Cos'è la comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona è la trasmissione intermittente di dati che non richiede una risposta immediata.
Le persone possono comunicare utilizzando comunicazioni asincrone senza dover essere fisicamente presenti. Ad esempio, lo scenario seguente può essere considerato un esempio di comunicazione asincrona: Invii un'email; il destinatario di tale email legge il messaggio, quindi risponde in un secondo momento.
La comunicazione asincrona ha un ruolo enorme nel lavoro a distanza. Gli esperti la definiscono il futuro dello smart working di successo. Grazie alla sua natura flessibile, questa tipologia di comunicazione aiuta le persone a rimanere produttive, mantenendo al contempo un corretto equilibrio tra vita professionale e vita privata. Se il tuo lavoro non richiede che tu sia sempre online, hai più controllo sul tuo tempo.
Questo tipo di comunicazione è particolarmente utile per i lavoratori a distanza e per i teamdistribuiti, perché possono pianificare le loro responsabilità di lavoro in conformità con le loro responsabilità interne, invece di rispettare i rigidi orari d'ufficio. La comunicazione asincrona permette alle persone di rispondere quando sono pronte e disponibili, dopo aver avuto abbastanza tempo per riflettere sul messaggio o sulla domanda da trattare.
Esempi di comunicazione asincrona
Internet ha rivoluzionato la comunicazione asincrona e le ha permesso di diventare efficace. Ecco alcuni esempi di comunicazione asincrona:
- Applicazioni Messenger
- Aggiornamenti di stato (a livello di progetto, team o organizzazione)
- Annunci settimanali (presentazioni di nuovi assunti, annunci a livello aziendale, ecc.)
- App di standup o di chat (Slack, ecc.), soprattutto per i team distribuiti di sviluppo software
- Intranet (Yammer, ecc.)
Vantaggi della comunicazione asincrona
La comunicazione asincrona presenta numerosi vantaggi. Migliora la produttività, la qualità delle comunicazioni e della documentazione e il morale generale dei membri del team. Consente anche una pianificazione più flessibile.
Ecco i numerosi vantaggi della comunicazione asincrona:
- Una maggiore flessibilità: le persone che utilizzano metodi di comunicazione asincrona non devono rispondere immediatamente a nessun messaggio, email o chat che ricevono.
- Una comunicazione più ponderata: con più tempo per pensare a una risposta e riflettere su tutti i potenziali scenari, sei in grado di comunicare più precisamente, in modo onesto e giudizioso.
- Una migliore documentazione e trasparenza: archiviando automaticamente la tua comunicazione, i metodi di comunicazione asincrona ti consentono di salvare commenti, messaggi, email, ecc. In questo modo puoi accedere alla documentazione in qualsiasi momento futuro, il che permette di eliminare la ridondanza delle comunicazioni e migliora la produttività.
- Dei lavoratori più felici: quando le persone hanno più controllo sulla loro giornata lavorativa e la possibilità di scegliere i loro orari lavoro, sono generalmente più felici. Tale autonomia permette ai dipendenti di strutturare il loro tempo per adattarsi al loro stile di vita. Quando i manager e i colleghi non richiedono o si aspettano risposte immediate, i lavoratori possono concentrarsi sul proprio lavoro e rispondere a loro convenienza. Inoltre, i lavoratori più felici sono meno stressati e tendono quindi a godere di una migliore salute psicologica e fisica.
- Un aumento della produttività: poiché i membri del team non hanno bisogno di concentrarsi sulle risposte alle email o alle chat, hanno più tempo per un lavoro complesso e più prezioso. I membri del team sono anche in grado di svolgere più lavoro in meno tempo, il che permette loro di dedicare molto più tempo al lavoro più importante. Concentrandosi sul lavoro che conta, al posto di smaltire le email, aumenta la produttività.
- Una pianificazione migliore: con meno stress e meno distrazioni, è possibile pianificare i giorni lavorativi in modo più ponderato e dedicare più tempo al lavoro che conta.
