Urban Institute aumenta l'efficienza e promuove la sinergia sul posto di lavoro con Smartsheet

Fondato nel 1968, l'Urban Institute, con sede a Washington DC, è un'organizzazione di ricerca sulla politica economica e sociale senza scopo di lucro e apartitica, che fornisce dati e prove per aiutare a promuovere la mobilità verso l'alto e l'equità. Una fonte affidabile per i changemaker che cercano di rafforzare il processo decisionale, creare una crescita economica inclusiva e migliorare il benessere delle famiglie e delle comunità, le aree di ricerca di Urban includono argomenti come istruzione, salute e assistenza sanitaria, etnia ed equità, alloggi.

Come organizzazione che impiega circa 600 dipendenti a tempo pieno in lavori che vanno dalla ricerca, lo sviluppo e la tecnologia alla politica, ai contratti e alle comunicazioni, l'Urban Institute è alle prese con lunghi processi interni e attività di gestione dei progetti. Joe Busch, Associate Director of Digital Workplace, si è trovato a cercare modi per semplificare i flussi di lavoro. "È stato impiegato molto tempo solo per mettersi al passo", ricorda. 

"Ho partecipato a una giornata dimostrativa di Smartsheet a Washington DC, e sono rimasto stupito nel vedere la varietà di persone che cercavano di integrare Smartsheet nella loro attività, dai ristoratori ai gestori di piccoli negozi, ai project manager", afferma Busch.

"All'inizio ho trattato Smartsheet come Excel, ma man mano che ne esploravo le possibilità, ho iniziato a vedere come i nostri processi potevano essere trasformati grazie ai flussi di lavoro efficaci e alle esperienze utente intuitive che offriva."

Ben presto, l'Urban Institute ha reso Smartsheet disponibile a tutto il personale, che lo ha utilizzato per la gestione dei progetti, i sondaggi, l'automazione della conformità e altro ancora.

540 ore del personale risparmiate con l'onboarding centralizzato  

Uno dei miglioramenti più significativi all'Urban Institute dai tempi di Smartsheet è stato un processo di onboarding più fluido. "Prima di Smartsheet, l'onboarding era il mio più grande grattacapo", afferma Busch. "Dopo una settimana di vacanza, come membro dell'helpdesk, trovavo una casella di posta piena di centinaia di e-mail e dovevo aprirle tutte, sperando di individuare quelle dei nuovi assunti, un processo che era molto esposto a errori e perdita di informazioni. Le e-mail delle nuove assunzione arrivavano da varie persone in diversi punti del processo. Non avevamo visibilità su chi avesse accesso ai diversi canali o su chi avesse bisogno di attrezzature, e spesso le cose venivano tralasciate."  

Usando Smartsheet, Busch ha creato una piattaforma per automatizzare, centralizzare e snellire questo processo." A ogni nuova assunzione, le risorse umane inseriscono tutte le informazioni necessarie attraverso un unico modulo Smartsheet. Ciò consente a Busch di informare tutte le persone coinvolte tramite flussi di lavoro automatizzati. "Con un semplice clic, il responsabile delle assunzioni viene avvisato del nuovo assunto e avvia il processo per identificare le esigenze di attrezzature e software, il che ci aiuta a predisporre tutto in anticipo", spiega Busch. "A seconda del tipo di nuova assunzione, che si tratti ad esempio del ritorno di un dipendente o di un borsista, posso quindi scegliere tra sei modelli, inviare al nostro nuovo membro del personale un'e-mail di benvenuto e presentarlo al relativo agente tecnico e supervisore."

Questo è anche il momento in cui i nuovi assunti ricevono le informazioni di accesso e le password. "In precedenza, inviavamo la stessa password a ogni nuovo utente", ricorda Busch. "Smartsheet ci consente di incorporare password uniche generate dagli utenti, rafforzando la nostra sicurezza." 

