Che cos'è la gestione dell'inventario Kanban?
La gestione dell'inventario Kanban è un sistema visivo che segnala a team, manager e fornitori quando riordinare parti, materiali o prodotti. Utilizza la domanda reale per attivare il riapprovvigionamento. Questo aiuta le aziende a ridurre gli sprechi, evitare l'eccesso di inventario e lavorare in modo più efficiente.
Kanban (pronunciato KAHN-bahn) è nato alla Toyota alla fine degli anni '40. L'ingegnere Taiichi Ohno vide come i supermercati americani riempivano gli scaffali solo quando gli articoli venivano venduti e applicò la stessa idea alla produzione. Attaccò schede fisiche — chiamate kanban, che significa segnale in giapponese — ai contenitori per mostrare quando produrre o riapprovvigionare parti specifiche. Questo metodo just-in-time (JIT) divenne un componente fondamentale della gestione Lean e aiutò la Toyota a semplificare la produzione e ridurre gli sprechi. Oggi, i sistemi Lean Kanban operano in vari settori — inclusi produzione, sanità, logistica, vendita al dettaglio e altro — utilizzando schede fisiche o bacheche Kanban digitali.
Scopri come fare di più con meno in questa guida completa alla gestione Lean, e scopri come Kanban ha migliorato settori dalla produzione al software in questo studio del percorso da Kanban a Lean Kanban.
Come funziona il sistema Kanban della gestione dell'inventario
I sistemi di inventario Kanban utilizzano segnali visivi - come schede, contenitori o avvisi digitali - per attivare il riapprovvigionamento basato sul consumo reale. Invece di prevedere, ogni segnale risponde alla domanda in tempo reale. Questo metodo aiuta i team a evitare la sovrapproduzione, ridurre gli sprechi e mantenere un flusso costante di materiali o prodotti.
Una volta implementato, un sistema Kanban funziona come un ciclo: quando l'inventario viene utilizzato, viene inviato un segnale per ripristinarlo. Quel segnale potrebbe essere una scheda fisica attaccata a un contenitore vuoto o un avviso digitale in un cruscotto. Il team riapprovvigiona solo quanto basta per sostituire ciò che è stato consumato, e non di più. Non appena l'articolo viene riapprovvigionato, il segnale torna al suo punto di partenza, pronto a ricominciare il ciclo.
Poiché il Kanban è un sistema pull, l'inventario si muove solo quando necessario. Non c'è alcun "push" basato su previsioni o programmi di produzione. Questo rende più facile mantenere i livelli di stock snelli pur soddisfacendo la domanda. Dà anche al team un modo visivo per tenere traccia di dove si trovano i materiali nel processo e dove è necessaria un'azione.
Kanban board in Smartsheet
Ecco un classico esempio di come funziona il sistema di inventario Kanban a due contenitori nella produzione:
In un sistema a due contenitori su una linea di assemblaggio, due contenitori identici contengono viti. Un contenitore è in uso mentre l'altro è posizionato dietro di esso. Quando il primo contenitore si svuota, il lavoratore rimuove la scheda Kanban attaccata e la posiziona su una bacheca etichettata Da Ordinare. Il secondo contenitore scivola in posizione per mantenere la produzione in movimento.
Nel frattempo, il contenitore vuoto viene inviato per il riempimento. Una volta riapprovvigionato, il contenitore e la scheda tornano alla linea, pronti per il prossimo ciclo. L'intero sistema funziona senza che nessuno debba contare l'inventario o controllare un foglio di calcolo.
Una versione digitale funziona allo stesso modo in linea di principio:
In una sala forniture dell'ospedale, il personale scansiona un codice QR quando un contenitore di tubi IV è in esaurimento. Quella scansione attiva un avviso in un tabellone Kanban digitale utilizzato dal team acquisti. L'oggetto passa nella colonna Da Ordinare, e un tecnico effettua un ordine di riassortimento.
Una volta che la spedizione arriva, l'oggetto è contrassegnato come Ricevuto, e il ciclo di inventario si resetta. Il processo è ancora visivo e guidato dalla domanda — avviene semplicemente su uno schermo invece che su un muro o contenitori fisici.
