Importanza dell'identificazione del percorso critico nel project management
Per i project manager, il percorso critico è la sequenza più lunga di attività dipendenti in un progetto. Identificando il percorso critico, i project manager possono più facilmente dare priorità alle attività, creare pianificazioni realistiche, mantenere i progetti entro il budget e ridurre o compensare i ritardi.
I project manager possono determinare la durata totale del progetto calcolando il tempo tra l'inizio della prima attività e la fine dell'ultimo elemento sul percorso critico. Qualsiasi attività indipendente o che appartiene a una catena più breve di attività dipendenti non si aggiunge alla durata totale del progetto e non si trova quindi sul percorso critico. Il percorso critico è il concetto fondamentale del metodo del percorso critico (CPM), una tecnica di pianificazione e project management che è stata sviluppata per la prima volta negli anni '50. Sebbene il metodo del percorso critico sia ancora più comunemente utilizzato per la gestione di progetti di edilizia, aerospaziale e sistemi di difesa, i suoi principi fondamentali sono applicabili a qualsiasi settore.
Quando i project manager prevedono ritardi nell'utilizzo del percorso critico, è più probabile che mantengano i progetti entro il budget. Sia che si incorra in penali per ritardi nella consegna, che si debba accelerare la spedizione o che si richieda improvvisamente personale aggiuntivo, i ritardi imprevisti sono quasi sempre costosi. Rivedendo il percorso critico, i project manager possono trovare il modo di compensare i ritardi e anticipare le esigenze di risorse aggiuntive che dovrebbero essere considerate nel budget.
Le attività sul percorso critico seguono quattro tipi di dipendenze: dalla fine all'inizio, dalla fine alla fine, dall'inizio all'inizio e dall'inizio alla fine. Nel primo caso, un team non può iniziare il lavoro su un'attività fino al completamento dell'attività precedente. Ad esempio, quando si costruisce un edificio, i lavoratori devono gettare le fondamenta prima di poter iniziare l'armatura, quindi il getto delle fondamenta e l'armatura sono due attività dipendenti dal percorso critico. Prese insieme, queste attività creano una catena di attività interdipendenti che devono avvenire in un determinato ordine per raggiungere l'obiettivo del progetto.
I project manager fanno riferimento e aggiornano frequentemente il piano del percorso critico quando un progetto è in corso. I diagrammi di rete dei percorsi critici e i modelli di percorso critico aiutano i project manager a creare rappresentazioni visive chiare delle timeline del progetto, in modo che i team possano accedere e comprendere rapidamente informazioni importanti. Le timeline del percorso critico si presentano spesso come diagrammi di Gantt, che sono strumenti visivi utili per comunicare dipendenze, lavoro simultaneo, avanzamento e milestone. Per saperne di più su come i CPM e i diagrammi di Gantt lavorano insieme, consulta questa guida completa.
Infine, identificare il percorso critico è importante se e quando sorgono controversie legali. Quando gli appaltatori e i proprietari non concordano su chi è responsabile dei ritardi o se un ritardo o uno sforamento dei costi fa scattare le clausole penali del contratto, una chiara documentazione del percorso critico può servire come prova importante e proteggere te e la tua azienda da responsabilità.
Vantaggi del metodo del percorso critico
Il metodo del percorso critico è un modo affidabile per i project manager di calcolare i tempi e allocare le risorse. I vantaggi del CPM includono una migliore accuratezza e flessibilità nella pianificazione, una comunicazione più chiara tra i project manager e gli stakeholder, una più facile definizione delle priorità delle attività e altro ancora.
Bill Pepoon, Managing Partner e fondatore di Construction Science, afferma che in un tipico progetto di edilizia commerciale, solo circa il 20% delle attività è sul percorso critico. Il team può portare a termine gran parte del rimanente 80%, ma a meno che non stia completando il lavoro del percorso critico, sta rimanendo indietro.
