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Nessuna battuta d'arresto, solo progressi: ecco come la giusta piattaforma può favorire i processi
In che modo la giusta piattaforma può favorire i processi
Hai appena avuto una grande idea che ti aiuterà a promuovere il rinnovamento organizzativo. Un nuovo processo che elimina i metodi cartacei tradizionali. Un breve modulo che fa risparmiare al tuo team 15 minuti nell'arco della giornata. Un modo per eliminare lo stress dalla gestione della creatività. Ma come trovare la piattaforma giusta per supportarlo?
Prima di poter implementare la tua idea innovativa sul posto di lavoro, probabilmente incontrerai alcuni ostacoli. L'integrazione di nuove piattaforme con i sistemi esistenti può essere complessa, e diventa ancora più impegnativa se ad essa si aggiunge la tecnologia pregressa. Inoltre, la riluttanza ad abbracciare il cambiamento può permeare intere aziende, insieme alla difficoltà di trovare il tempo per aiutare il team ad apprendere i nuovi processi.
Tuttavia, esiste un modo per superare questi ostacoli.
In questo post, forniremo suggerimenti e trucchi per individuare una nuova piattaforma in grado di potenziare i processi del tuo team, insieme a esempi reali di come le aziende hanno collaborato con Smartsheet per trasformare le loro idee in realtà.
Come scegliere la piattaforma di gestione del lavoro
1. Individuare il problema
Prima di passare a una nuova piattaforma, occorre comprendere appieno il proprio posizionamento attuale. Il miglior modo per iniziare è quello di valutare quali sono i punti di forza e quali quelli di debolezza.
Chiediti:
- Cosa funziona ora? Cosa non funziona?
- Quali processi devono essere completamente modificati, adattati o mantenuti?
- Qual è l'area più critica da migliorare?
L'organizzazione spagnola di scienze biologiche Galenicum ha raddoppiato le sue dimensioni in tre anni, superando i processi di collaborazione manuale. Avevano bisogno di un modo per coordinare i dati dei diversi reparti nei vari Paesi, con un sistema basato sul cloud per fornire un'unica fonte di informazioni attendibili. Grazie a un nuovo sistema per migliorare la comunicazione e le revisioni, Galenicum ha risparmiato "almeno 300 ore all'anno".
2. Identificare le proprie esigenze
Per trovare una soluzione che funzioni, è opportuno pensare alle esigenze specifiche del tuo team, tenendo conto dell'infrastruttura esistente, dei processi di conformità e delle capacità degli utenti.
Ad esempio, potresti aver bisogno di una soluzione basata sul cloud che permetta agli utenti di tutto il mondo di accedere ai dati senza compromettere la sicurezza. Oppure di uno strumento che sincronizzi automaticamente i dati per avere un'unica fonte di informazioni attendibili aggiornate. O magari ritieni sia più importante la personalizzazione, che consente di adattare la visualizzazione e la complessità alle esigenze di ciascun utente, permettendoti di condividere le stesse informazioni con clienti, interlocutori e membri del team.
Quali che siano le tue esigenze, scegli un programma che le soddisfi in modo diretto, con una serie di funzioni che lo rendano facilmente utilizzabile per chiunque all'interno dell'azienda.
Chiediti:
- Questa piattaforma aiuta i team come il mio ad affrontare le loro sfide?
- Le parti interessate e la dirigenza saranno disposte ad adottarla?
- Sarà facile da integrare con altri sistemi già esistenti?
L'azienda svedese di tecnologia per la vendita al dettaglio Pricer ha collaborato con AMX Partners per costruire una piattaforma proprietaria di gestione dei progetti in linea con le proprie esigenze, integrando Smartsheet, Salesforce e Microsoft Teams. Avevano bisogno di garantire la sicurezza dei dati, dando agli utenti privilegi di accesso diversi e in linea con i loro ruoli, mantenendo lo strumento semplice e appropriato per ogni reparto, dando ai team un "terreno comune" per la collaborazione.
3. Scegliere la piattaforma giusta
Dopo aver delineato le tue esigenze e aver trovato una serie di alternative adatte, è arrivato il momento di trovare la soluzione giusta per il tuo team. Se stai suggerendo una nuova soluzione software, dovrai esplorare tutte le demo e i tutorial per osservare come funzionano le relative piattaforme, compreso l'aspetto dell'interfaccia e alcune delle principali funzionalità disponibili.
Chiediti:
- Quali sono i possibili rischi legati all'adozione di questa soluzione?
- Quali sono i costi e i benefici?
- Che tipo di supporto offre il team di vendita della piattaforma?
4. Fare in modo che la soluzione scelta funzioni per te
Una volta ottenuto l'accesso alla nuova piattaforma, dovrai coinvolgere il tuo team, assicurandoti che tutte le parti interessate sappiano come usarla. La collaborazione con il team per raccogliere feedback sarà utile per identificare eventuali aree che richiedono ulteriori aggiustamenti.
Potrebbe essere sufficiente una piccola modifica, come passare dalla visualizzazione del lavoro in griglia a un diagramma di Gantt. Oppure potrebbe essere necessario pensare più in grande, ad esempio costruendo un'applicazione per dispositivi mobili che semplifichi ulteriormente il modo in cui il team collabora. In ogni caso, una volta presa la tua decisione, riesamina la situazione per valutare se può funzionare a lungo termine.
Il produttore tedesco HIT Holz ha collaborato con AMX Partners per introdurre gradualmente Smartsheet nella propria organizzazione. Ha iniziato a utilizzare Smartsheet per supportare i processi di tracciamento degli acquisti, introducendo lo strumento attraverso sessioni di formazione bisettimanali. Con l'aumentare della conoscenza dello strumento, i casi d'uso sono "esplosi" in tutta l'azienda e i dipendenti hanno chiesto più flussi di lavoro per semplificare le diverse aree della loro attività. I frequenti contatti e il solido ciclo di feedback con i partner AMX hanno permesso ai team di HIT Holz di stabilire processi che funzionassero per loro.
Potenziare il processo
La piattaforma giusta consente di attivare processi che alimentano le aziende di successo dall'interno. È così che le grandi aziende rimangono agili e le piccole aziende superano i rivali.
La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la reportistica del lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e a ottenere di più. È possibile generare report sui parametri chiave e ottenere visibilità in tempo reale sul lavoro che viene svolto grazie a report di riepilogo, dashboard e flussi di lavoro automatizzati costruiti per mantenere il team connesso e informato.
Le grandi idee non mancano, servono solo grandi processi per renderle reali.