Componenti chiave di un sistema Kanban nell'inventario
Un sistema di inventario Kanban inizia con due componenti chiave: schede e contenitori. Le schede descrivono gli oggetti e i contenitori immagazzinano gli oggetti. Altri componenti usuali includono un cruscotto Kanban, fisico o digitale, con colonne di flusso di lavoro per il tracciamento. Il sistema utilizza anche limiti di lavoro in corso (WIP) e regole di riassortimento.
Ecco una panoramica più dettagliata dei componenti di un sistema di inventario Kanban:
- Schede Kanban: Questi sono i segnali che richiedono il riassortimento. Ogni scheda include dettagli, come il nome dell'oggetto, la quantità per contenitore, il fornitore e la posizione di stoccaggio. Quando un contenitore è in esaurimento, la scheda viene spostata su un tabellone centrale o cruscotto per richiedere di più.
- Contenitori o Bins: L'inventario è immagazzinato in contenitori standardizzati, spesso in coppie. Un contenitore è utilizzato mentre l'altro funge da riserva. Quando il primo contenitore è vuoto, attiva un riassortimento mentre il secondo contenitore continua a far proseguire il lavoro.
- Tabellone o Cruscotto Kanban: Il sistema Kanban utilizza un tabellone fisico o digitale (o entrambi) per tracciare lo stato di ciascun oggetto. Le schede si muovono attraverso colonne come Da Ordinare, Ordinato, In Transito, e Riassortito. Il tabellone fornisce ai team una visione immediata di ciò che necessita attenzione.
Le bacheche Kanban fisiche sono comuni nella produzione, nella sanità e nei magazzini. Utilizzano colonne su una lavagna o un muro con schede o etichette fisiche che vengono spostate a mano. Le bacheche Kanban digitali vengono utilizzate quando i team sono distribuiti, necessitano di monitoraggio in tempo reale o desiderano automazione. Gli strumenti software consentono agli utenti di trascinare le schede tra le colonne, monitorare lo stato e attivare avvisi o aggiornamenti automaticamente.
- Colonne di Flusso: Le colonne di flusso, fisiche o digitali, rappresentano le fasi nel processo di riapprovvigionamento. Spostare una scheda da una colonna all'altra aiuta i team a vedere i progressi a colpo d'occhio.
- Limiti di Lavoro in Corso (WIP): Questi limiti stabiliscono quante voci possono essere in ciascuna fase contemporaneamente. Prevenendo ordini eccessivi, mantengono il sistema concentrato sul completamento di un compito prima di iniziarne un altro. A seconda del tuo settore, WIP può anche significare lavoro in corso.
- Regole di Riapprovvigionamento: Ogni segnale segue istruzioni chiare: quando attivare, chi risponde, quale quantità riordinare e dove va la scheda o il contenitore dopo il riapprovvigionamento. Queste regole rendono il sistema coerente e affidabile.
Questi strumenti opzionali possono rafforzare il tuo sistema Kanban:
- Etichette per Scaffali: Queste forniscono indizi visivi che aiutano i membri del team a identificare rapidamente contenitori, categorie di prodotto o punti di riordino senza dover leggere ogni scheda.
- Scanner di Codici a Barre: I dispositivi di scansione tracciano prodotti, contenitori o schede quando vengono spostati. Questo può attivare aggiornamenti digitali, ridurre il monitoraggio manuale e aggiungere tracciabilità.
- App Kanban Digitali: Gli strumenti software (come Smartsheet, Kanbanize o Trello) mostrano viste della bacheca in tempo reale, consentono aggiornamenti drag-and-drop e monitorano automaticamente lo stato degli ordini tra i team.
- Integrazioni con Fornitori: Alcuni sistemi si collegano direttamente con i fornitori. Quando una scheda Kanban viene attivata, un ordine viene inviato automaticamente, accelerando il riapprovvigionamento e riducendo il lavoro amministrativo.
- Dispositivi Mobili: I team possono utilizzare tablet o telefoni per scansionare articoli, aggiornare lo stato delle schede o monitorare i dashboard sul campo. Questo aiuta i team a rimanere connessi al sistema senza essere legati a un desktop.
