Che cos’è la comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona è la trasmissione intermittente di dati che non richiede una risposta immediata.
Le persone possono comunicare utilizzando la comunicazione asincrona senza dover essere fisicamente presenti. Ad esempio, lo scenario seguente si qualifica come istanza di comunicazione asincrona: si invia un messaggio di posta elettronica; il destinatario di tale messaggio di posta elettronica visualizza il messaggio e quindi risponde in un secondo momento.
La comunicazione asincrona svolge un ruolo enorme nel lavoro a distanza: infatti, gli esperti la definiscono il futuro del lavoro remoto di successo. Grazie alla sua natura flessibile, questo tipo di comunicazione aiuta le persone a rimanere produttive, mantenendo al contempo un corretto equilibrio tra lavoro e vita privata. Se il tuo lavoro non richiede che tu sia perennemente online, hai maggiore controllo sul tuo tempo.
Questo tipo di comunicazione è particolarmente utile per i lavoratori remoti e i team dislocati, perché possono programmare le loro responsabilità lavorative in conformità con le loro responsabilità domestiche, piuttosto che in orari di ufficio rigidi. La comunicazione asincrona garantisce alle persone la possibilità di rispondere quando sono pronte e in grado, dopo aver avuto abbastanza tempo per pensare al messaggio o alla domanda in questione.
Esempi di comunicazione asincrona
Internet ha rivoluzionato la comunicazione asincrona e ne ha permesso l’efficacia. Ecco alcuni esempi di comunicazione asincrona:
- App di messaggistica
- Aggiornamenti sullo stato (a livello di progetto, team o organizzazione)
- Annunci settimanali (presentazioni di nuovi assunti, annunci a livello aziendale, ecc.)
- Stand-up su app di chat (Slack, ecc.), in particolare per i team di sviluppo software distribuito
- Intranet (Yammer, ecc.)
Vantaggi della comunicazione asincrona
La comunicazione asincrona offre molti vantaggi. Migliora la produttività, la qualità della comunicazione e della documentazione e il morale generale dei membri del team e consente inoltre una programmazione più flessibile.
Ecco alcuni vantaggi di comunicazione asincrona:
- Maggiore flessibilità: le persone che utilizzano metodi di comunicazione asincrona non devono rispondere immediatamente a messaggi, e-mail o chat che ricevono.
- Comunicazione più ponderata: con più tempo per pensare a una risposta e riflettere su tutti i potenziali scenari, sei in grado di comunicare in modo più approfondito, onesto e perspicace.
- Migliore documentazione e trasparenza: archiviando automaticamente la comunicazione, i metodi di comunicazione asincrona consentono di salvare commenti, messaggi, e-mail, ecc. In questo modo, è possibile accedere alla documentazione in qualsiasi momento futuro, eliminando ulteriormente la ridondanza delle comunicazioni e migliorando la produttività.
- Lavoratori più felici: quando le persone hanno più controllo sulla loro giornata lavorativa e la possibilità di scegliere il loro orario di lavoro, sono generalmente più felici. Tale autonomia consente ai dipendenti di strutturare il loro tempo per adattarsi al loro stile di vita. Quando manager e colleghi non richiedono o non si aspettano una risposta immediata, i lavoratori possono concentrarsi sul proprio lavoro e rispondere a loro piacimento. Inoltre, i lavoratori più felici hanno meno stress e, di conseguenza, tendono a godere di una migliore salute mentale e fisica.
- Maggiore produttività: poiché i membri del team non devono concentrarsi così tanto sulla risposta alle e-mail o alle chat, hanno più tempo per lavori complessi e più preziosi. I membri del tuo team possono anche svolgere più lavoro in meno tempo, il che consente loro di dedicare una maggior parte del tempo a questo lavoro più importante. Poiché si concentrano sul lavoro che conta, piuttosto che ritrovarsi sommersi dalle e-mail, la produttività aumenta.
