Il ruolo della gestione dei progetti nel governo
Mentre i lavoratori pubblici hanno utilizzato la gestione dei progetti nel lavoro basato sui progetti per 50 anni, negli ultimi decenni hanno sempre più utilizzato la PM per portare avanti il lavoro del settore pubblico. Oggi la gestione dei progetti è utilizzata in tutti i settori e livelli di governo.
Di seguito sono riportati alcuni dettagli sul lavoro di progetto e sulla gestione dei progetti all'interno delle agenzie governative:
- Molte persone, tra cui i leader del congresso, gli incaricati politici, i lavoratori del governo e i cittadini, sostengono operazioni governative migliori e più efficienti. La maggior parte delle iniziative di miglioramento governative utilizza la gestione dei progetti per migliorare le operazioni governative.
- Molti progetti governativi oggi devono fornire valore in un periodo di tempo limitato e con risorse limitate, a causa dei tagli ai finanziamenti per varie agenzie governative.
- Le agenzie governative utilizzano sempre più i principi della gestione dei progetti. Ma come tutte le organizzazioni, spesso sprecano denaro significativo in un lavoro di progetto inefficiente. Il rapporto 2020 Pulse of the Profession del Project Management Institute ha rilevato che tutte le organizzazioni, comprese le organizzazioni governative, sprecano l'11,4% di ogni dollaro investito in progetti a fronte di prestazioni scarse, cioè 114 milioni di dollari ogni miliardo di dollari investiti.
- Diverse tendenze contribuiscono al crescente uso della gestione dei progetti in ambito governativo:
- Le dimensioni e le responsabilità di alcune agenzie governative creano complessità che richiedono una forte gestione dei progetti.
Yad Senapathy è fondatore e CEO del Project Management Training Institute con sede a Dallas, che offre bootcamp per aiutare i professionisti a ottenere le certificazioni del Project Management Institute. Molti dei clienti della sua azienda hanno incluso agenzie governative e i loro lavoratori.
Senapathy ribadisce che le dimensioni e la complessità di molte agenzie governative richiedono un miglioramento della PM. "Il DOD (Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti) da solo impiega 3,2 milioni di persone", afferma. "Si può immaginare la complessità. Questa complessità richiede la gestione dei progetti. Se non si dispone di una struttura appropriata per affrontare questa complessità, si sprecano molti soldi." - Le agenzie governative stanno esternalizzando più lavoro agli appaltatori privati, il che richiede che i lavoratori pubblici gestiscano gli appaltatori, insieme ai dipendenti pubblici, per portare avanti i progetti.
- Le organizzazioni governative vogliono utilizzare una gestione efficace dei progetti per dimostrare il proprio valore e redditività.
- La gestione dei progetti fornisce una struttura per un migliore servizio clienti, che è sempre più importante all'interno delle agenzie governative.
- Come nel settore privato, le organizzazioni governative devono dare al pubblico un accesso sicuro ai dati, il che richiede un lavoro più efficiente.
- Le dimensioni e le responsabilità di alcune agenzie governative creano complessità che richiedono una forte gestione dei progetti.
Senapathy dice che le persone percepiscono erroneamente che una buona gestione dei progetti non è importante nel governo perché non è basata sul profitto, a differenza dell'industria privata. "È un'idea sbagliata che la gestione del progetto sia necessaria solo dove la redditività è importante", afferma. "Il governo ha responsabilità simili a quella del contribuente. Per ogni dollaro di imposta pagato, sei responsabile. In conclusione, tutti sono responsabili. Non c'è un pranzo gratuito."
Infatti, Senapathy afferma: "Penso che sia ancora più critico che il governo sia investito nella gestione dei progetti rispetto all'impresa privata. I progetti governativi sono sottoposti a un esame microscopico da parte dei singoli cittadini in forum informali e a udienze formali del Congresso."
