L'organizzazione degli Special Olympics USA Games del 2022 usa Smartsheet per gestire con facilità centinaia di eventi per migliaia di atleti e allenatori

Ogni quattro anni tutti gli atleti si riuniscono per gareggiare nel nuoto, nella corsa, nel golf e in altri sport durante gli Special Olympics USA Games. Le Olimpiadi speciali, la più grande organizzazione sportiva del mondo per bambini e adulti con disabilità cognitive, offrono attività e formazione tutto l'anno per 5 milioni di partecipanti in 172 paesi. Quest'anno i Giochi, che hanno avuto luogo a Orlando in Florida, hanno ospitato oltre 5.500 atleti e allenatori di tutti i 50 stati e dei Caraibi, che hanno gareggiato in centinaia di eventi in undici località.

La tecnologia svolge un ruolo centrale nel successo dei Giochi, ed è guidata da Smartsheet. L'organizzazione usa Smartsheet per gestire i programmi di partecipanti e volontari, dando maggiore visibilità ad atleti, allenatori e spettatori in tutti gli eventi. "Vogliamo essere i Giochi più tecnologicamente avanzati di sempre e il lavoro che facciamo in Smartsheet ci aiuta a metterci in contatto con ogni gruppo per gestire meglio l'evento", afferma Lonnie Snyder, Chief Information Officer per gli Special Olympics USA Games 2022.

Gli Special Olympics USA Games 2022 non hanno avuto sempre un modo efficiente per gestire programmi ed eventi. "Non abbiamo mai avuto un programma o una guida alla pianificazione. Appaltatori e consulenti avevano i propri strumenti, come e-mail e fogli di calcolo, senza un approccio coeso per monitorare il tutto", sostiene Snyder. "Per gestire adeguatamente un evento di massa di tali proporzioni, era fondamentale iniziare a organizzare il nostro lavoro in modo che tutti potessero essere d'accordo e muoversi nella medesima direzione."

Aumento della visibilità dell'evento con i portali e i pannelli di controllo Smartsheet

Snyder ha incoraggiato l'organizzazione ad adottare Smartsheet come strumento per aumentare efficienza e visibilità. "Avevo già usato Smartsheet e sapevo quanto fosse innovativo e facile da adottare", sostiene. "Ho constatato quanto potesse semplificare la gestione dei progetti e ridefinire il modo di collaborare e trovare informazioni in un unico punto centrale."

L'organizzazione degli Special Olympics USA Games 2022 ha iniziato il suo percorso con Smartsheet creando piani per oltre 70 progetti interni. "L'elenco dei progetti è divenuto una mappa, in cui era sufficiente fare clic su un progetto per trovare i link ai singoli workspace con informazioni più dettagliate per ogni team leader", afferma Snyder. "E presto è diventata la nostra piattaforma per ogni singolo aspetto." L'organizzazione poi ha creato un portale pubblico per i capi delegazione, responsabili di ciascuna delle 64 delegazioni che prendevano parte ai giochi. "Ciascun capo delegazione deve visualizzare le milestone e le scadenze imminenti, e dettagli quali webinar e informazioni di contatto", sostiene Snyder. "Queste informazioni risiedono ora tutte in un unico punto in Smartsheet."

L'organizzazione ha inoltre creato dei pannelli di controllo operativi in Smartsheet per informare i leader dell'organizzazione riguardo programmi, forniture di attrezzature, alloggi, tecnologia, trasporto e coordinamento dei volontari. Ogni leader sportivo usa l'app Smartsheet per dispositivi mobili per visualizzare rapidamente le informazioni di cui ha bisogno. "Che si tratti di un pannello di controllo operativo dedicato a un particolare sport o al direttore operativo del sito, tutti i nostri responsabili possono accedere ai dati in tempo reale in Smartsheet, per lavorare in modo più efficiente e semplificare la pianificazione dei giochi", dichiara Snyder. L'organizzazione si affida ai flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet per ricevere avvisi e notifiche al momento dell'invio di dati di progetto o di calendario tramite ciascun portale o pannello di controllo.

Usa anche DataMesh, uno strumento di Smartsheet che consente di mappare i dati tra fogli di grandi dimensioni e report, per offrire ai team interni e ai fornitori esterni un modo facile per monitorare dettagli specifici dell'evento. "Abbiamo un processo complesso per creare l'elenco delle attrezzature principali e raccogliere le richieste, ma con DataMesh siamo riusciti a semplificarlo in modo da poter controllare facilmente tutto ciò che serve per un particolare luogo o evento", sostiene Snyder. "Ora abbiamo a disposizione un elenco a discesa di elementi tra cui scegliere, tra cui arredi o attrezzature, forniture mediche o altre categorie. Al momento dell'approvvigionamento, il fornitore vede solo le attrezzature o le dotazioni di cui è responsabile senza il pericolo che possa alterare i dati di origine."