"Il percorso critico ti mantiene sull'obiettivo e rende chiaro ciò che devi fare per rimanere nei tempi previsti", spiega Pepoon. Senza identificare e dare priorità a queste attività, i responsabili dei lavori possono avere un falso senso di avanzamento.
"Quando chiedo se hanno fatto abbastanza lavoro per rimanere nei tempi previsti", afferma, "sono spesso sorpresi. Se non riesci a dimostrare di aver fatto progressi su quel 20% del lavoro, hai perso tempo."
Di seguito sono riportati i principali vantaggi che i project manager possono aspettarsi dall'adozione del metodo del percorso critico:
- Comunicazione più forte: le pianificazioni dei metodi del percorso critico richiedono il contributo dei principali attori in tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto. L'insieme delle competenze di vari membri del team e subappaltatori, dagli architetti agli elettricisti ai direttori dei lavori, rende il programma più realistico e solido fin dall'inizio.
- Definizione delle priorità più facili: l'identificazione del percorso critico aiuta i project manager a chiarire le priorità e a determinare il float di ogni attività. Float, noto anche come slack, misura la durata del ritardo di un'attività prima che influisca sulla data di completamento. Le attività del percorso critico hanno un float pari a zero, mentre le attività non critiche hanno un float positivo. Determinare il float di ogni attività aiuta i team a valutare le priorità. Più basso è il float, maggiore è la priorità.
- Maggiore accuratezza nella pianificazione: il metodo del percorso critico è uno strumento popolare e affidabile per migliorare l'accuratezza delle pianificazioni del progetto. Molti project manager utilizzano il CPM insieme alla tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT), un altro strumento di project management che aiuta i team a stimare la durata totale del progetto. Mentre il CPM si concentra sulle attività prevedibili, il PERT tiene conto di eventi imprevedibili, creando tre possibili timeline: la più ottimistica, la più pessimista e la più realistica. Utilizzando sia il PERT che il CPM, i project manager possono creare previsioni il più accurate possibile.
- Migliore individuazione dei rischi: i piani dei percorsi critici rendono chiare le relazioni tra le attività dipendenti, in modo che i project manager possano prevedere meglio gli effetti a catena di un ritardo. Il CPM previene ulteriori sorprese e offre l'opportunità di apportare tempestivamente correzioni rispetto ad altri metodi che non monitorano le dipendenze.
- Maggiore adattabilità: quando il lavoro non va secondo i piani, i diagrammi della rete CPM offrono ai project manager gli strumenti per rielaborare rapidamente il piano. Alcuni programmi software possono anche modellare gli effetti di varie modifiche, in modo che i project manager possano confrontare i risultati e selezionare l'opzione più vantaggiosa. Utilizzando il software, afferma Pepoon, "è possibile ricalcolare il programma in una frazione di secondo."
- Maggiore impatto visivo: i diagrammi della rete CPM e le rappresentazioni dei diagrammi di Gantt delle pianificazioni dei percorsi critici offrono ai project manager una rapida comprensione della timeline e dell'avanzamento di un progetto. Facendo riferimento a questi strumenti visivi, i project manager e i membri del team possono sviluppare una comprensione più intuitiva della traiettoria di un progetto rispetto a un'opzione meno dinamica visivamente.
Svantaggi del metodo del percorso critico
Nonostante questi vantaggi, il metodo del percorso critico presenta degli svantaggi, come la sua incapacità di acquisire i limiti delle risorse. Sebbene il software CPM possa ridurre il lavoro manuale, richiede anche ricerche complesse e potrebbe non essere adatto a tutti i tipi di progetto.
Di seguito sono riportati alcuni degli svantaggi più comuni dell'utilizzo del metodo del percorso critico:
- Maggiore complessità: il metodo del percorso critico prevede calcoli complessi con molte parti in movimento. Sebbene il software sia in grado di automatizzare i calcoli, l'inserimento di informazioni accurate richiede ricerche dettagliate e non elimina il rischio di errore umano. "Non ci si può fidare eccessivamente. È necessario verificare in modo indipendente il programma che risulta", osserva Pepoon. "Ogni giorno trovo conflitti e anomalie."