Stephen Townsend, Direttore, Network Programs, per il Project Management Institute, afferma che il governo deve fornire valore ai propri cittadini, proprio come le aziende fanno per gli azionisti. "Questo valore può essere attraverso la sicurezza nazionale, le strade e i programmi di infrastrutture o servizi", afferma. "Una solida disciplina di gestione dei progetti aiuta il governo a fornire le soluzioni giuste in modo efficiente ed efficace."
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I vantaggi della gestione dei progetti nel settore governativo
Ecco alcuni vantaggi aggiuntivi di una buona gestione dei progetti per le operazioni governative:
- Fornisce informazioni dettagliate su cosa comporta intraprendere un progetto.
"Se il progetto ha poche probabilità di successo o rappresenta un'impresa altamente rischiosa, un buon business case e un buon processo di revisione possono impedire alle agenzie di fare scarsi investimenti", afferma Townsend. - Mette in atto strutture che consentono ai team di svolgere il lavoro in modo coerente in tutti i progetti e in tutta l'organizzazione.
- Aumenta l'efficienza nel rispondere a catastrofi o disturbi, inclusa una pandemia.
"In termini di pandemia, avere un processo organizzativo coerente consente una perfetta integrazione del lavoro", afferma Senapathy. "E se la gestione dei progetti non esistesse? Le entità governative e i dipendenti sarebbero tutti in lotta".
L'esercizio e le filosofie di gestione dei progetti "ci permettono di non essere reattivi ma proattivi", afferma Senapathy. "Questa pandemia è stato il più grande esempio di quanto rapidamente questo paese può rispondere ... La gestione dei progetti può fare cose incredibili." - Aiuta a evitare la reinvenzione degli strumenti e delle tecniche di progetto per ogni progetto che si affronta.
- Fornisce ai lavoratori l'accesso ai dati precedenti, al lavoro passato e alle best practice nella gestione dei progetti, il che aiuta a garantire un'esecuzione del progetto più coerente e migliore.
- Monitora se i deliverable del progetto sono stati completati (e in tempo).
- Aiuta i dipendenti a comprendere le loro responsabilità nel completamento del lavoro.
- Aiuta i team di progetto e i leader a riferire i progressi fatti ai leader delle agenzie e del governo.
- Offre un terreno di prova strutturato per nuove strategie di gestione dei progetti.
- Consente alle agenzie di adattarsi meglio alle nuove tecnologie, perché diventano parte della gestione dei progetti strutturata.
- Il lavoro sul progetto può influire su una serie di parti interessate, tra cui molte esterne all'agenzia governativa che svolge il lavoro. Una buona gestione dei progetti consente ai lavoratori di comunicare meglio con tali parti interessate e di affrontare le preoccupazioni.
- Consente alle persone di comprendere meglio i modi efficaci per risolvere i problemi.
Le sfide della gestione dei progetti nel settore governativo
I lavoratori dovranno affrontare una serie di sfide nella gestione di progetti governativi, tra cui lo scarso sostegno dei leader governativi, le regole governative che impediscono il lavoro e il denaro limitato per la formazione dei lavoratori.
Ecco alcune sfide per una buona gestione dei progetti pubblici:
- Conoscenza limitata dei principi di gestione dei progetti: per anni, le agenzie governative hanno utilizzato in modo incoerente i principi standard di gestione dei progetti nel loro lavoro. Oggi, sempre più dipendenti pubblici comprendono la gestione dei progetti, ma molti senior manager hanno ancora conoscenze limitate che possono influire sul modo in cui implementano la gestione dei progetti.
- Scarso supporto istituzionale: a causa delle conoscenze limitate, i leader delle agenzie governative potrebbero non comprendere il valore del project management. Ciò significa che molte agenzie offrono poco sostegno finanziario o altre risorse.
- Instabilità della sponsorizzazione: il governo tende a subire un elevato turnover nella leadership delle agenzie e le elezioni possono portare i nuovi leader eletti a supervisionare queste agenzie. Tutto questo cambiamento può ostacolare i progressi nei progetti governativi.