Flusso di inventario Kanban
In un sistema di flusso di inventario Kanban, il processo inizia nel contenitore e il team sposta la scheda o annota i progressi dell'oggetto quando deve riordinare. Da lì, il team invia il segnale per avviare l'ordine di sostituzione e riempire il contenitore.
Scarica il flusso di lavoro dell'inventario Kanban in formato PDF Adobe
Puoi anche vedere il sistema di flusso di inventario Kanban come un ciclo di quattro fasi. Quando raggiungi la quarta fase e riempi il contenitore, torni alla prima fase fino a raggiungere la soglia del contenitore.
Come Calcolare il Numero di Schede Kanban (o Contenitori)
Per impostare un sistema Kanban che funzioni, dovrai capire quanti contenitori o schede sono necessari per mantenere il tuo processo senza esaurire le scorte. C'è una formula semplice per questo, spesso chiamata quantità Kanban o formula della scheda Kanban.
Ecco la versione base della formula della scheda Kanban:
Numero di schede Kanban =
[Domanda media giornaliera × (tempo di consegna + giorni di scorta di sicurezza)] ÷ quantità per contenitore
Oppure, in altre parole:
C = [D × (L + SSD)] ÷ S
Dove:
- C = Numero di schede Kanban (o contenitori)
- D = Domanda media giornaliera
- L = Tempo di consegna (in giorni) per riassortire
- SSD = Giorni di scorta di sicurezza (un buffer per coprire la variabilità)
- S = Quantità per contenitore (o la quantità che ogni segnale Kanban rappresenta)
Ad esempio, utilizzi 40 unità di un pezzo ogni giorno. Ci vogliono tre giorni per riassortirlo e desideri un giorno extra di scorta di sicurezza. Mantieni 50 unità in ogni contenitore. Ecco come progredisce la formula:
C = (40 × (3 + 1)) ÷ 50
C = (40 × 4) ÷ 50
C = 160 ÷ 50
C = 3.2
Dovresti arrotondare a 4 schede Kanban. Ciò significa che vorresti quattro contenitori in rotazione per quella parte, ognuno con 50 unità.
Ecco alcuni suggerimenti per utilizzare questa formula:
- Arrotonda Sempre: È meglio avere un po' di extra piuttosto che esaurirsi.
- Usa Tempi di Consegna Reali: Non indovinare: usa i tuoi tempi di fornitura o di riapprovvigionamento effettivi.
- Rivedi Regolarmente: Se la domanda o i tempi di consegna cambiano, anche le dimensioni del tuo Kanban dovrebbero cambiare.
- Budget per il Tempo di Margine: Potresti aver bisogno di più tempo di margine se la domanda è imprevedibile o i fornitori sono lenti.
Come implementare un sistema di gestione dell'inventario Kanban
Per implementare un sistema di inventario Kanban, prima mappa il tuo flusso di lavoro. Poi progetta il tuo processo di segnalazione, imposta le quantità dei contenitori, crea regole e responsabilità, forma il tuo team e avvia un progetto pilota in scala ridotta. Rivedi regolarmente e adatta il tuo sistema man mano che impari cosa funziona meglio.
Segui queste istruzioni passo-passo su come implementare un sistema di inventario Kanban:
1. Mappa il Tuo Flusso di Lavoro dell'Inventario
Fai un'analisi completa del tuo processo di inventario, dalla ricezione allo stoccaggio, all'uso e al riapprovvigionamento. Parla con le persone che lavorano con l'inventario ogni giorno per ottenere il loro contributo. Poi schizza tutte le informazioni in un diagramma approssimativo che ti aiuti a individuare lacune o ritardi e identificare dove le cose rallentano o vengono sovrastoccate. Una volta che hai un abbozzo o una mappa del flusso di lavoro, identifica dove avvengono le decisioni di riapprovvigionamento. Questi diventeranno i tuoi punti di segnalazione Kanban.
Assicurati che il tuo sistema e la mappa del flusso di lavoro siano chiaramente etichettati e che le scorte obsolete siano rimosse. Continua a migliorare i tuoi dati sui tempi di consegna.
Andrew Lokenauth, un consulente finanziario che consiglia le aziende sulla strategia operativa e sulla gestione dell'inventario, sottolinea che ottenere il processo giusto significa iniziare con le persone sul campo.
