Nota del redattore: per noi di Smartsheet, i clienti sono una fonte di ispirazione quotidiana. Questo articolo è stato scritto da Juan Vargas, PMP, IT Project Lead presso Sabra e in possesso della Smartsheet Product Certification.
La mia carriera nell'information technology (IT) è stata un percorso che è partito dal basso. In Sabra Dipping Company, un importante fornitore di cibi pronti, ho iniziato come consulente per l'assistenza tecnica. Lavorare nell'assistenza tecnica mi ha messo nella condizione di capire la natura e le sfumature dei problemi che stavano incontrando i nostri clienti.
I miei primi tre anni in Sabra li ho passati a supportare il business globale a ogni livello e ad aiutare a risolvere vari tipi di problemi, dalle password dimenticate all'accesso alle e-mail, per la forza lavoro a distanza, gli operai degli impianti di produzione, i venditori al lavoro per piazzare contratti e i dirigenti.
Quando in Sabra è emersa la necessità di adottare la gestione dei progetti, in particolare in ambito IT, abbiamo scelto Smartsheet. Ho usato la piattaforma nel mio ruolo di coordinatore di progetti IT (e ora di IT Project Lead) per risolvere i problemi che si presentavano quotidianamente. Poi, quando il nostro team tecnico ha avuto bisogno di un accesso più facile alle informazioni e di un sistema centrale per le nostre operazioni, Smartsheet è venuto in nostro soccorso.
Ecco come il nostro reparto IT interfunzionale di Sabra usa Smartsheet per collaborare tra le varie sedi.
Affrontare i progetti IT con Smartsheet
Nell'ambito dell'ufficio di gestione dei progetti, o PMO (Project Management Office), per l'IT, mi occupo di gestire tutte le comunicazioni IT all'interno dell'organizzazione, incluse campagne di comunicazione per interruzioni e per progetti che introducono nuovi strumenti e funzionalità nell'azienda. Detto francamente, è importante essere tutti allineati sugli stessi obiettivi. Se i tuoi strumenti software non riescono a centralizzare i flussi di lavoro e le informazioni e non offrono un facile accesso al controllo delle versioni integrato, può essere super impegnativo (e frustrante) ottenere l'allineamento dai tuoi partner.
Il nostro reparto IT è composto da 20 abili professionisti suddivisi in team a supporto delle operazioni globali di Sabra. Il team addetto alle soluzioni tecniche, di cui faccio parte, sorregge la struttura portante della casa. Questa include la rete, l'infrastruttura, il centro dati, il ripristino di emergenza, il servizio clienti IT e l'erogazione dei servizi: l'intero pacchetto di servizi tecnici.
Gestione informatica aziendale
Il primo progetto che ho gestito con Smartsheet è stato implementare la nostra soluzione di gestione informatica JAMS. Si trattava di una questione importante perché avevamo disperatamente bisogno del controllo amministrativo su tutti i computer all'interno dell'azienda. Al tempo, configurare un singolo computer richiedeva un'intera giornata di lavoro di un membro del team addetto alle soluzioni tecniche.
Come potete immaginare, si trattava di un sistema inefficiente che doveva diventare più efficace. Dopo aver sincronizzato il piano di progetto con Smartsheet, siamo stati in grado di ridurre questa attività a un'ora, con solo 5 o 10 minuti per il tempo di attivazione.
Aumentare la sicurezza con il Single Sign-On
Inoltre, per noi è fondamentale che Smartsheet usi l'autenticazione Single Sign-On (SSO), specialmente per promuoverne la rapida adozione in tutta la nostra organizzazione. Dal punto di vista della sicurezza, se un utente deve eseguire troppi passaggi per fare qualcosa, è probabile che cercherà delle soluzioni alternative. Questi passaggi sono diventati eccessivi, in particolare da quando i reparti IT devono barcamenarsi tra un ampio portfolio di app e servizi aziendali. Non vorrete certo che tutti i vostri utenti si mettano a scrivere password sui post-it.
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Il mio reparto è assolutamente entusiasta anche riguardo l'uso dell'integrazione di Smartsheet per Microsoft Azure Active Directory, perché permette ai dipendenti Sabra di accedere a tutte le applicazioni e ai servizi in un'unica posizione e con un semplice clic. Più è facile accedere a uno strumento, più è probabile che gli utenti lo utilizzeranno. La facilità d'uso che troviamo in Smartsheet ci permette anche di organizzare più agevolmente progetti continuativi più estesi.