- Migliore pianificazione: con meno stress e meno distrazioni, le persone sono in grado di pianificare le loro giornate lavorative in modo più ponderato e dedicare più tempo al lavoro che conta.
- Meno problemi di fuso orario: la comunicazione asincrona livella il campo di gioco per una base geograficamente diversificata di dipendenti. Ora le persone possono inviare, visualizzare e rispondere ai messaggi ogni volta che sono disponibili, il che rende più facile per le aziende mantenere i dipendenti ed espandere il bacino di assunzioni.
- Maggiore autonomia e organizzazione: quando qualcuno è in grado di strutturare il programma in base alle proprie esigenze, si sente più responsabilizzato e in controllo. E, quando ha più controllo sulla propria vita, è più leale, rimane in azienda più a lungo e produce un lavoro di qualità superiore.
Sfide poste dalla comunicazione asincrona
Sebbene l’implementazione di metodi di comunicazione asincrona offra numerosi vantaggi, esistono anche alcune sfide. Questi includono tempi di risoluzione più lunghi, un maggior numero di incomprensioni e meno sessioni di brainstorming.
Come creare una cultura più asincrona
Per creare una cultura più asincrona tra i membri del tuo team, segui questi passaggi chiave di seguito:
- Valuta le esigenze della tua azienda: prima di provare a implementare una varietà di nuovi strumenti e tecniche, prenditi il tempo necessario per analizzare le esigenze aziendali che stai cercando di soddisfare.
- Amira Hankin è Senior Product Designer presso Stamen, una società di progettazione strategica con esperienza nella visualizzazione dei dati e nella cartografia. “Valuta le esigenze della tua azienda per scegliere meglio gli strumenti che supportano i tuoi obiettivi più grandi”, afferma. Quando esamini queste esigenze, dovresti “essere intenzionale sugli strumenti che stai selezionando e perché”.
- Comunicare in modo eccessivo: quando contatti i membri del team, includi quanti più dettagli possibili in ogni messaggio, come schermate, punti dati e slide. Sii assolutamente chiaro sulle tue richieste e su eventuali scadenze correlate.
- Concedi alle persone il tempo di rispondere: il bello della comunicazione asincrona è che le persone possono rispondere al proprio ritmo, dopo aver riflettuto a sufficienza sulla propria risposta. Data questa flessibilità, attendi qualche ora (o addirittura giorno) in modo che le persone possano rispondere. Mentre aspetti, sfrutta il tempo in modo produttivo e fai tutto il possibile in attesa di una risposta.
- Garantisci l’accesso a tutti i documenti necessari: l’attesa dell’autorizzazione di visualizzazione o modifica può aggiungere tempo di risposta extra e non necessario a una forma di comunicazione che è già lenta. Per questo motivo, assicurati che tutti dispongano delle autorizzazioni appropriate per tutta la documentazione in anticipo.
- Condividi in anticipo le informazioni pertinenti: prima di tenere una riunione o una chiamata, assicurati che tutti abbiano a disposizione tutte le informazioni necessarie, in modo che possano contribuire attivamente alla conversazione.
- Documenta tutti gli argomenti di discussione: assicurati di annotare tutti gli argomenti di discussione e gli elementi di azione durante la riunione, in modo che tutti possano facilmente trovare le informazioni in un secondo momento e rinfrescarsi la memoria. Ancora meglio, registra la riunione (se possibile) in modo che le persone possano rivederla a loro piacimento.
- Disattiva le notifiche: durante l’orario di lavoro concentrato e dopo l’orario di lavoro, assicurati di disattivare le notifiche da e-mail, app di chat e altre forme di comunicazione. Blocca le ore specifiche della giornata per rispondere a tutte le notifiche, in modo da massimizzare la tua produttività.
- Promuovi costantemente questo nuovo tipo di comunicazione: come accennato in precedenza, l’implementazione di una forma di comunicazione totalmente nuova può essere difficile. Dai l’esempio e promuovi la comunicazione asincrona tra i membri del tuo team per garantire che tutti si allineino a questo nuovo processo.