“Inizio sempre con una settimana di osservazione dei lavoratori sul campo, imparando il loro processo e raccogliendo il loro input sulla posizione delle schede e sulle dimensioni dei contenitori,” dice Lokenauth.
2. Progetta il tuo setup Kanban
Imposta le quantità dei contenitori in base all'uso reale e ai tempi di consegna dei fornitori, non a supposizioni. Per ogni contenitore, crea una scheda Kanban che identifichi il nome dell'oggetto, la quantità, il fornitore e la posizione.
Avere un luogo chiaro dove vengono raccolti i segnali — una bacheca, una cassetta di raccolta o una bacheca digitale condivisa — e un sistema chiaro per cosa succede una volta attivato un segnale, chi deve rispondere e come la scheda viene restituita dopo il riapprovvigionamento.
Kiara DeWitt, BSN, RN, CPN, è la fondatrice e CEO di Injectco, una catena di cliniche di estetica medica e perdita di peso. Ha costruito il proprio sistema Kanban da zero senza consulenti esterni.
“Non sovraprogettare,” dice DeWitt. “Un pennarello e del nastro adesivo possono insegnare al tuo personale il 90% di ciò che devono sapere. Aggiungi cruscotti elaborati in seguito.”
3. Imposta regole e limiti
Impostare limiti di lavoro in corso (WIP) significa decidere quanti articoli o ordini possono essere in ciascuna fase contemporaneamente. Questo mantiene il processo fluido. Assegna regole e responsabilità chiare per cosa succede dopo che il segnale di riapprovvigionamento è attivato, come chi effettua l'ordine, chi sposta la scheda o il contenitore, o chi cambia lo stato dell'inventario all'interno del sistema. Pubblica queste regole dove le persone possono vederle o accedervi facilmente.
È anche importante pianificare per eccezioni o emergenze, come quando una scheda viene persa o la domanda aumenta inaspettatamente. Lokenauth sottolinea l'importanza di avere un piano di riserva.
“Hai bisogno di un piano di backup per quando le cose vanno male,” dice. “Faccio in modo che tutti i miei clienti creino un processo di override Kanban — un modo documentato per bypassare il sistema quando necessario senza creare caos.”
4. Forma il tuo team
Formare il team è cruciale quando si implementa un sistema di gestione dell'inventario Kanban perché il sistema coinvolge persone che comprendono e seguono segnali visivi specifici. Assicurati che tutti coloro che sono coinvolti nel processo comprendano il valore di esso e siano d'accordo.
Utilizza l'inventario reale nella formazione. Assegna alcuni leader di team fidati per guidare le persone e farle attraversare il processo dall'inizio alla fine. Le schede di riferimento possono aiutarli a ricordare ogni fase del processo. DeWitt avverte che anche un sistema ben progettato fallisce se il team non lo segue. “Forma il tuo team a rispettare la bacheca,” dice. “Non significa nulla se le persone saltano i passaggi.”
5. Esegui un Pilota
Una volta completata la formazione e impostato il sistema, è tempo di eseguire un pilota. Scegli un'area o un gruppo di articoli di piccole dimensioni e ad alto utilizzo per iniziare. Lascia che il sistema funzioni per alcune settimane e osserva come scorrono le schede, come avviene il riapprovvigionamento e dove si blocca. Raccogli feedback da tutti coloro che sono coinvolti nel sistema e adatta continuamente — e inizia in piccolo se necessario. Lokenauth ricorda un cliente che ha imparato a sue spese a non iniziare troppo in grande.
“Uno dei miei clienti voleva implementare Kanban in tutto il loro magazzino — 12 milioni di dollari in inventario,” dice. “Grande errore. Abbiamo finito per ridimensionare a solo i loro SKU a più rapida rotazione in una linea di prodotto, abbiamo fatto funzionare tutto senza intoppi per due mesi, poi ci siamo espansi.”
