Cosa è la comunicazione di squadra?
La comunicazione del team comprende tutte le interazioni tra i membri di un team di lavoro o di un gruppo. Queste interazioni includono tutte le conversazioni che abbiamo con i colleghi: faccia a faccia, per iscritto ed elettronicamente via e-mail, telefono, video e altri mezzi.
La comunicazione non riguarda solo la parola in sé; riguarda anche l'intonazione, la modularità, il volume e altri segnali. Una branca della linguistica nota come pragmatica studia il modo in cui il contesto aggiunge significato alla conversazione, compresi i nostri "um" e "ah.”
La comunicazione di gruppo include i modi non verbali (ad esempio, espressioni facciali, gesti delle mani e linguaggio del corpo) con cui trasmettano atteggiamenti e sentimenti. Esistono tre grandi categorie di comunicazione:
- Comunicazione faccia a faccia: Avviene tra le persone che si trovano nello stesso posto nello stesso momento.
- Comunicazione sincrona: Avviene quando due persone sostengono una conversazione in tempo reale nonostante siano in luoghi diversi (ad es., una conversazione telefonica).
- Comunicazione asincrona: Avviene quando persone in luoghi diversi contribuiscono a una conversazione con risposte ritardate, ad esempio con e-mail.
Il lavoro di squadra è importante in tutti i settori e la comunicazione di squadra è una componente fondamentale nella creazione di team forti. Una comunicazione forte apre la strada al raggiungimento degli obiettivi condivisi.
In che modo la comunicazione influisce su un team?
Il successo di un team dipende dalla sua capacità di comunicare bene, indipendentemente dal settore o dalla missione. Collaborazione, divisione dei compiti, condivisione di visione e scambio di informazioni richiedono una buona comunicazione. I team possono fare più di singoli individui, tranne se la comunicazione è debole o si interrompe.
Infatti, Alex Pentland, un leggendario informatico del MIT che studia le dinamiche umane, ha scoperto che i modelli di comunicazione sono il più forte predittore del successo di un team — tanto quanto i seguenti fattori combinati: intelligenza individuale, personalità, abilità e sostanza delle discussioni del team.
Quindi, come creare un team che comunica in modo efficace? È necessario capire come si presenta una buona comunicazione, costruire una solida struttura per supportarla e modellarla e selezionare gli strumenti giusti per agevolarla. Diamo un'occhiata a ciascuno di questi elementi.
Le diverse forme di comunicazione del team
Possiamo comprendere meglio i fondamentali distinguendo il "cosa" e il "chi" della comunicazione del team.
La "cosa" della comunicazione è la modalità o il mezzo (ad es., verbale o non verbale, cartaceo o elettronico, parole o immagini, audio o video). Il "chi" della comunicazione riguarda il numero di partecipanti e la posizione di ciascun partecipante all'interno del team.
Ecco i tre tipi di comunicazione del team:
- Comunicazione dall’alto al basso: Si ha quando un membro di alto livello di un team ne contatta uno di livello inferiore. La comunicazione dall’alto al basso è la comunicazione più probabilmente prescrittiva.
- Comunicazione dal basso in alto: Si ha quando il flusso dei contatti si muove in direzione opposta. La comunicazione dal basso in alto è quella più spesso suggestiva.
- Comunicazione peer-to-peer: Si ha quando il contatto si verifica tra membri del team di pari livello. La comunicazione peer-to-peer tende a consistere in una discussione.
In ognuna di queste direzioni, la comunicazione può essere individuale o coinvolgere gruppi di piccole o medie dimensioni.
Occorre notare che ci stiamo concentrando sulla comunicazione interna o intra-team. La comunicazione esterna si verifica tra i team, con le autorità organizzative a cui il team fa capo, con altre parti interessate, come la forza lavoro o gli azionisti, o con elementi esterni, come i clienti.
Perché la comunicazione è importante in un team
Per avere un'idea precisa sul perché una buona comunicazione è così cruciale, si pensi agli effetti di una comunicazione scadente: incomprensioni, discussioni, scadenze non rispettate, obiettivi non raggiunti, stress. Non sarebbe fantastico se ci fosse un modo per evitare questi risultati negativi?
