Sodexo ha crea una nuova soluzione in Smartsheet per ottimizzare e automatizzare le richieste e le approvazioni sulle trasferte per dare alla leadership senior maggiore visibilità

Sodexo, leader mondiale in servizi per la qualità della vita, eroga ogni giorno servizi di catering, gestione di stabilimenti, benefit per i dipendenti e servizi domestici personali a 100 milioni di persone in 56 paesi. Con sede in Francia, a Parigi, l'azienda serve clienti nell'industria dell'assistenza sanitaria, dell'educazione e in quella energetica. 

Per diversi anni, il team per programmi e progetti dell'azienda ha usato Smartsheet per gestire progetti globali, per collaborare con team dislocati in vari luoghi e per aumentare le opportunità di vendita. "Faccio molto affidamento su Smartsheet ogni giorno, e l'ho usato per sviluppare oltre 50 soluzioni a uso interno", dichiara Sparkle Grueso, Director, Program/Project management in Sodexo.

Di recente, il reparto di Grueso è stato incaricato di migliorare il processo di approvazione delle trasferte per il team di leadership dell'azienda. "Abbiamo molte trasferte, avendo 30 siti. Per il nostro team in Sodexo, la richiesta e l'approvazione delle trasferte sono un processo fondamentale", afferma Grueso. In passato, i dipendenti Sodexo dovevano usare le e-mail per comunicare tra loro in merito alle pianificazioni delle trasferte, e poi aggiornare manualmente le informazioni in modo che i dirigenti potessero vederle. "Era un processo manuale lungo", continua Grueso. 

Creazione di una soluzione personalizzata per la gestione delle trasferte dei team con Smartsheet 

Per standardizzare e ottimizzare le richieste di trasferta, Grueso e il suo team hanno deciso di creare una nuova soluzione usando Smartsheet. Grueso ha replicato rapidamente la soluzione in modo da poterla iscrivere al contest dei modelli Smartsheet del 2022, che avrebbe premiato la soluzione migliore all'interno di ciascuna delle quattro categorie di lavoro del contest: gestione di progetti e processi, gestione delle richieste, gestione di team e risorse e gestione degli elenchi. Le soluzioni vincitrici dovevano essere facili da usare ed essere state pubblicate nella galleria di modelli Smartsheet, appunto come modello, per aiutare altri utenti a migliorare i loro processi di pianificazione, gestione e visualizzazione del lavoro.

Dopo aver consultato diversi modelli presenti nella galleria alla ricerca di ispirazione, Grueso ha progettato una soluzione per la gestione delle trasferte dei team usando le capacità di base di Smartsheet disponibili per tutti gli utenti. La soluzione, creata da Grueso usando una semplice combinazione di fogli, report, pannelli di controllo, consente di standardizzare e ottimizzare le richieste di trasferta dei team, rende le pianificazioni delle trasferte maggiormente visibili ai dirigenti e offre report dei parametri chiave di costi della trasferta.

"La creazione di questo modello è stata semplice, grazie alla galleria di modelli Smartsheet, ricca di modelli scaricabili che semplificano lo sviluppo di soluzioni personalizzate", ha dichiarato Grueso. "Quando si è trattato di creare il pannello di controllo, mi è risultato semplice comprendere le formule e quindi modificare e adattare i modelli alla nostra azienda".

I dipendenti Sodexo di vari team possono usare la soluzione per accedere ai link e immettere agevolmente le richieste di trasferta o la trasferta pianificata, includendo i dati relativi al luogo e ai costi previsti per ogni spostamento. La soluzione mostra inoltre i motivi alla base di ogni richiesta di trasferta, quindi la leadership di Sodexo può comprendere chiaramente il motivo commerciale che giustifica lo spostamento. Il pannello di controllo della soluzione utilizza la Visualizzazione calendario in Smartsheet per consentire ai dipendenti di visualizzare rapidamente le singole pianificazioni delle trasferte per giorno, settimana o mese.

Accedendo al pannello di controllo, i dirigenti Sodexo possono visualizzare report e parametri che mostrano la frequenza della trasferta, le informazioni aggiornate sui costi e le tendenze da un mese all'altro. Il pannello di controllo viene aggiornato in tempo reale ogni volta che un dipendente aggiunge una richiesta o ne modifica una esistente.

