molto occupato, ma alla fine della giornata non stai facendo progressi, per non parlare della fine dell'anno."
Zeeb di Infinitas afferma che molti posti di lavoro vanno persi e molte aziende falliscono perché i leader e i lavoratori non sono abbastanza concentrati sull'identificazione e il monitoraggio delle prestazioni nelle KRA. "Se tutti non sono concentrati sugli obiettivi giusti e non sono allineati, si avrà una situazione in cui il primo concorrente allineato si prenderà tutto."
Quali sono le aree di prestazioni chiave?
Le aree di prestazioni chiave (Key Performance Areas, KPA) descrivono ampie aree per le quali un reparto o un'organizzazione o un singolo dipendente può essere responsabile. A differenza delle KRA, non sono necessariamente monitorate tramite risultati o con metriche incentrate sui risultati. Ma descrivono ampie aree di responsabilità.
4 importanti aree di prestazioni chiave
Le KPA possono coprire un'ampia gamma di aree e possono differire in modo significativo in base all'organizzazione e all'azienda. Tuttavia, alcuni esperti suggeriscono che ci sono quattro KPA che quasi tutte le aziende dovrebbero comprendere e a cui dovrebbero prestare attenzione:
- Finanziaria: questa include elementi base come entrate, costi, profitti netti, e trend che influenzano gli altri tre.
- Soddisfazione dei clienti: con che frequenza i tuoi clienti si lamentano della tua azienda o dei tuoi prodotti? Qual è il tasso di reso dei prodotti? Quali sono i risultati dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti?
- Percezione da parte del mercato: in che modo i clienti, esistenti e potenziali, considerano la tua azienda o i suoi prodotti?
- Produttività: la tua azienda sta realizzando i suoi obiettivi generali? Soddisfa i requisiti quotidiani necessari a far progredire l'azienda e mantenere soddisfatti i clienti?
Esempi di aree di prestazioni chiave
Esistono centinaia o migliaia di esempi di KPA, a seconda dell'organizzazione, dei dipendenti o del settore. Ecco alcuni esempi:
- Mantenimento di buone condizioni di lavoro in un impianto
- Uso delle risorse in modo efficiente ed efficace
- Miglioramento dei processi aziendali
- Miglioramento della sicurezza e della prevenzione degli incidenti
- Miglioramento degli accordi sul livello dei servizi dell'organizzazione
- Miglioramento della gestione dei rischi e della conformità alle normative dell'organizzazione
Cos'è un indicatore di prestazioni chiave?
Un indicatore di prestazioni chiave (Key Performance Indicator, KPI) è una metrica che misura se un'organizzazione stia raggiungendo determinati obiettivi e traguardi definiti per promuoverne il successo. I KPI possono riguardare i risultati di vendita, le prestazioni dei prodotti, il ritorno su determinati investimenti organizzativi o una vasta gamma di altre aree. I KPI sono spesso le misurazioni associate agli obiettivi generali delineati in un'area dei risultati chiave. Puoi saperne di più sui KPI leggendo "Tutto sulle dashboard KPI", "Tutto quello che devi sapere sulle dashboard per l'esecutivo" e "Essential Guide for Defining Business Dashboard Metrics" (Guida essenziale per la definizione delle metriche delle dashboard aziendali).
Distinzione fra traguardi, obiettivi, KRA e KPI
Le organizzazioni possono creare e monitorare una serie di obiettivi e misure per valutare le loro prestazioni o quelle dei loro dipendenti. Sono spesso considerati parte della gestione delle prestazioni. È importante capire in che modo i vari componenti siano distinti ma al contempo correlati tra loro.
Traguardi: descrivono lo scopo generale di un'organizzazione, di un reparto o di un dipendente. La maggior parte delle volte, i traguardi sono definiti per l'organizzazione.
Obiettivi: ci sono componenti misurabili che aiutano l'organizzazione a raggiungere il suo traguardo generale.
