Che cos'è un piano di gestione delle crisi?
Un piano di gestione delle crisi (CMP) descrive in che modo la tua azienda reagirà a una crisi, incluse le persone coinvolte e le azioni da eseguire. Il piano si sforza di ridurre al minimo i danni e ripristinare le operazioni il prima possibile.
Le crisi si presentano in molte forme, ma generalmente minacciano le operazioni, la reputazione, le finanze o gli obiettivi strategici di un'organizzazione. Alcune crisi mettono a repentaglio la vita, la salute e la sicurezza. Il piano di gestione delle crisi è un elemento fondamentale della gestione delle crisi. Per saperne di più sulla gestione delle crisi, consulta il nostro articolo "The Essential Guide to Crisis Management" .
Secondo un sondaggio Deloitte del 2018 sulle grandi aziende di tutto il mondo, l'84% possiede un piano di gestione delle crisi, rispetto al 49% riscontrato da un sondaggio Deloitte simile del 2015.
Importanza di un piano di gestione delle crisi
Avere un piano di gestione delle crisi è fondamentale perché, se manca, le persone sotto stress possono prendere decisioni sbagliate e possono involontariamente ampliare o peggiorare una crisi. Intraprendere azioni repentine e costruttive può essere la chiave per la sopravvivenza di un'organizzazione.
Sulla scia di una crisi, un piano mantiene i dipendenti concentrati sulle priorità principali di un'organizzazione e combatte la paura e l'incertezza che possono aggravare il danno. Inoltre, l'esercizio di creazione di un piano consente di identificare le minacce, ridurre al minimo la probabilità che si verifichino e migliorare la risposta.
Un valido piano di gestione delle crisi è essenziale anche perché le emergenze e i disastri sono più comuni di quanto si possa pensare. Nel 2019, la società di consulenza PwC ha intervistato più di 2.000 dirigenti senior in tutto il mondo e ha rilevato che il 69% aveva sperimentato almeno una crisi aziendale negli ultimi cinque anni; in effetti, questi dirigenti hanno vissuto una media di tre crisi durante lo stesso periodo.
Queste crisi rientravano in quasi 20 categorie differenti, la più comune delle quali era una crisi finanziaria o legata alla liquidità, un fallimento tecnologico e un fallimento della produzione. Anche il crimine informatico, i disastri naturali, i social media virali e la cattiva condotta della dirigenza hanno avuto un ruolo di primo piano nella lista.
La pianificazione aiuta un'azienda a contenere e mitigare gli effetti negativi di una crisi, che possono includere danni alla reputazione, perdita della produzione e problemi legali o normativi. Una crisi può persino far chiudere un'azienda. Un esempio per eccellenza di una crisi aziendale è il caso della Enron Corporation, che è crollata nei primi anni 2000 per uno scandalo iniziato a causa della contabilità falsificata. Per saperne di più, scopri altri esempi di cattiva gestione e comunicazione delle crisi e come avrebbero potuto essere potenzialmente evitate.
Secondo la Federal Emergency Management Agency (Ente federale per la gestione delle emergenze), la percentuale delle piccole imprese che cessa le operazioni dopo un disastro si aggira intorno al 40 - 60%.
Scopo di un piano di gestione delle crisi
Un piano di gestione delle crisi prepara un'organizzazione a far fronte a una calamità inaspettata nei seguenti modi: accorcia e riduce l'impatto di una crisi, protegge i dipendenti e chiunque altro sia interessato, preserva il più possibile le operazioni e la produttività, e salvaguarda la reputazione di un'azienda.
La pianificazione delle crisi cerca di rendere un'azienda più resiliente e più capace di resistere agli effetti a lungo termine di una crisi. Lo studio PwC sopra citato ha rilevato che le organizzazioni che possedevano un piano di risposta alle crisi in atto se la sono cavata meglio (dopo una crisi) con un margine di quasi due a uno. In effetti, il 41% di quelle aziende, con piani in atto, ne è uscita più forte di prima e il 39% ha visto crescere il proprio fatturato di conseguenza.