- Regole e regolamenti che limitano il lavoro: le regole spesso governano il lavoro complessivo e la gestione dei progetti nell'industria privata, ma i leader e i lavoratori possono piegare molte di queste regole per aiutare il progetto ad avere successo. (Per saperne di più sulla gestione della conformità, visita " Compliance Management: The Rules for Success" (Gestione della conformità: le regole per il successo.)) Ma nel governo, le organizzazioni devono seguire queste regole, poiché spesso hanno l'autorità della legge.
"Ad esempio, ci sono leggi e regole associate al conflitto di interessi, che favoriscono la concorrenza attraverso processi di acquisto eque e la trasparenza nel reporting delle prestazioni", afferma Townsend. "Questi requisiti, però, hanno un costo. Potrebbe essere necessario più tempo per completare alcune attività. Ci possono essere revisioni o punti di controllo obbligatori. Potrebbero esserci periodi per la revisione e la consultazione pubblica, che se saltati o modificati brevemente, potrebbero comportare sfide legali. I responsabili dei progetti governativi devono imparare a gestire i requisiti a cui le loro controparti aziendali potrebbero non essere soggette."Josh Ramirez, Presidente dell'Institute for Neuro & Behavioral Project Management, afferma che tali regolamenti e regole possono quindi influenzare l'attenzione generale dei dipendenti pubblici. "Questa diventa la loro area di enfasi", afferma. "È su questo che devono concentrarsi, quindi è in questo che mettono la loro energia."
Quindi, quando un manager suggerisce un metodo per portare avanti il lavoro che non si adatta a una scatola tradizionale di ciò che i lavoratori ritengono accettabile, "a volte [quell'idea è] opposta", afferma. "A volte, è anche considerato fuori portata." - Dipendenti dell'agenzia distribuiti geograficamente: alcune agenzie governative hanno dipendenti in diversi uffici geograficamente separati, il che può rendere più difficile la supervisione di un team di PM. (Questo può essere più comune nel governo che nel settore privato.)
- Politiche governative di assunzione e occupazione: per completare un progetto, i team leader possono affidarsi a specialisti provenienti da diverse aree all'interno di un'agenzia o con altre agenzie. Le politiche governative in materia di assunzione e occupazione possono renderlo difficile.
- Collaborazione meno efficace all'interno di agenzie e reparti: non è insolito avere strutture all'interno di aziende private che impediscono la collaborazione, ma questa tendenza è più pronunciata all'interno e tra le agenzie governative.
"L'interazione tra i vari reparti è molto più sincrona nell'industria privata che nel governo", afferma Senapathy. "L'interazione non funziona in modo efficiente [nel governo]." - Ambiente burocratico complessivo: anche al di là di regole e regolamenti identificabili, le agenzie governative spesso operano in un ambiente in cui le regole scritte e non scritte dominano tutti i processi. Ciò significa che sono spesso resistenti ai cambiamenti o all'azione rapida sui problemi.
- Dipendenti che non capiscono o utilizzano il lessico della gestione dei progetti: la formazione sulla gestione dei progetti consente ai lavoratori di comprendere il linguaggio comune relativo a una gestione efficace dei progetti. I dipendenti pubblici possono ignorare o resistere a quella lingua.
"L'integrazione del moderno lessico della gestione dei progetti in una cultura consolidata del linguaggio aziendale, in uso da decenni, presenta sfide uniche nella gestione del cambiamento organizzativo", afferma Senapathy. - Il pensiero incrementale è la norma: le agenzie governative spesso accettano solo cambiamenti lenti o incrementali, se non del tutto assenti.
- Processi e strumenti radicati: i governi spesso non hanno l'impulso che esiste in molte aziende private di innovare continuamente per migliorare i propri strumenti e processi.
- Fondi minimi per la formazione: le agenzie governative potrebbero avere fondi limitati per formare i leader nella gestione dei progetti. Questi fondi spesso sono anche i primi a essere tagliati quando i bilanci devono essere ridotti.
