Smartsheet aiuta HIT Holz ad aumentare la produttività e sfruttare al meglio i trend eCommerce in crescita

Fondata nel 1999, HIT Holz è la più grande azienda in Europa che produce Europallet, una delle più grandi segherie della Germania e uno dei più importanti produttori di biocarburanti in Germania con un giro d'affari di oltre 200 milioni di euro. Con sede nella Sassonia nord-occidentale, nella città di Torgau, lavora ogni anno oltre 1,1 milioni di metri cubi di legno, trasformandolo in pallet e altri prodotti in legno come legname segato, pellet e bricchetti. Questi materiali vengono usati da migliaia di industrie in tutto il mondo, dando ai produttori sicurezza circa la longevità dei loro materiali. 

Negli ultimi anni, HIT ha investito oltre 20 milioni di euro in processi di produzione high-tech e completamente integrati, dopo che la sua rapida crescita ha generato la domanda di infrastrutture migliori. Tali processi includono tutte le fasi della creazione del valore, dall'approvvigionamento di legna grezza fino alla produzione e alla consegna di pallet e altri prodotti del legno. In qualità di organizzazione con team lungimiranti, l'azienda sapeva che la gestione del lavoro era la chiave del successo di questi processi e dei cambiamenti nella produzione. La società cercava un software che aiutasse a migliorare l'efficienza e Smartsheet è diventata presto una componente chiave del suo percorso evolutivo. 

Un'urgente necessità di un sistema efficace 

Thassilo König, Capex Manager, ha risposto alla necessità di creare un sistema di gestione e tracciamento dei progetti di livello aziendale. Fino ad allora, lo sviluppo della strategia prevedeva carta e penna o la registrazione dell'avanzamento su fogli Excel interminabili: l'azienda non disponeva di alcun sistema di pianificazione. 

Il loro team di gestione dei progetti composto da cinque persone e i vertici aziendali desideravano un sistema integrato che potesse aiutarli a dirigere le attività all'interno della fabbrica, non solo a generare report sui risultati, e quindi aggiungere dettagli utili al livello più basso possibile. Il sistema doveva inoltre dare loro una panoramica di cosa stesse avvenendo all'interno dell'azienda, aiutarli a valutare la durata e il budget dei progetti in corso e aggiornare regolarmente tali cifre con le informazioni più recenti.

Inoltre, doveva utilizzare Dynamic View, una funzione che consente ai proprietari dell'azienda di condividere le informazioni con gruppi di dipendenti. Serve a gestire i processi critici con i vendor e consente di ospitare team sia interni che esterni, il tutto tutelando al contempo la sicurezza e mantenendo semplice la collaborazione.

In aggiunta, su HIT incombeva l'ambizioso compito di rispondere alla crescente domanda di spedizione in tutto il mondo. Con il boom dell'e-Commerce, l'azienda punta ad aumentare la sua produttività per rendere accessibili questi nuovi livelli di trasporto di massa, aprendo fantastiche possibilità di uno shopping online più accessibile e affidabile che mai. 

Capacità raddoppiata con l'aiuto di Smartsheet

König ha iniziato il percorso di HIT in Smartsheet con l'immissione di 200 progetti secondari in Smartsheet, un numero che a oggi risulta almeno raddoppiato. Con l'aiuto di AMX, partner Platinum per le soluzioni Smartsheet, ha creato in poco tempo una dashboard, implementato alcuni strumenti standardizzati e stabilito flussi di lavoro, personalizzati per l'azienda. Inoltre, per aiutare la forza lavoro ad adattarsi a questi nuovi cambiamenti digitali, König ha iniziato a tenere workshop due volte a settimana dimostrando come il reparto produzione potesse sfruttare questi strumenti e processi per i progetti.

"A volte le persone hanno bisogno di un po' di tempo per iniziare a usare Smartsheet, ma i workshop semplificano il tutto. Anche chi non possiede alcuna conoscenza IT riesce a utilizzarlo, e la maggior parte delle persone non ha alcun problema."
-    Vlera Hetemi, AMX Solutions Consultant

In HIT, le prime applicazioni di Smartsheet hanno riguardato l'approvvigionamento e il tracciamento delle richieste dei dipendenti di laptop, scrivanie o anche macchinari. La soluzione gestiva le richieste rapidamente, spostandole in tre livelli di approvazione e avvisando in tempo i membri appropriati del team grazie all'automazione. L'efficacia di questo processo ha spinto HIT a implementarla in nuove aree di applicazione. Con l'aumentare della sensibilizzazione in merito alla soluzione, ne è cresciuto anche l'uso. Diverse attività sono migrate in Smartsheet e i casi d'uso sono letteralmente "esplosi", secondo Hetemi. Secondo lei, in parte è dovuto alla gestione di König e alla partnership che si era riuscita a creare, garantendo un processo di feedback regolare e generando soluzioni migliori: 