Aree dei risultati chiave: le KRA sono obiettivi definiti vitali per le prestazioni di un singolo dipendente, di un reparto o di un'organizzazione.
Indicatori di prestazioni chiave: un KPI è una metrica quantificabile che aiuta a valutare se un'organizzazione, un reparto o un dipendente stia raggiungendo determinati obiettivi. I KPI sono spesso i "punti di prova" associati alle aree dei risultati chiave.
KRA e KPI per rappresentanti di vendita
Tra gli esempi di KRA per rappresentanti di vendita sono inclusi:
- Aumentare il numero di vendite rispetto al periodo precedente.
- Aumentare i ricavi delle vendite rispetto al periodo precedente
- Aumentare le azioni di outreach verso clienti potenziali.
Tra gli esempi di KPI per rappresentanti di vendita sono inclusi
- Numero di nuovi contratti di vendita firmati
- Valore in dollari per i nuovi contratti di vendita
- Crescita o declino delle vendite nette rispetto al periodo precedente
- Azioni di outreach mensili
KRA e KPI per sales manager o dirigenti commerciali
Tra gli esempi di KRA per sales manager o dirigenti dell'area vendite sono inclusi:
- Aumentare le vendite rispetto al periodo precedente.
- Aumentare il margine di profitto rispetto al periodo (o all'anno) precedente.
- Aumentare i contatti di vendita per rappresentante di vendita.
- Aumentare il rapporto tra le vendite online e le altre vendite.
Tra gli esempi di KPI per sales manager o dirigenti dell'area vendite sono inclusi:
- Aumento delle vendite rispetto al mese precedente
- Margine di profitto medio sulle vendite
- Azioni di outreach (chiamate o e-mail) per rappresentante di vendita
- Vendite per rappresentante
- Vendita per metodo di contatto
KRA e KPI per product manager
Di seguito sono riportati alcuni esempi di KRA per product manager:
- Aumentare i ricavi delle vendite del prodotto rispetto al periodo precedente
- Attrarre nuovi clienti per il prodotto.
- Assicurarsi che i clienti esistenti continuino ad acquistare e utilizzare il prodotto.
- Assicurarsi che i clienti esistenti e nuovi siano soddisfatti del prodotto.
Tra gli esempi di KPI per product manager sono inclusi:
- Nuovi ricavi dal prodotto (mese corrente rispetto al mese precedente)
- Costo di acquisizione dei clienti
- Tasso di fidelizzazione dei clienti
- Punteggio sulla soddisfazione dei clienti
KRA e KPI per project manager
Tra gli esempi di KRA per project manager sono inclusi:
- Completare il progetto entro il budget previsto.
- Completare il progetto in tempo.
- Migliorare le previsioni sui costi per le componenti del progetto.
Tra gli esempi di KPI per project manager sono inclusi:
- Varianza rispetto al budget pianificato per progetto
- Percentuale delle scadenze di milestone di progetto non rispettate
- Varianza dei costi all'interno delle componenti del progetto
KRA e KPI per marketing manager
Tra gli esempi di KRA per marketing manager sono inclusi:
- Aumentare la percentuale di persone che acquistano un prodotto dopo essere stati attratti dall'azienda con il marketing.
- Aumentare il rapporto tra clienti e budget di marketing.
- Ridurre i costi di marketing per nuovo cliente acquisito.
- Migliorare l'opinione pubblica sull'organizzazione e il suo brand.
Tra gli esempi di KPI per marketing manager sono inclusi:
- Tassi di conversione di coloro che chiedono informazioni sul prodotto
- Costi di marketing per cliente
- Costo di acquisizione dei clienti
- Consapevolezza del brand
- Ritorno sugli investimenti di marketing
KRA e KPI per responsabili delle risorse umane
Tra gli esempi di KRA per responsabili delle risorse umane sono inclusi:
- Migliorare la ricerca di personale con la pubblicità per attirare candidati più qualificati.