- Meno problemi di fuso orario: la comunicazione asincrona permette di allineare i dipendenti con sede in zone geografiche diverse. Ormai le persone possono inviare, visualizzare e rispondere ai messaggi ogni volta che sono disponibili, il che rende più facile per le aziende fidelizzare i dipendenti e ampliare il bacino delle assunzioni.
- Più autonomia e responsabilità: quando qualcuno può strutturare il proprio impiego del tempo in base alle proprie esigenze, avverte più responsabilità e autonomia. E un dipendente che ha più controllo sulla sua vita resta più a lungo all'interno dell'azienda e produce un lavoro di qualità superiore.
Inconvenienti della comunicazione asincrona
Anche se ci sono numerosi vantaggi nell'implementare metodi di comunicazione asincrona, ci sono anche alcune difficoltà. Esse includono tempi di risoluzione più lunghi, un numero maggiore di incomprensioni e meno sessioni di brainstorming.
Come creare una cultura più asincrona
Per creare una cultura più asincrona tra i membri del tuo team, segui i seguenti passaggi chiave:
- Valuta le esigenze della tua azienda: prima di provare a implementare una varietà di nuovi strumenti e tecniche, prenditi il tempo per analizzare le esigenze aziendali che stai tentando di soddisfare.
Amira Hankin è Senior Product Designer presso Stamen, un'azienda di progettazione strategica con esperienza nella visualizzazione dei dati e nella cartografia. "Valuta le esigenze della tua azienda per scegliere meglio gli strumenti che supportano i tuoi obiettivi principali", afferma. In base a queste esigenze, dovresti "riflettere bene sugli strumenti che stai selezionando e sul perché li scegli." - Sovracomunica: quando contatti i membri del team, includi il maggior numero di dettagli possibile in ciascun messaggio, come acquisizioni di schermate, dati e slide. Sii assolutamente chiaro sulle tue richieste e sulle scadenze correlate.
- Lascia alle persone il tempo di rispondere: la bellezza della comunicazione asincrona è che le persone possono rispondere al proprio ritmo, dopo aver riflettuto abbastanza sulla loro risposta. Data questa flessibilità, assicurati di lasciare alle persone alcune ore (o alcuni giorni) per rispondere. Nell'attesa, impiega il tuo tempo in modo produttivo e fai tutto quello che puoi fare.
- Assicurati di accedere a tutti i documenti necessari: l'attesa di una autorizzazione per visualizzare o modificare può aggiungere tempo aggiuntivo inutile a una forma di comunicazione già lenta. Per questo motivo, assicurati che tutti dispongano delle opportune autorizzazioni per tutta la documentazione in anticipo.
- Condividi le informazioni rilevanti in anticipo: prima di una riunione o una chiamata, assicurati che tutti dispongano di tutte le informazioni necessarie, in modo che siano in grado di contribuire attivamente alla conversazione.
- Documenta tutti gli argomenti della discussione: assicurati di annotare tutti gli argomenti della discussione e gli elementi d'azione durante la riunione, affinché ognuno possa facilmente trovare le informazioni in seguito e rinfrescarsi le idee. Ancora meglio, registra la riunione (se possibile) in modo che le persone possano consultarla quando possono.
- Disattiva le notifiche: durante i momenti di lavoro che richiedono alta concentrazione e dopo l'orario di lavoro, assicurati di disattivare le notifiche da email, app di chat e altre forme di comunicazione. Blocca degli orari specifici del giorno per rispondere a tutte le notifiche, in modo che tu possa massimizzare la produttività.
- Promuovi costantemente questo nuovo tipo di comunicazione: come accennato sopra, l'implementazione di una nuova forma di comunicazione può risultare difficile. Dai l'esempio e favorisci la comunicazione asincrona tra i membri del tuo team per assicurarti che tutti si allineino a questo nuovo processo.