"Dare priorità alla formazione per i ruoli di gestione dei programmi su diversi livelli di leadership e più linee di business può essere una sfida significativa poiché il budget relativo all'istruzione è una delle prime vittime dello stringere la cintura", afferma Senapathy.
Come una buona gestione dei progetti può portare cambiamenti positivi nel governo
Una buona gestione dei progetti può fare molto di più che portare a progetti di successo. Può cambiare il modo in cui funziona il governo, aumentare la flessibilità e generare una cultura dell'innovazione all'interno delle agenzie governative.
Ecco alcuni modi significativi in cui la gestione dei progetti può cambiare le agenzie governative:
- La gestione dei progetti può essere una leva di cambiamento: molte agenzie governative sono avverse al cambiamento. Una buona gestione dei progetti porta intrinsecamente cambiamenti positivi. I membri del team dovrebbero riconoscere il loro potenziale ruolo di agenti di cambiamento.
- La gestione dei progetti aumenta la flessibilità: come già detto, le agenzie governative spesso operano in ambienti burocratici e inflessibili. Ma una buona gestione dei progetti dovrebbe consentire ai leader dell'agenzia e ai dipendenti di apportare le modifiche necessarie nel modo in cui pianificano ed eseguono il lavoro.
- La gestione dei progetti promuove l'innovazione: le agenzie governative sono sempre più alla ricerca di modi per servire meglio il pubblico. Gran parte di questa innovazione governativa deriva dalla gestione dei progetti. Un esempio è un nuovo programma di incentivazione dei dipendenti nel governo federale chiamato Securing Americans Value and Efficiency (SAVE). Il programma premia i dipendenti che propongono idee che migliorano l'efficienza e risparmiano.
Come implementare una cultura di gestione dei progetti nel governo
Può essere difficile implementare una cultura di gestione dei progetti nel governo. Ma i leader dirigenziale possono farlo: devono solo concentrarsi su tutto, dall'istruzione e alla formazione allo sviluppo di metodologie fino alla supervisione appropriata.
In primo luogo, le agenzie federali devono essere a conoscenza dei candidati con una certificazione Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute. La certificazione riconosce un livello di conoscenza e competenza nella gestione dei progetti. Molti project manager, nell'industria privata e nel governo, hanno questa certificazione.
ESI International, una società di formazione per la gestione dei progetti con sede in Virginia, ha identificato diverse altre fasi per implementare la gestione dei progetti all'interno di un'organizzazione governativa, tra cui:
- Istruzione e formazione: un'adeguata formazione dei lavoratori fornisce le basi per i cambiamenti culturali che possono favorire una buona gestione dei progetti.
- Valutazioni della maturità e delle capacità: le organizzazioni devono valutare e comprendere i loro punti di forza e di debolezza nel lavoro di gestione dei progetti. Dovrebbero anche apportare miglioramenti, se necessario.
- Sviluppo della metodologia: i leader devono creare e seguire metodologie coerenti che guidino il modo in cui i lavoratori affrontano un progetto. In questo modo i lavoratori possono evitare di dover reinventare i processi e gli strumenti per ogni progetto.
- Supporto all'esecuzione dei progetti: le organizzazioni devono supportare i project manager nel lavoro sui progetti effettivi. Questo potrebbe includere l'assunzione di coach e mentori esperti che possono trasferire le loro conoscenze ai lavoratori in modo che aiutino il successo dei progetti.
- Centro di competenza: un ufficio centralizzato può fornire una supervisione strategica ai progetti in un'agenzia governativa. Può anche fornire competenza e supporto nella gestione dei progetti.
- Supervisione strategica: i migliori leader di un'organizzazione devono rimanere coinvolti nel processo di gestione dei progetti dell'organizzazione. Possono assicurarsi che i progetti dell'organizzazione allineano gli obiettivi generali dell'organizzazione.
Cos'è la gestione del valore guadagnato nella gestione dei progetti?
La gestione del valore guadagnato è un metodo che tiene traccia della quantità di lavoro svolto su un progetto e di quanto del budget è stato speso per un progetto in qualsiasi momento.