Il CEO e altri dirigenti senior di un'organizzazione sono in gran parte responsabili di verificare che esista una strategia di gestione delle crisi. Tuttavia, la pianificazione della gestione delle crisi è responsabilità del capo della gestione delle crisi e del suo team, con il sostegno dei reparti di continuità aziendale, della gestione dei rischi, dell'ufficio legale e di altri reparti specializzati. Per i dettagli sulla strategia di gestione delle crisi, vedere "How to Craft Crisis Management Strategies".
Sviluppo di un piano di gestione delle crisi: 10 elementi da includere
Un piano efficace di gestione delle crisi contiene 10 elementi essenziali. Questi includono un'analisi dei rischi, un protocollo di attivazione, una linea di comando, un piano del centro di comando, piani d'azione di risposta, programmi di comunicazione interna ed esterna, risorse, formazione e una revisione.
Il team di gestione delle crisi è in gran parte responsabile della creazione del piano di crisi. Tutti i membri del team hanno voce in capitolo e si consultano anche con altre parti interessate, come il personale operativo e l'alta dirigenza. Il piano definisce i ruoli importanti nella risposta alle crisi e le responsabilità di ogni persona. Per istruzioni approfondite su come formare un team di crisi, consulta "How to Build an Effective Crisis Management Team".
"Un valido piano di crisi possiede una varietà di elementi che preparano i membri del team di crisi a svolgere efficacemente i loro compiti nel caso di una crisi," spiega Deborah Hileman, Presidente e CEO dell'Institute for Crisis Management. "Dovresti includere i ruoli e le responsabilità del team, la linea di comando, i dettagli del centro operativo, la struttura del sistema di comando e le attività di comunicazione, mitigazione e recupero. Dovresti inserire anche protocolli specifici per determinati scenari comuni."
Poiché le emergenze sono imprevedibili, e le crisi raramente si svolgono esattamente come previsto, il tuo piano di gestione delle crisi deve essere flessibile e pratico. Pertanto, assicurati che il piano possa adattarsi alle mutevoli circostanze e che tu possa realisticamente eseguirlo sotto pressione.
Nel tuo piano dovresti includere i 10 seguenti componenti:
- Analisi dei rischi: delinea gli scenari che ritieni che la tua organizzazione potrebbe affrontare. Avere una percezione più specifica di questi potenziali eventi guiderà la tua pianificazione. Non è necessario includere tutti i rischi immaginabili, ma coprirne una vasta gamma, come un disastro naturale, un attacco informatico, una perdita delle utilità, un guasto tecnologico, la morte di un CEO, un malintenzionato sul posto di lavoro, una crisi finanziaria, un incidente operativo e un fallimento del prodotto.
- Protocollo di attivazione: assicurati di includere i fattori scatenanti per il piano di gestione delle crisi, poiché la prima risposta naturale a un'emergenza è spesso la paralisi. Utilizzando i livelli di urgenza come criterio, definisci le circostanze che attivano una particolare risposta alla crisi. Inoltre, spiega come intensificare tale risposta, nel caso in cui una crisi si riveli più grave di quanto non sia sembrato all'inizio. In base al tipo o al luogo dell'incidente, il protocollo dovrebbe anche istruire il personale su come rispondere. E il protocollo dovrebbe stabilire un qualche tipo di comunicazione che segnali la fine di una crisi.
- Linea di comando: includi un organigramma relativo alla gestione delle crisi nel tuo piano, in modo che sia chiaro chi detiene l'autorità finale e le persone a cui riferire. Creare un organigramma ben definito favorisce il coordinamento e la coerenza, fattori che le organizzazioni decentralizzate a volte faticano a raggiungere. A seconda della gravità dell'evento, il piano potrebbe richiedere ulteriori livelli di comando. Ad esempio, un'emergenza in un sito può attivare il team di risposta e il capo in quel particolare sito, ma una crisi a livello aziendale può richiedere un team di crisi della sede centrale che abbia team regionali che operano alle loro dipendenze.
