Come pianificare un progetto IT di successo?

La pianificazione di un progetto informatico o pianificazione del progetto IT, è il lavoro che un team compie all'inizio di un progetto per garantirne il corretto avanzamento. Questi passaggi aiutano anche a garantire che il progetto rispetti le scadenze e gli traguardi complessivi.

La pianificazione è la seconda fase di un progetto IT, dopo l'avvio e prima dell'esecuzione del progetto. Per saperne di più sulle fasi di avvio ed esecuzionee sulla gestione dei progettiIT. Per conoscere le priorità di questi progetti, consulta la nostra guida completa alla definizione delle priorità dei progetti IT.

Il planning di un progetto IT richiede l'esecuzione di fasi iniziali fondamentali. Tra queste, aiutare i membri del team e gli stakeholder a comprendere l'obiettivo generale del progetto. Inoltre, è necessario chiarire come il team definirà e monitorerà il lavoro.

Gli esperti raccomandano una serie di passaggi per pianificare efficacemente un progetto IT. Inizia con la convocazione di una riunione iniziale dei membri del team di progetto e degli stakeholder per discutere le linee generali e gli obiettivi del progetto. 

Ecco 13 fasi importanti per la pianificazione di un progetto IT:

La pianificazione per una gestione più tradizionale dei progetti, come l'utilizzo della metodologia a cascata, include un certo numero di passaggi e documenti. Questi sforzi sono meno comuni o applicati in modo diverso quando i progetti IT utilizzano la metodologia Agile.

Ad esempio, i team usano spesso una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) nel project management tradizionale. Questo diagramma dettagliato mostra tutte le attività di cui un team ha bisogno per completare un progetto. Per saperne di più su come realizzare una strutturadi ripartizione del lavoro.  

I progetti Agile non utilizzano le strutture di ripartizione del lavoro. Ma il backlog di un prodotto Agile o la tabella di marcia del prodotto spesso riveste scopi simili.

Il project management tradizionale può anche includere passaggi e documenti per: 

• adottare una pianificazione della gestione del rischio
• gestire la pianificazione delle comunicazioni per i membri del team, i clienti e gli stakeholder
• implementare la pianificazione della gestione del cambiamento
• eseguire la pianificazione del budget
• pianificare le risorse necessarie e il personale
• programmare tutte le attività del progetto

Quando i team usano Agile per pianificare ed eseguire i loro progetti IT, eseguono molte delle fasi sopra descritte, anche se in modo diverso e spesso meno formale. Al contrario, queste fasi fanno parte talvolta di sprint e iterazioni.

Ecco ulteriori dettagli per capire come funziona Agile e se il tuo team sta usando Agile in modo appropriato o se sta solo dicendo di usarlo.

Scarica esempio di piano di progetto Agile per IT - Microsoft Excel

Questo esempio di modello Agile di pianificazione dei progetti è già completato per aiutarti a capire come pianificare il tuo progetto IT. Il modello di esempio include voci per sprint specifici di Agile, insieme alle funzioni all'interno di quegli sprint. Troverai anche sezioni per i membri del team che sono responsabili di ogni elemento, le date di inizio e fine previste e lo stato attuale.

Scarica il modello di piano di progetto Agile - Microsoft Excel

Puoi personalizzare questo modello di piano di progetto Agile per pianificare e monitorare il tuo progetto IT Agile, a seconda delle tue esigenze. Il modello include sezioni in cui puoi aggiungere attività, responsabilità per le attività, le date di inizio e di fine e lo stato. La durata di ogni attività viene calcolata automaticamente. Questo modello presenta anche un diagramma di Gantt (ovvero una rappresentazione visuale della linea temporale del tuo progetto), che si aggiorna automaticamente quando aggiungi i tuoi dati alla tabella.

I progetti IT si distinguono per la quantità di modifiche e cambiamenti che avvengono dall'inizio alla fine del progetto. Molti progetti non informatici subiscono un numero molto minore di cambiamenti. Pertanto, la pianificazione di molti progetti IT richiede approcci differenti.