Come i leader possono favorire la comunicazione asincrona nel loro team
I leader sono i motori del cambiamento in un'organizzazione, soprattutto quando questi cambiamenti implicano il modo in cui i membri del team comunicano tra loro. Per creare un'organizzazione asincrona completamente funzionale, prendi in considerazione i punti seguenti:
- Elimina gli orari di lavoro obbligatori, in particolare quelli in ufficio.
- Poni l'accento sulla fiducia e sulla responsabilizzazione all'interno della tua organizzazione.
- Definisci delle aspettative a livello di team in merito ai tempi di risposta per email, app di chat, ecc.
- Implementa un modello di gestione DRI (individuo direttamente responsabile).
- Poni l'accento sulla trasparenza e utilizza strumenti di comunicazione che lo supportano.
- Adotta modi specifici per comunicare se si verifica una necessità urgente.
- Dai flessibilità ai membri del team e fai sapere loro che non è normale non essere disponibili tutto il tempo. Adotta tu stesso questo comportamento per servire da esempio.
- Favorisci la comunicazione forte ed efficace, che è la spina dorsale della comunicazione asincrona.
- Valuta i dipendenti in base alla loro produzione e non in base al numero di ore che passano in ufficio.
Migliori prassi per la comunicazione asincrona
Per adottare e utilizzare pienamente la comunicazione asincrona, segui queste migliori prassi descritte qui di seguito:
- Renditi conto che la maggior parte delle cose non è urgente: uno degli aspetti più importanti della comunicazione asincrona è capire che quasi tutto può aspettare una risposta. Che qualcuno risponda entro cinque minuti o cinque ore, probabilmente non ostacolerà la tua produttività. Se qualcosa è veramente urgente, rifiuta le riunioni, proponi metodi di comunicazione asincrona e invia un messaggio diretto solo ai membri del personale interessati dall'urgenza.
- Disponi di processi chiari: aiuta le persone a distinguere tra i momenti in cui devono inviare email asincrone o messaggi di chat e quando devono programmare una riunione. Così facendo si riduce la quantità di stress avvertita dalle persone quando bisogna rispondere ai messaggi e utilizzare il tipo corretto di comunicazione. Allo stesso modo, utilizza processi chiari su quando e come documentare le informazioni rilevanti, in modo da non perdere alcun dettaglio.
- Ripartisci il tempo in modo efficiente: mentre attendi una risposta da un membro del team, lavora su un altro progetto, in modo da non perdere tempo. In questo modo, puoi anche evitare i progetti che ti bloccano e apportare miglioramenti iterativi su altri mentre attendi.
- Comprendi pienamente il giorno lavorativo non lineare: più che mai, le persone lavorano in ore diverse del giorno, soprattutto quando vivono in diversi fusi orari. Prendi in considerazione questo fattore quando implementi una comunicazione asincrona e considera di modificare il tuo impiego del tempo per adattarlo meglio ai tuoi orari di produttività. Prova diverse ripartizioni di orari di lavoro e tieni presente che un'organizzazione asincrona favorirà pienamente questi orari diversi.
- Utilizza strumenti utili: un altro elemento chiave della comunicazione asincrona è avere uno strumento che consenta di documentare e archiviare tutte le informazioni in un unico posto, dove tutti possono accedere a ciò di cui hanno bisogno e ottenere aggiornamenti in tempo reale. Trova uno strumento che crei questa fonte unica di verità, così che tutti possano rimanere aggiornati.
- Ottieni il sostegno totale da tutti i membri del team: quando integri nuovi strumenti nei tuoi processi, "può essere difficile implementare [questi strumenti] se non c'è l'adesione da tutti i membri del team", afferma Hankin. Per limitare questo problema, assicurati di avere conversazioni continue sui cambiamenti apportati agli strumenti o alla comunicazione, "sia che si tratti di conversazioni individuali o discussioni con il capo sia sul come e perché utilizzerai questi strumenti", nota Hankin.
