Qual è il modello del processo decisionale?
Seguire un processo formale con fasi specifiche può aiutare le aziende a prendere decisioni più consapevoli (vedere maggiori vantaggi nell'utilizzo di un processo formale) e portarlo avanti. Infatti, l'utilizzo di un processo decisionale su misura per il mondo aziendale raccoglie enormi vantaggi che includono:
- Meno ipotesi: se segui un processo decisionale aziendale formale, puoi dimostrare di aver già preso in considerazione varie altre opzioni.
- Decisioni e progressi traducibili e condivisibili: è possibile condividere i processi e le fasi verso l'alto con il top management e la suite C, nonché verso il basso nelle fila di coloro che saranno coinvolti nell'esecuzione della decisione.
- Guida o roadmap: fissare il processo decisionale per iscritto può essere utile per mostrare alle parti interessate una spiegazione delle fasi e della strategia alla base, oltre a fornire i dettagli del backup.
J. Richard Hackman, professore di business e autore di Harvard, ha scritto molti libri su una leadership aziendale efficace, sul lavoro di squadra e sul processo decisionale, tra cui Leading Teams: Setting the Stage for Great Performance. Dare la possibilità ai team di prendere le proprie decisioni e seguire i processi che funzionano per loro, spiega Hackman nel suo libro, si traduce in coesione e forza. Ma nel prendere decisioni forti, aggiunge: "I team che assumono troppi dati per prendere decisioni possono provocare una trappola del sovraccarico, che può portare un team metaforicamente ad annegare nei dati." Pertanto, è fondamentale essere strategici in ogni fase del processo.
Come migliorare il processo decisionale
È fondamentale integrare la valutazione nel processo. Assicurati che almeno una delle fasi includa la valutazione e la revisione del processo e dei suoi risultati, soprattutto per un uso futuro. Inoltre, ottieni la convalida da tutte le parti interessate in anticipo (anche per le fasi del processo) e mantienile nel ciclo. Acquisisci parametri lungo il percorso che mostrano i successi, gli insuccessi, i vantaggi comparativi delle opzioni che hai preso in considerazione e ricerca su ciò che i concorrenti hanno fatto, per supportare le tue risposte e mantenere il processo senza intoppi.
Tipi di processi tradizionali nel processo decisionale aziendale
Prima di esaminare i vari piani nel processo decisionale, esploreremo alcuni tipi specifici di processo decisionale. Esistono anche diversi processi effettivi che possono essere utilizzati nel processo decisionale che comportano una serie di fasi. I processi più popolari e ben utilizzati hanno cinque, sei, sette o otto fasi.
Il numero di passaggi varia, naturalmente, se si suddividono le attività che potrebbero essere contenute in una singola fase in ulteriori fasi. Indipendentemente dal processo scelto, la valutazione è l'ultimo passo e le aziende intelligenti si prenderanno il tempo per farlo. Nel corso del tempo, le organizzazioni che utilizzano questa fase di valutazione possono ottenere efficienze critiche in termini di tempo e concentrazione. Aiuta inoltre a garantire l'apprendimento istituzionale per la salute e la forza complessive dell'azienda. Tutti i processi descritti nelle sezioni seguenti sono in uso oggi.
Cos'è il processo a cinque passaggi nel processo decisionale?
Molte organizzazioni seguono il processo in cinque fasi per prendere decisioni. Quando confronti i processi seguenti con il numero variabile di passaggi, vedrai che alcuni, come questo, combinano le attività, mentre altri li elencano come passaggi separati. Ecco le cinque fasi di questo processo:
- Identifica l'obiettivo finale.
- Raccogli tutte le informazioni necessarie per informare la tua decisione.
- Valuta tutti i rischi e le conseguenze.
- Prendi la decisione ed eseguila.
- Valuta la decisione dopo il fatto.
Cos'è il processo a sei passaggi nel processo decisionale?
Il processo in sei fasi si concentra maggiormente sulla ricerca e sulla raccolta di informazioni. Questo metodo carica frontalmente il processo con dati che possono rendere il resto del processo senza intoppi. Ecco le sei fasi di questo processo:
- Identifica l'obiettivo finale.