Come i leader possono promuovere la comunicazione asincrona nel loro team
I leader sono la forza trainante dei cambiamenti in un’organizzazione, soprattutto quando questi cambiamenti coinvolgono il modo in cui i membri del team comunicano tra loro. Per creare un’organizzazione asincrona pienamente funzionante, prendi in considerazione i seguenti punti:
- Elimina le ore di lavoro obbligatorie, in particolare quelle in ufficio.
- Sottolinea la fiducia e la responsabilità all’interno della tua organizzazione.
- Definisci le aspettative a livello di team per quanto riguarda i tempi di risposta per e-mail, app di chat e altro ancora.
- Implementa un modello di gestione DRI (individuo direttamente responsabile).
- Enfatizza la trasparenza e utilizza strumenti di comunicazione che la supportino.
- Implementa modi specifici per comunicare in caso di necessità urgente.
- Offri flessibilità ai membri del team e fai loro sapere che va bene non essere sempre disponibili. Assicurati di modellare questo comportamento per loro.
- Promuovi una comunicazione forte ed efficace, che è la spina dorsale della comunicazione asincrona.
- Valuta i dipendenti in base al loro output, non al numero di ore che trascorrono alla loro scrivania.
Best practice per la comunicazione asincrona
Per adottare e utilizzare pienamente la comunicazione asincrona, segui queste best practice descritte di seguito:
- Renditi conto che la maggior parte delle cose non sono urgenti: uno degli aspetti più importanti dell’implementazione della comunicazione asincrona è rendersi conto che quasi tutto può aspettare una risposta. Che qualcuno risponda entro cinque minuti o cinque ore, molto probabilmente non ostacolerà la tua produttività. Se qualcosa è veramente urgente, rifiuta le riunioni, proponi metodi di comunicazione asincrona e invia messaggi diretti solo ai membri del personale cui si riferisce l’urgenza.
- Stabilisci processi chiari: aiuta le persone a distinguere tra quando devono inviare e-mail o chat asincrone e quando devono pianificare una riunione. In questo modo ridurrai la quantità di stress che le persone provano nel rispondere ai messaggi e nell’utilizzare il giusto tipo di comunicazione. Allo stesso modo, utilizza processi chiari su quando e come documentare le informazioni rilevanti, in modo da non perdere nessun dettaglio.
- Suddividi il tempo in modo efficace: mentre aspetti una risposta da un membro del team, lavora su un altro progetto, in modo da non ritrovarti con tempi morti. In questo modo, puoi anche lavorare su progetti che potrebbero bloccarti e apportare miglioramenti iterativi su altri progetti durante l’attesa.
- Comprendi appieno la giornata lavorativa non lineare: ora più che mai, le persone lavorano in diverse ore del giorno, soprattutto quando vivono in fusi orari diversi. Tieni conto di questo fattore quando implementi la comunicazione asincrona e prendi in considerazione la possibilità di modificare la programmazione per adattarla meglio alle tue ore di produttività. Prova programmazioni di lavoro diverse e tieni presente che un’organizzazione asincrona supporterà pienamente questi diversi orari.
- Utilizza strumenti utili: un altro componente chiave per una comunicazione asincrona efficace è disporre di uno strumento che ti consenta di documentare e archiviare tutte le informazioni in un unico posto, dove tutti possano accedere a ciò di cui hanno bisogno e ricevere aggiornamenti in tempo reale. Trova uno strumento che crei questa unica fonte di verità, in modo che tutti possano rimanere aggiornati.
- Ottieni il pieno supporto da tutti i membri del team: quando si integrano nuovi strumenti nei processi, “può essere difficile implementare [questi strumenti] se non c’è il consenso di tutti i membri del team”, afferma Hankin. Per mitigare questo problema, assicurati di avere conversazioni continue sui cambiamenti negli strumenti o nella comunicazione, “sia che si tratti di conversazioni individuali o discussioni con il capo del capo su come e perché utilizzerai questi strumenti”, osserva Hankin.