- Piano del centro di comando: determina ciò che servirà come base operativa per il team durante una crisi. Indica inoltre le forniture e utilità che verranno richieste dal team. Nel caso in cui il primo centro di comando non sia disponibile, sarà necessario designarne uno di riserva. Per i dettagli su come istituire un centro di comando, vedi di seguito.
- Piani d'azione di risposta: esegui una pianificazione dettagliata su come risponderai ai vari scenari. Questa pianificazione include l'assegnazione della responsabilità per ogni attività. Pensa a queste azioni di risposta come elementi modulari che dovresti impiegare in base alle esigenze della situazione. Concettualizzare le crisi in questo modo rende adattabile il tuo piano di gestione delle crisi.
"I migliori piani utilizzano un approccio multirischio, il che significa che non si scrivono piani pensando a una crisi specifica, bensì considerando tutti i potenziali pericoli. L'utilizzo di questo metodo garantisce una risposta coerente e un team sempre pronto, indipendentemente dalla natura dell'incidente", raccomanda Regina Phelps, fondatrice di Emergency Management & Safety Solutions, una società di consulenza per la gestione delle crisi. - Piano di comunicazione interna: crea sistemi e metodi di riserva affinché i membri del team di gestione delle crisi possano comunicare tra loro. Raccogli le informazioni di contatto di tutti i membri del team e di chiunque abbiano bisogno di contattare, inclusi consulenti esterni ed esperti in materia. Devi inoltre stabilire le modalità per diffondere informazioni urgenti a tutti i dipendenti, ad esempio utilizzando un provider di notifiche per inviare messaggi e chiamate automatizzate o implementando un metodo per consentire ai dipendenti di registrarsi e riferire in merito alla loro sicurezza e posizione. Determina il modo in cui condividerai internamente notizie riservate, come una minaccia alla redditività dell'azienda o una perdita di vite umane. Ricordati inoltre di stabilire un programma e un meccanismo per gli aggiornamenti.
- Piano di comunicazione esterna: definisci i piani per comunicare con il pubblico e le principali parti interessate esterne. Nomina un portavoce. Scrivi istruzioni dettagliate, incluso chi avviserai (ad esempio, gli organi di stampa in una particolare area geografica). Inoltre, redigi dei comunicati stampa, i cui dettagli possono essere compilati in seguito, una volta ottenute le informazioni pertinenti. Dai priorità ai tuoi obiettivi strategici di comunicazione e delinea i punti di discussione. Assicurati che i tuoi piani siano in linea con altre attività di comunicazione. Preparati a creare un sito Web o una linea telefonica speciale per rispondere alle domande dei consumatori o della comunità.
- Risorse: pensa a tutto ciò di cui il team di gestione delle crisi potrebbe aver bisogno, dagli elmetti alle carte di credito a un consulente di emergenza per le pubbliche relazioni, e allinea questi elementi. Le risorse informative saranno particolarmente importanti in un momento di crisi. Queste risorse includono molti tipi di accordi con le parti interessate, tra cui contratti sindacali, mappe delle strutture, tempistiche, diagrammi di flusso di processi e procedure chiave, contratti con i fornitori, informazioni sui benefit e altro ancora.
- Formazione: essere in grado di mettere in atto rapidamente il piano di gestione delle crisi, nonché organizzare esercitazioni e addestrare il team di gestione delle crisi, sono aspetti determinanti per questa finalità. Le prove o anche le simulazioni possono rivelare difetti nel piano, quindi la pratica aiuterà il team di crisi a familiarizzare con i propri ruoli e a collaborare. Assicurati di rimanere aggiornato organizzando esercitazioni regolari. Inoltre, offri la formazione ad altri membri del personale in base ai loro specifici compiti, come ad esempio indicare a un responsabile di magazzino come utilizzare un estintore, spiegare a un addetto alla produzione come fermare una catena di montaggio o insegnare a un assistente esecutivo come rispondere a una telefonata della stampa.