- Raccogli tutte le informazioni necessarie e identifica tutte le alternative (senza ancora selezionare una).
- Confronta tutte queste alternative con i criteri pertinenti.
- Prendi la decisione.
- Esegui la decisione.
- Valuta la decisione dopo il fatto.
Cos'è il processo decisionale etico?
Il processo decisionale etico è un processo che prevede che tutte le decisioni devono includere la valutazione e la selezione delle opzioni coerenti con le preoccupazioni etiche. Ciò significa fare le scelte più etiche, indipendentemente dall'impatto sui profitti. Prendere decisioni etiche significa anche eliminare fin dall'inizio tutte le opzioni che non sono coerenti con i valori etici.
Secondo la University of California di San Diego, che cita il Josephson Institute of Ethics, il processo decisionale etico coinvolge le 3 C:
- Commitment (Impegno): non ti esimi mai dalla scelta o dal fare la cosa etica, che costi di più o meno.
- Consciousness (Consapevolezza): infondere al tuo team e ai membri del progetto abbastanza consapevolezza da possedere la capacità di agire eticamente ogni giorno con certezza morale.
- Competency (Competenza): il processo continuo di valutazione delle informazioni e di ponderazione delle opzioni che consentono di prendere continuamente le giuste decisioni etiche. Con il cambiamento delle condizioni nel mondo, avere una forte competenza per valutare questi cambiamenti è fondamentale per mantenere la rotta nell'essere etici.
Come prendere una decisione utilizzando il processo di gerarchia analitica
Il processo di gerarchia analitica assicura di utilizzare criteri specifici e di valutare tali criteri, invece di confrontare semplicemente le alternative utilizzate in passato. Il processo prevede la creazione di una gerarchia reale di sotto-problemi, che vengono valutati ed esaminati. Quindi, si misurano questi sotto-problemi tra loro e si assegna a ciascuno di essi un valore relativo nella gerarchia. In breve, vengono esaminate soluzioni alternative e quindi valutate l'una contro l'altra.
Anche se alcune aziende utilizzano il processo di gerarchia analitica, è spesso utilizzato in scenari accademici o relativi alle politiche. In questo metodo, una decisione viene presa con le questioni più importanti considerate o ponderate più pesantemente e più in alto nella gerarchia, rispetto ad altre.
Cos'è il processo decisionale razionale?
Come suggerisce il nome, il processo decisionale razionale si basa strettamente su dati, fasi misurabili e valori calcolati. Questo processo si concentra sulla minimizzazione dei costi e sulla massimizzazione dei vantaggi per l'organizzazione. Per utilizzare questo processo in modo efficace, è fondamentale tenere conto dei pregiudizi personali delle persone coinvolte e risolverli. Il processo in cinque fasi è solitamente utilizzato nel processo decisionale razionale.
Al contrario del processo decisionale etico, non c'è un giudizio soggettivo sui criteri e sulle fasi per prendere una decisione in un processo decisionale razionale. Tuttavia, è possibile che la stessa decisione possa essere presa utilizzando entrambi i processi.
Cos'è il processo decisionale manageriale?
L'espressione processo decisionale manageriale è simile e talvolta utilizzata in modo intercambiabile con il termine più generale processo decisionale aziendale. Ma in realtà, i manager possono dover prendere più decisioni al giorno, comprese quelle che riguardano i dipendenti, al di là delle tipiche decisioni aziendali che devono essere prese in un'organizzazione. Il processo decisionale manageriale segue spesso il processo in cinque fasi.
Secondo la guida di studio sulla gestione del gruppo educativo, ci sono tre tipi principali di decisioni manageriali:
- Strategica: questi tipi di decisioni vengono generalmente prese raramente. Non tutti i livelli di un'organizzazione sono o devono essere coinvolti, in quanto la decisione viene presa in considerazione e decisa. Esempi di decisioni manageriali strategiche includono risorse e investimenti, espansione o ridimensionamento, fusioni o acquisizioni, investimenti, ecc. Possono richiedere notevoli quantità di tempo e non devono essere affrettate.
