Descrizione di Kanban
Non puoi scegliere il software Kanban giusto se non hai compreso il metodo Kanban. Il metodo Kanban nasce alla fine degli anni '40 in Giappone, quando l'ingegnere Toyota Taiichi Ohno ha analizzato il modo in cui gli esercizi commerciali rifornivano i loro scaffali riordinando i prodotti solo quando le scorte disponibili raggiungevano l'esaurimento. In Toyota, questa pratica veniva attuata come rifornimento di inventario just-in-time (JIT).
La parola Kanban (pronunciato "KAHN-bahn") in giapponese significa scheda o cartellino e, in Toyota, i tabelloni Kanban sono stati utilizzati per segnalare o attivare altre fasi del processo di produzione. Questi concetti si sono evoluti e integrati con altre metodologie Agile, diffusi in tutte le operazioni di produzione e approdati infine nel mondo IT.
Un sistema Kanban si basa su tre idee chiave:
- Visualizzazione - Il flusso di lavoro è rappresentato in modo visibile.
- Pull-based - Le operazioni del processo avanzano quando un membro del team è pronto e "tira" (pull) un'attività. È un sistema diverso da quelli push-based, in cui il lavoro progredisce perché qualcuno termina la propria parte e la "passa" (push) al membro successivo del team.
- Limiti di attività WIP - In ciascuna fase può essere presente solo un certo numero di attività o assegnazioni. Ciò differisce da altri sistemi che si concentrano sui limiti temporali. I limiti WIP massimizzano l'efficienza e migliorano concentrazione e qualità, garantendo che le persone non siano sovraccariche e spinte in troppe direzioni diverse.
Nel primo decennio degli anni 2000, il metodo Kanban si è evoluto ulteriormente quando l'ingegnere software David J. Anderson ha messo a punto le idee nel metodo Kanban per i servizi. I principi fondamentali sono stati integrati con alcuni valori chiave: gestione del flusso di lavoro, esplicitazione delle politiche, implementazione di cicli di feedback, miglioramento della collaborazione ed evoluzione della sperimentazione.
Il metodo Kanban viene ora applicato allo sviluppo di software e in molte altre attività non IT. L'approccio promuove l'applicazione del metodo in qualunque punto del processo, in modo che i team possano accedere a Kanban in qualsiasi fase. È possibile proseguire con le pratiche che funzionano bene e apportare modifiche incrementali quando vengono rilevati colli di bottiglia o problemi.
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Il tabellone Kanban
I sistemi Kanban hanno successo perché rendono visibile il lavoro. Questo si ottiene attraverso un tabellone con cartellini che rappresentano attività o lavori da svolgere, detto appunto tabellone Kanban. Questo tabellone è la pietra angolare della gestione del progetto Kanban.
Un tabellone Kanban può essere semplice come una bacheca a tre colonne indicanti le cose da fare, quelle in corso (WIP) e quelle fatte. È inoltre possibile aggiungere colonne per altri passaggi del flusso di lavoro (test, fatturazione, ecc.) o cartellini diversi per tipi di attività, priorità o altri attributi.
Cartellino Kanban semplice:
Cartellino Kanban dettagliato:
Questa rappresentazione visiva del flusso di lavoro consente di individuare agevolmente i punti in cui lavoro progredisce e quelli in cui risulta bloccato. Così facendo, richiama l'attenzione sui problemi in modo da poter modificare il sistema, ridistribuire il lavoro o apportare altre correzioni. In tal modo i membri del team comunicano meglio sul processo di lavoro, la produzione procede spedita e si crea cultura dedicata al miglioramento.
Considerazioni importanti per la scelta del software Kanban
Quando ti accingi a scegliere il software Kanban, dovrai prendere alcune decisioni importanti. Ecco alcune domande da porsi sempre quando si sceglie il software:
- Devi scegliere un software open source o proprietario?
- Devi scegliere un software personalizzato per il tuo settore?
- Devi scegliere una soluzione hosted o basata su cloud?
- Quali integrazioni è importante avere?
- Che profilo ha in termini di facilità d'uso e flessibilità?
Diamo un'occhiata alle principali considerazioni per ciascuna domanda.
Open Source o proprietario - Esistono molte soluzioni Kanban open source, preferite da quelle aziende che non vogliono essere vincolate a un fornitore specifico. Altro aspetto attraente del software open source è che di solito è gratuito o molto economico, e può essere installato ovunque lo si desideri senza dover tenere traccia delle limitazioni previste dalla licenza. Ma c'è il rovescio della medaglia: nessun supporto né impegno da parte degli autori per il suo aggiornamento, cose che invece sono spesso garantite con un software proprietario.
