Che cos'è l'allocazione delle risorse?
Allocazione delle risorse è la pratica di assegnare le persone giuste, il tempo, il budget e gli strumenti per portare a termine il lavoro, all'inizio del progetto e man mano che le priorità cambiano. Una buona allocazione trasforma la strategia in esecuzione; una cattiva allocazione porta a ritardi, sforamenti di budget o burnout.
La maggior parte dei progetti attinge a un mix di questi tipi di risorse:
- Budget: Quanto finanziamento è disponibile per lavoro, software, appaltatori e materiali?
- Materiali: Quali forniture o parti sono necessarie, specialmente per lavori ad alta produzione?
- Persone: Chi è disponibile per fare il lavoro e ha le giuste competenze e capacità?
- Infrastruttura Tecnologica:Quali server, sistemi o reti sono necessari per supportare il progetto?
- Tempo: Quanto tempo richiederà effettivamente ciascun compito?
- Strumenti e Attrezzature:Quali beni digitali o fisici sono necessari per completare il lavoro?
Che tu stia creando un'app o versando calcestruzzo, le domande sono le stesse: Cosa abbiamo e come lo utilizziamo nel modo più efficace?
Che cos'è l'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?
Una grande parte della gestione dei progetti si riduce a un'allocazione efficace delle risorse. Abbinare le persone, gli strumenti e il tempo giusti al lavoro aiuta a mantenere i progetti in carreggiata e i costi sotto controllo. Anche le strategie forti possono fallire senza decisioni chiare e in tempo reale su come vengono utilizzate le risorse.
Uno studio del 2018 pubblicato nel Journal of Industrial Engineering International ha scoperto che l'allocazione delle risorse mal gestita era uno dei maggiori motivi per cui i progetti superavano il budget e mancavano le scadenze. Quando i project manager adottano un approccio più strutturato e basato su scenari, migliorano drasticamente sia le tempistiche che i costi — in alcuni casi, riducendo la durata dei progetti di settimane e la spesa totale di quasi la metà.
La gestione delle risorse gioca un ruolo così critico che le aziende più grandi di solito assumono project manager dedicati per gestirla. Nelle piccole imprese, qualcun altro potrebbe prendere l'iniziativa — ma dovrebbe comprendere abbastanza bene le basi per elaborare un piano che funzioni non solo in teoria, ma anche nella pratica.
Capire cosa funzionerà nella pratica, tuttavia, può essere una sfida. “L'allocazione delle risorse è più un'arte che una scienza,” dice Lulu Richter, Senior Project Manager di Smartsheet. “A meno che tu non stia lavorando in un campo altamente predittivo, ci saranno ambiguità, ritardi e interruzioni.”
Fortunatamente, i team possono utilizzare metodi e strumenti collaudati per gestire quell'incertezza e allocare le risorse in modo più efficace.
Metodi Utilizzati per l'Allocazione delle Risorse
I project manager impiegano diversi metodi di allocazione delle risorse in base agli obiettivi di un'azienda, all'intenzione di un progetto e alla dimensione e distribuzione delle competenze di un team. Possono utilizzare il metodo del percorso critico per proteggere le scadenze, il livellamento delle risorse per evitare il burnout del team, o regole euristiche flessibili per assegnare compiti in modo efficiente.
I metodi di allocazione delle risorse generalmente rientrano in quattro categorie: controllo della tempistica, bilanciamento del carico di lavoro, regole semplificate e prioritizzazione strategica.
Ecco uno sguardo più da vicino a queste categorie, insieme ai metodi comuni che rientrano in ciascuna:
Metodi Focalizzati sulla Tempistica
Questi approcci si concentrano sul rispetto delle scadenze tenendo conto delle realtà sul campo.
- Metodo del Percorso Critico (CPM): Ideale per progetti sensibili alle scadenze, il CPM identifica la catena più lunga di compiti interdipendenti, nota come percorso critico. I compiti sul percorso critico hanno la massima priorità perché eventuali ritardi in essi ritarderanno l'intero progetto. Scopri di più su questa tecnica collaudata nella nostra guida al metodo del percorso critico.
- Metodo della Catena Critica (CCM): Basandosi sul CPM, il CCM aggiunge buffer di tempo per proteggere dai ritardi, specialmente quando le risorse chiave sono condivise tra i compiti. È comunemente usato in progetti di produzione o ingegneria che richiedono una sequenza rigorosa e coordinazione delle risorse. Trova suggerimenti e strumenti esperti per aiutarti a iniziare in questo articolo sul metodo della catena critica.
Metodi di Bilanciamento del Carico di Lavoro
Questi metodi ti consentono di riassegnare compiti o tempistiche per evitare l'allocazione eccessiva.