Nel frattempo, l'agente tecnico che è stato assegnato al nuovo assunto riceverà anche una notifica su ogni nuova assunzione che seguirà. E la persona responsabile dell'orientamento sa a chi inviare gli inviti per l'orientamento tecnico del primo giorno. Un flusso di lavoro invia un'e-mail ai nuovi assunti dopo l'orientamento, con collegamenti alla intranet di Urban sugli argomenti discussi nel loro orientamento per un contesto aggiuntivo.

L'uso di Smartsheet nell'onboarding presso l'Urban Institute ha semplificato il ruolo di Tech in questo processo. "Il risparmio di tempo è notevole", sottolinea Busch. "Molti dei passaggi vengono avviati solo dalle informazioni inviate nel modulo di onboarding. Abbiamo risparmiato da due a quattro ore per ogni persona che abbiamo assunto. Per dare un quadro in prospettiva, con le nostre 180 nuove assunzioni negli ultimi 12 mesi abbiamo risparmiato circa 540 ore sul personale e ora non ci sono nuove assunzioni che non siano pronte fin dal primo giorno. Con tutte le informazioni a portata di mano, i nostri agenti tecnici sono in grado di preparare meglio l'attrezzatura corretta e fornire il software richiesto, portando a una riduzione degli errori e a neoassunti più soddisfatti."

Miglioramento continuo

Utilizzando un modulo di flusso di lavoro realizzato in Smartsheet, l'Urban Institute può anche identificare le aree di miglioramento. "Smartsheet invia un breve sondaggio a tutti i neoassunti dopo le prime due settimane di onboarding. Chiede informazioni sul loro primo giorno e un feedback sulla loro esperienza", aggiunge Busch. 

Nel corso del tempo, le risposte al sondaggio hanno portato a modificare le sessioni di orientamento. In precedenza, le sessioni one-to-one, tra un agente tecnico e un neoassunto, venivano svolte il primo giorno. Ma i sondaggi hanno indicato che i nuovi assunti li hanno trovati lunghi e sterili. "Abbiamo istituito una sessione di gruppo per tutti i nuovi assunti. Favorisce una maggiore interazione ed è più produttiva, poiché abbiamo bisogno di un solo agente che dedica 30 minuti a un intero gruppo, invece di un agente per ogni neoassunto", afferma Busch.  

Un team più produttivo e soddisfatto

I nuovi flussi di lavoro creati da Busch con Smartsheet sono stati accolti molto bene. "Con le Dynamic View, ogni team dell'Urban Institute può concentrarsi sulle informazioni rilevanti e i team HR, Facilities e Tech lavorano insieme in perfetta sinergia", osserva Busch.

"Il team HR lo adora! Possono inserire le informazioni direttamente nel modulo Smartsheet con una semplice selezione a discesa invece di digitare tutto manualmente. I tecnici e gli ingegneri dell'helpdesk possono inoltre trovare facilmente informazioni sui neoassunti, comunicare con loro e supportarli nel processo di autenticazione e configurazione."

Anche il team Facilities, responsabile di attività chiave come la creazione di tessere di accesso di sicurezza per i nuovi dipendenti e l'assegnazione degli spazi degli uffici, ha trovato il processo efficace e facile da monitorare. Busch afferma: "Possono tenere traccia di tutte le loro attività all'interno di un unico sistema, Smartsheet."

Il team utilizza anche un modulo Smartsheet per gestire la spedizione delle attrezzature per i nuovi dipendenti. "Il modulo include tutte le informazioni necessarie per confermare il contenuto di ogni spedizione e fornire informazioni di tracciamento ai neoassunti", spiega Busch. Inoltre, il sistema si è rivelato utile nella gestione della spedizione di ritorno per i dipendenti in partenza, semplificando ulteriormente le operazioni dell'istituto. Questo modulo ha avuto un tale successo che il team Facilities ora lo usa per tutti i pacchi UPS e FedEx per l'intera azienda.

Guardando al futuro, l'Urban Institute prevede di estendere l'uso di Smartsheet per i processi di offboarding. Con oltre 1.300 persone già inserite usando Smartsheet, Busch punta anche a sfruttare maggiormente report e dashboard in futuro. "Il nostro rapporto con Smartsheet è diventato molto importante", conclude Busch. "Lo adoriamo perché è fluido e facile."