Gestione del progetto specifica del settore o generale - I project manager potrebbero voler cercare un software adattato ad esigenze simili alle loro. Lo sviluppo di software è forse l'uso più popolare per Kanban e molte soluzioni sono state inizialmente progettate per applicazioni IT.
Tuttavia, uno dei punti di forza di Kanban è la sua flessibilità e adattabilità. Quindi, in generale, non è necessario un software progettato per un settore specifico purché si scelga una soluzione con un tabellone Kanban altamente funzionale. I tabelloni Kanban possono essere personalizzati in modo da adattarli al proprio flusso di lavoro. In molti casi, esistono modelli per settori specifici e modelli dei processi più comuni. Mentre per alcune piattaforme generali di gestione del progetto viene affermato che possono essere adattate per l'esecuzione del metodo Kanban, la cosa sensata sarebbe evitarle, a meno che una soluzione non offra la possibilità di creare facilmente il tabellone del progetto secondo i principi Kanban.
Una nota sull'uso di Kanban nello sviluppo software: alcuni team di software combinano Kanban con altre tecniche tra cui Scrum, che si concentra su uno sprint con timeboxing (da due a quattro settimane). Kanban non incorpora limiti di tempo ed è basato sul limite della quantità di lavoro in qualsiasi momento. Anche per questi team, il tabellone Kanban rimane l'elemento necessario più critico, per cui si applicano generalmente le linee guida sopra riportate. Tuttavia, i team "Scrumban" (un sistema ibrido diffuso) potrebbero voler garantire la disponibilità delle funzionalità Scrum (quali strumenti di pianificazione dello sprint e parametri come i grafici di burndown) anche nel software.
Hosted o basato su cloud - Un software hosted offre due vantaggi principali: dati più sicuri e maggiore controllo della risorsa software. Tuttavia, i costi iniziali sono più elevati e le opzioni hosted presentano comunque alcuni rischi per la sicurezza. Inoltre, l'utente ha una maggiore responsabilità in termini di manutenzione e aggiornamenti. Molti utenti stanno passando a soluzioni cloud perché spesso offrono costi inferiori durante il ciclo di vita del prodotto, semplificano l'aggiunta o la diminuzione di utenti o posizioni e il fornitore gestisce supporto, manutenzione e aggiornamenti.
Integrazioni - Il numero e il tipo di integrazioni sono di fondamentale importanza. Ti consigliamo di valutare gli altri software, strumenti e piattaforme utilizzati dalla tua organizzazione e scegliere il software Kanban che si integra perfettamente con il maggior numero possibile di essi. Tra questi includiamo servizi di hosting di file, estensioni del browser, fogli di calcolo, archiviazione dati, e-mail, firma digitale, calendari, integratori di app, programmi e strumenti di sviluppo.
Facilità d'uso/flessibilità - Quello che vuoi è un software che i membri del tuo team possano capire e utilizzare, per cui devi conoscere i punti di forza e di debolezza del tuo team. Un team tecnicamente esperto si sentirà a proprio agio con funzionalità più complesse e avrà bisogno di meno formazione. I tecnofobici vorranno il software più intuitivo possibile. Inoltre, dovrai poter escludere dalla visualizzazione le informazioni irrilevanti. Naturalmente, chiunque desidera una grande esperienza utente. Un altro aspetto auspicabile è scegliere un software abbastanza flessibile da soddisfare le proprie esigenze, tra cui la crescita del numero di utenti, le potenziali modifiche ai processi e la funzionalità per gestire progetti multipli.
In che modo il software Kanban implementa i principi Kanban
A questo punto, ti consigliamo di esaminare le funzionalità specifiche che mettono in pratica i principi Kanban. Eccone alcune che vale la pena valutare e cosa cercare:
Visualizzazione del flusso di lavoro - Il fatto che Kanban punti a rendere visibile il lavoro significa che tali funzionalità sono probabilmente le più critiche.
- Tabelloni Kanban - L'attività singola più importante del software è la creazione di tabelloni Kanban altamente funzionali e leggibili con cartellini delle attività Kanban. Controlla i modelli offerti dal tuo fornitore. L'accesso a una libreria di modelli adatti ai tuoi flussi di lavoro è un aspetto interessante.
- Personalizzazione dei tabelloni - Quanto è facile personalizzare il tabellone in base alle proprie esigenze specifiche? Diversi programmi software consentono temi e widget personalizzati come calendari, viste personalizzate, caselle di attività e altro ancora.