- Tendi ai progressi, non alla perfezione: ci vorrà un po' di tempo abituarsi alla comunicazione asincrona. Dai tempo alle persone e celebra le piccole vittorie provenienti da questa nuova forma di comunicazione, come ore più produttive nel giorno e un impiego del tempo di lavoro più flessibile per i dipendenti.
Migliori prassi per la comunicazione asincrona all'nterno del tuo team e sul luogo di lavoro
Per massimizzare i vantaggi della comunicazione asincrona all'interno del tuo team, e anche all'interno della tua organizzazione, adotta alcune migliori prassi al tuo approccio. Ecco alcuni suggerimenti utili da tenere a mente:
- Rendi disponibili tutte le informazioni importanti in anticipo.
- Assicurati che la tua scrittura sia chiara, precisa e ponderata.
- Per massimizzare la produttività, blocca il tuo giorno, in modo che i membri del team sappiano quando sei disponibile e quando sei offline.
- Raggruppa le tue email e la corrispondenza su alcune fasce orarie nella giornata e imposta una risposta automatica per i periodi durante i quali prevedi di essere inattivo via email.
- Condividi i tuoi orari di comunicazione e le tue preferenze con i membri del team, in modo che sappiano quando sarai più reattivo.
- Invia tutte le notifiche, chat e email con del contesto per fornire ai membri del team sufficienti informazioni per agire su un messaggio.
- Evita le menzioni @ e le chat dirette inutili.
- Lavora per ridurre la dipendenza da strumenti di comunicazione sincrona. Prova a rimuovere questi strumenti dal tuo telefono, in modo da non sentire pressione per rispondere ai messaggi in qualsiasi momento.
Per saperne di più su come gli strumenti asincroni possono aiutare il tuo team ad essere più produttivo, visita la nostra guida sugli strumenti di comunicazione e collaborazione asincrone.
Migliori prassi per le riunioni asincrone
Quando adotti queste forme di comunicazione asincrone e inizi a metterle in pratica, inizierai anche a tenere delle riunioni asincrone. Per creare riunioni più efficaci utilizzando questo nuovo tipo di comunicazione, applica le migliori prassi seguenti:
- Condividi prima l'ordine del giorno, in modo che i partecipanti alla riunione siano a conoscenza degli argomenti di discussione e possano aggiungere delle note.
- Utilizza un portale centrale e condividilo con i membri del team, così che tutti possano facilmente caricare e collaborare facilmente su note, calendari, aggiornamenti di avanzamento e documenti di riferimento.
- Implementa un sistema di gestione dei progetti che ti consenta di creare flussi di lavoro, così che i membri del team possano monitorare le loro attività quotidiane in più progetti.
- Utilizza uno strumento video asincrono che consente di condividere messaggi con tutte le persone necessarie. In questa maniera tutti potranno rivedere un video o una raccolta di slide quando fa loro comodo.
- Sii onesto sul fatto che una riunione possa essere tenuta o meno per iscritto. Se ritieni una riunione sia necessaria, assicurati che vi sia un ordine del giorno concreto con gli elementi d'azione.
- Organizza una riunione post mortem per determinare se una riunione sincrona ha avuto successo o se avresti potuto organizzarla in modo asincrono.
- Incoraggia tutti a parlare durante le riunioni asincrone.
- Imposta delle linee guida per il tipo di feedback e di interventi nel corso di una riunione e mantieni la riunione sotto controllo e sulla retta via con l'avanzamento delle attività.
Modelli di comunicazione asincrona
Modello di ordine del giorno di una riunione asincrona
Scarica modello di ordine del giorno di una riunione asincrona
Utilizza questo modello utile per definire un ordine del giorno per una riunione asincrona. Elenca tutti gli elementi essenziali della tua riunione, inclusi i partecipanti, gli obiettivi generali, il programma della riunione minuto per minuto e le informazioni di contatto del responsabile della riunione.