6. Rivedi e Migliora
Mentre implementi il tuo sistema, monitora le prestazioni e le metriche come i tempi di ciclo, gli errori negli ordini e le mancanze di stock. Nota quando le cose cambiano e adatta la tua timeline o vari altri fattori come necessario, e forma i lavoratori regolarmente affinché il tuo team sia aggiornato sul sistema man mano che viene migliorato. Assicurati di celebrare i successi e incoraggiare il team affinché le persone rimangano motivate.
In pochi semplici passaggi, puoi creare qualsiasi tipo di bacheca Kanban in Smartsheet. Inoltre, guarda questi esempi di schede Kanban in vari settori per ulteriore ispirazione.
Alisha Navarro è la fondatrice e CEO di 2 Hounds Design, un produttore di imbracature, collari e guinzagli per cani con sede in North Carolina. Il suo team utilizza un sistema Kanban fisico per gestire dozzine di variazioni di colore e dimensione sul piano di produzione. Col tempo, ha imparato che il successo dipende dal rimanere flessibili e dall'adattare il sistema secondo necessità.
“Questo non è un ‘imposta e dimentica’ una tantum,” dice. “Il Lean è un gioco di miglioramento continuo.”
Dai un'occhiata alla nostra guida completa al miglioramento dei processi Lean per una guida passo-passo con esempi e casi studio.
Vantaggi di un sistema di inventario Kanban
Un sistema di inventario Kanban aiuta i team a ridurre gli sprechi, prevenire esaurimenti di stock e semplificare il riapprovvigionamento. Attiva il riapprovvigionamento basato sull'uso effettivo, non sulle previsioni, in modo che le aziende possano mantenere l'inventario snello e le operazioni efficienti senza congetture o supervisione costante. Sebbene l'idea sia semplice — riordina solo ciò che è stato utilizzato — i risultati sono di vasta portata.
Ecco alcuni dei benefici più comuni e misurabili di un sistema di inventario Kanban:
- Meno Sprechi: Kanban aiuta i team a ridurre le scorte in eccesso legando i livelli di inventario direttamente al consumo effettivo. Ciò significa meno articoli scaduti, magazzini più piccoli e meno capitale bloccato in materiali che rimangono semplicemente sugli scaffali.
“Il vantaggio del Kanban è che posso impostare i livelli di inventario in base al numero di schede disponibili,” dice Navarro. “Se ci sono abbastanza schede per avere 10 pezzi in stock, e stiamo costantemente esaurendo quella dimensione o colore, posso aggiungere un'altra scheda e adattare. O se siamo costantemente sovraccarichi su una dimensione o colore, posso rimuovere una delle schede dalla rotazione.”
- Meno Esaurimenti e Sorprese: Kanban aiuta i team a rispondere prima che l'inventario arrivi a zero. I segnali vengono attivati dall'uso, non dai programmi, quindi il riapprovvigionamento avviene in tempo per evitare ritardi.
“A dire il vero, il Kanban ha salvato la mia azienda,” dice il fondatore di Injecto, DeWitt. “Abbiamo ridotto gli sprechi di prodotto del 40 percento nel primo trimestre, evitato tre emergenze di inventario e guadagnato due ore a settimana per ogni iniettore principale.”
- Alta Visibilità: I sistemi Kanban rendono il lavoro visibile. Che tu stia usando schede, contenitori o un cruscotto digitale, l'intero team può vedere cosa è stato utilizzato, cosa deve essere riordinato e cosa è stato rifornito — non c'è bisogno di scavare tra fogli di calcolo o thread di email.
“Sistemi chiari riducono l'attrito,” dice DeWitt. “E questo ti dà velocità senza caos.”
- Flusso più fluido e tempi di risposta più rapidi: Poiché il rifornimento è legato al consumo reale, gli articoli scorrono attraverso il sistema senza colli di bottiglia o ordini di lotto gonfiati. Il risultato è un ritmo più costante tra team e sedi.
“Il nostro obiettivo è utilizzare il 100 percento dell'inventario e 'ruotarlo' ripetutamente durante il giorno,” dice Navarro, il fondatore di 2 Hounds Design. “Sappiamo che ci vogliono circa due ore per far passare una scheda attraverso il nostro sistema, quindi i nostri livelli di inventario si basano grosso modo su quanti di quei collari utilizzeremo in modo da essere sempre vicini, ma mai esauriti.”