- Operativa: queste decisioni richiedono anche tempo per essere completamente esplorate e prese. Quelle di livello superiore possono coinvolgere solo il C-suite e/o i direttori e possono includere decisioni che influenzano la produzione, le politiche a livello aziendale e la cultura. Le decisioni di livello inferiore di questo tipo influenzano le operazioni quotidiane, quindi sono spesso gestite dai dirigenti superiori e medi.
- Manageriale: sono realizzate da manager di ogni livello rilevante, dai middle manager alla suite esecutiva. Possono trattare questioni come l'assegnazione delle risorse, le decisioni di eliminare gradualmente o rivedere i prodotti attuali, la creazione e l'introduzione di nuovi prodotti e simili. Ogni manager di un'organizzazione deve essere allineato e spesso coinvolto nelle decisioni a questo livello.
Quali sono le best practice in qualsiasi processo decisionale aziendale?
Se stai utilizzando un team per prendere una decisione, è importante avere il numero di persone coinvolte. La raccomandazione di Hackman è di avere circa cinque persone in un team decisionale. Più di sette membri, scrive, fanno perdere efficacia al tuo gruppo decisionale.
A volte i singoli devono prendere la decisione, o forse solo due dirigenti di livello C si nominano per prendere una decisione. Ma lo studio di Hackman mostra che nel complesso, i team prendono decisioni migliori del 75% rispetto ai singoli individui.
È inoltre indispensabile identificare e ricoprire i ruoli corretti nel team decisionale. Altrimenti si garantisce frustrazione e abbandono. La Harvard Business Review suggerisce di utilizzare la metodologia RAPID (raccomandare, concordare, eseguire, inserire e decidere). Questa opzione fornisce un modo di alto livello per catturare il flusso dei processi passo dopo passo.
Come primo passo, invia i membri del tuo team a fare ricerca e chiedi loro di rispondere a queste domande:
- Quali sono gli obiettivi più importanti per la decisione?
- Quali sono le migliori scelte realistiche?
Verifica e combina i risultati con il team per concordare collettivamente le scelte migliori o identificare le lacune. Assicurati di comunicare e di creare tempo per feedback e domande durante tutto il processo. In questo modo si garantisce il consenso in tutto il processo. A volte l'utilizzo di una matrice decisionale può anche aiutare il tuo team a identificare e valutare le opzioni.
Leggi "Decidetevi: Modelli di matrice decisionale scaricabili gratuitamente" per ottenere maggiori informazioni sull'utilizzo delle matrici decisionali.
5 potenziali insidie da evitare quando si utilizza un processo decisionale formale
Prima di intraprendere un processo decisionale, è utile tenere a mente alcune potenziali insidie. Seguire un processo è importante, ma evita di seguire il processo "fuori dalla finestra." Ecco cinque potenziali problemi che potrebbero sorgere quando si utilizza un processo decisionale formale:
- Procedere senza informazioni sufficienti o affidarsi a un'unica fonte: se hai intenzione di seguire un processo formale, avrai bisogno di dati. Documenta ogni fase e ottieni il consenso dei tuoi colleghi. Le informazioni sono potere e la raccolta di informazioni da fonti rilevanti ma diverse è fondamentale per essere strategici.
- Raccolta di troppe informazioni: troppe o irrilevanti informazioni possono essere travolgenti e confondere e portare i responsabili delle decisioni ad allontanarsi dal problema che richiede la decisione, nonché dal modo migliore per arrivarvi.
- Riporre troppa fiducia in un'opzione che può causare risultati negativi: cerca di identificare un'opzione o opzioni valide man mano che riesci a perfezionare un processo e una decisione. Raccogli dati sufficienti durante il processo in modo da poter riprodurre gli scenari per ogni opzione.