Un team che non comunica bene è come un motore poco lubrificato. Nel migliore dei casi, è una fonte di attrito che riduce la produttività. Nel peggiore dei casi, paralizza il progetto e innesca le colpevolizzazioni.
Ma, quando le comunicazioni è fkluente, diventano il collante che tiene unito un team. Una buona comunicazione fa quanto segue:
- Aiuta i membri del team a fidarsi gli uni degli altri
- Crea un senso di appartenenza e lealtà al team
- Assicura che il personale abbia le informazioni necessarie per svolgere bene il proprio lavoro
- Crea un ambiente in cui le persone si sentono rispettate, sicure e coinvolte
- Sostiene la sinergia (cioè il lavoro di squadra che supera la somma dei singoli contributi)
- Promuove la creatività e l’innovazione attraverso lo scambio di idee
- Riduci e disperde i conflitti
- Migliora la motivazione e la fidelizzazione del personale
- Induce il personale a parlare positivamente dell'organizzazione
Secondo una ricerca della società di consulenza Aon, i membri del personale altamente impegnati sono profondamente coinvolti nella missione dell'azienda e l'elevato impegno è strettamente correlato alle prestazioni dell'organizzazione e a livelli più elevati di fidelizzazione del personale.
Negli studi di Pentland che hanno esaminato la comunicazione nei team del call center di una banca, i livelli di energia e di impegno dei team al di fuori delle riunioni hanno previsto un terzo della variazione della produttività in dollari tra i gruppi. Le differenze di successo nella comunicazione tra team apparentemente identici hanno prodotto prestazioni molto diverse.
Un precedente studio della Carnegie Mellon University che ha esaminato la comunicazione tra gli studenti che partecipavano a una competizione aziendale ha rilevato che i team più coordinati hanno ottenuto risultati migliori sia nel mercato azionario che nelle valutazioni del consiglio di amministrazione.
Quali sono i segni di una buona comunicazione?
I risultati delle pratiche di comunicazione efficaci sono facili da individuare: I progetti vengono completati con successo e nei tempi previsti, perché tutti sanno cosa stanno facendo; la comunicazione intra-team è aperta, professionale e cordiale; e le persone non hanno paura di fare domande o di rispondere.
Ma questi miglioramenti descrivono solo i risultati di una buona comunicazione. Che aspetto ha una buona comunicazione in azione?
Esistono due modi per rispondere a questa domanda: guardando alla comunicazione a livello individuale e a livello di team.
A livello individuale, il comunicatore naturale mostra un certo numero di comportamenti coerenti e prevedibili:
- Anche se non necessariamente estroversi, i comunicatori naturali non sono timidi nell’approcciarsi ad altre persone.
- Nelle stanze affollate, circolarono attivamente, partecipando a conversazioni brevi ma dinamiche.
- In questo modo, esplorano nuove idee e contatti che il team può sfruttare e utilizzare.
- Questa condivisione di idee ha un effetto a catena, perché il comunicatore fa circolare queste idee a molte persone diverse, che le trasmettono poi ad altre persone e così via.
- I comunicatori naturali non sono chiacchieroni egocentrici che cercano per lo più di monopolizzare le conversazioni. Ascoltano almeno quanto parlano e di solito sono ascoltatori molto impegnati e concentrati in dettaglio.
- Trattano allo stesso modo i membri del team, dando a tutti l'opportunità di ascoltare e di essere ascoltati.
- Sollecitano attivamente le opinioni dei membri del team che sono meno collaborativi.
Una buona comunicazione ha anche alcuni tratti distintivi a livello di team:
- I membri del team parlano e ascoltano a turno, anziché permettere ad alcuni membri del team di monopolizzare la conversazione.
- La comunicazione è multidirezionale: non solo dall'alto verso il basso, ma anche dal basso verso l’alto e peer-to-peer.
- Il team non rimane isolato. I membri escono del team per recuperare informazioni, ottenere risorse e creare contatti.
- Una buona comunicazione è evidente dal linguaggio del corpo: I membri del team si guardano quando parlano e usano espressioni e gesti per far capire il loro punto di vista.
- Un team che comunica bene fornirà un feedback aperto e onesto.