- Revisione: crea un processo di revisione strutturato per pianificare i controlli obbligatori regolari relativi al tuo piano. Al mutare dell'azienda o dell'ambiente di rischio, dovrai aggiornare il tuo piano di gestione delle crisi. Dopo una crisi reale, il team dovrebbe analizzare cosa ha funzionato e cosa no. Identifica le lezioni importanti e implementa le modifiche necessarie.
Modello di piano di gestione delle crisi aziendale
Usa questo modello gratuito per redigere il tuo piano di gestione delle crisi, inclusi tutti gli elementi sopra descritti. Il modello offre un esempio di piano di gestione delle crisi e include anche lo spazio per un'analisi dei rischi, la linea di comando, i piani di comunicazione e altro ancora.
Scarica il modello di piano di gestione delle crisi aziendale
Per altri modelli gratuiti di gestione delle crisi, consulta "Free Crisis Management Templates".
Cinque passaggi per elaborare un piano di gestione delle crisi
I cinque passaggi per stilare un piano di gestione delle crisi sono le norme di base e la valutazione dei rischi, l'analisi dell'impatto aziendale, la pianificazione delle risposte e delle emergenze, la formazione e il coordinamento e la revisione. Segui questi passaggi per creare un piano con tutti gli elementi essenziali.
Fase 1 del piano di gestione delle crisi: regole di base e valutazione dei rischi
Una volta stabilito il team di gestione delle crisi, rivedi la mission e i valori della tua organizzazione e assicurati che il tuo piano rifletta tali obiettivi. Mantenere la mission e i valori generali della tua azienda in prima linea garantirà che le tue decisioni diano priorità all'onestà, alla trasparenza e al rispetto delle vite e delle comunità. Successivamente, assicurati di identificare le principali priorità strategiche della tua organizzazione in caso di crisi, come la capacità di continuare a evadere gli ordini.
"Un buon piano inizia delineando gli obiettivi strategici di un'organizzazione che sta affrontando una situazione di forte disagio. Crea il tuo piano nel contesto di un quadro di gestione delle crisi multirischio che dia chiaramente priorità alla sicurezza della vita," afferma Bryan Strawser, CEO di Bryghtpath LLC, una società di consulenza per la gestione delle crisi. Strawser è stato anche a capo della funzione di gestione delle crisi e di continuità operativa di Target Corporation.
Identifica tutti i potenziali tipi di crisi che la tua azienda potrebbe affrontare, quindi classificali per probabilità e gravità. Il tuo piano principale includerà risposte applicabili alle crisi più probabili.
Determinare la probabilità richiederà anche un'analisi delle tue vulnerabilità, perché possono svolgere un ruolo in una crisi dovuta a cause interne o inasprita. Ad esempio, se non disponi di protocolli adeguati per sostanze chimiche volatili, la probabilità che si verifichino esplosioni o incendi è alta. Questo processo farà luce sulle debolezze e ti darà l'opportunità di affrontarle in anticipo, presumibilmente evitando che si verifichi una crisi.
La natura della tua attività determina i rischi e le vulnerabilità specifici da te valutati. Tuttavia, ogni organizzazione dovrebbe iniziare ponendosi alcune domande di valutazione standard sulla cultura generale del rischio e sui rischi dei principali processi e funzioni. Usa questo modello per analizzare le domande di valutazione dei rischi applicabili praticamente a qualsiasi organizzazione.
Scarica il questionario sulla valutazione dei rischi aziendale
Una volta identificati i potenziali rischi, puoi utilizzare il seguente modello di matrice per la gestione dei rischi per classificarli. Valutando sia la potenziale probabilità della crisi sia la gravità prevista dell'impatto, puoi dare priorità ai rischi per la mitigazione.
