I team di Galenicum rimangono aggiornati grazie a workflow semplificati e interazioni tracciabili

Fondata nel 2003, Galenicum si è trasformata da fornitore di ingredienti farmaceutici con sede a Barcellona a impresa multinazionale che copre tutta la catena del valore farmaceutica. Quello che nel 2013 era un team di 27 persone si è trasformato oggi in un'azienda mondiale con più di 500 dipendenti presente in oltre 50 paesi.

Dopo 10 anni, i fondatori di Galenicum hanno promosso una crescita che richiedeva l'adozione di una piattaforma basata su cloud. Per potersi espandere, l'azienda doveva centralizzare la gestione dei progetti e migliorare la comunicazione tra i dipartimenti. 

Promuovere una risoluzione dei problemi indipendente

"Siamo un'azienda dinamica, in continuo sviluppo. Negli ultimi tre anni, abbiamo raddoppiato le nostre dimensioni", esordisce Torrejon, Global Head of R&D Innovation & IP di Galenicum. "All'inizio della nostra crescita, abbiamo notato la crescente necessità di uno strumento che coordinasse tutti i dati e le comunicazioni tra i dipartimenti e che potesse adattarsi facilmente alle esigenze di ognuno di questi. Così, nel 2013 abbiamo scelto Smartsheet. Uno dei motivi chiave di questa scelta è stato il fatto che Smartsheet era già disponibile nel cloud", dice Torrejon.

Da quel momento, grazie alle funzionalità no-code (ovvero senza necessità di scrivere codice) della piattaforma, i dipendenti hanno potuto creare facilmente gli strumenti di cui avevano bisogno per lavorare. Torrejon spiega: "Se dovessimo aver bisogno di uno strumento a supporto dei nostri processi, potremmo rapidamente crearlo da soli. In un dipartimento, abbiamo configurato un'intera soluzione con Workapps e Forms in un'ora". 

Inoltre, grazie ad aggiornamenti frequenti, Smartsheet è in continua evoluzione per rispondere a esigenze e casi d'uso sempre diversi. "Un anno e mezzo fa, era relativamente complicato costruire un pannello di controllo. Oggi, bastano cinque minuti", afferma Torrejon.

Gestire i workflow con pochi clic

Ora, grazie alla piattaforma, i team di Galenicum hanno migliorato molti processi. Per esempio, Smartsheet Forms permette di ottimizzare le richieste e tracciare analisi o test di laboratorio.

"Prima, ognuno di noi doveva compilare un file Excel con la richiesta di prenotazione di attrezzature condivise per svolgere i test. Poi condividevamo il file con altre persone via e-mail. Solo dopo aver ricevuto una risposta da tutti potevamo scaricare il file Excel aggiornato e incontrarci settimanalmente per finalizzare l'attrezzatura e assegnare le responsabilità. Questo processo di scambio rendeva difficile raggiungere i nostri KPI", dice Torrejon. 

Attraverso pannelli di controllo semplificati, i membri dei team possono inoltrare le richieste direttamente alle persone interessate con pochi clic. "Non serve sapere chi fa cosa. Basta sapere quale strumento serve e cercarlo su Forms. È estremamente utile", continua Torrejon. 

Sostituire le e-mail con azioni

I team di Galenicum revisionano dai 150 ai 250 documenti al mese. I pannelli di controllo di Smartsheet facilitano e velocizzano il processo organizzando e riassumendo le informazioni principali del progetto. "In passato, le richieste di revisione erano inviate tramite e-mail. Tuttavia, i destinatari a volte dicevano di non aver ricevuto tali richieste oppure le e-mail finivano nella cartella spam e così via. Ora possiamo caricare un file su Smartsheet e la piattaforma invia una notifica automatica al revisore, che deve solo fare clic su "OK" per confermare la ricezione. Anche tutti i cambiamenti di stato sono visibili nell'applicazione", dice Torrejon. 

Con Smartsheet, ognuno risparmia almeno cinque minuti per file, riducendo il carico di e-mail e rendendo l'interno processo più fluido. "I pannelli di controllo ci permettono di risparmiare almeno 300 ore all'anno per la revisione dei documenti. È un ottimo strumento perché ci aiuta a concentrarci sulle cose importanti", afferma Torrejon.

Dati immediatamente visibili

Smartsheet ha aiutato Galenicum anche nella risoluzione della sua principale difficoltà: costruire una cultura della comunicazione e della responsabilità. Torrejon afferma: "A mio parere, la maggior parte dei progetti fallisce a causa di problemi di comunicazione. In ogni progetto sono coinvolti molti stakeholder e i team rispondono a diversi manager e direttori. Quando il lavoro di progetto avviene su diverse applicazioni, e-mail e database, il flusso comunicativo viene compromesso".

Con l'utilizzo di Smartsheet, Galenicum ha creato un archivio dati centralizzato per ogni dipartimento. "Esiste un solo archivio, quindi i nostri dipendenti possono prendere decisioni basandosi su dati completi e definire meglio le loro priorità. Basta eseguire una query e il sistema funziona automaticamente. Così, ci si può concentrare su quello che succede e non sulla ricerca dei dati", spiega Torrejon. 

Tutte le informazioni sono disponibili in un unico posto, il che rende rintracciabili tutte le interazioni. "Questo aiuta a evitare lunghe discussioni sulle responsabilità e conflitti in caso di errori, passi falsi o ritardi", ritiene Torrejon. 

Al momento, il team di Torrejon intende continuare a integrare i dati di Galenicum nella piattaforma. A tal proposito, si stanno esplorando nuove opzioni di integrazione per portare più funzioni su Smartsheet. "Con il tempo, pensiamo di eliminare alcuni strumenti e spostarli su Smartsheet, così potremo continuare a migliorare i nostri workflow".

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