La gestione del valore guadagnato è una parte importante della gestione dei progetti nel governo e spesso richiesta nei progetti del governo federale. Il Dipartimento della Difesa e la NASA utilizzano la gestione del valore guadagnato dagli anni '60.
Utilizzando questo metodo, i PM tracciano il lavoro totale del progetto finito, insieme alle ore e ai soldi spesi per un progetto. Possono quindi confrontarlo con il budget totale del progetto. Ciò consente ai membri del team di valutare se sono in anticipo o in ritardo. E consente loro di valutare se hanno superato o meno il budget nelle loro spese.
"La gestione del valore guadagnato è una delle aree più enfatizzate in tutta la gestione dei progetti governativi", afferma Ramirez. "È così che ottieni visibilità su ciò che sta succedendo."
Un framework di gestione dei programmi per guidare gli acquisti di tecnologia federali
Nel 2015, il Project Management Institute ha pubblicato un white paper che offre una guida e un quadro di riferimento su come le agenzie federali possono utilizzare la gestione dei progetti per migliorare il modo in cui acquistano nuovi sistemi informatici o modificano quelli esistenti. Per saperne di più sul framework degli standard del PMI.
Framework comuni di gestione dei progetti
Regolamenti, linee guida e certificazioni per il governo federale
Nel 2016, il governo federale ha approvato una legge per migliorare la gestione dei progetti nel lavoro federale, ha stabilito altre normative che governano la gestione dei progetti e ha creato una certificazione speciale per i manager pubblici che dimostrano la loro competenza nella gestione dei progetti. Tutti questi sono dettagliati di seguito.
Program Management Improvement Accountability Act
Nel dicembre 2016, il presidente Obama ha firmato il Program Management Improvement Accountability Act (PMIAA). Nel giugno 2018, l'Ufficio federale di gestione e bilancio ha emesso il Memorandum M-18-19 che ha stabilito le indicazioni iniziali del governo federale per l'applicazione della legge. La legge mira a garantire che i lavoratori federali utilizzino prassi comprovate nella gestione di programmi e progetti in tutto il governo federale. Raggiunge, tra gli altri obiettivi, i seguenti:
- Crea un quadro di riferimento per migliorare le politiche, il personale e la formazione nella gestione dei programmi e dei progetti
- Assicura che i leader dirigenziali conducano revisioni di programmi e progetti per assicurarsi che siano ben gestiti
- Coordina lo sviluppo di politiche e processi per migliorare continuamente la gestione dei progetti e dei programmi
I leader della gestione dei progetti fanno una distinzione tra la gestione di progetti e programmi. In questo contesto, un progetto è una quantità definita di lavoro che i dipendenti di un'organizzazione svolgono per creare o modificare un prodotto o un servizio. Un programma è un gruppo di progetti correlati e attività operative. I manager coordinano questi progetti e attività per fornire un vantaggio complessivo maggiore rispetto a quello che se i dipendenti li avessero gestiti separatamente.
Normative sugli appalti nella gestione dei progetti
Il governo federale impone alcune azioni nella gestione dei progetti quando comporta l'acquisto di beni per il governo, tra cui l'acquisto o la modifica di tecnologia informatica. I regolamenti includono il regolamento federale sulle acquisizioni e la legge federale sulle acquisizioni.
La Federal Acquisition Certification for Program and Project Manager
Il governo federale ha stabilito una certificazione speciale attraverso la quale i manager federali possono dimostrare la loro competenza nella gestione dei programmi e dei progetti. La certificazione si chiama Federal Acquisition Certification for Program and Project Manager (FAC-P/PM). La certificazione è riconosciuta da tutte le agenzie federali, ad eccezione del Dipartimento della Difesa.
La certificazione si concentra sulle competenze essenziali necessarie per i program manager e i project manager.
Offre tre livelli di certificazione:
- Entry/Apprentice: questo livello significa che la persona ha la capacità di gestire progetti semplici e a basso rischio.