Scarica il modello di matrice per la gestione dei rischi
Successivamente, dovrai creare un piano su come affrontare le vulnerabilità che hai identificato. Usa questo modello di piano di risanamento per portare avanti gli interventi di mitigazione raccogliendo informazioni quali chi sono i responsabile, le azioni che intendono intraprendere e le milestone.
Scarica il modello di piano di risanamento
Per valutazioni più specializzate, come le vulnerabilità IT o delle strutture, usa i modelli contenuti in "Free Vulnerability Assessment Templates".
Pensa all'azione o alla preparazione anticipata che potrebbe impedire l'insorgere di una crisi, come lo stoccaggio di materiali o la manutenzione predittiva. Incorpora queste considerazioni nel tuo piano di gestione delle crisi.
Come parte della valutazione del rischio, identifica i tipici segnali di avvertimento per ogni crisi, in modo da esserne consapevole e rispondere in anticipo. Se non sei sicuro che un incidente possa costituire una crisi, poniti le seguenti domande:
- È probabile che questo evento interrompa le normali operazioni?
- L'incidente avrà effetti negativi sull'azienda o minerà la fiducia e la sicurezza di clienti, autorità di regolamentazione, investitori o altre parti interessate?
- Questo evento attirerà un controllo sgradito da parte delle autorità di regolamentazione o dei media?
- Quanto è probabile che questo evento peggiori e quale sarebbe l'impatto?
Alcuni segnali di avvertimento sono evidenti, basati sugli eventi, e tangibili, come le previsioni del tempo. Altri sono più impercettibili e si sviluppano nel tempo.
Ad esempio, i sintomi finanziari di una crisi dell'industria della birra sarebbero un flusso di cassa negativo, un reddito operativo insufficiente per coprire le spese di gestione, una dipendenza dal credito e dal debito, un calo del prezzo delle azioni e una diminuzione delle vendite. I segnali di avvertimento di una crisi delle vendite includono la mancanza di continuità degli affari, un cambiamento nelle basi fondamentali del settore e una circostanza in cui la maggior parte delle entrate proviene da uno o da una manciata di clienti.
I segnali di avvertimento nel settore produttivo includono problemi ricorrenti con attrezzature, sistemi di controllo che non si attivano con le giuste tempistiche, anomalie inspiegabili nei processi, problemi crescenti nel controllo della qualità, elevato turnover tra il personale e problemi con i sindacati.
Parte della sfida nell'identificare i segnali di avvertimento è essere in grado di distinguerli dai problemi quotidiani che possono vessare un'organizzazione. Sia i pregiudizi individuali che quelli organizzativi (come la preferenza per informazioni che rafforzano le convinzioni esistenti e il pensiero di gruppo) possono ostacolare la percezione di veri segnali di crisi. L'esperienza e la competenza sono fondamentali per riconoscere i segni di una crisi e interpretarli correttamente.
Ad esempio, riguardo lo sversamento di petrolio dalla Deepwater Horizon avvenuto nel 2010 nel Golfo del Messico, BP in seguito ha affermato che l'equipaggio operativo aveva letto i segnali del disastro incombente, ma li aveva interpretati in modo errato e aveva deciso che non erano gravi. Questa interpretazione errata ha portato a un'esplosione che ha raggiunto proporzioni enormi.
Fase 2 del piano di gestione delle crisi: analisi dell'impatto aziendale
Il passaggio successivo consiste nell'eseguire un'analisi dell'impatto aziendale (BIA), in cui si perfezionano le previsioni dei probabili impatti sull'azienda dalla valutazione dei rischi. Concentrati prima sugli scenari più probabili.
Questo calcolo comporta un'analisi dettagliata delle conseguenze finanziarie e di altro tipo in caso di crisi per la tua azienda, comprese le interruzioni della produzione, dei processi, della fornitura di servizi e di altre attività. Queste conseguenze possono includere vendite perse, sanzioni normative e danni alla reputazione.
Per istruzioni e modelli che consentono di eseguire l'analisi BIA, vedi l'articolo "All about Business Impact Analysis: A Step-by-Step How-To".
