Efficienza, visibilità e operazioni più intelligenti: ecco il valore di Smartsheet per i Project Manager

È raro che un project manager non abbia molteplici compiti da svolgere, priorità da bilanciare o interlocutori da gestire. Questa pressione non fa che aumentare, dato che le aziende del Regno Unito sono impegnate a gestire il lavoro ibrido e un clima economico turbolento. Ma, se da un lato la complessità fa parte delle mansioni del project manager, dall'altro non è detto che debba prevalere il caos. Come rivela una recente ricerca di Forrester sull'impatto economico, Smartsheet può aiutare i project manager a ottenere una serie di vantaggi, rendendo i processi più fluidi e facilitando il raggiungimento di risultati positivi.

Abbiamo incaricato Forrester Consulting di analizzare l'impatto economico totale (Total Economic Impact™) delle aziende che utilizzano Smartsheet, creando un'organizzazione composita basata sulle risposte dei clienti intervistati per illustrare i potenziali guadagni che si possono ottenere dopo aver utilizzato Smartsheet per un periodo di tre anni. Continua a leggere per scoprire i vantaggi che i project manager hanno ottenuto da Smartsheet in termini di efficienza, visibilità, migliore pianificazione delle risorse e vantaggi finanziari, con dichiarazioni di utenti reali circa il guadagno ottenuto 

Processi più efficienti 

L'efficienza dei processi è una componente fondamentale per un lavoro di successo. Smartsheet ha aiutato i project manager che abbiamo intervistato a ottimizzare i flussi di lavoro, a risparmiare tempo prezioso grazie all'automazione, a comunicare in modo più efficace e a consentire ai team di rispettare le scadenze. Come ha commentato un Senior Manager dei servizi professionali: "Quello che prima richiedeva tre ore adesso è istantaneo". 

Grazie a Smartsheet, l'organizzazione composita è stata in grado di ridurre dell'80% il tempo dedicato alla configurazione di progetti, portfolio e programmi, mentre la semplificazione dei processi ha portato a una riduzione del 75% delle e-mail relative alla gestione del lavoro. Il risparmio di tempo ottenuto grazie a processi più efficienti ha aiutato anche coloro che non utilizzavano direttamente Smartsheet a completare le attività in modo più rapido. L'importanza di questo risultato non è certo da sottovalutare, poiché una maggiore efficienza non comporta solo un aumento del valore aziendale: lo studio di Forrester ha rilevato che una minore amministrazione manuale aumenta la soddisfazione dei lavoratori e fa sì che gli utenti finali possano concentrarsi maggiormente sulle attività lavorative più importanti. 

"Probabilmente dedichiamo meno di un terzo del tempo alla creazione di questi set di strumenti e i risultati finali sono in genere cinque volte migliori", sottolinea il Project Manager principale di un'azienda di software per computer.

Ottenere visibilità 

Consolidare le informazioni importanti in un unico posto può fare la differenza tra dedicare ai report di routine dieci minuti o due ore. La ricerca di Forrester mostra che le aziende intervistate che utilizzano Smartsheet hanno guadagnato visibilità e trasparenza nel lavoro, facendo risparmiare tempo a manager e dirigenti. 

Come unica fonte di verità, le informazioni sono accessibili in un'unica posizione, il che significa che i project manager non perdono tempo a cercarle altrove o a rintracciare l'ultima versione. Le dashboard e i fogli aggiornati in tempo reale forniscono una migliore comprensione dello stato del progetto, con una conseguente riduzione del 50% del tempo dedicato ai cicli di revisione. 

"A questo punto... si tratta solo di inserire i dati in un unico posto dove posso consultarli e di mantenerli aggiornati. Il che è molto meno faticoso che cercare di rincorrere un gruppo di persone alla fine del trimestre", dichiara un responsabile delle operazioni commerciali di un'azienda produttrice di tecnologie.

Gestione intelligente delle risorse 

La velocità di consegna e la qualità dei risultati dipendono da come vengono gestiti i carichi di lavoro tra i team. Una gestione inefficace delle risorse può rallentare drasticamente i tempi di completamento dei progetti e avere un effetto tangibile sul benessere dei membri del team. 

Con Smartsheet, i project manager possono assicurarsi che al personale giusto vengano assegnati i progetti giusti e che gli vengano dati tempo e risorse sufficienti per completarli. Forrester ha constatato che l'organizzazione composita che ha utilizzato Smartsheet ha risparmiato oltre 40 ore all'anno per ogni dipendente, recuperando l'80% del tempo che i dipendenti impiegavano in precedenza per la gestione dei progetti. 

"Ritengo che Smartsheet ci abbia permesso di essere più efficienti nell'assegnazione del personale o delle risorse perché riesco ad avere un'idea più precisa dei carichi di lavoro del personale. Sono in grado di vedere esattamente a che punto sono con il programma del progetto e di capire quali sono le criticità", afferma il Direttore di un'azienda di software per servizi finanziari.

Vantaggi finanziari

Un buon processo può fare una grande differenza nella gestione efficace di un'organizzazione. Ma il banco di prova di qualsiasi implementazione di processo è la capacità di fornire un ritorno finanziario. In un periodo di tre anni, i vantaggi finanziari dell'utilizzo di Smartsheet nell'azienda composita dello studio Forrester sono stati stimati in:

• 1,1 milioni di dollari di risparmi sui costi del software. Ottenuti grazie alla possibilità di ridurre altri strumenti tecnologici e licenze guest e alla visibilità nei fogli di progetto senza ulteriori investimenti
• Oltre 1,5 milioni di dollari di crescita dei servizi professionali. Aumento delle entrate grazie all'efficienza dei processi
• Riduzione dei costi di sviluppo per 996.000 dollari. Risparmi sui costi che si sarebbero dovuti sostenere per fornitori terzi e per i tempi di sviluppo

Risolvere le sfide della gestione dei progetti per qualsiasi azienda

Per prosperare nel mondo del lavoro moderno, le aziende del Regno Unito devono essere adattive ed esplorare continuamente nuove modalità per rendere i processi più efficienti, soprattutto perché con l'incombente recessione molti stanno già pensando a come fare di più con meno. Come è emerso dallo studio di Forrester, Smartsheet dispone di una serie di funzionalità che lo rendono uno strumento prezioso per risolvere le sfide più comuni della gestione dei progetti e fornire a sua volta valore aziendale. 

"Smartsheet funziona perché tutti sono entusiasti delle varie funzionalità che offre e tutti vogliono scoprire i casi d'uso degli altri e condividere i propri. La sua flessibilità e adattabilità lo rendono una risorsa preziosa per il nostro futuro, perché sappiamo che più lo utilizziamo, più casi d'uso scopriremo e perfezioneremo", sostiene il responsabile delle operazioni commerciali di un produttore di tecnologia.

Leggi lo studio completo di Forrester: The Total Economic Impact™ of Smartsheet. 

Scarica lo studio