- Ruoli chiari: Kanban crea trasparenza intorno alle responsabilità: chi attiva, chi ordina, chi rifornisce.
- Flessibilità: I sistemi Kanban sono flessibili per design. I team possono aggiungere o rimuovere schede, regolare le quantità o modificare le regole di riordino man mano che imparano cosa funziona meglio per ciascun prodotto.
Navarro ha perfezionato il suo sistema presso 2 Hounds Design attraverso prove pratiche e errori.
“Abbiamo iniziato con 30 collari alla volta su una scheda, e quella era una barzelletta!” dice. “Ci è voluto oltre un giorno per far passare una scheda attraverso l'intero processo (con tutte le altre schede in fila davanti a quella che abbiamo appena inviato). Poi l'abbiamo ridotto a 15 collari su una scheda, poi 10, poi cinque, poi tre, poi di nuovo cinque — mentre scoprivamo che cinque era il numero ottimale di collari per giustificare il tempo necessario per cambiare il filo e la bobina sulla macchina.”
- Scalabilità: Kanban inizia semplicemente — con schede fisiche, contenitori o scaffali — e può scalare in sistemi ibridi o completamente digitali man mano che le tue esigenze crescono. La logica di base rimane la stessa, anche se i tuoi strumenti evolvono.
Carl Jacobs è il co-fondatore e CEO di Apicbase, una piattaforma di inventario utilizzata da gruppi di ristoranti in tutta Europa e Nord America. In risposta alle sfide con i sistemi Kanban fisici, il suo team ha sviluppato strumenti digitali, come avvisi di bassa scorta e tracciamento dei segnali, per aiutare a semplificare i processi di rifornimento.
“Inizia con ciò che è più facile per il tuo team da adottare,” dice Jacobs. “Ma costruisci verso il digitale se vuoi scalabilità, coerenza e migliori previsioni.”
Sfide di un Sistema di Inventario Kanban
I sistemi Kanban sono semplici e i loro vantaggi sono chiari — ma l'implementazione non è sempre fluida. I problemi più comuni derivano da un'esecuzione incoerente, mancanza di formazione, fornitori inaffidabili o processi poco chiari.
Ecco i principali ostacoli per un sistema di inventario Kanban e come evitarli:
- Segnali mancati: Quando un team perde un segnale Kanban — sia per distrazione, abitudine o mancanza di formazione — il reintegro non avviene in tempo. Questo è uno dei punti di rottura più comuni nei sistemi fisici.
Jacobs, CEO di Apicbase, lo ha visto di persona mentre aiutava i team dei ristoranti a gestire le scorte in più sedi.
“Abbiamo visto schede saltate o contenitori riempiti senza attivare il processo di riordino,” dice. “Per risolvere questo problema, abbiamo integrato controlli digitali e avvisi di bassa scorta in Apicbase che notificano automaticamente i team di approvvigionamento quando le scorte raggiungono una soglia. Il mio consiglio: Se ti affidi solo a schede fisiche, aspettati intoppi e crea una chiara responsabilità su chi le sposta e le monitora.”
Lokenauth ha visto problemi simili con team che non utilizzano correttamente le schede Kanban.
“Il più grande mal di testa che continuo a riscontrare è la disciplina delle schede — le persone o perdono le schede o non le spostano al momento giusto,” dice. “In uno stabilimento di produzione, abbiamo perso circa il 30% delle nostre schede nel primo mese.” Per risolvere il problema, Lokenauth afferma che il team ha reso le schede più grandi (“Molto più grandi di quanto pensi sia necessario,” dice) e ha iniziato a utilizzare schede di diversi colori per diverse aree.
- Problemi di fornitori o tempi di consegna: Alcuni fornitori non possono gestire ordini frequenti e piccoli o rispondere rapidamente ai segnali. “Le interruzioni della catena di approvvigionamento possono rovinare un sistema Kanban,” avverte Lokenauth. “L'ho imparato a mie spese con un cliente lo scorso marzo quando il loro fornitore principale ha avuto un ritardo di sei settimane. Ora costruisco sempre attivatori di scorte di sicurezza e accordi con fornitori alternativi prima di implementare qualsiasi nuovo sistema.”