- Aumentare il tasso di accettazione delle offerte di lavoro fatte.
- Ridurre i costi delle risorse umane per ogni nuovo assunto.
- Ridurre il ricambio di dipendenti.
Tra gli esempi di KPI per responsabili delle risorse umane sono inclusi:
- Domande qualificate ricevute per l'offerta di lavoro pubblicizzata
- Tasso di accettazione delle offerte di lavoro
- Costi totali delle risorse umane per assunto
- Tasso di ricambio dei dipendenti
KRA e KPI per responsabili finanziari
Tra gli esempi di KRA per responsabili finanziari sono inclusi:
- Aumentare il fatturato dell'azienda rispetto al periodo precedente.
- Aumentare la redditività dell'azienda rispetto al periodo precedente.
- Aumentare il flusso di cassa.
- Aumentare l'efficienza operativa all'interno dell'azienda.
Tra gli esempi di KPI per responsabili finanziari sono inclusi:
- Margine di profitto netto
- Crescita dei ricavi per il periodo in corso rispetto al periodo precedente
- Rapporto debito/patrimonio netto per l'azienda
- Tassi di riscossione dei crediti
- Tassi di redditività del capitale proprio
KRA e KPI per assistenti esecutivi
Tra gli esempi di KRA per assistenti esecutivi sono inclusi:
- Assicurarsi che il programma giornaliero dell'esecutivo funzioni bene e che utilizzino il loro tempo in modo efficiente per far progredire l'organizzazione.
- Aiutare la dirigenza con la corrispondenza ai dipendenti interni e agli stakeholder esterni.
- Assicurarsi che tutte le attività amministrative per loro conto siano completate in modo efficiente.
Tra gli esempi di KPI per assistenti esecutivi sono inclusi:
- Tasso di errori nel mantenere il programma giornaliero
- Tasso di errori nella corrispondenza che è responsabilità dell'assistente esecutivo
- Percentuale delle scadenze stabilite dall'esecutivo rispettate
KRA e KPI per insegnanti
Tra gli esempi di KRA per insegnanti sono inclusi:
- Aumentare le conoscenze professionali nell'insegnamento di qualità.
- Coinvolgere sempre più studenti con un'istruzione di qualità.
- Aiutare maggiormente gli studenti a imparare.
Tra gli esempi di KPI per insegnanti sono inclusi:
- Numero di programmi di certificazione completati per migliorare le conoscenze didattiche
- Tasso di frequenza giornaliera tra gli studenti nelle classi dell'insegnante
- Punteggi complessivi dei test standardizzati per gli studenti nelle classi dell'insegnante
- Miglioramento dei punteggi dei test standardizzati per gli studenti nelle classi dell'insegnante
KRA e KPI per istruzione/scuole
Tra gli esempi di KRA per scuole superiori e università sono inclusi:
- Migliorare la qualità dell'istruzione.
- Migliorare l'efficienza per un'istruzione di qualità.
- Coinvolgere gli studenti con un'istruzione di qualità.
- Migliorare il lavoro di preparazione degli studenti per l'università o il mondo del lavoro.
Tra gli esempi di KPI per scuole superiori e università sono inclusi:
- Percentuale di laureati
- Tasso di frequenza giornaliera degli studenti
- Rapporto studenti/docenti
- Costo per studente
KRA e KPI per rappresentanti dell'assistenza clienti
Tra gli esempi di KRA per rappresentanti dell'assistenza clienti sono inclusi:
- Aumentare i livelli di soddisfazione dei clienti insoddisfatti.
- Gestire in modo efficiente e appropriato i reclami dei clienti.
