Sabra diffonde i dati IT in tempo reale per favorire il processo decisionale

Normalmente l'hummus, una salsa di base presente alle feste e in molte cucine del mondo, è composto da quattro ingredienti ossia ceci, limone, tahina e aglio. E dato che le persone si sforzano di fare scelte alimentari più sane, Sabra ha creato un brand domestico che produce snack a base di hummus e guacamole per soddisfare i palati dei suoi clienti.

Juan Vargas, PMP e IT Project Lead del reparto di Information Technology (IT) di Sabra, aveva bisogno di una ricetta nuova e semplificata per gestire i processi interni e voleva essere sicuro che il Project Management Office (PMO) IT potesse beneficiare delle migliori tecnologie per tale scopo.

"Noi di Sabra siamo concentrati sul processo decisionale basato sui dati", dichiara Vargas. "È uno dei fattori per il successo della nostra azienda". Il PMO IT dell'azienda ha adottato Smartsheet per eliminare le rendicontazioni duplicate sui fogli di calcolo e reinventare il processo di gestione dei cambiamenti per aumentare la visibilità e potenziare l'efficacia dei team tecnologici.

Grattacapi comuni legati alla gestione dei cambiamenti

Prima di usare Smartsheet, i processi di gestione dei cambiamenti del team IT appesantivano con oneri superflui i carichi di lavoro dei team tecnologici. Il processo preesistente era scomodo e la mancanza di una visibilità chiara e in tempo reale non faceva altro che aggiungere confusione e complessità.

"In caso di interruzioni pianificate del nostro sito Web, o altre modifiche con effetti previsti, i team dovevano fare fuoco e fiamme per risolvere la questione", ammette Vargas, perché avevano pochissime informazioni, e troppo in ritardo, per mitigare gli impatti aziendali. Prima di adottare una piattaforma di esecuzione del lavoro, utilizzavano le e-mail per comunicare eventuali modifiche, inviandole a raffica ai vari gruppi di distribuzione all'interno dell'organizzazione.

Ben presto Vargas si rese conto che serviva un database storico. "Volevamo essere in grado di registrare le modifiche che apportavamo all'ambiente, e visualizzarne l'intera cronologia per un approccio più strutturato alla nostra modalità di pianificazione", dichiara Vargas. "E volevamo essere in grado di interagire con le informazioni in tempo reale, e non aspettare e-mail o il caricamento dei file".

Processi organizzati per un aumento dell'efficacia

Per aumentare la consapevolezza e favorire la collaborazione, Vargas decise di scegliere Smartsheet, convinto che la piattaforma avrebbe potuto aumentare efficienza ed efficacia. Il team si rese subito conto dell'impatto positivo. "Prima di adottare Smartsheet, ogni processo di cambiamento richiedeva alcune riunioni che potevano durare dai 45 ai 60 minuti", afferma.

"Con il nuovo processo, le riunioni durano al massimo 15 minuti perché tutte le informazioni riguardanti i cambiamenti sono sempre visibili. Non hai bisogno dei tempi supplementari per capire il chi, il cosa, il quando, il perché e il come riguardo il processo di gestione dei cambiamenti".

Ora, tutte le richieste di gestione dei cambiamenti vengono gestite tramite un modulo di richiesta di modifiche IT, creato in Smartsheet. Usando il modulo, il richiedente può visualizzare i giorni e gli orari appropriati per specifici intervalli temporali per le modifiche che vanno a impattare sull'azienda o sulle aree di produzione. La parte restante del modulo include campi per esigenze di comunicazione, tra cui priorità, ambito, platea, file allegati (incluso un documento del metodo di procedura) e finalità della modifica.

Completato il modulo, i richiedenti vengono immediatamente indirizzati al calendario delle modifiche IT (creato con l'app Calendario di Smartsheet). Da qui possono visualizzare tutte le modifiche programmate per ogni mese. "Con Smartsheet abbiamo potuto creare un calendario orientato all'azienda dai nostri dati", dichiara Vargas.

"Pertanto, se una persona qualsiasi nell'organizzazione desidera conoscere il nostro operato volto a migliorare il loro valore aziendale, può farlo. E, in qualsiasi momento, il team può controllare da una posizione privilegiata come procedono le modifiche.

Prima di creare questa soluzione, la gestione dei cambiamenti era un processo estremamente chiuso e compartimentato. Con l'aiuto di Smartsheet, il team di Vargas può garantire alla community di utenti l'accesso a informazioni di qualità e piani d'azione, e mantenere informato l'intero team IT di eventuali cambiamenti, così da poter anticipare l'impatto aziendale. "Ora i cambiamenti vengono comunicati a centinaia di persone in sei diverse nazioni", dichiara Vargas.

Vargas ha inoltre creato una dashboard di consenso ai progetti per il PMO IT, dove i membri dei team possono visualizzare una relazione di sintesi dei programmi che include fase attuale, proprietario, stato generale, ambito, budget e molto altro. Ha anche riunito elementi e risorse Smartsheet, inclusi runbook IT, moduli, report e  un calendario per i turni di reperibilità ,  in un pratico portale per i team.

Controlli per sicurezza, autenticazione unica (SSO) e amministratori

Uno dei maggiori vantaggi di usare Smartsheet per i vari processi è la maggiore trasparenza nell'intera azienda. "Rispetto al passato, ora molte più persone hanno accesso alle informazioni. In più, Smartsheet offre un grande servizio senza quasi dover mettere mano al conto in banca", afferma Vargas.

"Il team adora questo processo perché possono conoscere rapidamente i cambiamenti su cui bisogna agire. Nessuno deve buttarsi a precipizio in un sistema impazzito per approvare i cambiamenti. Puoi fare tutto utilizzando l'autenticazione SSO sull'app, ed è fatto. Grazie alla grande facilità d'uso di Smartsheet, è stato facile convincere i team ad adottarlo".

Il reparto IT sta cercando un modo di sfruttare autorizzazioni, autenticazione SSO e Microsoft Azure Active Directory che li aiuti a controllare la gestione dei loro utenti. Sono stati in grado di mettere in piedi diversi controlli sulle autorizzazioni per far sì che le persone accedano solo ai dettagli che devono vedere.

Concentrarsi sul lavoro che conta

Grazie al trasferimento del processo di gestione dei cambiamenti in Smartsheet, il team IT ha risparmiato un'enorme quantità di tempo, liberato dall'onere di dover sistemare i pasticci una volta implementate le modifiche.

E così anche Vargas può perdere meno tempo a pianificare riunioni e dedicarsi invece alla riuscita dei progetti. Per risparmiare tempo, sta usando anche i modelli Smartsheet. "Una volta che ho ottenuto il modello che mi serve, posso fare solo dei rapidi ritocchi e mettermi al lavoro".

"Smartsheet è diventato il sistema aureo di questa azienda. Anziché dire "mandami il foglio" diciamo "sta su Smartsheet"".