- Risoluzione del problema sbagliato: la ricerca a caricamento frontale può essere fondamentale se non si capisce cosa sta causando. Ad esempio, se la tua produzione è stata in calo, non dare per scontato che tu abbia bisogno di più personale, o di più ore di fabbrica, o di qualsiasi cosa, a meno che e fino a quando non riesci a identificare il vero motivo del rallentamento.
- Essere troppo rigidi o insidiati al processo: è possibile seguire un processo decisionale così rigorosamente che la natura organica di un'azienda, del personale e delle sue esigenze vengono accantonate o ignorate. Anche quando stai seguendo con sicurezza e strategia un processo decisionale aziendale, tu e il team dovete avere la capacità di adattarvi, se necessario.
Esempi di successi dei processi decisionali
In un certo senso, l'intera storia di un'azienda è il riflesso delle decisioni prese. Alcune delle migliori aziende al mondo hanno trasformato un fallimento in successo concentrandosi sull'ultima fase cruciale di tutti i processi decisionali: valutare la decisione dopo il fatto.
Ne è un esempio la Coca-Cola nel 1985. L'esperto di business e leadership John Addison scrive che l'azienda ha deciso di affrontare il mercato delle soda in continua evoluzione lanciando la "nuova Coca-Cola". Purtroppo, il rebrand fallì miseramente entro tre mesi, il che costrinse l'azienda a reintrodurre la Coca-Cola originale. La cosa più importante: invertire la direzione non è un segno di fallimento; piuttosto, è la prova dell'impegno di un leader a mantenere la salute dell'azienda come una priorità assoluta. Inoltre, mostra quanto sia importante rivedere e valutare le decisioni.
Le aziende spesso utilizzano i dati per provare un pilota o un programma e, se non funziona, potrebbero rivedere la decisione e cambiare rotta. In altri casi, le grandi aziende valutano costantemente i dati per trovare percorsi attuabili. Queste tre aziende hanno trovato successo prendendo decisioni basate su dati e revisioni delle parti interessate:
- Secondo la Harvard Business Review, Google ha creato un reparto di analisi delle persone per aiutare l'azienda a prendere decisioni sulle risorse umane utilizzando i dati, compresa la decisione se i manager fanno la differenza nelle prestazioni dei propri team. Il reparto ha utilizzato le revisioni delle prestazioni e i sondaggi sui dipendenti per rispondere a questa domanda. L'azienda ha appreso che un focus laser sulle prestazioni non indicava i team migliori o più felici; al contrario, i manager con forti competenze di persone avevano i gruppi più performanti, così come i dipendenti che erano più felici e rimanevano più a lungo in azienda.
- Quando Amazon era ancora una startup, i suoi raccoglitori di dati notavano che i clienti che acquistavano un certo libro o CD o DVD erano anche più inclini ad acquistare un altro prodotto. Forse questi prodotti correlati erano dello stesso autore o artista, o forse i film erano interpretati dagli stessi attori o erano di argomento simile. Oppure, forse erano solo titoli richiesti, che il cliente voleva. Gli editor a quel tempo avevano assunto il ruolo di "consulente di fiducia", facendo raccomandazioni basate sugli acquisti tramite e-mail e altri materiali creati dall'uomo, ma l'azienda pensava che uno strumento automatizzato potesse aumentare ciò che gli editor umani potevano suggerire. Alla fine, Amazon ha deciso di utilizzare questi dati per creare il suo primo, rudimentale strumento di personalizzazione. Presentando ai clienti prodotti acquistati anche da altri clienti, l'azienda ha realizzato un significativo aumento delle vendite.
- La Southwest Airlines ha notoriamente studiato i dati dei suoi clienti per determinare i vantaggi e gli aggiornamenti che piacerebbero ai suoi abituali volantini. L'offerta di questi vantaggi e aggiornamenti ha comportato un aumento della clientela e una forte fedeltà tra i suoi clienti.
Questi sono esempi di successi che si basavano su un forte processo decisionale, ma naturalmente non tutte le decisioni hanno successo. Valutare e rivedere continuamente le decisioni è un segno di un'azienda matura; in caso contrario, le decisioni potrebbero comportare il fallimento del pubblico. Nella sezione successiva, esamineremo alcuni esempi di processo decisionale fallito.