Ecco due differenze principali:

• I progetti IT sono molto meno adatti a utilizzare i metodi tradizionali di project management: i metodi tradizionali di progetto, ad esempio quello a cascata, sono opzioni solide per alcuni progetti edilizi. I cambiamenti significativi nel planning sono meno probabili in tali progetti. Al contrario, lo sviluppo di software e altri progetti informatici sono soggetti a cambiamenti significativi, per cui è più probabile che utilizzino metodologie Agile o modificate con Agile.
• I budget hanno maggiori probabilità di cambiare: I budget nei progetti IT possono cambiare in caso di ostacoli o problemi che richiedono modifiche. Ma i budget possono anche cambiare con il successo del progetto. Ciò può accadere quando un nuovo prodotto IT (sviluppato nel corso di un progetto) ha successo e viene apprezzato dai clienti.
  
  “Una differenza tra i progetti non IT e IT è che quando termina un progetto IT è in realtà l'inizio di qualcosa", afferma Shandil. “Quando termina qualsiasi altro progetto, è la fine di qualcosa.”
  
  Quando il personale edilizio termina un edificio, il budget per la costruzione viene esaurito. Ma quando gli sviluppatori di software terminano il software e i clienti lo apprezzano, i clienti stessi suggeriscono continuamente modifiche per migliorarlo. Ciò significa che il budget per il software e l'IT di successo cresce quando il software è vincente.
  
  “Se sono stati spesi 2 milioni di dollari per un software, se ne spenderanno 8, prima di mandarlo in pensione o di ritirarlo", spiega Shandil.

Gli esperti raccomandano di formare e mantenere i team di progetto. È inoltre necessario stabilire quali documenti di pianificazione sono necessari e quali no, e come dimostrare il lavoro e l'avanzamento.

Ecco alcuni dei principali consigli degli esperti per la pianificazione dei progetti IT:

• Mantenere i team di progetto in corso: Alcune organizzazioni possono creare un team personalizzato per ciascun progetto specifico. Ma Zucker sostiene che è vantaggioso mantenere team costanti, composti per lo più dagli stessi membri (chiamati team persistenti) che lavorano su un progetto dopo l'altro. I membri del team imparano a conoscersi e a capire cosa fanno meglio, rendendo il lavoro del progetto più efficiente.
  
  “I team persistenti possono essere utilizzati in entrambi gli ambienti: Agile o tradizionali", afferma Zucker.
• Assicurati che il tuo traguardo sia quello corretto: Troppo spesso, i leader dell'azienda o di progetto annunciano un traguardo per un progetto e iniziano immediatamente a pianificarlo per ottenerlo. Ma non sempre analizzano se è quello giusto o se la sua realizzazione permetterà di raggiungere gli obiettivi dell'azienda.
  
  "Ho visto questa situazione molte volte", dice Zucker. “Dedicano 15 secondi a ciò che vogliono ottenere, poi scendono subito nei dettagli su come implementare la cosa. Assicuriamoci che sia quello che vogliamo fare”
• Assicurati di definire il successo finale nel modo corretto: Il successo dei progetti IT non dipende dal numero di funzionalità aggiunte a un software o a un sistema digitale, spiega Shandil. Si tratta della soddisfazione del cliente.
  
  “Il risultato migliore è far contento il cliente, quindi di solito pensiamo: Quante funzionalità avete aggiunto questo mese? Dovremmo invece pensare: Quanti sono i clienti soddisfatti? Li abbiamo accontentati con le funzionalità che abbiamo distribuito questo mese?", suggerisce.
• Non concentrarti troppo sui documenti scritti e dettagliati: La metodologia Agile è meno incentrata sulla richiesta di documenti scritti formali rispetto alle metodologie più tradizionali. Ma anche in Agile, una documentazione di base sul piano di gestione del progetto e sull'ambito è importante. Ciò che non si desidera, tuttavia, è perdere tempo a scrivere documentazione che diventa immediatamente obsoleta e e inibisce l'avanzamento del progetto.
  