- I membri del team condividono i valori fondamentali e hanno gli stessi obiettivi, quindi comunicano partendo da un contesto e da una base condivisi.
- La leadership situazionale è più comune. Si tratta di uno stile di leadership flessibile che si adatta alle esigenze, agli obiettivi e alla maturità del team e spesso eccelle nel creare un rapporto e nel tirar fuori il meglio dai membri del team.
Il lavoro di Pentland presso lo Human Dynamics Laboratory del MIT ha rilevato che tre aspetti della comunicazione prediranno le prestazioni del team: energia, impegno ed esplorazione.
- Energia: Si misura dal numero e dalla natura di scambi a cui i membri del team partecipano.
- Impegno: Mostra come l'energia è distribuita all'interno di un team; i team in cui l'energia è elevata e distribuita hanno un impegno elevato.
- Esplorazione: Misura l’impegno con persone esterne al gruppo quando i membri del team raccolgono informazioni e acquisiscono risorse. L’impegno e l’esplorazione tendono ad essere inversamente proporzionali, poiché si tratta di processi che consumano tempo ed energia.
Negli studi di Pentland, i team con elevato impegno e alta energia sono risultati più efficienti. Ma, cosa ancor più inaspettata, i team con basso energia e basso impegno tendono a prestazioni migliori rispetto a quelli sbilanciati, con energia elevata ma basso impegno o viceversa. Ciò suggerisce che il semplice fatto di avere un alto numero di interazioni non è sufficiente; le interazioni devono coinvolgere la maggior parte, se non tutti, i membri del team.
Pentland ha anche scoperto che la semplice quantità di scambi faccia a faccia tra i membri del team predice oltre un terzo della variazione delle prestazioni tra i team simili. Tuttavia, più scambi non sono necessariamente migliori. Il superamento di una soglia ideale per il numero di scambi - in genere alcune decine di scambi per ora di lavoro - è in realtà dannoso per le prestazioni. Il tempo di socializzazione tra i membri del team è "profondamente critico" per le prestazioni del team, secondo la ricerca di Pentland, e rappresenta oltre la metà dei cambiamenti positivi nei modelli di comunicazione.
Ostacoli alla buona comunicazione del team
La comunicazione è un processo che, come qualsiasi altro, può essere interrotto o bloccato. Gli ostacoli a una comunicazione efficace sono vari, alcuni ovvi e altri meno.
- Barriere fisiche: Si tratta di spazi che non favoriscono la conversazione perché sono rumorosi, hanno una disposizione scomoda o sono troppo piccoli (o anche troppo grandi). I team remoti e i posti a sedere che distanziano troppo le persone possono interferire con la comunicazione, come il fatto di avere un capo che si siede separatamente.
- Eccessiva vicinanza: Ironicamente, la mancanza di privacy e le frequenti interruzioni possono interferire con la qualità della comunicazione. La ricercatrice Gemma Irving dalla University of Queensland ha scoperto che uffici a pianta aperti funzionano meglio per i team in cui i membri interagiscono frequentemente su attività collegate e condividono informazioni in scambi molti brevi. Le conversazioni lunghe si svolgono meglio in spazi privati perché le persone si sentono più disposte a parlare a lungo quando non si sentono origliate, ha scoperto.
- Barriere linguistiche e culturali: Sono ostacoli evidenti della comunicazione e impediscono la creazione di un legame di squadra e di fiducia.
Chase Hughes, co-founder of development company Vartheta, manages a team of 200 remote developers in multiple countries and frequently encounters communications barriers. He recommends being very specific with your words, asking team members to reiterate back to you their understanding of the mission, and documenting everything well so team members can refer back to the guidance later.
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Dimensione del gruppo: Le opinioni sul numero ottimale di membri variano molto, ma è chiaro che avere troppe o troppo poche persone nel team non è utile. La maggior parte delle ricerche sembra indicare in quattro o cinque persone come numero ideale, con uno studio influente che ne preferisce sette.
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Conflitti interpersonali: Il conflitto non è negativo di per sé, soprattutto se è gestito in modo rispettoso e porta alla discussione su punti chiave del lavoro del team. Ma il conflitto che nasce da scontri di personalità, lotte di potere o stili di comportamento disfunzionale possono compromettere la comunicazione del team. Una buona comunicazione, instaurata fin dall'inizio, può prevenire lo sviluppo di alcuni di questi problemi.