- Livellamento delle Risorse: Il livellamento implica l'aggiustamento della tempistica del progetto in modo da non sovraccaricare un individuo. Ad esempio, quando due elementi critici necessitano della stessa persona nello stesso momento, potresti posticipare un compito a una data successiva. Sebbene questo aiuti a bilanciare i carichi di lavoro, spesso estende la durata del progetto.
- Smussamento delle Risorse: Con questo approccio, i project manager mantengono fissa la scadenza originale e riassegnano le risorse solo dove c'è margine disponibile (chiamato anche float). Questo metodo è utile quando non puoi permetterti di mancare la data di consegna finale ma vuoi ridurre i picchi di carico di lavoro lungo il percorso. In alcuni casi, è un'alternativa più adattabile al livellamento.
Queste tecniche sono particolarmente utili per i project manager che gestiscono risorse condivise o larghezze di banda limitate. Puoi saperne di più su come applicarle in questa guida alla programmazione, caricamento e livellamento delle risorse.
Approcci Semplificati o Manuali
Queste tecniche semplici sono facili da implementare ma presentano svantaggi, soprattutto man mano che la complessità aumenta.
- Euristiche: Le euristiche sono semplicemente regole pratiche di base. Quando si utilizza questo metodo, i project manager possono assegnare compiti alla prima persona qualificata disponibile o suddividere il lavoro equamente tra i membri del team. Queste regole possono essere sufficienti per piccole imprese o progetti brevi, ma tendono a rompersi in ambienti più complessi o stratificati.
- Programmazione Manuale (Intuito + Foglio di Calcolo): Ancora comune in molte aziende, questo approccio flessibile si basa sul giudizio del project manager, sull'input informale del team e sui fogli di calcolo. Può funzionare bene su piccola scala, ma diventa rapidamente difficile da gestire senza visibilità sulla disponibilità di tutti, soprattutto quando sono coinvolti più progetti o dipartimenti.
Approcci di Allocazione Strategica
Questi metodi si basano sul giudizio strategico per abbinare le risorse al lavoro.
- Allocazione Basata sulle Priorità: Con questo metodo, i project manager assegnano persone e strumenti ai compiti più critici e ad alto impatto per primi. È particolarmente utile quando la domanda supera la capacità e i compromessi sono inevitabili.
- Allocazione Costo-Beneficio: Quando si utilizza questo metodo, i team valutano il valore atteso di ciascun compito rispetto alle sue esigenze di risorse, dando priorità a quelli che offrono il maggior ritorno. Questo metodo è comune nello sviluppo di prodotti o quando si gestiscono obiettivi aziendali in competizione.
Quale metodo di allocazione delle risorse usano comunemente i project manager?
I project manager utilizzano comunemente un mix di metodi di allocazione delle risorse, inclusi il percorso critico, il livellamento delle risorse e gli approcci basati sulle priorità. La scelta dipende dall'industria, dal tipo di progetto, dalla capacità del team e dalla flessibilità della tempistica. La maggior parte dei manager passa tra metodi formali e decisioni strategiche basate su vincoli del mondo reale.
Nella costruzione, ingegneria, produzione e progetti governativi, i project manager spesso si affidano a metodi di percorso critico o catena critica. Questi settori richiedono solitamente una sequenza precisa, budget fissi e date di consegna ferme, quindi pianificare attorno alle dipendenze delle attività e ai buffer è fondamentale.
Al contrario, i project manager in ambienti software, creativi, di consulenza, no-profit o di marketing tendono a lavorare con scadenze più fluide e priorità sovrapposte. In questi ambienti frenetici, è più probabile che utilizzino approcci di livellamento delle risorse o basati sul valore, come l'allocazione basata sulle priorità o costi-benefici. Questi metodi aiutano i team a rimanere concentrati su ciò che conta di più quando non possono fare tutto.
“Preferisco una combinazione di allocazione delle risorse basata sulle priorità o costi-benefici,” dice Richter, che gestisce progetti tecnici presso Smartsheet. “In generale, la maggior parte dei team riceve più lavoro di quanto possa ragionevolmente realizzare, e valutare i tuoi progetti e compiti per impatto e priorità ti dà un'idea di dove si trovi quella linea di demarcazione. Una volta che so che i miei compiti ad alto impatto sono completamente supportati, posso riempire i vuoti con lavori meno critici o tempestivi.”
In pratica, la maggior parte dei project manager si adatta man mano che le condizioni cambiano. Un piano ben strutturato potrebbe guidare l'inizio, ma le limitazioni del mondo reale — come ritardi, cambiamenti di priorità e limiti di capacità — richiedono spesso correzioni di rotta e decisioni di giudizio. Sapere quando cambiare metodo è una parte fondamentale di una forte leadership di progetto.