"Mi è piaciuto molto come si è sviluppato questo percorso: è stato molto scorrevole e, di conseguenza, tutto è proceduto rapidamente. Ogni volta che scoprivamo un nuovo caso d'uso, ne parlavamo insieme per qualche ora e costruivamo quello che ci serviva."
-    Vlera Hetemi, AMX Solutions Consultant

"Le sessioni con AMX sono state estremamente utili. È pazzesco quanto velocemente si possono creare programmi standardizzati in questo modo. Ora stiamo sviluppando un prototipo di ogni domanda che emerge all'interno della nostra azienda. Anche se attualmente disponiamo di 40 licenze, stiamo insegnando a tutti come si usa [Smartsheet], e si stanno moltiplicando."
-    Thassilo König, Program Manager

Massima visibilità delle necessità inerenti a progetti complessi e in continua evoluzione

Il team di gestione dei progetti di HIT lavora ora insieme alla forza lavoro, adottando le opportune precauzioni contro potenziali impedimenti e affrontando prontamente le sfide che si presentano. Lo Smartsheet Control Center consente a König e al suo team di prevedere come si presenteranno i progetti più complessi e di gestirne i vari aspetti in diverse categorie, in base alla necessità di supervisione. 

"Ci consente di porci domandi quali: quanto tempo richiederà il progetto? Quante settimane dobbiamo assegnargli? A quanto ammonta l'investimento richiesto per il progetto?", afferma. Inoltre, riduce il rischio operativo, dando a HIT il potere di standardizzare il provisioning del progetto mediante l'automazione, semplificando e salvaguardando quindi il programma, e consentendo al contempo ai dipendenti di risparmiare tempo, prima dedicato a fare tutto questo manualmente. 

HIT HOLZ, un'azienda di produzione tradizionale con un team di gestione dei progetti lungimirante, concentrato sulla trasformazione digitale, ha iniziato a vedere un notevole successo usando Dynamic View, Control Center e Bridge. Partendo da quel successo ed entusiasta di proseguire il percorso della digitalizzazione, HIT HOLZ è il primo cliente tedesco a passare a Smartsheet Advance Gold per beneficiare ulteriormente dell'intera piattaforma. 

Stimolare la crescita dei dipendenti

Un altro modo in cui HIT ha sfruttato le capacità di Smartsheet ha avuto luogo all'interno delle Risorse umane, per farlo conoscere al personale. Con competenze, certificazioni e potenziale di oltre 700 dipendenti da gestire, lo strumento ha aiutato HIT a sviluppare un database definitivo di chi lavora all'interno dell'organizzazione. 

Sul piano pratico, ciò consente loro di identificare quali caposquadra possono eseguire attività specifiche quali l'azionamento di macchinari pesanti, in modo da agire conformemente alle leggi su licenze e operazioni. Ma offre anche un quadro chiaro di come possono stimolare la crescita e l'innovazione all'interno della forza lavoro mediante la formazione. 

Adozione semplice

Sebbene alcuni dipendenti fossero inizialmente inesperti in merito agli strumenti basati su cloud, sono riusciti a entrare in Smartsheet in modo semplice e veloce. 

I dipendenti hanno accesso a diverse capacità tramite le dashboard di HIT, ad esempio per la modifica delle attività loro assegnate e per tenere traccia dei relativi moduli. Ecco perché HIT ora ha 380 progetti secondari attivi. 

"Smartsheet è tanto semplice quanto inserire un ordine in Amazon", afferma König a chi esita ad adottarlo. Dice: "Ci è voluto un po' di tempo per ambientarci in Smartsheet, ma ora l'azienda chiede al nostro team di creare altri flussi di lavoro. Siamo quindi passati dal dover spingere al ricevere richieste, e AMX ha influito molto in questo senso, perché insegna agli insegnanti." 

La configurazione intuitiva consente ai dipendenti di usarlo per scopi pratici, come inviare il report su un incidente. 

Proteggere la sicurezza dei dipendenti

Con Smartsheet, la dirigenza dell'officina può fornire tre aree chiave di dettaglio e una foto per registrare un incidente non appena si verifica. Tutto questo può essere eseguito tramite iPad, consentendo ai manager di includere i processi di reportistica nelle operazioni quotidiane di ispezione. Da lì, il reparto corrispondente riceve tempestivamente un avviso. 

Tracciare questi incidenti è fondamentale per creare uno spazio di lavoro sicuro e conforme. Moduli come il report sulla gestione degli incidenti hanno aiutato a determinare "…la criticità di questo incidente, cosa è successo, qual è l'impatto di questo evento sull'azienda e cosa dobbiamo fare per essere certi che questo incidente non si ripeterà", afferma König.