- Midlevel/Journeyman: significa che la persona ha la capacità di gestire progetti con rischi di livello basso o moderato. La persona può anche applicare le pratiche di gestione di base ai progetti.
- Senior/Expert: questa persona può gestire e valutare programmi e progetti a rischio da moderato ad alto. La persona ha una conoscenza e un'esperienza significative nelle pratiche di gestione dei progetti.
Raccomandazioni per la gestione dei progetti in California per i lavoratori statali
Alcuni stati offrono una guida specifica sulla gestione dei progetti ai dipendenti statali. Il California Project Management Office, ad esempio, ha creato un documento di 461 pagine che fornisce una struttura per la gestione dei progetti nelle agenzie statali della California. Il documento fornisce indicazioni e approfondimenti sui metodi di gestione dei progetti. Puoi leggere la documentazione ufficiale per ulteriori informazioni.
Esempi di implementazione di successo della PM in ambito governativo
Le agenzie governative locali, statali e federali hanno utilizzato la gestione dei progetti per completare con successo decine di migliaia di progetti. Ecco alcuni esempi:
- Michigan Office of Project Management: lo stato dei progetti informatici del Michigan era spesso in ritardo nei tempi previsti, oltre il budget o entrambi. Per cambiare questo, lo stato ha creato un ufficio di gestione dei progetti e ha costruito un'infrastruttura che ha contribuito a stabilire una cultura di gestione dei progetti con i lavoratori statali. Quindi i leader hanno costruito una struttura di supporto alla gestione dei progetti per aiutare tutte le agenzie governative statali, che ha permesso allo stato di integrare la gestione dei progetti in gran parte delle attività commerciali quotidiane dello stato. Per saperne di più sul progetto, visita "Implementing a project management culture in a government organization".
- New Orleans VA Hospital: nel 2005, l'uragano Katrina ha distrutto migliaia di edifici a New Orleans, Louisiana. Tra questi edifici c'era un complesso ospedaliero del Department of Veterans Affairs, dove medici e altri fornitori di medicina formavano gli studenti di medicina, conducevano ricerche mediche e servivano 40.000 famiglie militari.
Nel 2006, il Congresso ha approvato il finanziamento per un complesso di edifici sostitutivi che comprenderebbe 1,6 milioni di piedi quadrati. Fin dall'inizio, i leader del progetto si sono concentrati sulla comprensione dei rischi per il progetto, sull'ascolto delle parti interessate e sulla prevenzione di cambiamenti inefficienti nell'ambito.
Hanno completato le tre fasi del complesso ospedaliero in tempo e il costo finale del progetto era del 14% in base al budget. Per saperne di più, visita "Department of Veterans Affairs Realizes Benefits through Improved Healthcare for Veterans." - Sito web del Dipartimento di Giustizia: dal 2014, il sito web del Dipartimento di Giustizia degli Stati Uniti includeva più di 450.000 pagine web, documenti e file. Avvocati, forze dell'ordine e molti altri cittadini hanno apprezzato le informazioni fornite. Ma più di 100 uffici del reparto avevano bisogno di mantenere le proprie sezioni del sito web utilizzando una vasta gamma di processi e tecnologie. Il sito web stava diventando un enorme onere da mantenere.
Il team di progetto del Dipartimento di Giustizia ha deciso di utilizzare una metodologia Scrum Agile per ricostruire il sito web a incrementi. Il primo lavoro nel progetto è stato quello di costruire un sistema di gestione dei contenuti del sito Web e lanciare una sezione del sito web. Alla fine, ci sarebbero 120 sezioni in 12 versioni principali.
L'approccio incrementale ha permesso agli utenti del sito web di fornire feedback sul primo rilascio, che è diventato input per apportare modifiche nella seconda e nelle versioni successive. Ogni rilascio ha fornito agli utenti più funzioni e ciascuna ha richiesto meno tempo per essere completata. Per saperne di più, visita "Case Study: Agile Government and the Department of Justice."