Come Creare un Piano di Allocazione delle Risorse
La pianificazione delle risorse inizia prima che venga assegnata una singola attività. Innanzitutto, comprendi cosa è richiesto: cosa comporta il lavoro, chi è disponibile e quali limitazioni sono più importanti. Non si tratta di una programmazione illusoria — si tratta di costruire un piano che possa flessibilmente adattarsi e realizzarsi nel mondo reale.
“Quando creo un piano di allocazione delle risorse, guardo alle limitazioni, non alla disponibilità,” dice Jamilyn Trainor, Senior Project Manager presso Müller Expo Services. “Le realtà sono plasmate da spazio, budget e colli di bottiglia delle risorse. Se riesco a capire questo all'inizio del processo, evito di promettere troppo e di consegnare poco.”
Iniziando con le limitazioni, aiuti a evitare punti ciechi fin dall'inizio. Ecco otto passaggi per creare un piano flessibile che non imploderà quando affronti avversità:
1. Elenca ogni compito all'interno dell'ambito
Apri un foglio di calcolo, Smartsheet o il tuo strumento di gestione progetti preferito. Crea una tabella o una bacheca dove puoi elencare ogni singolo compito. Avrai una riga o una scheda per compito.
Se hai un documento di ambito del progetto, è un ottimo punto di partenza. Parlane con il tuo team. Non preoccuparti di chi farà cosa in questo passaggio. Questo verrà dopo. Il tuo obiettivo qui è catturare tutti i compiti in un luogo facilmente aggiornabile.
Non includere solo le pietre miliari, comelanciare la campagnaoinviare il rapporto finale. Scomponili in compiti specifici, come redigere una bozza, ottenere feedback dagli stakeholder,ocaricare la versione finale sulla piattaforma.
“Inizio sempre con il quadro generale: cosa deve essere fatto e entro quando,” dice Mikko Pasanen, fondatore di Miko LLC, un appaltatore generale che gestisce progetti infrastrutturali residenziali, commerciali e governativi. “Una volta che comprendo l'ambito e la tempistica, posso capire di chi ho bisogno, quale attrezzatura utilizzeremo e come pianificare tutto affinché i gruppi non si sovrappongano.”
2. Estimate Time Needed
Per ogni compito nel tuo foglio o bacheca di progetto, aggiungi una stima di tempo. Concentrati non sul numero di giorni che ci vorranno, ma sulle ore pratiche necessarie a completare il compito. Queste stime ti aiutano a capire cosa è ragionevole in una data settimana e se la tua tempistica complessiva ha senso.
“Decido prima come il team stimerà i propri sforzi e se mi aspetto un alto o basso livello di precisione in quelle stime,” dice Richter di Smartsheet. “L'allocazione accurata delle risorse può richiedere tempo per essere supportata, quindi vuoi determinare i reali bisogni della tua organizzazione prima di iniziare a pianificare la capacità di ogni risorsa fino al minuto.”
3. Identifica le competenze necessarie
Per ogni compito sul tuo foglio o bacheca, chiedi: Che tipo di abilità richiede realmente questo? È copywriting, design UX, inserimento dati o configurazione del server? Sii il più specifico possibile.
“Manteniamo una matrice delle competenze digitali in tempo reale per ciascuno dei nostri tecnici, dettagliando certificazioni e competenze in vari sistemi,” dice Jason Rowe, Direttore e Fondatore di Hello Electrical. “Se arriva un lavoro urgente, non controlliamo solo chi è libero — guardiamo chi ha le qualifiche esatte e la disponibilità. Quell'allineamento fa risparmiare tempo ed evita rifacimenti.”
4. Mappa le Dipendenze dei Compiti
Prima di iniziare ad assegnare lavoro, cerchia i compiti che hanno un predecessore. Uno dipende dal completamento di un altro? Se sì, rendilo chiaro nel tuo foglio o strumento di progetto. Mappare le dipendenze non riguarda solo la sequenza; si tratta di proteggere l'intero piano da ritardi a catena.
“Gestire le dipendenze è una grande sfida nella gestione delle risorse, specialmente se stai lavorando con risorse allocate a più progetti contemporaneamente,” dice Richter. “Il mio obiettivo come project manager è sviluppare un piano di esecuzione che utilizzi la piena capacità di ciascuna risorsa, ma una scadenza mancata ha molto facilmente la capacità di deragliare quel piano ‘perfetto’. Fornire lo spazio appropriato nel tuo piano di allocazione per assorbire ritardi imprevisti può aiutare a prevenire un ciclo infinito di ripianificazione e pianificazione.”