- Punta al progresso, non alla perfezione: ci vorrà del tempo per abituarsi alla comunicazione asincrona. Concedi tempo alle persone e celebra le piccole vittorie che derivano da questa nuova forma di comunicazione, come ore più produttive durante il giorno e un orario di lavoro più flessibile per i dipendenti.
Best practice per la comunicazione asincrona nel team e sul posto di lavoro
Per massimizzare i vantaggi della comunicazione asincrona all’interno del team e anche dell’organizzazione in generale, applica alcune best practice al tuo approccio. Ecco alcuni suggerimenti utili da tenere a mente:
- Rendi disponibili tutte le informazioni importanti e forniscile in anticipo.
- Assicurati che la tua scrittura sia chiara, precisa e ponderata.
- Per massimizzare la produttività, blocca la tua giornata, in modo che i membri del team sappiano quando sei disponibile e quando sei offline.
- Raggruppa il tempo dedicato a posta elettronica e corrispondenza in un paio di sessioni al giorno e imposta un autorisponditore per i tempi durante i quali prevedi di rimanere inattivo sulla posta elettronica.
- Condividi i tuoi orari di comunicazione e le tue preferenze con i membri del team, in modo che sappiano quando sarai più reattivo.
- Invia tutte le notifiche, le chat e le e-mail con contesto per fornire ai membri del team informazioni sufficienti per agire su un messaggio.
- Evita inutili @menzioni e chat dirette.
- Lavora per ridurre la dipendenza dagli strumenti di comunicazione sincrona. Prova a rimuovere questi strumenti dal telefono, in modo da non sentirti sempre costretto a rispondere ai messaggi.
Per scoprire come gli strumenti asincroni possono aiutare il tuo team a essere più produttivo, consulta la nostra guida definitiva agli strumenti di comunicazione e collaborazione asincrona.
Procedure consigliate per le riunioni asincrone
Man mano che adotti queste forme di comunicazione asincrona e inizi a metterle in pratica, inizierai anche a tenere riunioni asincrone. Per creare riunioni più efficaci utilizzando questo nuovo tipo di comunicazione, applica le seguenti best practice:
- Condividi in anticipo un ordine del giorno, in modo che i partecipanti alla riunione siano a conoscenza degli argomenti di discussione e possano aggiungere note.
- Usa un portale centrale e condividilo con i membri del team, in modo che tutti possano facilmente caricare e collaborare su note, programmazioni, aggiornamenti sullo stato di avanzamento e documenti di riferimento.
- Implementa un sistema di gestione dei progetti che ti consenta di creare flussi di lavoro, in modo che i membri del team possano tenere traccia delle loro attività quotidiane su più progetti.
- Utilizza uno strumento video asincrono che ti consente di condividere i messaggi con tutte le persone necessarie. In questo modo tutti potranno rivedere un video o rivisitare una presentazione a proprio piacimento.
- Sii onesto sul fatto che una riunione possa avvenire o meno per iscritto. Se ritieni necessaria una riunione, assicurati che ci sia un ordine del giorno concreto con elementi di azione.
- Conduci una riunione post-mortem per determinare se una riunione sincrona ha avuto esito positivo o se è stata possibile gestirla in modo asincrono.
- Incoraggia tutti a intervenire durante le riunioni asincrone.
- Imposta linee guida per il tipo di feedback e input che dovrebbero verificarsi durante un meeting e tienilo sotto controllo e in linea con l’avanzare del meeting.
Modelli per la comunicazione asincrona
Modello di ordine del giorno per i meeting asincroni
Scarica il modello di ordine del giorno per i meeting asincroni
Utilizza questo utile modello per impostare un ordine del giorno per una riunione asincrona. Elenca tutti gli elementi essenziali per la tua riunione, compresi i partecipanti, gli obiettivi generali, un programma minuto per minuto e le informazioni di contatto del responsabile della riunione.