Best practice e suggerimenti degli esperti per una gestione efficace dei progetti pubblici
Gli esperti offrono una serie di raccomandazioni che possono aiutare i leader e i lavoratori a eseguire una gestione efficace dei progetti. I suggerimenti includono la richiesta del consenso dei migliori leader dell'organizzazione, la comprensione dei rischi all'inizio del progetto e l'impiego di un mix di strategie.
Ecco alcuni consigli e suggerimenti aggiuntivi degli esperti:
- Cerca il consenso della top leadership per la struttura e le strategie: i leader dell'organizzazione devono comprendere i principi di una buona gestione dei progetti e approvare le strategie generali per portare a termine i progetti. In caso contrario, il sostegno finanziario e di altro genere al lavoro sarà provvisorio e può essere abbandonato in qualsiasi momento. Il sostegno dei leader dell'organizzazione si tradurrà anche in un maggiore supporto da parte dei dipendenti in tutta l'organizzazione.
"Il consenso (per il progetto e i processi) dovrebbe iniziare dai superiori e non dal basso", afferma Senapathy, del Project Management Training Institute.
"Il governo deve sottolineare la disciplina della gestione dei progetti dall'alto", afferma Ramirez, dell'Institute for Neuro & Behavioral Project Management. "E deve essere un'area focalizzata, così come la sicurezza, la gestione dei costi, la produzione del prodotto tecnico che si sta consegnando o costruendo." - Pensate e ascoltate tutte le parti interessate che il progetto potrebbe influire: un'ampia gamma di persone potrebbero essere interessate da un progetto, oltre a un'agenzia e anche oltre gli utenti finali. È importante capire tutti coloro che potrebbero essere interessati e come potrebbero reagire al lavoro.
"Le parti interessate rappresentano qualsiasi individuo o gruppo che è interessato o si percepisce come influenzato dal progetto e dai suoi risultati", afferma Townsend, con il Project Management Institute. "Le parti interessate possono influenzare ogni aspetto di un progetto, compresi i piani, i costi e la pianificazione. È importante capire chi sono le parti interessate, come interagire con loro e come bilanciare i potenziali conflitti tra di loro." - Creare un piano e fornire una direzione chiara prima di iniziare: se si utilizzano le metodologie Agile per portare avanti un progetto, la pianificazione sarà probabilmente diversa dagli altri metodi di gestione del progetto. In ogni caso, devi stabilire obiettivi generali e assicurarti che il tuo team comprenda questi obiettivi.
"Iniziare troppo presto può significare che gli obiettivi non sono chiari o che non vengono compresi (e) i requisiti chiave vengono saltati", afferma Townsend. "Una buona pianificazione anticipata con revisioni regolari del piano durante il ciclo di vita del progetto può fare una grande differenza nei tassi di successo." - Monitora bene i progressi: soprattutto nella gestione dei progetti più tradizionale, è indispensabile che il team monitori benchmark, scadenze e progressi.
- Apportare modifiche rapide in base al monitoraggio: il tuo team deve apportare rapidamente modifiche se il monitoraggio mostra benchmark mancati, scadenze o altri problemi. Ciò è particolarmente vero nei progetti governativi che potrebbero comportare budget di grandi dimensioni.
"Prima si catturano le cose, migliore è la prevenzione (problemi) e il risparmio di milioni di dollari", afferma Senapathy. - Essere selettivi: non cercare di eseguire una vasta gamma di progetti che influenzano molte operazioni dell'agenzia tutte contemporaneamente. Scegli i progetti e ottieni il consenso della leadership, che può migliorare le operazioni in un'area specifica. In questo modo non si genera il caos in tutta l'organizzazione.
- Immagina il tuo successo: immagina e articola un percorso verso il risultato del progetto e come sarà quel risultato. Puoi farlo in parte impostando l'ambito del progetto.