Alex Smith, Co-Proprietario e Manager di Render3DQuick.com, uno studio di visualizzazione architettonica ad alta velocità, sottolinea l'importanza della sequenza. “Quello che faccio sempre è guardare inizialmente all'identificazione e alla sequenza delle dipendenze critiche del progetto,” dice. “Gli artisti 3D devono aspettare che gli specialisti CAD completino i disegni del cliente, e potrebbero passare da tre a cinque giorni con le revisioni. Una pianificazione attenta evita ritardi a catena che possono far estendere il programma di un progetto di settimane.”
5. Costruisci la Tua Lista di Risorse con Disponibilità Reale
Ora è il momento di elencare le tue persone e strumenti. Scopri quanto tempo possono dare, dopo aver considerato il lavoro, il tempo per le riunioni o il tempo libero. Se qualcuno è coinvolto in un altro progetto, forse ottieni solo il 30% della loro settimana. Non è un problema finché lo pianifichi.
Non dimenticare le risorse condivise, come spazi di laboratorio, server di staging o attrezzature specializzate. Anche questi devono essere programmati.
George Chasiotis, Co-Fondatore della consulenza digitale Restartt, ha imparato che la disponibilità non è la stessa cosa della prontezza, specialmente quando ci sono di mezzo gli esseri umani.
“Una volta, abbiamo dato un grande compito a qualcuno che tecnicamente aveva tempo, ma era mentalmente esausto da un altro progetto,” dice. “Sulla carta, aveva senso. In realtà, ha avuto effetti contrari. Il lavoro si è trascinato, e si sentivano sopraffatti. Questo mi ha insegnato a non controllare solo i calendari, ma a chiedere alle persone come si sentono. Un controllo di cinque minuti può farti risparmiare molto tempo dopo.”
6. Assegna il lavoro
È tempo di abbinare le persone ai compiti. Utilizzando tutto il tuo lavoro di preparazione, vai uno per uno e assegna ogni compito a qualcuno con le giuste competenze e disponibilità. Usa il tuo foglio di calcolo o tracker per registrare chi sta facendo cosa, quando lo farà e quanto tempo dovrebbe richiedere.
Jeff Kaiden, CEO dell'azienda di logistica Capacity, spiega il suo processo di allocazione olistico: “Una volta che le priorità sono definite, le mappo ai camion, alle persone e allo spazio di magazzino che esistono realmente sul campo. Fino a quando quell'immagine non è chiara, qualsiasi programma o tabella delle risorse è un'ipotesi travestita da piano. Se stai allocando risorse per la prima volta, guarda oltre l'elenco dei compiti ovvio. Dedica tempo a conoscere le persone disponibili, i loro punti di forza e il vero motivo per cui esiste ogni compito. Quando gli orari si sovrappongono, sarà necessario fare dei compromessi e comprendere il ‘perché’ strategico rende la decisione più facile.”
Questa combinazione di logistica rigorosa e consapevolezza umana mantiene i tuoi incarichi ancorati. Non hai bisogno di software sofisticato. Puoi colorare il tuo foglio, ma assicurati che il quadro generale sia coerente.
7. Rivedi il Piano e Cerca Conflitti
Una volta che hai assegnato i tuoi incarichi, fai un passo indietro. Qualcuno è prenotato troppo pesantemente? Ci sono articoli ancora in sospeso senza proprietario? Due persone hanno bisogno dello stesso pezzo di attrezzatura allo stesso tempo?
Justin Wheeler, CEO della piattaforma di raccolta fondi no-profit Funraise, afferma che gli strumenti visivi per il carico di lavoro fanno una grande differenza per il suo team. “Vedere visivamente la capacità di tutti ci ha aiutato a evitare di sovraccaricare i migliori performer,” dice. “Rende molto più facile individuare i colli di bottiglia prima che diventino problemi.”
Anche se non stai usando software, rivedi il piano con il tuo team e apporta modifiche. È sempre meglio individuare un problema presto piuttosto che affannarsi a metà progetto.
8. Mantieni il Piano Aggiornato
I piani cambiano: una spedizione viene ritardata, un compito richiede più tempo del previsto, una persona chiave si ammala. Il tuo piano deve rimanere flessibile.
Pianifica una riunione settimanale del team per valutare il piano. Identifica dove stai rimanendo indietro e chi potrebbe essere sovraccarico, e aggiorna il tuo piano di conseguenza.
Quale modello di Smartsheet funziona meglio per le risorse?
Puoi utilizzare il set di modelli di gestione progetti e risorse di Smartsheet per assegnare compiti, tenere traccia di chi sta facendo cosa e monitorare il progresso complessivo del progetto, tutto in un unico posto. I team piccoli e di medie dimensioni che desiderano un modello semplice possono utilizzarlo per gestire il lavoro e la capacità senza dover costruire il proprio.
