Che cos'è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è il processo di pianificazione e organizzazione dell'uso delle risorse di progetto — comprese persone, attrezzature o strutture — in base alla disponibilità e alle tempistiche del progetto. Ci sono due tipi di pianificazione delle risorse: vincolata dal tempo e vincolata dalle risorse.
La pianificazione delle risorse vincolata dal tempo dà priorità al tempo, il che significa che potresti scegliere di spendere più risorse per ridurre al minimo il tempo speso o per rispettare una scadenza rigorosa. Ad esempio, un permesso di cantiere potrebbe consentirti di lavorare a un progetto solo per un certo periodo di tempo, quindi potresti dover spendere di più per attrezzature o straordinari per completarlo.
La pianificazione delle risorse vincolata dalle risorse dà priorità ai vincoli delle risorse, dove le scadenze sono programmate attorno al miglior utilizzo delle risorse disponibili. Ad esempio, se hai accesso solo a pochi operatori di gru specializzati necessari per una parte specifica del tuo progetto, il resto della tempistica del progetto sarebbe programmato in base alla loro disponibilità e scarsità.
Che cos'è la pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti?
La pianificazione delle risorse nella gestione dei progetti consiste nell'identificare e organizzare tutte le risorse disponibili all'interno dei vincoli del progetto. Richiede di ottimizzare l'uso delle risorse per rimanere all'interno del budget e delle scadenze del progetto.
Cose da Considerare Prima di Creare un Programma di Risorse
Per creare un programma di risorse, è fondamentale comprendere gli obiettivi, l'ambito e la tempistica del progetto. Da lì, Claire McEnrue, un manager senior nella gestione delle risorse e nelle operazioni di consegna ai clienti presso l'agenzia pubblicitaria dentsu, suggerisce di concentrarsi sull'allineamento delle competenze, sulla previsione accurata, sulla flessibilità, sulla comunicazione e sui dati puliti.
- Allineamento delle Competenze: “Assicurati di assegnare il lavoro giusto alle persone giuste, non solo di riempire i vuoti,” dice McEnrue. Questo assicura che la qualità del lavoro sia alta.
- Accuratezza della Previsione: È importante cercare di prevedere la domanda di risorse in anticipo il più possibile. “Collabora con i team leader per allinearti sulla domanda futura ed evitare sorprese dell'ultimo minuto,” consiglia McEnrue.
- Flessibilità: Prevedi spazio per aggiustamenti nel tuo programma di risorse, dice McEnrue: “L'allocazione eccessiva può portare a esaurimento e problemi di consegna.”
- Comunicazione: McEnrue suggerisce di “assicurare un allineamento precoce con le parti interessate per garantire che le decisioni sulle risorse siano chiare e realizzabili.” Suggerisce anche di sincronizzarsi frequentemente con i team finanziari e di acquisizione talenti per allineare i pipeline di assunzione con le esigenze previste e di avere conversazioni individuali quando possibile. Dice: “Anche i migliori sistemi non possono sostituire il dialogo diretto con i team leader o i talenti.”
- Igiene dei Dati: “Mantieni i tuoi strumenti di approvvigionamento e database puliti,” consiglia McEnrue. “Le informazioni obsolete sono un comune ostacolo alla pianificazione accurata delle risorse e della forza lavoro.”
È anche importante pianificare il tempo di manutenzione per le risorse di cui hai bisogno quando stai creando il tuo programma di produzione. Uno studio del 2023 pubblicato nel Giornale Europeo di Ricerca Operativa ha concluso che “aumentare la produttività, ridurre il numero di attività senza valore aggiunto e migliorare l'uso efficace delle risorse necessarie durante la produzione gioca un ruolo fondamentale” nel rendere le aziende più efficienti nel complesso. “Questo richiede la programmazione simultanea delle attività di manutenzione, delle risorse e della produzione,” ha sostenuto lo studio, “per ridurre i tempi di inattività delle macchine e aumentare la produttività totale.”
Come Crei un Programma delle Risorse?
Per creare un programma di risorse, prima stabilisci l'ambito del progetto, gli obiettivi e la tempistica. Successivamente, dividi i compiti e determina le risorse necessarie per completarli. Pianifica le risorse e il lavoro, crea una visualizzazione del programma e monitora il progetto una volta avviato.