- Superamento dell'ambito: Un'implementazione su larga scala aumenta il rischio di confusione e fallimento. “Inizia in piccolo e scala,” dice Jacobs. “Non Kanbanizzare l'intera operazione il primo giorno.” Scegli un articolo o un processo ad alta rotazione, come il monitoraggio dei prodotti freschi o l'imballaggio, e testa il sistema lì. Questo rende più facile individuare i problemi di flusso di lavoro in anticipo.”
- Mancanza di Chiarezza nella Proprietà: Anche quando una bacheca Kanban è ben progettata, non funzionerà se nessuno possiede il processo. Se ruoli come spostatore di schede, collocatore di ordini o riempitore di contenitori sono lasciati vaghi, i segnali rimangono inattivi e le lacune nell'inventario crescono. Assegnare la proprietà — idealmente a un ruolo, non solo a una persona — mantiene il ciclo in movimento.
Formazione o Abitudini Incoerenti: I sistemi Kanban spesso partono senza problemi, ma nel tempo, i team possono tornare a vecchie abitudini, specialmente se nessuno rinforza il processo. I nuovi assunti potrebbero non essere formati, e il personale esperto potrebbe prendere scorciatoie quando le cose si fanno frenetiche. Senza un rinforzo costante, anche un sistema ben progettato si rompe.
Yogesh Choudhary, CEO e co-fondatore di FieldCircle, aiuta le aziende di servizi sul campo e con un alto volume di inventario a implementare sistemi pratici e scalabili su misura per le operazioni quotidiane.
“Anche il miglior sistema Kanban fallisce se le persone dimenticano di spostare le schede o scansionare gli articoli,” dice. “Un ripasso settimanale di 10 minuti fa una grande differenza.”
Sottolinea anche il potere di semplici segnali visivi per rendere il processo più facile da seguire. “Molti dei nostri clienti nei settori dei servizi e della manutenzione traggono vantaggio dall'utilizzo di semplici segnali visivi, come contenitori codificati a colori o etichette a codice a barre, per segnalare quando le scorte stanno per esaurirsi.”
Esempi di Sistemi di Inventario Kanban in Azione
Il Kanban funziona in vari settori, dalla produzione ad alta varietà alle operazioni cliniche multisito. Questi due esempi del mondo reale mostrano quanto possa essere flessibile e scalabile il sistema:
- Kanban Fisico nella Produzione: Presso 2 Hounds Design, un produttore di imbracature e collari per cani, un sistema Kanban aiuta a gestire la produzione attraverso dozzine di variazioni di colore e dimensione. Ogni scheda laminata rappresenta una “ricetta” per produrre cinque imbracature e segue il prodotto in ogni fase della produzione.
“Abbiamo schede realizzate e laminate che hanno la ‘ricetta’ (tagli, misure, istruzioni) per come fare cinque imbracature per cani — e il colore e la dimensione sono specifici per quella scheda Kanban,” dice il fondatore Navarro. “Le schede passano all'inizio del processo (taglio della cinghia) e seguono la scatola attraverso l'intero processo di produzione fino a quando le imbracature non vengono ispezionate e completate e appese ordinatamente a una parete.”
Il numero di schede determina i livelli di inventario. Se le scorte si esauriscono, aggiungono una scheda. Se gli articoli rimangono troppo a lungo, ne estraggono una.
- Kanban Ibrido nella Sanità: Injectco, una rete di otto cliniche di estetica medica e perdita di peso fondata dall'infermiera di neurologia Kiara DeWitt, utilizza un sistema Kanban ibrido che combina contenitori fisici con tracciamento digitale.
“Gestisco l'inventario in otto cliniche e ho costruito il nostro sistema Kanban da zero — niente consulenti, niente modelli, solo iterazione pratica,” dice DeWitt. “Il mio team si occupa di forniture mediche, iniettabili, materiali da laboratorio e kit di formazione utilizzando un sistema Kanban ibrido completamente personalizzato che mantiene i nostri flussi di lavoro snelli e i nostri sprechi minimi.”
Ogni articolo di fornitura ha un contenitore etichettato e un codice QR. Quando l'ultima unità viene utilizzata, il personale scansiona il codice, il che attiva una richiesta di riapprovvigionamento e registra l'azione in un tracker basato su cloud.