Il set di modelli di gestione progetti e risorse semplice include una combinazione di fogli, report e un cruscotto. Lavorano in sinergia per darti visibilità in tempo reale sullo stato dei compiti, le assegnazioni del team e il carico di lavoro imminente. Puoi personalizzare ciascuno di essi per adattarlo alla struttura del tuo progetto, oppure usarli così come sono per avviarti rapidamente.
Tutti i report e i cruscotti sono già collegati ai fogli sorgente, quindi si aggiorneranno automaticamente man mano che il tuo progetto progredisce.
Ecco cosa è incluso nel set di modelli:
- Tracker dei Compiti: Questa è la tua lista centrale dei compiti di progetto. Include colonne per i nomi dei compiti, le scadenze, i proprietari e gli stati. Puoi anche aggiungere campi personalizzati, come Priorità o Stima dello Sforzo, per supportare la tua pianificazione.
- Report dei Compiti Imminenti e Scaduti: Questo report estrae dal tuo tracker dei compiti e mette in evidenza qualsiasi cosa sia scaduta o abbia una scadenza imminente. Ti offre una vista filtrata in modo che tu non debba scorrere l'intera lista. Puoi utilizzare questo per guidare le riunioni settimanali o i check-in.
- Riepilogo dell'Allocazione dei Compiti Aperta: Questo report mostra come i compiti sono distribuiti tra il tuo team. Ti aiuta a individuare quando qualcuno ha troppo — o non abbastanza — sul proprio piatto. Puoi usarlo per assicurarti che i carichi di lavoro siano bilanciati e riassegnare il lavoro prima che i traguardi vadano fuori rotta.
- Cruscotto di Panoramica del Progetto e delle Risorse: Questo cruscotto raccoglie dati da tutti i fogli e report in un'unica vista. Mostra lo stato complessivo del progetto, i carichi di lavoro individuali e i progressi verso le scadenze. Puoi personalizzare i widget del cruscotto per mostrare grafici, conteggi o riepiloghi dei compiti in base a ciò che è più utile per il tuo team o per gli stakeholder.
Vantaggi dell'allocazione delle risorse
Un'allocazione efficace delle risorse garantisce che le persone, gli strumenti e il tempo giusti siano abbinati ai compiti giusti. Aiuta i progetti a rimanere nei tempi previsti, nel budget e in linea con le priorità, evitando sovraccarichi e confusione. Se fatto bene, crea chiarezza, equilibrio e spazio per adattarsi quando il tuo lavoro cambia.
Questo è vero che tu stia gestendo un ciclo di sviluppo Agile, ottimizzando le risorse tra i reparti, o utilizzando software di produttività, strumenti di gestione dei compiti o sistemi di gestione della forza lavoro per monitorare il lavoro. Un piano di allocazione solido supporta anche una collaborazione più stretta tra i membri del team e una pianificazione della capacità più intelligente, di cui puoi saperne di più in questa guida all-in-one guida alla pianificazione della capacità.
Ecco i vantaggi dell'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse:
- Mantiene le scadenze realistiche: È più probabile che tu rispetti le date chiave quando le persone giuste si occupano dei compiti giusti — e quando non hanno troppe cose da gestire contemporaneamente.
- Identifica i problemi precocemente: Con una chiara visione di chi sta facendo cosa e quando, puoi vedere subito se qualcuno è sovraccarico, se ci sono compiti non assegnati, o se più team hanno bisogno della stessa risorsa nello stesso momento. Questo ti aiuta a evitare il burnout, prevenire costosi tempi di inattività, rimanere nel budget e adattarti prima che i problemi si aggravino.
- Chiarisce chi sta facendo cosa: Quando tutti vedono il proprio nome accanto a un compito, c'è meno confusione riguardo alla proprietà e perdi meno dettagli.
- Sfrutta al massimo ciò che hai: Che tu sia a corto di tempo, strumenti o persone, il tuo piano aiuta a sfruttare le risorse senza esaurire il team.
- Rende più facile adattarsi al volo: Quando le cose cambiano — e lo faranno — sai già cosa è flessibile e cosa non lo è. Questo rende più facile spostare gli elementi mentre si mantiene il ritmo.
- Dà fiducia alle persone nel piano: Quando delinei i dettagli in modo chiaro, le persone sono più propense a fidarsi del processo e a impegnarsi nel lavoro.
Esempi di allocazione delle risorse nella gestione dei progetti
Esempi di allocazione delle risorse possono provenire da qualsiasi settore che utilizza la gestione dei progetti. Nel marketing, potrebbe significare coinvolgere un freelance quando il team di design è sovraccarico. Nell'edilizia, potrebbe comportare la distribuzione dei compiti in modo che due squadre non abbiano bisogno della stessa attrezzatura contemporaneamente.