- Stabilire l'Ambito del Progetto Definisci e delinea l'ambito, gli obiettivi e la tempistica del progetto per comprendere cosa deve essere fatto e, quindi, quali risorse sono necessarie, quando e per quanto tempo. Parla con i principali stakeholder e tutti i manager o capi dipartimento pertinenti per comprendere le aspettative, le tappe e i risultati.
- Dividere i Compiti Dopo aver esaminato l'intero ambito del progetto, dividilo in fasi e crea una struttura di suddivisione del lavoro per definire chiaramente le singole attività e i compiti necessari per completare ciascuna fase del progetto. Assegna i compiti ai dipartimenti pertinenti.
- Determinare le Risorse Necessarie< Per ciascun compito, determina quali risorse sono necessarie, in quale quantità e quando. Parla con i capi dipartimento, i team leader, i manager e il team di pianificazione delle risorse per determinare il tempo, il budget, le persone, le competenze, le attrezzature, lo spazio e i materiali necessari per completare i compiti assegnati. Scopri chi è necessario per il progetto e determina le loro competenze e disponibilità, abbinando le loro abilità ai loro compiti. Assicurati che ogni dipartimento e proprietario del compito abbia le risorse necessarie per completare i compiti assegnati.
- Pianificare le Risorse Una volta determinata la disponibilità delle risorse, puoi pianificare l'uso delle risorse e assegnare membri specifici del team per svolgere i compiti in base al programma delle risorse. Coordina la disponibilità delle persone determinata nell'ultimo passaggio e la disponibilità delle risorse determinata in questo passaggio per abbinare sia le persone che le altre risorse — inclusi materiali, budget, tempo e spazio — a specifici incarichi. Assicurati che ogni risorsa abbia un tempo di utilizzo assegnato e che gli incarichi abbiano date di inizio e fine. Questo passaggio include anche l'evitare conflitti di programmazione, bilanciare il carico di lavoro per evitare sovraccarichi o sottoallocazioni, tenere conto delle assenze pianificate come permessi o vincoli, e aggiungere tempo di buffer se necessario. Scopri di più con questa introduzione all'allocazione delle risorse, comprese le migliori pratiche e suggerimenti degli esperti.
- Visualizza il Programma Crea una visualizzazione del programma lungo una linea temporale con compiti, disponibilità delle risorse e assegnazioni dei membri del team. Puoi utilizzare un diagramma di Gantt per questo compito o un software di gestione delle risorse, che ti aiuta a visualizzare chi è disponibile per il progetto e quando, in modo da poterli organizzare in modo efficiente, oltre a utilizzare il monitoraggio del tempo per aiutare a determinare stime di tempo di progetto accurate.
- Monitora il Progetto Man mano che inizi e porti avanti il progetto, regola il programma in base a quanto velocemente o lentamente vengono completati i compiti e aggiornalo se cambia di conseguenza. Monitora l'utilizzo delle risorse per garantire un allineamento tra quanto tempo, sforzo, budget e altre risorse un compito è assegnato rispetto a quanto effettivamente richiede. Controlla con i tuoi responsabili di progetto e i capi dipartimento per garantire la disponibilità delle risorse per il tempo previsto e assicurati che tutti i coinvolti si sentano sicuri di come sono programmati nel progetto. Usa questo modello di programmazione delle risorse del progetto per Excel per organizzare le tue risorse, tempo, budget e proprietari dei compiti.
Kit di Avvio per la Programmazione delle Risorse
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Usa questo kit di avvio gratuito per aiutarti con le tue esigenze di programmazione delle risorse. Questo kit include diversi modelli di programmazione delle risorse e del lavoro che possono aiutarti a creare il tuo programma delle risorse.
Incluso in questo kit, troverai:
- Un modello di pianificazione delle risorse del progetto per Excel per monitorare e visualizzare le risorse di cui hai bisogno per completare un progetto
- Un modello semplice di struttura di suddivisione del lavoro per Microsoft Word per avere una visione d'insieme delle diverse risorse e categorie di risorse disponibili per il tuo progetto
- Un modello di pianificazione delle risorse Agile per Excel , che ha un diagramma di Gantt per aiutarti a vedere i compiti e la durata degli sprint Agile con una linea temporale visiva
Strumenti e suggerimenti per la pianificazione delle risorse
Gli strumenti di pianificazione delle risorse includono strutture di suddivisione delle risorse, matrici di allocazione delle risorse, modelli di pianificazione delle risorse, diagrammi di Gantt o software di gestione delle risorse come Smartsheet.