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Mancata trasmissione delle conoscenze del team: Una buona comunicazione è difficile se le persone non operano su una base condivisa. Questo può essere un problema specialmente se nel team c’è un ricambio e i nuovi arrivati non conoscono la storia dei successi e dei fallimenti del team. Nel 2000, i ricercatori della University of St. Gallen in Svizzera hanno proposto un modello completo di cinque livelli per la gestione delle conoscenze del team.
Quando reimpostare la struttura di comunicazione
I nuovi membri del tuo team sembrano avere difficoltà a padroneggiare i vostri metodi di comunicazione? Spendete troppo tempo per mettervi tutti d’accordo o il team è vittima di frequenti malintesi?
In tal caso, la vostra strategia di comunicazione può trarre beneficio da un reset. Ponetevi le seguenti domande. Se si vede ampio margine di miglioramento, è tempo di riconsiderare l'approccio alle comunicazioni.
- Tutti sanno esattamente cosa fanno gli altri?
- Tutti capiscono il vostro linguaggio, i termini e i gergo?
- Esistono modi chiari e stabiliti per trasmettere al gruppo le comunicazioni provenienti dall'esterno?
- Le risorse condivise sono facili da individuare e raggiungere?
- Se utilizzate più di un canale di comunicazione, tutti capiscono quale utilizzare quando?
- Le persone si sentono a proprio agio nell’essere oneste e partecipare alle discussioni?
Migliori pratiche per comunicazioni efficaci nei team
Sebbene gli stili di comunicazione efficaci siano flessibili e si adattino alla situazione, sono emerse alcune best practice. Queste regole sono utilizzate meglio come linee guida da modellare e incoraggiate, non da imporre.
Le pratiche chiave rientrano in tre categorie: persone, conversazioni e messaggistica.
Regole per le persone:
- Tutti partecipano: I membri del team contribuiscono non solo al lavoro, ma anche alle discussioni. Quando sono solo poche persone a parlare, la comunicazione non è efficace. La comunicazione veramente efficace è a 360 gradi.
- Tutti vengono ascoltati: Il corollario della partecipazione di tutti a una conversazione è che tutti devono anche ascoltare.
- Tutti sono rispettati: Seguendo le prime due regole, e la terza diventa un gioco da ragazzi. Quando le persone vedono che i loro contributi sono rispettati, sono più felici e aumenta il loro coinvolgimento con il team e l'impegno verso gli obiettivi.
- Tutti conoscono tutti: O, almeno ci provano, un po' alla volta. Questa regola non riguarda la conoscenza personale dei membri del team, anche se può aiutare. Si tratta piuttosto di conoscere i loro punti di forza e di debolezza, le loro motivazioni e le loro prospettive.
Regole di conversazione:
- Fare domande: Nessuno deve sentirsi in colpa se fa una domanda quando non ha capito bene. Fare domande aiuta tutti a chiarire la comprensione reciproca e migliorar l'allineamento dei team.
- Controlla che tutti abbiano capito: Chi parla ha il compito di accertarsi che tutti abbiano capito il messaggio. Lasciate tempo per domande e non fate sentire i compagni stupidi quando chiedono chiarimenti.
- Rendetevi conto che non tutti capiranno subito: Nonostante tutti gli sforzi, non tutti recepiscono immediatamente il messaggio. Per questo motivo è importante che i messaggi vengano ripresi e rafforzati.
Regole del messaggio:
- Mantieni la brevità: Sii succinto. In questo modo i messaggi sono più facili da ricordare, si risparmia tempo e si impedisce che a uno o due compagni monopolizzino il discorso.
- Riassumi e controlla: Ricapitola e ribadisci il tuo messaggio più volte quando lo trasmetti e anche dopo. I follow-up devono essere brevi. Usa un formato coerente per i follow-up.
- Scegli con attenzione i tuoi canali: Scegli un canale centrale per la comunicazione e assicurati che tutti lo conoscano. Se le persone devono destreggiarsi su troppe piattaforme, le cose si perdono. Più avanti approfondiremo i dettagli della scelta dei canali e degli strumenti giusti.