"La soluzione è progettata in modo da essere molto semplice da usare", afferma Grueso. "C'è una landing page che è il punto di partenza e che è connessa direttamente al pannello di controllo, così gli utenti non devono perdere tempo a cliccare in cartelle diverse".

Tracciamento delle trasferte semplificato e standardizzato

I team Sodexo ora possono richiedere trasferte, fornire stime e inviare e ricevere approvazioni in modo semplice. "La soluzione aiuta il team di leadership a ottimizzare il processo di richiesta di trasferta per i nostri leader più anziani", continua Grueso. "Per loro, è molto semplice aprire Smartsheet e vedere le pianificazioni delle trasferte aggiornate e le spese, il che aiuta a semplificare la gestione delle approvazioni".

Poiché la soluzione si è dimostrata efficace nella standardizzazione dei dati correlati alle trasferte all'interno di Sodexo, Grueso non ha bisogno di aggiornarla. "I dati sono coerenti e la funzionalità è già presente, quindi non abbiamo bisogno di migliorarla ulteriormente", ha detto. "La usiamo anno dopo anno per aggiornare tutte le informazioni sulle trasferte; inoltre, è completamente basata sul Web e semplice da usare, per favorire la collaborazione tra i diversi fusi orari delle zone in cui operiamo".

Maggiore visibilità per i leader dell'azienda 

Accedendo al pannello di controllo di tracciamento delle trasferte, i leader senior di Sodexo possono vedere le richieste di trasferta aggiornate, i motivi della trasferta, i proprietari del budget e le informazioni del calendario, tutto in una sola occhiata. "La Visualizzazione calendario in Smartsheet offre un'istantanea di tutte le trasferte all'interno dell'azienda", dichiara Grueso. "Tutto questo aiuta la nostra leadership a vedere dove sono i dipendenti di ciascun team in un determinato giorno o settimana".

In aggiunta, la soluzione include report incorporati che i dirigenti possono utilizzare per visualizzare i parametri di spesa più recenti delle trasferte in tutta Sodexo. Ad esempio, il pannello di controllo fornisce dati cronologici sulle trasferte che aiutano i leader dei team a pianificare meglio i budget delle trasferte o a prevedere i costi della trasferta imminente.

Risparmio di tempo grazie ai processi automatizzati

Grazie all'uso delle regole di automazione per la gestione delle trasferte dei team, i dipendenti Sodexo non devono più inviare continuamente e-mail per richiedere e approvare la trasferta.

"Grazie alla soluzione per la gestione delle trasferte dei team elaborata con Smartsheet, abbiamo eliminato le operazioni amministrative manuali necessarie per gestire il processo di richiesta delle trasferte", ha affermato Grueso. "Chi utilizza questa soluzione probabilmente risparmia almeno 30 minuti a settimana, perché non c'è più bisogno di inviare e-mail e attendere l'approvazione".

Le regole di automazione della soluzione prevedono anche notifiche per avvisare i dipendenti quando una richiesta viene approvata o rifiutata. La soluzione è caratterizzata inoltre da report dinamici, completi di tutti i parametri e dei dati relativi alla trasferta aggiornati in tempo reale, cosicché i membri del team non devono aggiornare manualmente la soluzione per apprendere le informazioni più recenti.

Vincitore del contest dei modelli Smartsheet

Dopo aver inserito la soluzione per la gestione delle trasferte dei team nel contest, Grueso è stata informata che la giuria di Smartsheet ha riconosciuto la sua soluzione come la migliore per la categoria Gestione delle richieste, che premia una soluzione che consente ai team di gestire sistematicamente qualsiasi volume di richieste, interne o esterne. In quanto vincitrice del contest, la soluzione di Grueso verrà trasformata in modello e pubblicata nella galleria di modelli Smartsheet, per permettere ad altri utenti Smartsheet di scaricare la sua soluzione, beneficiare del suo lavoro e creare a loro volta altre soluzioni.

"Anche se questo modello è dedicato al tracciamento delle trasferte, può essere assolutamente convertito per qualsiasi funzione che richieda la pianificazione", ha detto Grueso. "Creare una soluzione personalizzata è semplice, perché è Smartsheet ad essere semplice".

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