I project manager ovunque affrontano problemi di risorse, ma è il modo in cui rispondono che fa la differenza. Ecco scenari quotidiani di buona allocazione delle risorse che si svolgono in diversi settori:
- Campagna di Marketing Con un Team di Design Allargato: Un team di marketing si sta preparando per il lancio di un prodotto, ma il loro designer principale è già sopraffatto. Invece di forzarlo, il project manager sposta i compiti pesanti di design all'inizio del programma e porta un freelance per coprire le cose più leggere. Questo dà al team principale un po' di respiro e mantiene intatto il programma di lancio.
- Progetto di Costruzione Con un Pezzo di Attrezzatura: In un cantiere, due compiti — livellamento e lavoro in calcestruzzo — necessitano dello stesso escavatore. Il project manager se ne accorge prima che diventi un problema e distanzia i compiti di un paio di giorni. Noleggiare un'altra macchina costerebbe troppo, e questo semplice spostamento mantiene il programma e il budget in carreggiata.
- Sprint di Sviluppo Con Assegnazioni Sovrapposte: Un team software inizia uno sprint con due grandi funzionalità, entrambe necessitanti di lavoro front-end. Ma solo un sviluppatore front-end è disponibile. Il project manager sposta una funzionalità al prossimo sprint e porta il QA in anticipo per lavorare su ciò che è già fatto. È un piccolo aggiustamento, ma mantiene i piani in movimento senza bruciare nessuno.
- Evento Nonprofit Con una Persona Che Fa Tre Lavori: In una piccola organizzazione nonprofit, una persona si occupa della logistica del luogo, degli inviti ai relatori e della promozione per una grande conferenza. È troppo. Il project lead assegna il contatto con i relatori a un compagno di squadra e il marketing a un altro. Ora tutti hanno un focus chiaro, e l'evento non rimane indietro.
- Clinica per Vaccinazioni Con Personale Sovraccarico: In una clinica comunitaria, le infermiere sono programmate per somministrare vaccini e vedere pazienti allo stesso tempo. Non funzionerà. Il manager della clinica sposta alcuni appuntamenti di routine al giorno successivo e porta un'infermiera part-time per aiutare con i vaccini.
- Agenzia Creativa Che Gestisce un Lavoro Urgente: Un cliente importante ha bisogno di un rebranding — in fretta. Il manager dell'account ferma il lavoro interno e riassegna due designer da un cliente meno prominente. Poiché si adattano presto, il rebranding viene completato in tempo, e nessuno deve affrettarsi all'ultimo minuto.
- Personale per l'assistenza agli anziani con allocazione basata sulla domanda: Presso EnableU, un fornitore di servizi per anziani e disabilità, il Direttore Generale Conrad Wang utilizza un modello basato sulla domanda per mantenere i costi contenuti. “Seguiamo un metodo di calcolo just-in-time per l'allocazione delle risorse, che ci consente di allineare il personale, la tecnologia e i flussi di lavoro di conformità alla domanda effettiva, piuttosto che sovraccaricare il personale o acquistare capacità tecnologica in eccesso per precauzione,” dice. “Questo approccio ci ha aiutato a ridurre i costi del personale inattivo del 18 percento mantenendo la qualità del servizio.”
Sfide dell'allocazione delle risorse e come risolverle
Le sfide dell'allocazione delle risorse includono capacità poco chiare, sovrallocazione e priorità in cambiamento. Per affrontare questi problemi, scegli strumenti che forniscano visibilità sul carico di lavoro e sulle competenze, non solo sulla disponibilità. Incorpora flessibilità e margini di sicurezza, coordina tra i progetti e segnala proattivamente i rischi. I team possono anche rimanere adattabili con la formazione incrociata e una comunicazione chiara.
Sfida: Vedere i limiti di capacità
Senza gli strumenti giusti, potresti non sapere chi è disponibile o cosa può gestire. Potresti pensare che qualcuno sia libero in base al calendario, ma ciò non significa che abbia le competenze giuste per il lavoro.
Cosa aiuta: Usa una vista condivisa del progetto, anche se è un semplice tracker del carico di lavoro. Chiedi ai tuoi team leader di rivederlo settimanalmente. Se la tua piattaforma ha un cruscotto di capacità, rendilo parte della preparazione della tua riunione di stato.
Un progetto guidato da Rowe presso Hello Electrical illustra questo tipo di punto cieco. Il suo team ha assegnato quattro tecnici senior a un progetto di integrazione di smart home, assumendo che la loro esperienza generale fosse sufficiente.