Un modo più facile per gestire un evento complesso di 7 giorni

Grazie all'uso di Smartsheet, l'organizzazione degli Special Olympics USA Games 2022 può comunicare alle persone i dettagli aggiornati dell'evento sui loro dispositivi mobili, semplificando la gestione di una competizione di una settimana tanto complessa. "Con Smartsheet abbiamo un punto centralizzato dove chiunque può comunicare gli ultimi dettagli su eventi o progetti, e questo ci aiuta a risolvere rapidamente qualsiasi problema che potrebbe insorgere", dichiara Snyder. "Quando salta fuori qualcosa, non è più necessario fare un'infinità di chiamate o inviare svariate e-mail alla ricerca della persona giusta. Basta dare una rapida occhiata a un pannello di controllo in Smartsheet."  Ora, anziché spulciare dozzine di e-mail, i capi delegazione possono contare sui flussi di lavoro di Smartsheet per essere informati su cambi di programma o aggiornamenti.

E in più, Smartsheet consente all'organizzazione di rispondere rapidamente alle richieste della dirigenza. "Con Smartsheet, quando il CEO ti pone una domanda difficile, puoi letteralmente trovare la risposta in pochi secondi", afferma Snyder. I dati di budget, ad esempio, vengono aggiornati costantemente e sono disponibili tramite speciali pannelli di controllo dedicati. "Dal momento che le informazioni risiedono in un workspace centrale, chiunque può visualizzare in qualsiasi momento qual è il budget approvato", dichiara Snyder. "In questo modo evitiamo eventuali sorprese durante le riunioni."

Risparmi sui costi previsti di oltre 200.000 dollari

Grazie all'efficienza promossa da Smartsheet, l'organizzazione degli Special Olympics USA Games 2022 ha potuto risparmiare sui costi. "Senza il portale dei capi delegazione, avremmo avuto bisogno di impiegare a tempo pieno almeno altri tre dipendenti per gestire tutti i dati e le richieste in arrivo ogni giorno", dichiara Snyder. "Non dovendo assumere altre persone, abbiamo potuto risparmiare facilmente 200.000 dollari l'anno."

L'organizzazione può anche risparmiare tempo, aiutando le persone a trovare più rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. "Riceviamo fino a 10 richieste a settimana da team, fornitori o famiglie che desiderano essere aggiornati su un programma o evento. Nella mia precedente posizione, trovare le risposte a queste domande talvolta poteva richiedere anche una settimana. Ora possiamo trovare tutte le informazioni che ci chiedono in poche ore", sostiene Snyder.

Uno strumento semplificato per monitorare gli eventi 

Poiché Smartsheet non richiede competenze di programmazione particolari, i membri del team degli Special Olympics USA Games 2022 l'hanno subito adottata, beneficiando delle sue funzionalità. "Indipendentemente dal tipo di computer o sistema operativo, le persone lo hanno trovato molto facile da usare", afferma Snyder. "Basta poco per imparare a usarlo, anche per attività quali creare un modulo Web o trascinare i campi. Abbiamo avuto persone che, nel giro di poche settimane dall'adozione, sono divenute utenti esperti di Smartsheet e che ora usano formule avanzate, campi di riepilogo e altre funzioni."

Inoltre, l'organizzazione ha integrato Smartsheet con la sua nuova app per dispositivi mobili per coinvolgere i fan, per consentire ad atleti e fan di creare e visualizzare gli orari dei giochi, trovare i luoghi dove si svolgeranno e calcolarne le distanze, cercare altri atleti e allenatori e inviare messaggi di incoraggiamento. "Volevamo far vivere un'esperienza da VIP a fan e atleti, e ci siamo riusciti con questa app", commenta Snyder. "Ci siamo assicurati che Smartsheet fosse la nostra unica fonte di verità per la programmazione dei nostri eventi e che aggiornasse automaticamente anche l'app."

Una transizione fluida ai giochi del 2026

Con l'adozione di Smartsheet, il team degli Special Olympics USA Games 2022 sta lavorando per organizzare i prossimi Giochi del 2026 che si terranno in Minnesota. In tale occasione, Snyder ricoprirà il ruolo di Chief Technology e Information Officer. "Stiamo programmando un semplice trasferimento dell'account, in modo che il prossimo gruppo dirigente avrà tutto l'occorrente in Smartsheet per la riuscita dei giochi del 2026", sostiene Snyder. "Non dovranno fare complesse programmazioni o usare un altro sistema di gestione dei contenuti. Dovranno solo aggiornare i fogli in Smartsheet e comunicare immediatamente i dati in tempo reale alle persone. Abbiamo dimostrato che Smartsheet è in grado di gestire qualsiasi situazione. È come un robusto coltellino svizzero: non può mai mancare."

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