Questo modello garantisce che la riunione asincrona sia un uso efficace del tempo di tutti.
Modello di verbali per i meeting asincroni
Scarica il modello di verbali per i meeting asincroni
Utilizza questo utile modello di verbale delle riunioni per rimanere organizzato e mantenere tutti aggiornati durante la riunione asincrona.
Progettato specificamente per la comunicazione asincrona, questo modello consente di elencare i partecipanti alla riunione e l’ordine del giorno, tenere traccia delle decisioni e dei problemi e fare brainstorming con le azioni da intraprendere, in modo che tutti possano rimanere aggiornati sul piano man mano che procede.
Che cos’è la comunicazione sincrona?
La comunicazione sincrona, che è l’antitesi della comunicazione asincrona, si riferisce alla comunicazione in tempo reale e all-the-time che generalmente si conduce faccia a faccia.
Quando si pratica la comunicazione sincrona, le persone rispondono immediatamente e apprendono nuove informazioni al volo. Esempi di comunicazione sincrona includono riunioni in sede, chat in tempo reale, telefonate e altro ancora.
La differenza tra comunicazione asincrona e sincrona del team
La comunicazione sincrona avviene in tempo reale e richiede risposte immediate, mentre la comunicazione asincrona non avviene istantaneamente e consente tempi di risposta diversi.
Molte organizzazioni hanno adottato la comunicazione asincrona perché la sua flessibilità offre alle persone un maggiore controllo sulle loro pianificazioni, che consente loro di determinare quando rispondere a e-mail, chat o altre notifiche. Il metodo offre inoltre a ciascun membro del team una maggiore autonomia, che riduce lo stress associato al dover essere sempre online e minimizza la necessità di coordinare gli orari di uno staff geograficamente diversificato.
La comunicazione sincrona, d’altra parte, enfatizza le scadenze e i tempi di risposta rigidi e rapidi, che possono aggiungere stress e potenzialmente portare al burnout. Questo metodo crea anche la costante minaccia di interruzioni causate da e-mail, chat o altre forme di comunicazione. La comunicazione sincrona, per definizione, intacca l’attenzione, il che rende sempre più difficile impegnarsi in un lavoro profondo e focalizzato.
Inoltre, l’aspettativa di risposte immediate nella comunicazione sincrona abbassa la qualità di tali risposte e finisce per richiedere più discussioni e concedere meno tempo per trovare soluzioni ottimali. La comunicazione sincrona tende a dare priorità alla connessione rispetto alla produttività, il che crea un ambiente che non sempre fornisce le migliori soluzioni per la tua organizzazione.
Trovare un equilibrio tra comunicazione asincrona e sincrona
Sebbene la comunicazione asincrona stia diventando molto più popolare, ci sono casi in cui la comunicazione sincrona ha più senso.
La comunicazione sincrona è migliore per quanto segue:
- Lavoro più leggero e meno serio (ad esempio rispondere a e-mail o chat, organizzare la logistica o pianificare riunioni sullo stato)
- Team building, incontri occasionali o socializzazione tra team e organizzazioni
- Situazioni urgenti che richiedono una risposta immediata (ad esempio quando un server è inattivo)
- Sessioni di collaborazione o brainstorming
- Ritiri di team, celebrazioni o situazioni di coworking
- Risoluzione dei problemi
- Primi incontri con parti esterne o fornitori
- Argomenti delicati sul piano emotivo e che richiedono un confronto frontale
La comunicazione asincrona è migliore per quanto segue:
- Lavoro complesso e intenso che richiede più tempo ed energia (ad esempio ricerca di una soluzione a un problema, scrittura di un piano di lancio o di un brief di campagna o creazione di una presentazione)
- Discussioni e aggiornamenti aziendali
- Feedback generale
- Presentazioni di nuovi membri del team
- Conversazioni tecniche dettagliate
- Discussioni sul progetto
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