“Questa era una lacuna di competenze nascosta, non una carenza di persone o di tempo,” dice Rowe. “Avevamo quattro tecnici esperti programmati per un'integrazione complessa di smart home, ma dopo 10 giorni abbiamo scoperto che nessuno di loro conosceva la programmazione del sistema europeo. Abbiamo immediatamente riassegnato due tecnici senior e abbiamo portato un consulente esterno con conoscenze specializzate per una settimana, a un costo imprevisto di $5,000. Abbiamo poi formato il nostro team. Questa riassegnazione a metà progetto ha prevenuto un problema molto più grande di ritardi, insoddisfazione del cliente e costi di rifacimento che avrebbero potuto superare i $20,000.”
Questa esperienza mostra perché la visibilità deve andare oltre la disponibilità. Hai anche bisogno di approfondimenti sulle capacità e sulle lacune di copertura.
Sfida: Sovra-allocazione e conseguente burnout
Quando le scadenze sono serrate, è allettante continuare a sovraccaricare i tuoi migliori collaboratori, ma è così che i progetti si allontanano dai tempi previsti e i team si esauriscono.
Ciò che aiuta: Fai attenzione a chi è costantemente prenotato oltre l'85-90% del proprio tempo. Distribuisci i compiti ad alta intensità, scaglionare le scadenze e segnala i problemi di carico in anticipo. Se qualcuno porta sempre un peso extra, modifica il piano.
I professionisti creativi hanno particolarmente bisogno di spazio per respirare per fare il loro miglior lavoro. Un'allocazione intelligente crea quello spazio prima che si verifichi il burnout.
Sfida: Priorità poco chiare o richieste in cambiamento
I progetti raramente rimangono statici. Un cambiamento improvviso nell'ambito o una nuova richiesta da parte di uno stakeholder possono compromettere il tuo piano di allocazione.
Ciò che aiuta: Aggiungi buffer di tempo e risorse quando possibile e mantieni il tuo piano abbastanza flessibile da poter riallocare senza dover ricominciare da capo. Stabilisci un processo per valutare le richieste di cambiamento e assicurati che il tuo team sappia come sollevare bandiere rosse quando le priorità iniziano a cambiare.
Sfida: Progetti in Concorso
Se il tuo team lavora su più iniziative, probabilmente sta affrontando pressioni concorrenti. Senza coordinamento, ciò crea un sovraccarico nascosto e caos nella programmazione.
Ciò che aiuta: Usa un calendario master o una vista interprogetto per individuare i conflitti. Allinea le scadenze dove possibile. Sii chiaro su quale lavoro è fisso e quale è flessibile.
Sfida: Cambiamenti dell'Ultimo Minuto
Le persone si ammalano. I fornitori si ritirano. Uno strumento smette di funzionare proprio quando ne hai bisogno. Se il tuo piano funziona solo in condizioni ideali, sarai costantemente in modalità recupero.
Ciò che aiuta: Non fare affidamento su una sola persona o risorsa per portare a termine un compito critico a meno che tu non abbia un piano di riserva. Il cross-training può aiutare.
“Non concentrarti solo sull'efficienza; concentrati sull'adattabilità,” dice Jacky Chow, COO e Direttore di Progetto presso FastPreci, un produttore di parti di precisione. “I progetti raramente vanno come pianificato, quindi non si tratta solo di allocazione perfetta — si tratta di essere pronti a pivotare senza rompere il slancio.”
La pianificazione agile non è un lusso — è una strategia di sopravvivenza. Quando costruisci sistemi e mentalità flessibili, i cambiamenti dell'ultimo minuto diventano gestibili, non catastrofici.
Sfida: Team Remoti
Quando le persone non si trovano nella stessa posizione o addirittura nello stesso fuso orario, la pianificazione delle risorse diventa più difficile. La cattiva comunicazione, il lavoro duplicato o i ritardi nel passaggio possono ostacolare i progressi.
Ciò che aiuta: Rendi il tuo piano delle risorse visibile e facile da accedere. Documenta chi possiede cosa. Tieni conto dei fusi orari sovrapposti quando assegni compiti collaborativi. Usa controlli settimanali per aiutare a far emergere gli ostacoli prima che vengano sepolti.
Foglio di suggerimenti gratuito per l'allocazione delle risorse remota
Scarica i Consigli per l'Allocazione delle Risorse Remote in formato PDF Adobe
I project manager possono utilizzare questo foglio di suggerimenti per trovare e risolvere i problemi di allocazione delle risorse nei team remoti.