I migliori consigli degli esperti: Come migliorare la comunicazione in un team?
In questa sezione, troverai informazioni dettagliate sui migliori leader e consulenti dei team esperti su come migliorare la comunicazione del team. Puoi anche scaricare una versione stampabile e condivisibile qui.
1. Definisci chiaramente i ruoli e gli obiettivi: Fa sapere alle persone di cosa sono incaricati. Chiarire le responsabilità e spingere per la responsabilizzazione di tutti, permette a tutti di inserirsi nel team. Le responsabilità, naturalmente, devono essere assegnate e assunte in base ai singoli punti di forza ed è per questo che è così importante che i team leader conoscano le persone sotto il loro comando. Incoraggia le persone a chiedere e offrire aiuto a loro volta. Ciò rende la comunicazione più specifica e aumenta la produttività. È importante inoltre ricordare che quando si verificano errori, assumersene la responsabilità collettivamente, invece di cercare capri espiatori, aumenta la fiducia nel team.
2. Scopri come le persone amano comunicare:
Deborah Sweeney, CEO of MyCorporation.com, says to adapt your style with what works best for the individuals on your team. “Identify the communication styles of the team members first, rather than assume everyone communicates the same way. One size doesn't fit all,” she says. “Some members may be more comfortable meeting up in person, sending an email, or even chatting through a messenger app like Slack. Once you've determined the best communication method to reach each team member, you'll be able to better check in with the team and their needs.”
3. Abbraccia la comunicazione a due vie, inclusi feedback e indagini: Come responsabile del team, siate onesti e aperti con il team e aspettatevi a volte lo stesso tipo di onestà. Il feedback è migliore quando è reciproco.
Tracy Julien, a Vice President at retirement planning company GuidedChoice, recommends holding a short, weekly team meeting beyond your project agenda. “Avoid a one-way conversation, and be sure that everyone is encouraged to contribute to the discussion. While it’s important to maintain a professional environment, leave the discussion open to more general topics and allow employees to discuss personal achievements, in addition to professional ones. This will provide your team with an opportunity to get to know each other on a more personal level and improve office rapport,” Julien says. If you feel your team may be uncomfortable being honest, anonymous surveys are a good tool.
4. Siate chiari sulla vostra missione: La comunicazione si costruisce meglio su una base di valori condivisi e l’impegno per uno scopo comune.
As Michael Murphy, CEO of medical solutions company HealthChannels believes, “[a] team mission statement elevates goals from priority to passion. The mission is clear and the individual communication is streamlined to mission-critical topics.”
5. Avere una politica di porte aperte:
Jacob Dayan, CEO of accounting consultants CommunityTax, explains, “Anything other than an open door policy creates an environment where people wait until the scheduled time in order to ask questions or bring up concerns, but with an open door policy, issues can be communicated in real time and get addressed much more quickly.”
6. Conosci le tue persone:
Michael Wilkinson, a certified master facilitator at Leadership Strategies, says that differences in values or experiences are one of the top causes of disagreements among team members. He recommends identifying the most important values for each person, and then coming up with solutions that combine these values.
7. Non dimenticare il divertimento: Esercizi e giochi possono aiutare a creare fiducia, familiarità, morale e legame. Consulta questo articolo per molte idee e questo strumento per trovare l'attività giusta per il tuo team. Se il tuo team non accetta l'idea di giocare, ricorda che ci sono alternative valide, come la pausa pranzo più lunga e i gruppi di hobby, che ottengono lo stesso scopo: far parlare le persone al di fuori di un contesto strettamente professionale.
8. Essere intenzionali può aiutare:
Leadership consultant Divya Parekh suggests practicing mindfulness. “[It] prevents miscommunication and misunderstandings amongst group members due to biases, judgment, and ego play. Mindfulness works because it sets the stage for non-judgment, self-awareness, and compassion,” she notes. “Non-judgment develops active listening and builds trust — the foundation of honest communication amongst team members. As a result, it empowers you to have a clear, complete, and concise message.” There are also formal communications models and trainings that help. A 2013 study by researchers at the University of Washington found a model called TeamSTEPPS improved communication among medical staff and improved patient safety.