- Riduzione dell'applicabilità: non tutti i tipi di progetto si prestano al metodo del percorso critico. Ad esempio, il CPM richiede che le timeline siano prevedibili e ripetibili. Il CPM non è adatto a progetti creativi, come il design del prodotto o le attività di ricerca, che spesso si uniscono in modo imprevedibile. All'altra estremità dello spettro, le attività ripetitive o indipendenti non sono adatte al CPM. Ad esempio, un programma di manutenzione settimanale può comportare la pulizia di decine di macchine, ma l'ordine in cui vengono manutenute le macchine non ha importanza. In questo scenario, il CPM non aggiunge valore perché non esistono dipendenze tra le attività, quindi non esiste un percorso critico.
- Riduzione dell'attenzione alle attività high-float: quando si utilizza il metodo del percorso critico, i project manager si concentrano sulle attività del percorso critico. Mentre il percorso critico determina la durata totale del progetto, l'utilizzo di questo metodo può rendere più facile ignorare le attività non critiche o ad alto livello, con conseguenti ritardi. Ad esempio, l'installazione dell'impianto elettrico in un nuovo edificio non è sul percorso critico perché può verificarsi durante un'ampia finestra di tempo. Tuttavia, se i project manager dimenticano il lavoro di cablaggio o lo ritardano troppo a lungo, ciò avrà comunque un impatto sulla data di completamento.
- Meno informazioni sui limiti delle risorse: un altro inconveniente del metodo del percorso critico è che non fornisce una buona visione di come i limiti delle risorse influenzano la pianificazione del progetto. Il diagramma di rete e il piano CPM non tengono conto della disponibilità di attrezzature o risorse di manodopera. Allo stesso tempo, il CPM non evidenzia la sovrapposizione dell'utilizzo delle risorse, che può comportare una congestione. Ad esempio, le sovrapposizioni nel piano potrebbero significare troppi lavoratori in un centro server o troppi macchinari pesanti in un cantiere. Le sovrapposizioni inosservate potrebbero anche causare il trade stacking, che si verifica quando più commercianti, come elettricisti e idraulici, cercano di lavorare contemporaneamente nello stesso luogo, causando potenzialmente ritardi, rischi per la sicurezza e costi imprevisti. Questi problemi si aggravano quando un'azienda ha più progetti in corso e deve coordinare le risorse tra loro. Il CPM di per sé non è utile per individuare questi problemi. I project manager dovranno sollecitare l'esperienza di altri professionisti e le tecniche di pianificazione basate sulle risorse per ottenere informazioni necessarie sulla gestione delle risorse.
| Vantaggi | Svantaggi |
|---|---|
| Incorpora le conoscenze di tutti gli stakeholder | Complesso |
| Migliore definizione delle priorità del lavoro | Risorse intense |
| Maggiore precisione | Utile solo per alcuni tipi di progetto |
| Aiuta a individuare i problemi in anticipo | Rende più difficile vedere i problemi con attività non critiche |
| Semplifica l'adattamento della pianificazione | Non tiene conto dei limiti delle risorse |
| Visivo | Curva di apprendimento ripida |
Come decidere se la pianificazione del percorso critico è giusta per il tuo progetto
Sebbene il metodo del percorso critico possa aiutare i project manager a stabilire le priorità delle attività per molti progetti, non è sempre la soluzione appropriata. È importante valutare il progetto in anticipo e determinare se il CPM aggiungerà valore al progetto.