Tra gli esempi di KPI per rappresentanti dell'assistenza clienti sono inclusi:
- Tassi di soddisfazione dei clienti dopo aver interagito con i rappresentanti dell'assistenza clienti
- Percentuale di reclami risolti entro un tempo prestabilito
- Percentuale di chiamate al call center completate
- Tempo medio di gestione delle chiamate al call center
- Tempo medio per rispondere a e-mail o altra corrispondenza
KRA e KPI per responsabili degli acquisti
Tra gli esempi di KRA per responsabili degli acquisti sono inclusi:
- Garantire una maggiore aderenza dei fornitori a quanto promesso nei loro contratti.
- Assicurarsi che l'organizzazione riceva l'ordine di prodotto corretto con puntualità.
- Aumentare l'efficienza nell'effettuare ordini.
Tra gli esempi di KPI per responsabili degli acquisti sono inclusi:
- Tasso di conformità ai contratti di appalto
- Tasso di difetti con i prodotti dei fornitori
- Tasso di discrepanze negli ordini di acquisto (prodotti sbagliati o consegna errata)
- Tempo del ciclo dell'ordine di acquisto
KRA e KPI per revisori interni
Tra gli esempi di KRA per revisori interni sono inclusi:
- Aumentare l'audit interno delle aree vitali nell'organizzazione e delle aree in cui sussiste il rischio di mancata conformità alle normative.
- Aumentare la qualità degli audit.
- Aumentare l'efficienza degli audit.
Tra gli esempi di KPI per revisori interni sono inclusi:
- Numero totale di audit interni completati in un anno (o periodo di tempo definito)
- Risorse totali dedicate agli audit interni, rispetto ai parametri di riferimento del settore
- Costi totali per ora di audit
- Tempo totale tra il completamento del lavoro sul campo per l'audit e il completamento di una bozza e di un report finale di audit
- Numero di raccomandazioni formulate per report di audit e percentuale di implementazione di tali raccomandazioni entro un periodo di tempo stabilito
KRA e KPI per responsabili operativi
Tra gli esempi di KRA per responsabili operativi sono inclusi:
- Migliorare la soddisfazione dei clienti con i prodotti dell'azienda.
- Migliorare la distribuzione di prodotti di alto valore a clienti soddisfatti.
- Garantire un miglioramento continuo nell'uso degli asset dell'azienda per fabbricare prodotti in modo efficiente.
Tra gli esempi di KPI per responsabili operativi sono inclusi:
- Percentuale della puntualità di consegna del prodotto al cliente da parte dell'azienda
- Percentuale delle volte in cui il cliente rifiuta o restituisce il prodotto per difetti (piuttosto che per problemi di ordine o consegna)
- Rapporto tra i costi o le merci vendute e l'inventario totale utilizzato per produrre le merci
- Rendimento delle attività nette (rapporto tra l'utile netto prodotto da una struttura e il valore degli asset fissi di tale struttura)
KRA e KPI per analisti aziendali
Tra gli esempi di KRA per analisti aziendali sono inclusi:
- Migliorare la qualità delle raccomandazioni di analisi aziendale.
- Garantire e migliorare la soddisfazione dei dipendenti nel lavorare con l'analista aziendale.
Tra gli esempi di KPI per analisti aziendali sono inclusi:
- Percentuale di progetti dell'analista aziendale che includono requisiti prioritari per il miglioramento dell'organizzazione
- Percentuale delle raccomandazioni dell'analista aziendale che sono state completamente implementate
- Indice di soddisfazione del personale aziendale che ha lavorato su progetti con l'analista aziendale
- Percentuale delle raccomandazioni dell'analista aziendale che sono testabili per migliorare le operazioni e percentuale di quegli elementi testabili che hanno mostrato un miglioramento
KRA, KPA e KPI per uffici legali
Tra gli esempi di KRA per uffici legali sono inclusi:
- Migliorare la tempestività della risposta all'assistenza.
- Utilizzare le risorse in modo efficiente.
- Migliorare la qualità del lavoro legale e la soddisfazione interna per i servizi.