Meno tempo di gestione per gli aggiornamenti di rete
Avevamo bisogno di un modo migliore per gestire gli aggiornamenti di rete. Si tratta di mini progetti continuativi basati su soluzioni che si accumulano nel tempo. Quando abbiamo eseguito l'aggiornamento a Cisco Meraki, uno strumento per controllare routing, sicurezza e Wi-Fi dal cloud, ci siamo rapidamente resi conto che la piattaforma aveva molti elementi mobili che dovevamo configurare parallelamente alla rete aziendale esistente per evitare interruzioni del servizio.
La gestione di questo progetto continuativo richiedeva un intero team, inclusi un fornitore di servizi a contratto e almeno tre persone del nostro reparto IT, impegnati unicamente a risolvere i problemi associati alla rete.
Con Smartsheet, è sufficiente un solo membro del team IT per gestire il progetto, e un dipendente di supporto per ogni eventualità. Questa persona gestisce la rete wireless globale e tutte le complessità, suddivisioni, VLAN e routing associati per garantire che i dispositivi siano collegati all'SSID corretto e siano indirizzati al nodo giusto. Eseguire questo processo in Smartsheet ci ha aiutato a trasformare la nostra rete e ci ha permesso di spartire le responsabilità con più trasparenza. È stata un'altra grande vittoria per noi.
Processo di gestione dei cambiamenti più fluido
I flussi di lavoro per la gestione dei cambiamenti IT tendono a essere abbastanza complicati, a meno che non si investa in un sistema che possa farlo sin da subito, a un costo spropositato. Detto ciò, non esiste un vero e proprio metodo rapido e costruttivo per implementare la gestione dei cambiamenti. Ci siamo imbattuti in una sfida che poi è diventata un'opportunità per usare Smartsheet: le persone stavano facendo dei cambiamenti senza passare attraverso un processo.
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8 passaggi per una gestione efficace dei cambiamenti
La gestione dei cambiamenti è un fattore fondamentale per le organizzazioni IT perché aiuta a monitorare l'impatto di un cambiamento in tutto il suo ciclo di vita. Ogni volta che vuoi fare un cambiamento, è importante che le persone parlino del suo possibile impatto, in particolare nell'IT. In più, affidare il processo di gestione dei cambiamenti a fornitori esterni può costare almeno 20.000 dollari. Quindi, quando mi è capitato di occuparmi di gestione dei cambiamenti, mi è stato subito chiaro che avrei dovuto usare parecchia inventiva.
Utilizzando Smartsheet, ho creato un sistema di gestione dei cambiamenti attraverso una struttura formale, che consente agli utenti interni ed esterni che li richiedono di inserire i cambiamenti in una coda e a noi di riesaminarli sistematicamente. È un sistema cruciale per i partner esterni, dal momento che non hanno accesso al nostro sistema di ticketing IT interno. Ho creato un modulo Smartsheet con cui i fornitori possono inviare le informazioni necessarie per il cambiamento, che poi passano al comitato di controllo dei cambiamenti. Questo processo è completamente funzionale e adattabile all'ambiente aziendale.
Un nuovo modo di lavorare con i clienti IT
Una delle maggiori difficoltà del PMO IT era mettere i nostri partner esterni in condizioni di conoscere e accedere alle informazioni che usavamo per le nostre decisioni quotidiane. Con Smartsheet, ho creato un report di reperibilità da fornire ai partner vendor. Il report presenta loro una mappa del personale reperibile per una settimana stabilita durante un dato mese.
Ogni lunedì, a mezzanotte, inviamo un'e-mail automatica con il report, che include il contatto reperibile, il numero di telefono, i giorni di reperibilità e il miglior modo per contattarlo. Sono estremamente orgoglioso di questo sistema, perché nessuno mi chiede di declamare ogni volta il piano di reperibilità aggiornato. Mi basta chiedere loro di controllare l'e-mail o di dare una rapida occhiata alla nostra dashboard sulla reperibilità che abbiamo creato in Smartsheet.
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Trasforma i portali e le dashboard con contenuti Web interattivi
Il livello di visibilità che ci offrono le dashboard va ben oltre il tenere al corrente fornitori e partner esterni. Per i nostri partner interni, abbiamo organizzato un forum di consenso ai progetti. Durante questo meeting, raduniamo tutti i nostri project manager IT per parlare dello stato dei loro progetti, quindi i quadri superiori decidono o agiscono secondo necessità.
Questo diventa un meeting davvero veloce perché gli stati dei progetti, gli elementi a rischio e altre informazioni importanti sono visibili a tutti sulle dashboard con debito anticipo. Leader e project manager possono comunicare e collaborare più spesso grazie alla maggiore visibilità raggiunta.
Spesso riducono il meeting a 10 minuti, mentre talvolta siamo noi ad annullarlo, restituendo a tutti tempo prezioso. Il nostro team di gestione IT adora Smartsheet perché le dashboard forniscono informazioni preziose e subito accessibili, in tempo reale.
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