- Assicurati che il progetto fornisca al beneficiario previsto ciò di cui ha bisogno: "La gestione più importante e buona del progetto garantisce che il risultato soddisfi le esigenze dei beneficiari previsti", afferma Townsend. "Se un risultato viene prodotto rapidamente con tutte le funzionalità promesse ma non riesce a soddisfare le esigenze delle persone che lo utilizzeranno, il progetto è fallito."
- Riunisci il tuo "team A": scegli alcune delle menti più brillanti della tua organizzazione per far parte del team di progetto, anche se la descrizione del lavoro non le suggerisce come adatti. Le menti più brillanti possono immaginare obiettivi più grandi e promuovere l'innovazione reale.
- Integra lo sviluppo dei dipendenti e gli obiettivi di carriera con la gestione dei progetti: i dipendenti risponderanno con maggiore attenzione al lavoro del progetto quando le loro descrizioni del lavoro e i loro premi sono influenzati dal loro lavoro di gestione dei progetti.
"C'è una motivazione da parte dei singoli individui ad assumersi maggiori responsabilità" per il successo del progetto, afferma Senapthy. - Pensa all'economia comportamentale e alla scienza del comportamento umano: i progressi su qualsiasi lavoro umano devono tenere conto del modo in cui gli umani prendono decisioni, afferma Ramirez, dell'Institute for Neuro & Behavioral Project Management.
"Non ci concentriamo abbastanza sul pezzo comportamentale", afferma. "I progressi nel governo, nel settore privato o in qualsiasi organizzazione saranno più lenti quando non si incorporano i fattori umani che vi rientrano." Ciò significa che le organizzazioni devono pensare al motivo per cui le persone devono prendere le decisioni che fanno, compresi gli incentivi finanziari, la sicurezza del lavoro e l'accordo con i superiori. - Conoscere i rischi coinvolti nel progetto: all'inizio di ogni progetto, i leader del progetto e i membri del team devono valutare i rischi e le sfide inerenti al progetto. Da lì, apporta modifiche o adotta altre misure per affrontare questi rischi.
"La gestione del rischio considera i fattori che possono influire negativamente o positivamente su un progetto e sui suoi risultati", afferma Townsend. "Alcuni rischi possono far deragliare i progetti, mentre altri possono consentire ai team di accelerare o aumentare la consegna di valore. Una buona gestione dei rischi mantiene visibili queste minacce e opportunità durante il progetto, in modo che il team possa mitigare i rischi e sfruttare le opportunità.
Ramirez afferma che alcune analisi del rischio non vanno abbastanza lontano nel riconoscere i fattori umani. Ciò include un disincentivo a riconoscere i rischi in alcune aree, come il modo in cui un rischio potrebbe influire sul loro lavoro, o le opinioni e le opinioni o i loro superiori nell'agenzia.
"Ci sono molti incentivi per evitare di considerare rischi aggiuntivi", afferma Ramirez. Questi disincentivi devono essere affrontati e considerati dai responsabili del progetto, afferma. - Inizia in piccolo e scala: se la tua agenzia sta appena iniziando a implementare la gestione formale dei progetti, inizia con un progetto più piccolo. Testare il processo su un progetto più piccolo o a breve termine consentirà ai membri del team di comprendere e modificare i processi prima di passare a un progetto più grande.
- Sii agile e disposto a utilizzare un mix di strategie: "Un progetto reale deve essere agile", afferma Senapathy. Ciò potrebbe significare che i responsabili del progetto utilizzano una struttura tradizionale di gestione dei progetti, come il metodo Waterfall, per una parte del progetto, e quindi utilizzano un framework Scrum basato su Agile per un'altra parte. "Mantieni i processi flessibili", afferma. (Per saperne di più sulle diverse metodologie di project management, visita "Qual è la differenza? Agile vs. Scrum vs. cascata vs. Kanban.")
In generale, poiché i progetti non rientrano mai in un bucket teorico di un framework, va assolutamente bene mescolare e abbinare metodologie tradizionali e Agile per ottenere le massime prestazioni dal budget e dal piano disponibili", afferma Senapathy.
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