  “Il compromesso è ciò che ti rende meno flessibile, perché richiede tempo per scrivere queste cose. Molte volte ci si proietta nel futuro. Potresti anche non sapere esattamente qual è il vostro prodotto. Decidi quale documentazione è davvero necessaria e quindi passa alla sua stesura. Anche questa è un'abilità: decidere cosa è assolutamente necessario e cosa no", fa notare Sim.
• Non concentrarti troppo sulla pianificazione anticipata: Questo suggerimento è legato a una documentazione limitata. Non dedicare troppo tempo a pianificazione dettagliata prima che inizi il tuo lavoro. Naturalmente, dovrai stabilire alcuni obiettivi e strutture di base. Ma poi mettiti al lavoro.
  
  “Pianifica ora per pianificare in seguito", afferma Shandil. “E nel frattempo, impara qualcosa in più.”
  
  Ciò significa che il tuo team può lavorare sul prodotto o sul progetto per un periodo di tempo limitato, ad esempio durante uno sprint di una settimana in Agile. “I membri del team imparano di più durante la settimana di lavoro, quindi potrebbero fare piani rapidi per la prossima settimana di lavoro. E poi si procede per iterazione su questo", dice Shandil. “La differenza chiave per noi è di realizzare qualcosa, perché altrimenti non si impara nulla.”
• Comprendere e utilizzare il concetto di prodotto minimo funzionante: Un prodotto minimo funzionante è un concetto che incoraggia gli sviluppatori a fornire il prima possibile agli utenti una versione di base di un nuovo prodotto. Significa che non si tratta del prodotto finito, ma funziona a livello base e può dare un'idea al concetto. Il feedback degli utenti può aiutare ad aggiungere altre funzionalità e a sviluppare ulteriormente il prodotto.
  
  “Il feedback migliore proviene dagli utenti reali", afferma Sim.
• Stabilire un accordo di lavoro sulla cultura del lavoro: All'inizio di un progetto, Shandil incoraggia i clienti a concordare un accordo di lavoro, che stabilisca regole e principi fondamentali sul modo in cui le persone lavoreranno insieme.
  
  “Si tratta di far sì che le persone agiscano più come un team e meno come un gruppo di singoli collaboratori", spiega. “Per questo abbiamo elaborato un regolamento per il team.”
  
  Le regole potrebbero includere, ad esempio, che il silenzio è un accordo. “In questo modo le persone capiscono che dovrebbero contribuire alle discussioni e se non lo fanno, non possono dire in seguito che non erano d'accordo", spiega Shandil.
  
     
• Assicurarsi che tutti possano visualizzare, monitorare e tracciare facilmente l'avanzamento di un progetto: Ogni membro del team, cliente o stakeholder dovrebbe essere in grado di visualizzare facilmente lo stato e l'avanzamento di un progetto. I membri del team possono verificare quanto lavoro resta da fare e le persone esterne al progetto comprendono ciò che si sta svolgendo. Questo può contribuire a creare un sostegno politico, finanziario e di altro tipo per questo progetto e per quelli futuri.
  
  Shandil ricorda una situazione lavorativa presso un'organizzazione sanitaria australiana che era stata acquisita. L'amministratore delegato della società acquirente ha visitato gli uffici e ha notato una grande lavagna con i progetti scritti nel reparto IT.
  
  “Osserva la bacheca e dice: Wow, fate un sacco di lavoro. Non penso che i miei dipendenti a Sidney facciano così tanto lavoro.’ Sapevamo che non era vero. È solo che non l'hanno reso visibile. Questa idea è del tutto rilevante per noi, poiché potrebbe superare i lavoratori della conoscenza e un sacco di cose stanno accadendo nella nostra testa. Non ce ne rendiamo conto? Affrontare questo concetto e fare in modo che le persone prive di background tecnico si inseriscano in questo processo, è una cosa enorme.”
• Come affrontare la sicurezza informatica: La sicurezza informatica è importante per tutti i progetti IT. Per alcuni progetti IT, potrebbe essere la componente più importante da prendere in considerazione in anticipo nel processo.
  