- Struttura di Suddivisione delle Risorse: Una struttura di suddivisione delle risorse utilizza un diagramma ad albero per rappresentare le categorie di risorse per un dato progetto, che si suddivide ulteriormente in risorse specifiche.
Visualizza tutte le tue risorse per categoria utilizzando questi modelli gratuiti di struttura di suddivisione. - Matrici di Allocazione delle Risorse: Una matrice di allocazione delle risorse mappa tutte le risorse del progetto rispetto a tutte le attività del progetto. I membri del team nella matrice sono assegnati a compiti specifici durante tempi specifici e il loro livello di responsabilità (come quanto tempo viene speso su questo progetto) è registrato.
- Modello di Pianificazione delle Risorse: Un modello di pianificazione delle risorse viene utilizzato per strutturare e assegnare risorse — inclusi cosa e chi sarà necessario quando, per cosa e per quanto tempo, oltre a una timeline per vedere meglio il flusso di attività e risorse in tandem. Claire McEnrue suggerisce di utilizzare visualizzazioni codificate a colori per individuare facilmente sovra- o sotto-utilizzo.
- Diagramma di Gantt: Un diagramma di Gantt utilizza barre orizzontali per mappare visivamente le attività del progetto e la loro durata su un calendario, e spesso include la disponibilità delle risorse.
La pianificazione delle risorse può anche essere notevolmente migliorata con il giusto strumento software o soluzione di gestione delle risorse. Gestione delle Risorse di Smartsheet consente l'assegnazione di compiti e il monitoraggio del carico di lavoro per aiutarti a ottimizzare le risorse del tuo progetto, bilanciare i carichi di lavoro, migliorare la produttività e prendere decisioni più informate sul tuo progetto.
Dai un'occhiata a questo approfondimento sulla gestione delle risorse e a questa guida completa alla pianificazione della capacità per capire meglio come garantire una pianificazione delle risorse accurata ed efficiente.
Vantaggi della pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse aiuta a prevenire gli sprechi migliorando l'efficienza sia dei tempi che del budget. Riduce i colli di bottiglia, i ritardi e i rischi. Aiuta anche a creare il team giusto, migliorare l'accuratezza delle previsioni e aumentare la produttività.
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi della pianificazione delle risorse:
- Guida le tendenze delle informazioni aziendali: La gestione dei progetti fornisce informazioni chiave sui tempi e il budget necessari per un'azienda per svolgere il proprio lavoro.
- Consente una pianificazione dei progetti più sicura: Le aziende con un'infrastruttura di gestione dei progetti competente e una storia di protocolli di gestione dei progetti possono fare ipotesi migliori sulle loro probabilità di successo, grazie all'esperienza passata.
- Consente una modellazione accurata del personale: Vedere quante ore le diverse risorse dedicano a diversi tipi di progetti offre ai reclutatori e ai manager un quadro chiaro di come il personale trascorre il proprio tempo.
- Aumenta il morale dei dipendenti: Quando la pianificazione delle risorse è realistica e pianificata ed eseguita con attenzione, i dipendenti rimangono occupati e stimolati, ma in un ambiente in cui, nonostante una certa pressione, è più probabile che prosperino rispetto allo stress. La pianificazione delle risorse trasforma il rischio insito in qualsiasi progetto in un rischio più calcolato con probabilità migliori.
- Migliora le previsioni: La pianificazione passata migliora e guida le previsioni future. Mentre i project manager entrano ed escono dai team, un meccanismo di pianificazione delle risorse archiviato o basato sul cloud consente di ripetere e sostenere i successi dei progetti passati.
- Migliora il controllo del budget: Che si gestisca un budget o meno, i project manager possono utilizzare la pianificazione delle risorse per determinare esattamente quali risorse sono necessarie, quando e per quanto tempo. In un ambiente in cui un subappaltatore viene assunto per contribuire a un progetto o in cui sono utilizzate le ore fatturabili, la predeterminazione specifica delle ore è importante per rientrare nel budget.
- Determina la fattibilità dei progetti: Ogni azienda ha idee di progetto, ma non sono tutte realizzabili. Se le risorse non sono disponibili o sono legate a progetti a priorità superiore, significa che un nuovo progetto non avrà fondamenta o che potrebbero essere necessarie risorse esterne per eseguirlo.
- Massimizza la produttività: La pianificazione delle risorse può mostrare precisamente quanto tempo i dipendenti e i collaboratori dedicano a un progetto. Può anche mostrare variazioni nella produttività tra diverse risorse.
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