- Corsie - Le corsie sono categorie o righe orizzontali sul tabellone Kanban e possono essere utilizzate per rappresentare diversi membri del team, prodotti, proprietario del prodotto, priorità o dimensione personalizzata. La rappresentazione e l'uso delle corsie devono essere intuitivi.
- Flussi di attività - Questi flussi forniscono aggiornamenti sullo stato del progetto in tempo reale, in modo da ricevere una notifica quando altri utenti apportano modifiche, commenti o aggiungono file alle attività. Puoi anche iscriverti agli aggiornamenti su altri tabelloni e includerli nello strumento o tramite e-mail.
Limitazione delle attività WIP - Limitare le attività WIP è un altro principio fondamentale di Kanban. Sono generalmente impostati per colonna sul tabellone Kanban, che è una fase specifica del flusso di lavoro (codifica, test ecc.) oppure per persona o team.
- Regole - La capacità di creare regole per i limiti di attività WIP in modo che il tabellone le applichi automaticamente.
- Monitoraggio dei processi - Devi poter monitorare il processo per un singolo progetto, individuare i ritardi e visualizzare i progressi.
- Monitoraggio del portfolio - In un'organizzazione di grandi dimensioni, potrebbe essere necessario monitorare un portfolio di progetti e allineare l'avanzamento e il completamento secondo necessità.
- Report personalizzati - Desideri disporre di report sui progressi o sulle prestazioni del tuo team in base a criteri personalizzati?
Gestione del flusso - Il metodo Kanban ha l'obiettivo di far procedere il lavoro senza intoppi. Uno dei detti più comuni su Kanban è: smetti di iniziare, inizia a finire. Questo detto sottolinea la sua finalità: portare a termine il lavoro fino in fondo.
- Monitoraggio automatico del tempo - Questa funzionalità consente di vedere a cosa il tuo team sta dedicando tempo. Puoi eseguire il monitoraggio per individuo, fase di processo o tempo di ciclo.
- Diagrammi di flusso cumulativi - I CFD mostrano le attività in ogni fase del progetto nel tempo e i progressi che si stanno facendo. (Il CFD ha più o meno lo stesso scopo del grafico burndown in Scrum.) L'asse verticale mostra quante attività sono attualmente in fase di lavorazione o completate e l'asse orizzontale mostra il tempo di ciclo, definito come il tempo necessario per completare una singola attività.
- Tracciamento dei difetti - I cartellini e il tabellone rendono evidente (tramite colore o altri attributi) quando un'attività o una storia presenta un difetto o un problema?
- Interfaccia con funzionalità "Trascina e rilascia" - Consente di spostare facilmente i cartellini e riorganizzare il tabellone con il variare delle circostanze.
- Obsolescenza dei cartellini - Con questa funzionalità, i cartellini iniziano a sbiadire o a cambiare colore allo scadere del tempo preimpostato, per evidenziare che il lavoro è in stallo.
Politiche esplicite - Quello che vuoi è adattare facilmente il tabellone alle tue necessità e regole, non il contrario.
- Flusso di lavoro configurabile - In questo modo potrai rappresentare facilmente il processo così com'è, un aspetto fondamentale dell'attenzione prestata dal metodo Kanban alla possibilità di essere avviato con il sistema già in atto.
- Subworkflow - Quando un passaggio del flusso di lavoro è composto da più passaggi, quello che vuoi fare è poterlo riprodurre sul tabellone.
- Trigger - Alcuni programmi consentono di impostare regole che attiveranno un'azione ogni volta che si verifica un determinato evento, ad esempio il rifornimento delle code al termine del lavoro.
Implementazione di cicli di feedback - Il metodo Kanban punta a un miglioramento continuo, "Kaizen" in giapponese. Il tuo software deve supportare questo principio fornendo feedback sullo stato delle cose.
- Gestione di richieste e idee - È facile ricevere e gestire suggerimenti, richieste e idee?
- Analisi - È possibile migliorare le previsioni quando il software raccoglie dati e produce analisi che misurano le prestazioni, i tempi di lead e ciclo, i blocchi e altri parametri. Cosa offre il software?
- Gestione di progetti, team multipli - A livello di portfolio o di azienda, potresti volere funzionalità che ti consentano di avere una buona panoramica su progetti o team multipli.
Miglioramento in termini di collaborazione, evoluzione tramite sperimentazione - L'approccio Lean Kanban suggerisce che i team mettano in comune le loro conoscenze ed esperienze per suggerire modi per migliorare i processi. Tali idee vengono poi testate utilizzando modelli e applicando il metodo scientifico. Avrai bisogno di un software che ti renda facile cambiare le cose.