Questo modello assicura che la tua riunione asincrona faccia un uso efficace del tempo assegnato a ciascuno.
Modello di verbale di una riunione asincrona
Scarica il modello di verbale di una riunione asincrona
Utilizza questo utile modello di verbale di una riunione per rimanere organizzato e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda durante la riunione asincrona.
Progettato in modo specifico per la comunicazione asincrona, questo modello ti consente di elencare i partecipanti e l'ordine del giorno della riunione, tenere traccia delle decisioni e dei problemi, riflettere su elementi d'azione, in modo che tutti possano rimanere aggiornati sul piano mentre questo progredisce.
Cos'è la comunicazione sincrona?
La comunicazione sincrona, che è l'antitesi della comunicazione asincrona, si riferisce alla comunicazione in tempo reale e in qualsiasi momento che si conduce generalmente in presenza.
Quando si pratica la comunicazione sincrona, le persone rispondono immediatamente e acquisiscono nuove informazioni sul momento. Esempi di comunicazione sincrona includono riunioni in sede, chat in tempo reale, telefonate e altro ancora.
La differenza tra la comunicazione asincrona e sincrona del team
La comunicazione sincrona avviene in tempo reale e richiede risposte immediate, mentre la comunicazione asincrona non si verifica istantaneamente e consente tempi di risposta variati.
Molte organizzazioni hanno adottato la comunicazione asincrona perché la sua flessibilità aumentata offre ai dipendenti maggiore controllo sul loro impiego del tempo, il che consente loro di determinare quando rispondere alle email, alle chat o ad altre notifiche. Il metodo offre anche a ogni membro del team maggiore autonomia, che riduce lo stress correlato al fatto di dover sempre essere online e riduce la necessità di coordinare gli orari di un personale geograficamente diverso.
La comunicazione sincrona, d'altra parte, sottolinea le scadenze e i rigidi tempi di risposta, che possono aggiungere stress e potenzialmente portare all'esaurimento professionale. Questo metodo crea anche una costante minaccia di interruzioni da email, chat o altre forme di comunicazione. La comunicazione sincrona, per definizione, divide l'attenzione ed è quindi sempre più difficile concentrarsi in profondità su un lavoro preciso.
Inoltre, l'attesa di risposte immediate nella comunicazione sincrona riduce la qualità di queste risposte e finisce col richiedere più discussioni e lascia meno tempo per trovare delle soluzioni ottimali. La comunicazione sincrona tende a dare priorità alla connessione rispetto alla produttività, creando un ambiente che non offre sempre le migliori soluzioni per la tua organizzazione.
Trovare un equilibrio tra comunicazione asincrona e sincrona
Anche se la comunicazione asincrona sta diventando sempre più popolare, ci sono casi in cui la comunicazione sincrona ha più senso.
La comunicazione sincrona è più adatta nei seguenti casi:
- Lavoro superficiale, meno serio (ad esempio rispondere a email o chat, organizzare la logistica o programmare riunioni di stato)
- Team building, incontri informali o socializzazione tra i team e le organizzazioni
- Situazioni urgenti che richiedono risposte immediate (ad esempio, quando un server è giù)
- Sessioni di collaborazione o brainstorming
- Ritiri del team, celebrazioni o situazioni di coworking
- Risoluzione dei problemi
- Prime riunioni con parti esterne o fornitori
- Qualsiasi argomento che sia emotivamente sensibile e che richiede una discussione faccia a faccia
La comunicazione asincrona è più adatta nei seguenti casi:
- Lavoro complesso e intenso che richiede più tempo ed energia (ad esempio, ricercare una soluzione a un problema, scrivere un piano di lancio o un brief di una campagna o creare una presentazione)
- Discussioni e aggiornamenti aziendali
- Feedback generali
- Nuove presentazioni dei membri del team
- Conversazioni tecniche dettagliate
- Discussioni sul progetto
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