Fase 3 del piano di gestione delle crisi: pianificazione delle risposte e delle emergenza
La pianificazione delle risposte e delle emergenze preparano la tua azienda ad affrontare gli aspetti pratici di una crisi reale. Nella pianificazione della gestione delle crisi, questo passaggio è probabilmente il più importante.
Innanzitutto, determina in che modo la tua azienda dovrebbe rispondere alle crisi che hai identificato come probabili e potenzialmente con il maggiore impatto negativo. Raramente una crisi si svolge esattamente nel modo in cui hai pianificato, quindi il tuo piano di base dovrebbe essere influenzato da un approccio multirischio, il che significa che dovrebbe essere adattabile a un'ampia varietà di circostanze.
Un buon modo per ottenere questa versatilità è pensare alle tue azioni di risposta come moduli o elementi che puoi aggiungere all'occorrenza. Queste azioni potrebbero includere i seguenti punti: arrestare la produzione, chiamare i servizi di emergenza, rilasciare un comunicato stampa, riesaminare le questioni giuridiche pertinenti, evacuare una struttura, comunicare con le autorità di regolamentazione, ottenere una linea di credito di emergenza, offrire assistenza, adottare misure di sicurezza, informare i dirigenti senior, disattivare le utenze e richiamare i prodotti. Quindi, abbina gli scenari di rischio più probabili con gli elementi di risposta necessari.
Ad esempio, la contaminazione di un prodotto alimentare attiverebbe le seguenti risposte: arresto della produzione, rilascio di una comunicato stampa, comunicazione ai dirigenti senior, richiamo del prodotto, comunicazione con le autorità di regolamentazione, riesame delle questioni giuridiche pertinenti ed eventualmente richiesta di una linea di credito di emergenza.
Per esempio, mentre la tua risposta a un'inondazione di magazzino sarebbe ovviamente diversa da quella di un problema di contaminazione alimentare, includerebbe alcune delle stesse azioni. Per creare un portafoglio multirischio più completo per questo caso particolare, aggiungi altri moduli, come mettere in atto misure di tutela della proprietà, trasferire beni mobili, contattare un perito assicurativo e assumere uno specialista per riparare i danni causati dall'acqua.
Poiché le nuove crisi (come una pandemia) richiedono misure insolite, in genere le tratterai negli allegati. Tuttavia, anche queste sezioni aggiuntive conterranno alcune delle tue azioni di risposta principali, come l'attivazione dei protocolli di lavoro da casa.
Devi specificare per filo e per segno le azioni che identifichi. Assegna ruoli specifici e realistici a team o individui. Inoltre, crea una sequenza temporale dettagliata durante la quale devono verificarsi varie azioni sequenziali per rispondere adeguatamente a un particolare disastro.
Per ogni scenario, pensa alla causa della crisi e ai modi per prevenirla. Dovresti anche considerare gli strumenti e le risorse di cui avresti bisogno per rispondere alla crisi, nonché per quanto tempo dovrebbe durare la crisi, in che modo potrebbe influenzare i clienti e come risponderesti a tale impatto. Per esempi di risposte reali alle crisi, vedi "The Most Useful Crisis Management Examples: The Good, Bad, and Ugly".
Inoltre, considera altre potenziali parti interessate principali, se avresti bisogno dell'aiuto di specialisti esterni e al modo in cui ti coordinerai con altri protocolli di emergenza nella tua organizzazione. Inoltre, se pertinente, determina in che modo la crisi influenzerebbe la tua capacità di rispettare i requisiti normativi.
"Il piano dovrebbe delineare l'escalation e la comunicazione delle decisioni al team esecutivo e/o al consiglio di amministrazione dell'organizzazione, e dovrebbe anche affrontare il modo in cui si raggiungono le decisioni," osserva Strawser. "Infine, il piano dovrebbe fare riferimento agli standard di settore applicabili e agli allegati del piano che hai adottato al fine di offrire una guida specifica per lo scenario".