- Pannelli di controllo - Il software può aiutarti a sostenere questo sforzo fornendoti un'istantanea dei parametri chiave. È intuitivo e facile da organizzare?
- Campi personalizzati - Questa funzionalità consente di modificare e variare il processo come si desidera, piuttosto che rimanere bloccati in un modello di flusso di lavoro deciso dal fornitore del software.
- Mobile - Tutti i membri del team devono essere in grado di accedere al software in movimento in modo che la collaborazione non incontri ostacoli.
- Notifiche e-mail - Assicurati che il software informi i membri del progetto tramite e-mail quando il tabellone viene aggiornato e/o vengono menzionati.
- Aggiornamenti push - Le notifiche mobili mantengono i membri del team costantemente aggiornati.
- Modifica dei flussi di lavoro possibile in qualsiasi momento - Dato che stai migliorando continuamente, devi evitare di ritrovarti bloccato in un set di configurazione all'inizio del tabellone.
- Flussi di lavoro/processi multipli - Se è necessario gestire team o processi multipli, il software deve renderlo facile.
I vantaggi aziendali offerti dal software giusto
Molte persone vogliono una capire meglio come l'approccio Kanban e il software Kanban si traducono in vantaggi aziendali concreti. I principi Kanban funzionano sinergicamente e, allo stesso modo, il software giusto supporta il tuo successo combinando funzionalità chiave evitando inutili complessità.
Ecco alcuni esempi specifici di come i vantaggi sono guidati da funzionalità specifiche:
- Il fatto che tutti i membri del team lavorano basandosi sullo stesso tabellone Kanban, e che pertanto il lavoro è visibile a tutti e che tutti vedono istantaneamente gli aggiornamenti sui progressi dei colleghi, si traduce in una più stretta integrazione dei team dislocati.
- Qualità superiore, maggiore produttività e protezione dallo scope creep sono favorite dai limiti WIP, che assicurano che i membri del team siano totalmente concentrati sulle loro attività.
- I colli di bottiglia e i problemi sono più facilmente individuabili grazie al tabellone visibile di Kanban e dei limiti delle attività WIP. Tali limiti riducono inoltre sprechi in termini di lavoro e tempo, in quanto assicurano che il carico del progetto sia distribuito strategicamente.
- Una migliore collaborazione e comunicazione derivano da notifiche e messaggi all'interno del software, interfacce mobili e la possibilità di gestire team e progetti multipli.
- I progressi in termini di efficienza e redditività hanno alla base monitoraggio del tempo, riduzione dei tempi di consegna e ciclo e miglioramento del flusso di lavoro.
- Una maggiore soddisfazione del cliente è il risultato di un miglioramento continuo, facilitato da cicli di feedback rapidi, monitoraggio dei difetti, analisi e possibilità di modificare i flussi di lavoro in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto.
Anche se da un lato il tabellone Kanban è al centro del tuo processo, gli esperti Kanban mettono in guardia dal porre più attenzione sul software rispetto ai principi Kanban. I team che implementano un tabellone Kanban senza conoscere approfonditamente i principi inerenti i limiti di lavoro, il miglioramento continuo e la riduzione degli sprechi tendono maggiormente all'esaurimento. Per poter essere implementato in modo efficace, è necessario conoscere approfonditamente la mentalità Kanban e il suo funzionamento.
Foglio di lavoro per la valutazione e la scelta del software Kanban
Ora hai un'idea di ciò che offre il software Kanban. Un buon modo per determinare il programma migliore per le tue esigenze è utilizzare una matrice decisionale. Prova a utilizzare l'esempio seguente.
- Nella riga superiore, elenca le caratteristiche o le funzionalità più importanti secondo le tue esigenze. (Aggiungi più colonne se necessario.) Nel foglio di lavoro sopra, abbiamo compilato alcuni criteri di esempio.
- Elenca ogni programma software in esame nella prima colonna.
- Scorri la tua lista e valuta ogni programma con un punteggio da 0 (peggiore) a 5 (migliore) per ogni singolo criterio.
- Nella seconda riga (sotto i fattori), classifica ogni fattore in termini di importanza relativa su una scala da 0 (non importante) a 5 (critico). Potresti avere più fattori della stessa importanza. (Esempi nella tabella sopra.)
- Moltiplica il punteggio in ogni colonna per l'importanza relativa del fattore per ottenere un punteggio ponderato.
- Aggiungi i punteggi ponderati di ogni software nella riga.
- Il punteggio totale più alto indica il software più adatto.
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