“Se tocchi l'ultima unità, scansiona o ti fermi — nessuna eccezione,” dice DeWitt. “Traccia le violazioni come faresti con qualsiasi altro errore di flusso di lavoro. È protezione del processo, non micromanagement.”
I risultati sono stati immediati: 40 percento in meno di spreco di prodotto, due ore di tempo risparmiato per iniettore a settimana e molte meno interruzioni dell'inventario.
“Si scala perché rispetta la realtà,” dice. “Sistemi chiari riducono l'attrito, e questo ti dà velocità senza caos.”
Software di controllo dell'inventario Kanban
Il software di inventario Kanban automatizza il processo di tracciamento, riapprovvigionamento e gestione delle scorte in base all'uso in tempo reale. Questi strumenti riducono il lavoro manuale, migliorano la visibilità e aiutano a garantire che i team riapprovvigionino solo ciò che è necessario — al momento giusto e nella giusta quantità.
La soluzione giusta dipende dalle dimensioni, complessità e budget della tua azienda. Una piccola operazione potrebbe iniziare con un sistema manuale o ibrido, utilizzando contenitori e codici QR, prima di passare a una piattaforma digitale completa. Le organizzazioni più grandi con più inventario e parti in movimento spesso traggono vantaggio da software che supportano l'automazione, il tracciamento multi-locazione e reportistica avanzata.
Molti sistemi moderni integrano codici a barre, codici QR o tag RFID, consentendo all'inventario di essere aggiornato automaticamente man mano che gli articoli vengono scansionati o spostati. Le piattaforme Kanban digitali possono anche generare ordini di riapprovvigionamento, calcolare i tempi di consegna e monitorare le prestazioni dei fornitori.
Per le aziende che considerano le loro opzioni, ecco una guida su come scegliere il software Kanban giusto per la tua azienda.
Utilizzare Smartsheet per creare una bacheca Kanban per l'inventario
La Vista Board in Smartsheet rende facile creare una bacheca Kanban che traccia le richieste di inventario dal segnale al riapprovvigionamento. Sebbene tu possa essere più familiare con le bacheche Kanban che mostrano compiti in un flusso di lavoro, il loro layout flessibile funziona bene anche per visualizzare il flusso di inventario in un sistema di gestione dell'inventario Kanban.
Segui questi passaggi per trasformare un foglio di gestione dell'inventario in Smartsheet in un flusso di lavoro Kanban:
- Apri il foglio di gestione dell'inventario in Smartsheet. Clicca Vista Griglia nella barra degli strumenti e clicca Bacheca.
- La vista cambierà in Vista Bacheca, somigliando a un flusso di lavoro di gestione dell'inventario Kanban. Per cambiare le intestazioni delle colonne, clicca Fornitore nella barra degli strumenti e scegli un'altra opzione, come Condizione dell'Asset.
- Clicca il Campi Mostrati nella barra degli strumenti per personalizzare le informazioni sulla bacheca Kanban. Utilizza i pulsanti corrispondenti per rivelare quali elementi sono mostrati e nascosti su ciascuna scheda.
Puoi anche avere una visione rapida dello stato delle scorte visualizzandolo sul corrispondente dashboard di gestione dell'inventario.
Prova la Visualizzazione cartellino Smartsheet per una migliore visibilità sulla gestione dell'inventario Kanban
È facile che le attività si perdano nel delirio del lavoro quotidiano. Ciò di cui hai bisogno è un modo migliore e più visivo per monitorare e gestire le attività.
Offri al tuo team la visualizzazione bacheca in Smartsheet, una soluzione intuitiva per il monitoraggio delle attività che assicura una priorizzazione delle attività senza problemi, una migliore visibilità del progetto e una collaborazione agile senza sforzo.
Che si tratti di gestire progetti, ottimizzare i carichi di lavoro o tenere traccia delle cose da fare, la visualizzazione bacheca aiuta a eliminare i meeting sullo stato non necessari, consentendo ai membri del team di monitorare l’avanzamento del progetto, le attività completate e il lavoro imminente con cartellini delle attività.
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