9. Sfrutta la tecnologia: Strumenti come il software per la gestione dei progetti possono aumentare la trasparenza all'interno del team e il McKinsey Global Institute ha scoperto che un membro medio del personale, che passa più di un quarto della settimana lavorativa nella gestione delle e-mail e un quinto a cercare informazioni specifiche o risorse umane, può ridurre il tempo che dedica alla ricerca di informazioni di oltre un terzo se l’azienda utilizza i social media internamente.
10. Il faccia a faccia resta fondamentale: Sebbene la comunicazione digitale sia utile ed efficiente, la comunicazione faccia a faccia è ancora necessaria per discussioni delicate e importanti.
“It's OK to have individual conversations on the side — just be sure to take the decisions and outcomes back to the team,” says consultant Lisa Sansom. “This is even true for interpersonal difficulties. If Sandy has a problem with Kim, they can talk about it on the side, out of the glare of the team environment, and come to a resolution — then bring that resolution back to the team.”
11. Di’ "Sì, e...”:
Jennifer Oleniczak Brown of The Engaging Educator, which works with companies such as Viacom, AirBnB, and Wells Fargo to train people to improve their communication skills, says that a single word (like “but”) can derail communication, because it “discounts what just got said and elevates one opinion above another.” She suggests replacing “but” with “yes, and...” “The ‘and’ opens up possibilities, while the ‘but’ shuts them down,” she explains.
Team remoti: Le sfide della comunicazione e i modi per superarle
Avere membri in remoto o un team interamente in remoto aggiunge maggiore complessità alle comunicazioni del team. Ecco perché: Raccogliamo diverse di informazioni non verbali quando una persona è direttamente davanti a noi e abbiamo una conversazione faccia a faccia. Se non sono, e la conversazione è sincrona, diventa piuttosto difficile, anche se non impossibile, dedurre il significato, poiché le conversazioni sincrone sono spesso basate sulla voce.
Nella comunicazione asincrona, invece, la scelta più comune è quella del solo testo ed è molto più facile fraintendere la parola scritta rispetto a quella parlata.
Con una forza lavoro sempre più mobile, collaborativa e internazionale, è sempre più frequente lavorare con team remoti o distribuiti. Come possiamo quindi affrontare le insidie delle comunicazioni?
- Scegli i canali di comunicazione in modo saggio: Avere troppi canali può rendere le cose molto caotiche, quindi è meglio scegliere la semplicità. È abbastanza facile aprire un altro canale di comunicazione se ne avete davvero bisogno, ma non altrettanto facile chiudere uno una volta che è in uso. Se avete bisogno di più canali, decidi gli usi specifici per ciascuno di essi. Spesso la soluzione migliore è una piattaforma di comunicazione multi-canale, in grado di inviare messaggi di testo, fare chiamate vocali e video, registrare messaggi e allegare file per l'accesso individuale o di gruppo.
- Usa la tecnologia di gestione del lavoro: Dato che il lavoro in team a distanza dipende sempre dalla tecnologia, considerate gli strumenti di comunicazione aziendale, di gestione delle attività e di monitoraggio dei progressi, che consentono di gestire calendari e pianificazioni su più fusi orari. Questi strumenti possono anche aiutare a risolvere un altro problema perenne del lavoro a distanza: capire chi deve fare cosa e se il lavoro è già stato fatto.
- Non dimenticare l'elemento umano: Ricorda: essere parte di un team remoto non significa non socializzare con i colleghi. Create uno spazio che sia l'equivalente virtuale della macchinetta del caffè, in cui i membri del team possono parlare tra loro di cose al di fuori del lavoro. E ricordate di festeggiare momenti personali (promozioni, compleanni, nascita di bambini), perché tutte queste cose meritano un riconoscimento nel mondo virtuale come in quello reale.
- Fate molta attenzione a scegliere le giuste sfumature quando elaborate i messaggi scritti: Osservazioni stravaganti o fuori luogo che potrebbero suscitare una risata di persona possono avere effetti diversi in un altro contesto, paese o cultura. E poi, una volta inviate, rimangono perennemente agli atti.