Come il software aiuta con l'allocazione delle risorse
Il software per le risorse offre ai project manager una finestra in tempo reale su carico di lavoro, capacità e conflitti. Questi strumenti — spesso parte di sistemi più ampi di gestione della forza lavoro, pianificazione della capacità o gestione dei compiti — aiutano i team a prendere decisioni più intelligenti su chi fa cosa e quando, riducendo le congetture, le sovrapposizioni e i tempi morti.
Per Tomas Melian, SVP di Marketing presso DiabetesTeam, la capacità di abbinare il personale e l'infrastruttura alla domanda reale è stata essenziale.
“Il primo passo che facciamo è mappare la domanda rispetto all'offerta con il ridimensionamento automatico predittivo in modo che le risorse corrispondano ai carichi di lavoro effettivi, non a stime ottimistiche,” dice. “Utilizziamo dati di coinvolgimento reali per capire dove mettere le persone, il budget e gli strumenti. Questo ci impedisce di sovraprovisionare durante i periodi lenti, assicurandoci di essere pronti per i periodi intensi.”
Questo tipo di flessibilità supportata dai dati è ciò che separa il giocolare con i fogli di calcolo dalla vera pianificazione delle risorse. Il software rende più facile fare tutto quanto segue:
- Identificare i membri del team sovraccaricati prima che si verifichi il burnout.
- Identificare compiti non assegnati e colmare le lacune in anticipo.
- Riassegnare il lavoro in tempo reale quando le condizioni cambiano.
- Coordinarsi su più progetti.
Il software aiuta anche a far rispettare la struttura, standardizzando come vengono tracciati sforzi, competenze e disponibilità all'interno del team.
Il ROI dell'utilizzo del software di gestione delle risorse
I fogli di calcolo possono funzionare per un po', ma man mano che i team crescono o i progetti diventano più complicati, il tempo speso a tracciare i dettagli può ridurre la produttività.
Ecco dove il software può aiutare:
- Meno ritardi e cambiamenti dell'ultimo minuto: Quando puoi vedere i conflitti in anticipo, puoi risolverli in anticipo.
- Maggior utilizzo del team: Gli strumenti di pianificazione delle risorse abbinano le competenze e la disponibilità delle persone ai compiti giusti, in modo che i membri del team possano rimanere produttivi senza diventare sovraccaricati.
- Risposta più veloce ai cambiamenti: Quando le priorità cambiano o appare nuovo lavoro, il software può aiutarti a riassegnare i compiti, aggiornare le tempistiche e notificare i membri del team.
- Previsioni migliori: Una volta che tracci tempo, costi e utilizzo delle risorse su più progetti, puoi utilizzare quei dati storici per budgetizzare e pianificare con maggiore fiducia.
Anche le piattaforme leggere possono offrire un forte ritorno, specialmente se riducono il ritardo nei progetti, migliorano i passaggi di consegna o prevengono il rifacimento a causa di sovraccarico.
Matrice gratuita per confrontare il software di allocazione delle risorse
Scarica il modello di software per l'allocazione delle risorse per Excel
Utilizza la matrice del software di allocazione delle risorse per confrontare i fornitori rispetto alle caratteristiche chiave.
Come Smartsheet aiuta con l'allocazione delle risorse
Se stai confrontando strumenti di pianificazione delle risorse, Smartsheet offre sia flessibilità che profondità, da modelli pronti all'uso a soluzioni più avanzate. Per i team che gestiscono più progetti, tempistiche in cambiamento o risorse distribuite, Gestione delle Risorse di Smartsheet offre la visibilità e il controllo necessari per prendere decisioni di allocazione sicure in tempo reale.
“Ho utilizzato una varietà di diversi strumenti di allocazione delle risorse, e la Gestione delle Risorse di Smartsheet è stata lo strumento più flessibile che ho usato,” dice Richter di Smartsheet. “Si collega direttamente ai miei piani di progetto, e ho la possibilità di selezionare quali compiti desidero sincronizzare con il mio piano di allocazione. Ho più visualizzazioni che supportano la reportistica a livello individuale, di team o di funzione, e i dati possono essere modificati direttamente nella Gestione delle Risorse o nel mio piano di progetto.”
Non tutti gli strumenti offrono questa flessibilità. “Utilizzando altri strumenti, ho dovuto adattare significativamente i miei flussi di lavoro per supportare l'allocazione delle risorse — e a volte è stato necessario duplicare voci e sforzi,” dice. “La Gestione delle Risorse si integra bene con i miei piani di progetto esistenti e mi dà la flessibilità di definire compiti e raggruppamenti in un modo che ha senso per il mio caso d'uso.”
Per i team che devono coordinare persone, tempo e budget su più progetti, prova Gestione delle Risorse di Smartsheet. È un'opzione potente, specialmente se stai già lavorando in Smartsheet.
Migliora gli sforzi di gestione delle risorse con Smartsheet
Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.