Di seguito sono riportate alcune considerazioni chiave quando si decide se il metodo del percorso critico è giusto per il progetto:
- Requisiti del cliente: il cliente richiede una pianificazione aziendale? Con alcuni clienti, come le grandi agenzie governative e gli enti pubblici, la produzione di un programma del percorso critico è obbligatoria. Questi progetti spesso comportano investimenti di grandi dimensioni e richiedono controlli di progetto come il CPM che danno al cliente in servizio la supervisione dei progressi. Se il cliente richiede il CPM, non hai altra scelta che utilizzarlo.
- Obblighi contrattuali: il contratto include clausole penali che richiedono la documentazione del CPM? I contratti per progetti costosi e sensibili al tempo spesso contengono clausole che prevedono penali per i ritardi degli appaltatori, a meno che l'appaltatore non sia in grado di dimostrare che i ritardi sono stati causati da fattori incontrollabili o che il cliente è in colpa. Se un contratto specifica che un piano CPM è la base per motivare le richieste di risarcimento e le domande riconvenzionali, i project manager dovranno implementare il CPM. Anche quando i contratti non lo specificano, i tribunali di solito riconoscono il CPM come legittimo, quindi è una buona idea utilizzare la pianificazione del CPM quando i ritardi potrebbero avere ripercussioni finanziarie o legali.
- Prevedibilità del lavoro: il lavoro è nuovo o indefinito? Il metodo del percorso critico si basa su previsioni precise della durata dell'attività. Un progetto che è nuovo, o coinvolge attività che non sono mai state svolte prima, e i progetti con tassi di produzione incerti, come i progetti creativi, non sono una buona corrispondenza per il CPM. Allo stesso modo, i progetti che richiedono ai manager di definire il lavoro man mano che progredisce, come i progetti di scoperta o di ricerca, non sono adatti alla programmazione del CPM.
- Scadenze: il progetto ha una data critica di completamento? I maggiori punti di forza della pianificazione CPM sono la sua accuratezza e il potenziale di consentire ai project planner di adattarsi ai cambiamenti senza influire sulle date di completamento. Se la data di completamento è flessibile, i project manager dovrebbero evitare il processo complesso e dispendioso in termini di tempo dell'utilizzo del CPM.
- Dipendenze delle attività: le attività devono essere completate in un ordine specifico? Affinché i project manager creino un percorso critico, i progetti devono avere dipendenze tra le attività. Se il progetto non ha un ordine critico di attività, il CPM non aggiungerà valore al progetto.
- Valore e durata del progetto: il progetto ha un valore elevato? La durata del progetto supererà le sei settimane? La produzione e la gestione di un programma di percorso critico richiede un uso intensivo delle risorse, quindi i project manager dovrebbero applicare il CPM solo ai progetti che hanno un ambito, una durata e un valore significativi. Sebbene ci siano delle eccezioni, un buon candidato per il CPM è in genere un progetto complesso e dura almeno alcuni mesi. Questi progetti comportano generalmente più flussi di lavoro e manodopera specializzata o subappaltatori. In termini di costi, secondo professionisti come Bill Pepoon e le linee guida per gli acquisti o i requisiti per i contratti per le agenzie governative, i budget fino a 750.000 o 1 milione dollari di solito giustificano il CPM. Alcuni enti pubblici impostano una soglia minima del contratto, spesso 1 milione di dollari, che richiede un programma CPM. Il numero giusto è relativo alle dimensioni, al finanziamento e ai rischi finanziari di un progetto. Ad esempio, una startup o una piccola impresa che rischia di andare fuori servizio se affronta conseguenze legali o finanziarie da ritardi può optare per il CPM anche se il budget è inferiore a 1 milione di dollari.
Per ulteriore aiuto nel decidere se il metodo del percorso critico è giusto per il tuo progetto, puoi lavorare attraverso la seguente struttura decisionale. Sebbene ci possano essere altri motivi per utilizzare il CPM, come l'applicazione a progetti semplici come un'esperienza di apprendimento, questo albero decisionale sarà una guida utile nella maggior parte dei casi.
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