Esempi di KPI per uffici legali:
- Le dimensioni del team legale interno rispetto alle medie del settore
- Il budget annuale del team legale interno rispetto alle medie del settore
- Tempo necessario per rispondere in modo concreto con una consulenza legale a una richiesta interna di assistenza
- Valutazioni aziendali (attraverso sondaggi regolari) dell'ufficio legale nel suo insieme (e dei singoli avvocati)
KRA e KPI per responsabili delle buste paga
Tra gli esempi di KRA per responsabili delle buste paga sono inclusi:
- Aumentare l'efficienza nell'elaborazione delle buste paga.
- Ridurre gli errori nell'elaborazione delle buste paga.
- Ridurre il tempo per correggere gli errori nelle buste paga.
Tra gli esempi di KPI per responsabili delle buste paga sono inclusi:
- Costi annuali per elaborare le buste paga dell'organizzazione
- Ore totali necessarie per lavorare le buste paga per ogni periodo di retribuzione
- Rapporto tra i pagamenti che devono essere rieseguiti per correggere gli errori, rispetto ai numeri totali di buste paga
- Tempo necessario per correggere gli errori in busta paga
KRA e KPI per personale infermieristico
Tra gli esempi di KRA per personale infermieristico sono inclusi:
- Migliorare le cure per tutti i pazienti.
- Ridurre le infezioni acquisite in ospedale tra i pazienti.
- Migliorare la soddisfazione dei pazienti con le cure.
Tra gli esempi di KPI per personale infermieristico sono inclusi:
- Numero e percentuale di pazienti che sviluppano ulcere (piaghe) da decubito
- Tassi relativi alle infezioni sviluppate all'interno della struttura sanitaria
- Numero e percentuale di pazienti che sperimentano cadute con lesioni all'interno della struttura sanitaria
- Valutazioni sul posto da parte di un team interno per verificare se il personale infermieristico abbia praticato un'igiene delle mani appropriata
- Numero di reclami da parte dei pazienti
Esempi di aree dei risultati chiave per i leader dell'organizzazione
Le aree dei risultati chiave per i leader di un'organizzazione si concentrano spesso sugli obiettivi strategici per l'azienda nel suo insieme. Questi probabilmente includono:
- Redditività: dettagli sulle entrate, i costi e la redditività dell'azienda, anche all'interno di divisioni specifiche.
- Soddisfazione dei clienti: dettagli e metriche che misurano la soddisfazione dei clienti.
- Coinvolgimento dei dipendenti: dettagli sulla soddisfazione dei dipendenti, sui tassi di turnover e su altre misure che riflettono le sensazioni dei dipendenti riguardo al loro lavoro e alla tua organizzazione.
Quali vantaggi possono offrire alla tua organizzazione delle aree dei risultati chiave ben concepite
Se sviluppate e scritte bene, le aree dei risultati chiave si concentrano sull'organizzazione e ne guidano il successo. Tra le KRA organizzative più ampie sono incluse:
- Consolidare la struttura dell'organizzazione e definire gli obiettivi, contribuendo a unificare il lavoro di tutti i membri dell'organizzazione.
- Comunicare strategie organizzative aggiornate per tutti i dipendenti.
- Allineare i ruoli dei dipendenti al piano strategico complessivo dell'organizzazione.
- Assegnare priorità alle attività dell'organizzazione e migliorare la gestione complessiva del tempo e del lavoro.
- Migliorare la comunicazione tra le divisioni dell'organizzazione.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di KRA per singoli dipendenti:
- Chiarire i ruoli e definire le responsabilità di un dipendente.
- Aiutare a mantenere i dipendenti concentrati e a rispondere delle loro responsabilità. "Definire quale aspetto dovrebbero avere i risultati aiuta le persone a semplificare il modo in cui pensano a ciò che dovrebbero fare", afferma Montgomery di Agile Strategy.
- Assicurarsi che i dipendenti stiano dedicando del tempo alle aree che aiutano l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi generali.
- Aiutare i dipendenti a concentrarsi sui risultati piuttosto che sulle loro attività quotidiane.