  Ciò significa che la sicurezza informatica dovrebbe essere tra i primi rischi che un team valuta e pianifica. Sim afferma che ha esaminato progetti in cui i responsabili del team hanno valutato ciò che sarebbe stato necessario per garantire la sicurezza informatica del prodotto. E il budget per la cybersecurity ha finito per essere cinque volte superiore al budget previsto per l'intero progetto.
  
  “Senti, quel (progetto) non ha più senso, giusto?" afferma. “È meglio scoprirlo all'inizio del lavoro, anziché in seguito.”

Il tasso di fallimento per i progetti IT è abbastanza elevato. Dal 1994, lo Standish Group ha pubblicato i report CHAOS sul successo dei progetti IT. Nel report del 2015, ha rilevato che il 36% dei progetti IT è stato completato con successo nel 2015. Un altro 46% è stato "contestato", ovvero il progetto è stato completato e reso operativo ma ha sforato il budget, è stato completato oltre la scadenza o ha offerto meno funzionalità di quelle originariamente previste. Un altro 19% di progetti non riusciti è stato annullato.

Il report "Pulse of the Profession" de 2021 del Project Management Institute ha rilevato alcuni miglioramenti nel successo dei progetti IT rispetto agli anni precedenti. Tuttavia, i numeri mostrano un ampio margine di miglioramento. Il report ha rilevato che il 64% dei progetti IT è stato completato rispettando il budget e il 59% è stato completato nei tempi previsti. Il report ha rilevato che il 33% dei progetti IT è fallito e il budget è stato perso.

Gli esperti dichiarano che i progetti IT non riescono per numerosi motivi. Le ragioni includono obiettivi non chiari, scarsa comunicazione tra i leader del team e gli stakeholder del progetto e scarsi feedback degli utenti in anticipo nel processo.

Ecco i dettagli su problemi specifici che causano problemi:

• Responsabili di progetto e membri del team non sono in sintonia tra loro e con gli stakeholder: Nei progetti che falliscono, i capi progetto e i membri del team non comunicano abbastanza spesso con i clienti e gli stakeholder. Quando comunicano, lo fanno in modo errato, e ciascuna parte riceve un'idea diversa degli obiettivi del progetto.
• Responsabilità confusa: I responsabili e i membri del team possono anche essere confusi su chi è responsabile delle attività e dei ruoli complessivi nel progetto.
• Requisiti non chiari: Un importante fattore per il fallimento di progetti IT è la mancanza di chiarezza sui requisiti del prodotto su cui si incentra il progetto all’avvio.
• Eccessiva segmentazione del lavoro e passaggi di consegne errati: I team di progetto efficienti includono membri di vari reparti aziendali che possono lavorare insieme e assicurarsi che loro e i loro team più grandi non lavorino in silos. I silos possono causare seri problemi riguardanti le attività, in caso di spostamento di un progetto tra i reparti.
  
  “Il vecchio modo di fare è quasi come il dead drop della guerra fredda", afferma Shandil. “Qualcuno si siede su una panchina del parco, lascia lì sotto qualcosa e poi se ne va. Poi qualcuno viene e lo recupera. Sappiamo che non può funzionare.”
  
  I membri del team provenienti da diversi reparti devono lavorare insieme in team interfunzionali, consiglia Shandil. “L'idea di avere un team interfunzionale dedicato significa che non ci sono passaggi di consegne.”
• Impiegare troppo tempo per eseguire la pianificazione preliminare e lavorare sul prodotto: Le aziende spesso impiegano troppo tempo per pianificare ed eseguire il lavoro preliminare sul prodotto in questione. Dovrebbero condurre una pianificazione e un lavoro preliminare, per fornire il prima possibile agli utenti una versione di base del prodotto.
  
  La lunga pianificazione e lo sviluppo comportano un altro pericolo: il mercato avrà superato il prodotto che si intendeva realizzare. “Se ci vuole un anno per lanciare qualcosa, si tratta di una tempistica troppo lunga", afferma Sim. “E la tecnologia potrebbe superare qualsiasi cosa tu stia cercando di fare.”

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