Esempi di insuccessi nei processi decisionali
Il fallimento delle aziende di adattarsi, cambiare o competere efficacemente probabilmente non può essere legato a una cattiva decisione o fallimento del processo. Tuttavia, non raccogliendo rigorosamente dati, ponderando le opzioni e valutando le decisioni, le organizzazioni possono condannarsi. Ecco alcuni esempi di aziende che non hanno utilizzato o imparato dai loro processi decisionali:
- Blockbuster e Borders: entrambe queste aziende tradizionali di un tempo di successo utilizzavano i dati per riaffermare i propri preconcetti invece di valutare i dati in modo obiettivo. Invece di adattarsi alle sfide e alle opportunità di Internet, le loro proprietà web e le loro posizioni fisiche alla fine sono fallite.
- Kodak: Per decenni questa azienda è stata sinonimo di fotografia in tutte le sue forme. Ma non ha esaminato senza paura il panorama mutevole della fotografia digitale. Anche quando ha acquisito Ofoto, non è riuscita a massimizzare e monetizzare l'opportunità. L'azienda è arrivata in ritardo e silenziosamente nello spazio di galleria fotografica online con Kodak Gallery, che è stata successivamente acquisita da Shutterfly.
- Giornali: è difficile vedere un intero settore collassare a causa di un cattivo processo decisionale e di negazioni, ma questo è ciò che è cominciato a accadere alla fine degli anni '90 ai giornali. Mentre alcune organizzazioni, come il New York Times e il Washington Post, si sono adattate ai media digitali, la maggior parte dei giornali della città è in difficoltà. Aggrapparsi ai vecchi modelli di business non ha mai aiutato nessuna azienda a prendere decisioni forti e lungimiranti.
Esercizi di team building per migliorare il processo decisionale
Se sei pronto a dare energia al tuo team per concentrarti sul prendere una decisione, gli esercizi di team building sono un ottimo punto di partenza. Questi esercizi aiutano i membri del team a conoscersi e a comprendersi, il che li aiuta a mettersi sulla stessa lunghezza d'onda più rapidamente e, in definitiva, a migliorare le loro decisioni. Ecco alcune risorse che possono aiutarti a trovare i giusti esercizi di team building per il tuo gruppo decisionale:
I processi decisionali in settori non aziendali
In campi non aziendali, il processo decisionale può comportare più o meno fattori, con diversi tipi di peso assegnato a ogni fase. Ecco una rapida panoramica di alcuni altri tipi di processi decisionali:
- Processi decisionali dei consumatori: è importante che gli agenti di mercato riconoscano le fasi che i consumatori utilizzano solitamente per prendere una decisione di acquisto. Includono:
- Identifica il bisogno. (Ho bisogno di un nuovo cappotto invernale.)
- Raccogli ricerche e informazioni. (Quali sono gli stili più recenti e i tipi più caldi di cappotti invernali?)
- Valuta la ricerca. (Quindi ho davvero bisogno di un nuovo cappotto invernale, o posso usare quello che ho già? Se ho bisogno di uno nuovo, quale è più adatto alle mie esigenze?)
- Acquista l'articolo.
- Valuta la decisione. (Questo cappotto invernale è stata una buona decisione? Sono contento di averlo fatto e consiglierei questo cappotto ad altre persone o lo comprerei di nuovo per me stesso?)
- Processi decisionali militari e governativi: per coloro che ricoprono ruoli militari e di altri tipi di posizioni governative, il processo decisionale può essere una questione di vita o di morte. Pertanto, il protocollo per prendere decisioni sulle operazioni militari è dettagliato e rigoroso.
- Processi decisionali nell'istruzione: molte scuole e distretti scolastici adottano un processo decisionale condiviso, un processo che coinvolge membri della comunità, genitori, studenti ed ex-studenti, insegnanti e chiunque altro abbia investito nel successo di una scuola o di un distretto.
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