Come monitorare le aree dei risultati chiave
Il modo per tenere traccia e monitorare le aree dei risultati chiave dopo averle sviluppate prevede di controllare gli indicatori di prestazioni chiave o le metriche più direttamente associate alle KRA.
La maggior parte delle aree dei risultati chiave deve essere misurabile con i dati interni dell'organizzazione. Potrebbero essere dati che rappresentano tutto, dalla percentuale di vendite dai clienti preesistenti ai reclami ricevuti, fino al tempo impiegato dai tuoi dipendenti per evadere un ordine o rispondere a una telefonata in arrivo.
Non desideri monitorare i KPI così spesso perché il monitoraggio crea inefficienze. Ma desideri monitorarli abbastanza spesso da poter vedere le tendenze e apportare modifiche in un periodo di tempo ragionevole.
"Sono un fan accanito del monitoraggio settimanale", afferma Crenshaw. "Funziona particolarmente bene se monitoriamo solo una manciata di numeri. Questo dà all'organizzazione un impulso sufficiente riguardo ciò che sta succedendo, ma non tanto da essere travolgente."
Zeeb di Infinitas afferma che è fondamentale eseguire costantemente il follow-up monitorando le KRA. Dichiara che le aziende di alcuni settori "stanno eseguendo un monitoraggio giornaliero o addirittura orario" di alcune KRA. "Più frequenti sono le revisioni, meglio è, sia che si parli di leadership o di prestazioni aziendali", aggiunge.
Sebbene gran parte del monitoraggio riguardi i numeri interni, può anche essere utile confrontare la tua organizzazione con la concorrenza o con le medie del settore, quando questi numeri sono disponibili.
Passaggi importanti da intraprendere dopo aver definito e monitorato le aree dei risultati chiave
Identificare e monitorare le KRA non avrà effetti positivi se poi non saranno intraprese azioni in base ai risultati. Bisogna adottare misure per migliorare le proprie operazioni o le proprie prestazioni individuali, in base ai risultati.
Per le KRA organizzative e di reparto, scopri e analizza ciò che influisce positivamente su ciascuna delle KRA. Quindi, adotta delle misure per spostare questi numeri in una direzione che contribuirà a rendere la tua organizzazione più efficiente e di successo.
Per quanto riguarda i singoli dipendenti, una volta determinate e valutate le loro prestazioni e quelle dei loro capi nei confronti delle rispettive KRA, dovranno:
- Esaminare con onestà le aree in cui le loro prestazioni sono forti e deboli.
- Decidere e stabilire gli obiettivi su come migliorare le aree deboli.
- Scegliere una o due competenze, se sviluppate e attuate correttamente, che potrebbero avere il massimo impatto sul successo della loro organizzazione e sulla loro carriera.
L'importante è imparare dai risultati, spiega Mongtomery di Agile Strategy. "È importante riconoscere i propri errori, purché si stia imparando."
Quali sono gli obiettivi e i risultati chiave o OKR?
Il termine obiettivi e risultati chiave (OKR) definisce una struttura e una strategia di gestione che stabilisce un obiettivo chiaramente definito che aiuterà l'organizzazione a progredire o a migliorare le operazioni. L'organizzazione definisce quindi i risultati chiave, simili ai KPI, che sono misure specifiche in grado di monitorare se l'organizzazione sta facendo progressi verso l'obiettivo prestabilito.
Esempi di OKR
Esempi di OKR possono includere:
- Obiettivo: aumentare la redditività aziendale.
- Risultato chiave: aumentare il fatturato mensile ricorrente del 10% entro la fine dell'anno.
- Risultato chiave: aumentare del 20% il numero di nuovi clienti che diventano clienti abituali.
- Risultato chiave: contenere gli aumenti dei costi di un punto percentuale al di sotto del tasso di inflazione.
Tenere traccia delle aree dei risultati chiave e degli indicatori di prestazioni chiave con le dashboard Smartsheet
Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.