La pianificazione della comunicazione è una parte vitale della fase del piano di risposta e di emergenza. Identifica il miglior portavoce per varie crisi (il CEO o un altro dirigente di livello C dovrebbe servire da immagine pubblica in calamità molto gravi). Tuttavia, in generale, la persona ideale è quella più esperta nella funzione interessata. Se la tua organizzazione dispone di un referente per le comunicazioni dedicato, sarà la scelta logica.
Redigi messaggi chiave e punti di discussione per le parti interessate interne ed esterne e pianifica come e quando avverranno le tue comunicazioni durante la crisi.
Usa i modelli contenuti in "Free Crisis Communication Templates" per redigere un piano dettagliato di comunicazione delle crisi e per sviluppare piani per organizzazioni specifiche, come scuole, ospedali e ristoranti.
Per saperne di più sulla teoria di gestione delle crisi, vedi "Models and Theories to Improve Crisis Management".
Poiché la maggior parte delle persone inizialmente risponde alle crisi con confusione e inazione, è fondamentale assicurarsi che il piano identifichi chiaramente i fattori scatenanti che attivano una risposta alla crisi. Inoltre, assicurati di esporre i segnali evidenti per il ritorno al normale funzionamento.
Fase 4 del piano di gestione delle crisi: formazione e coordinamento
Dopo aver sviluppato nei dettagli il tuo piano di gestione delle crisi, sposta la tua attenzione sui membri del team e su altro personale chiave, per assicurarti che sappiano come svolgere i loro ruoli. Dovresti anche coordinarti con altre parti interessate. Inoltre, assicurati di avvisare fornitori e appaltatori, in modo che possano supportare la tua risposta alle emergenze.
Fornisci il piano a tutti i membri del team di gestione delle crisi. Stampa copie cartacee del piano e distribuiscile alla posizione di comando designata. Assicurati inoltre di salvare una copia digitale del piano, in modo che i tuoi dipendenti possano accedervi dai loro dispositivi mobili.
Subito dopo aver presentato il piano, procedi alla formazione di tutto il personale in modo che possano familiarizzare con i loro doveri e collaborare. Quindi, esegui esercitazioni e test a cadenza regolare (ad esempio, una volta a trimestre).
Fornisci ai tuoi dipendenti informazioni rilevanti per le loro rispettive posizioni. Ad esempio, diffondi il protocollo per lavorare da remoto e per riprendere il lavoro in ufficio. Inoltre, comunica alla tua forza lavoro le sue responsabilità nell'ambito dei piani di continuità aziendale.
Assicurati di mantenere il piano aggiornato e sempre presente nella mente dei membri del tuo staff. Mike Fagel, Ph.D., CEM, capo/istruttore veterano in materia di gestione delle crisi e fondatore di Aurora Safety, una società di consulenza per la risposta alle emergenze, esorta le aziende a promuovere la pianificazione delle crisi assegnando risorse al personale, incluso il tempo per la formazione e gli investimenti finanziari.
"Le persone spesso vengono da me e mi dicono: "Ti ricordi di noi? Ci hai aiutato con un piano nel 2003. Ci ha detto di formare, preventivare e assegnare risorse. Avremmo dovuto ascoltarla. Ora, siamo in crisi. Cosa possiamo fare per rimetterci in carreggiata?" Fagel afferma.
"Puntare il dito dopo il fatto non fa bene. Non abbiamo il tempo di guardare indietro. Dobbiamo invece guardare al futuro e andare avanti," aggiunge.
Fase 5 del piano di gestione delle crisi: revisione e aggiornamento
Al fine di mantenere aggiornato il piano di gestione delle crisi, pianifica una revisione periodica del contenuto.
Quando aggiorni il tuo piano, assicurati di incorporare eventuali modifiche recenti e pertinenti alla tua attività. Durante gli aggiornamenti, tieni conto delle modifiche a processi, fornitori, strutture e personale. Gli esperti di gestione delle crisi raccomandano di rivedere il piano almeno una volta all'anno.