- Considera la formazione sulla comunicazione virtuale del team (VTC): È stato dimostrato che questa formazione migliora la coesione del team e la soddisfazione del processo. La formazione VTC non deve essere un processo invasivo o esteso: In uno studio, condotto nel 1999, un processo di formazione a tre fasi comprendeva un'introduzione alle dinamiche del team e alla riunione tipica; un esame dei problemi della comunicazione virtuale e come affrontarli; e una panoramica della netiquette e della semiotica digitale. Questo formazione ha portato a una migliore performance dei team formati rispetto ai team di controllo.
- Create opportunità per l'interazione faccia a faccia:
Aaron Vick, Chief Strategy Officer for Cicayda, a legal software company that has a mostly remote team, encourages off-site staff to work around others, ideally with colleagues but even with others outside the organization. “Working remotely doesn't mean living a sheltered life, in one room, and slowly collecting cats. Take a day to go work at a coworking spot or coffee shop,” he suggests.
Come creare un piano di comunicazione del team
Come accennato, mettere tutti d’accordo su come, dove e quando comunicare snellirà le comunicazioni. Piuttosto che mettere insieme i pezzi al volo, potete favorire una comunicazione migliore creando un piano di comunicazione di gruppo.
Ecco i passaggi chiave. Qui di seguito puoi scaricare un modello e un esempio.
- Come team, discutete le pratiche chiave e ottenete l’approvazione. Stabilite regole e norme per i tempi di risposta ai messaggi, chi deve essere messo in copia su quale documentazione, dove vengono conservati i documenti e chi è responsabile della manutenzione di tutto questo. Siate specifici: Piuttosto che adottare uno standard di "rispondere rapidamente" alle e-mail, dite "rispondere entro 24 ore.”
- Scegliete gli strumenti digitali. Decidete quali piattaforme e applicazioni utilizzare per ogni funzione di comunicazione chiave. Assicuratevi che sia disponibile una formazione e limitate l’uso ai canali accettati.
- Controllate le persone che non rispettano le regole. Ad esempio, se qualcuno non pubblica la propria domanda sul canale Slack del team, ma si rivolge a una singola persona in privato, gli altri non possono beneficiare delle informazioni. Scoprite perché questa persona non sta utilizzando il canale e incoraggiatela a farlo. Assicuratevi che le persone che perdono regolarmente le chiamate o riunioni programmate sappiano che lo avete notato e chiedete loro di leggere le note.
- Date il buon esempio. Siate un modello di rispetto del piano. Dopo qualche tempo, se non funziona bene, adattate il piano.
Scarica un esempio di piano di comunicazione del team
Scarica modello di piano di comunicazione del team
Gli strumenti team possono aiutare le comunicazioni a funzionare in modo più fluido
Se state cercando strumenti di comunicazione, avete l’imbarazzo della scelta. È disponibile una vasta gamma di strumenti di comunicazione software, con ogni genere di funzioni. Quindi, come scegliere quello giusto per voi?
Innanzitutto, pensate alle funzionalità di cui avete davvero bisogno. Esistono tre categorie di funzioni principali: Comunicazione del team, gestione del lavoro e collaborazione.
- Comunicazione del team: Questi strumenti sono pensati per facilitare la comunicazione attraverso una combinazione di testo, audio e video. Oggi vengono utilizzati da quasi tutti i team.
- Gestione del lavoro: Questi strumenti aiutano i team a gestire un processo fisso che comprende diverse funzioni o fasi specializzate attraverso cui il lavoro deve passare. Sono stati creati per documentare i progressi, velocizzare il processo di trasferimento e tenere traccia degli elementi di lavoro durante il flusso di lavoro del team.
- Strumenti di collaborazione: Questi strumenti consentono ai membri del team di indirizzare simultaneamente i propri sforzi verso lo stesso lavoro, di solito creando una versione modificabile del progetto basata sul cloud. Vengono utilizzati dai team che hanno più membri con competenze simili che lavorano contemporaneamente allo stesso progetto.
Once you have your tools established, “make sure your team knows where to properly communicate, given the topic,” says Vivek Chugh, CEO of checklist app Listables. “Once that’s in place, it’s extremely important that your initial tasks be concise, decisive, and focused, so the team knows exactly what the expected results are and what their individual tasks are. Doing this addresses a few problems. One, it adds accountability, so no one on the team can say they were unclear, didn't get the message, or didn’t know the due date. Two, any problems or questions that do arise can be quickly and easily addressed,” she adds.
Le distinzioni fra le tre categorie non sono rigidamente definite. È facile trovare uno strumento o una suite di strumenti in grado di fornire tutte e tre le funzionalità. Ci sono tuttavia diverse considerazioni e alcuni lavori di pulizia digitale di cui tener conto quando si scelgono gli strumenti per il team.
- Sicurezza: Assicuratevi che l'accesso sia limitato alle persone giuste. Alcuni possono essere resi accessibili pubblicamente tramite l'URL del sito web. Assicuratevi che il vostro strumento non sia configurato in questo modo. Inoltre, a seconda del tipo di lavoro che si sta svolgendo, qualsiasi flusso di dati da e verso i server dello strumento e tutti i dati memorizzati nel cloud potrebbe dover essere protetti e crittografati.
- Messaggistica: Come minimo, lo strumento deve avere una cronologia dei messaggi estesa e consultabile; funzionalità per modificare, eliminare e condividere messaggi; possibilità di contrassegnare conversazioni importanti; e consentire che i file siano condivisi. Anche gli eventuali canali audio e video devono far parte dello stesso strumento. Avrete la possibilità di scegliere: canali, stanze o gruppi per separare le conversazioni per argomento, progetto o team; messaggi diretti ai singoli colleghi; messaggi in thread; chat libera; emoji e GIF; e cronologia dei messaggi illimitata o illimitata, a seconda dell’importo pagato. Altre funzionalità includono forum aperti, spazi di team privati e crittografia dei messaggi.
- Velocità e facilità d'uso: Questi fattori si spiegano da soli. Uno strumento basato su cloud è spesso la scelta migliore, poiché offre facilità di accesso remoto e affidabilità generale. Tuttavia, c’è un compromesso in termini di sicurezza, perché i dati archiviati sul cloud sono più vulnerabili rispetto ai dati archiviati solo su sistemi locali sicuri. Editori e ricercatori, ad esempio, tendono ad essere molto esigenti nelle loro scelte di archiviazione basata sul cloud per i lavori sensibili non ancora pubblicati.
- Compatibilità: Molti, ma non tutti, gli strumenti sono multi-piattaforma, quindi le persone possono accedere agli strumenti con vari dispositivi e sistemi operativi.
- Costo: Molti strumenti dispongono di versioni gratuite e premium. Le versioni aziendali sono solitamente su abbonamento, ma i prezzi possono variare in base al numero di utenti e alla capacità di funzioni quali la condivisione di file o l'hosting cloud. Non comprare più di quanto ti serve.
- Integrazioni: Assicurati che il tuo strumento si integri alle altre applicazioni che utilizzi.
- Assistenza clienti: Controlla le recensioni e chiedi ad altri clienti se è facile ottenere risposte e risolvere i problemi.
- Hosting e condivisione file: Queste funzioni rendono i documenti e le risorse facilmente accessibili per tutti i membri del team. Alcuni strumenti possono anche rendere questi elementi ricercabili. Tuttavia, se si archiviano documenti online (che sono tutti sensibili), è fondamentale che i trasferimenti dei dati da e verso il cloud, così come tutti i dati nel cloud, siano crittografati e sicuri. Alcune organizzazioni vietano in realtà l'uso di alcuni strumenti di archiviazione cloud a causa delle loro politiche di sicurezza dei dati e della storia di violazione dei dati.
- Gestione del lavoro: Queste funzioni variano per capacità, da semplici elenchi di cose da fare e bacheche di attività per team e individui a bacheche Kanban per la gestione completa del flusso di lavoro. Questi strumenti sono solitamente dotati di notifiche o avvisi integrati che possono essere impostati per rimanere aggiornati sull'avanzamento del lavoro.
Strumenti di comunicazione di team a confronto
Il modo più semplice per comprendere queste funzioni è vederle in azione. Ci sono dozzine, se non centinaia, di soluzioni che si posizionano come strumenti di comunicazione del team. Poiché variano ampiamente per intenti e complessità, abbiamo scelto alcuni esempi da approfondire.
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