Se stai affrontando una crisi, fai una revisione della risposta e incorpora le lezioni sui punti di forza e di debolezza nel tuo piano.
Piano d'azione per la gestione delle crisi
Un piano d'azione per la gestione delle crisi differisce da un piano di crisi di base perché si concentra sulla sequenza di passaggi nella risposta, nella stabilizzazione e nella ripresa dell'organizzazione. Anche se i due piani sostanzialmente si sovrappongono, un piano d'azione è solitamente strutturato attorno a una sequenza temporale.
Puoi anche trasformare un piano d'azione per la gestione delle crisi in una versione ridotta del tuo piano di gestione delle crisi, che si concentri su azioni concrete piuttosto che su politiche, organigrammi, ecc.
Mentre un piano di gestione delle crisi è onnicomprensivo, un piano d'azione può fungere da guida rapida. Per questo motivo, un piano d'azione può servire come strumento altamente efficace durante il culmine di una crisi, indicandoti rapidamente cosa dovresti fare dopo.
Usa questo modello di piano d'azione per la gestione delle crisi per registrare le informazioni di contatto importanti nonché i piani e procedure chiave per il recupero e la ripresa.
Scarica il modello di piano d'azione per la gestione delle crisi
Elenco di controllo del piano di gestione delle crisi
Una volta portato a termine il tuo piano di gestione delle crisi, assicurati che sia chiaro e completo. Tratta tutti gli elementi essenziali e valuta la leggibilità e la facilità d'uso del piano. Potresti voler includere una sintesi del piano di gestione delle crisi.
Rendi il piano facilmente accessibile e ricercabile incorporando elenchi puntati, elenchi numerati e uno schema o un indice.
Quindi, valuta il tuo piano in base a questo elenco di controllo di domande:
- Il tuo piano riflette la mission e i valori della tua organizzazione?
- Esistono misure per identificare i segnali di avvertimento di una crisi?
- Sono disponibili le informazioni di contatto di tutti i membri del team di gestione delle crisi, nonché quelle di consulenti, parti interessate e servizi di supporto fondamentali?
- I tuoi scenari di crisi rappresentano una gamma delle emergenze più probabili per la tua organizzazione?
- Hai identificato gli elementi delle azioni di risposta principali?
- Hai mappato le azioni di risposta agli scenari di crisi?
- Hai pianificato la comunicazione della crisi?
- Esiste una chiara linea di comando nel team di crisi?
- Hai stabilito un segnale per comunicare l'avvento di una crisi e il ritorno alla normalità?
- Il piano di crisi include procedure per valutare la gravità di un evento e il suo impatto?
- Hai incluso la formazione e i piani che devi aggiornare?
- Hai identificato e istituito un centro di comando?
- Hai identificato e ottenuto tutte le risorse di riserva necessarie?
Istituzione di un centro di comando per la gestione delle crisi
Come parte della pianificazione, devi stabilire una base da cui il team di gestione delle crisi possa supervisionare la risposta alla crisi.
Designa un centro di comando e una sede alternativa per ogni team. Assicurati che una di queste sedi sia una stanza fuori sede (separata e distinta dalla sede principale della tua azienda). La stanza dovrebbe essere accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e provvista di energia elettrica, rete, Wi-Fi, connessioni telefoniche e un forte segnale cellulare per ospitare tutti i membri del team.
Se possibile, scegli una stanza vicina ai bagni e alla doccia. Idealmente, questa sede avrà anche uno spazio nelle vicinanze che può essere convertito in una zona salotto o notte, se necessario.
Equipaggia il centro con un tavolo da conferenza, sedie, una grande lavagna, funzionalità per videoconferenze, proiettore e schermo, televisori via cavo, postazioni di lavoro per computer, connessione di rete, forniture per ufficio, acqua in bottiglia e snack non deperibili.
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