Dick’s Drive-In Restaurants ottimizza l’espansione, supporta nuove iniziative, e ottimizza il personale con Smartsheet

Dick’s Drive-In Restaurants è un’icona del fast-food di Seattle da quasi 70 anni. La catena locale, aperta nel 1954, è nota per i suoi hamburger freschi mai congelati, le patatine fritte tagliate a mano e i frappè preparati a mano e montati singolarmente.

Negli ultimi anni, Dick’s si è concentrata sull’espansione regionale in tutta l’Area metropolitana di Seattle, aprendo una nuova sede a Bellevue, Washington, alla fine del 2021 e la nona sede della catena a Federal Way, Washington, nel luglio 2023. Per supportare questa crescita, Dick’s usa Smartsheet per gestire progetti quali il reporting dei dati di vendita e il controllo della quantità e della qualità degli alimenti in ogni ristorante.

Prima di adottare Smartsheet, tuttavia, la catena si affidava a processi manuali e fogli di calcolo per gestire i progetti, il che causava problemi quando l’azienda ampliava il suo staff a supporto di nuovi ristoranti. “Il Drive-In è partito come piccola impresa, con un gruppo dirigente esiguo, e preferiva usare carta e penna e diversi strumenti di gestione dei progetti per raccogliere i dati di vendita e tenere traccia delle informazioni”, afferma Chelsea Young, project manager di Dick’s Drive-In Restaurants. “Questo modo di comunicare era soggetto a errori, complicato e talvolta impreciso, e non avevamo un buon modo per dare visibilità alla leadership sulle prestazioni di ogni sede.”

L'azienda aveva anche bisogno di semplificare la gestione dei progetti in modo da potersi concentrare maggiormente sul lancio di nuove iniziative rivolte ai clienti e sulla gestione dei livelli di organico, entrambi elementi fondamentali nel panorama competitivo dei fast-food. “Man mano che crescevamo, non volevamo vedere le difficoltà crescenti associate alla mancanza di comunicazione e a una gestione inefficiente dei progetti”, dichiara Young.

Uso di Smartsheet per identificare le tendenze delle vendite e automatizzare i processi aziendali chiave

Ora Dick’s si affida a Smartsheet per monitorare l’andamento dei nuovi ristoranti, offrendo ai gruppi dirigenti una posizione centrale per visualizzare l’avanzamento dei lavori e i dati di vendita giornalieri, settimanali o mensili nelle dashboard. “Usiamo le dashboard Smartsheet per confrontare le tendenze dei dati di vendita, il che ci aiuta a capire l’andamento delle specifiche sedi”, afferma Young.

I responsabili delle sedi e i dirigenti aziendali usano Smartsheet per fornire aggiornamenti su attrezzature problematiche o altri problemi interni al ristorante. “Il nostro responsabile della manutenzione regionale e della direzione lavori, così come i responsabili delle sedi possono tutti utilizzare lo stesso strumento per aggiornare l’azienda riguardo alle loro esigenze”, dichiara Young. 

“Smartsheet è così semplice da usare. Per inserire aggiornamenti o creare report sulle vendite non è più necessario trovare i dati giusti da più fonti e poi copiarli e incollarli da un foglio di calcolo all’altro.”

Dick’s ha anche semplificato il processo di assunzione in Smartsheet, tendo traccia del numero complessivo di dipendenti nell’azienda e monitorando anche i nuovi candidati. Nello specifico, Dick's utilizza l'automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet per inviare automaticamente e-mail ai candidati per invitarli a colloqui di persona o per richiedere ulteriori informazioni.

L'ultimo progetto che Dick's Drive-In sta esplorando in Smartsheet è un sistema per gli ordini di grandi dimensioni. Questo sistema consentirà ai clienti di Dick’s Drive-In di ordinare hamburger e frullati per i propri eventi, e permetterà nello stesso tempo a Dick's di mantenere aggiornato il personale interno e tenere sotto controllo gli ordini di grandi dimensioni. “Il personale è fondamentale quando si pianificano e si completano ordini di grandi dimensioni, per garantire che siamo ancora in grado di servire in modo rapido ed efficiente i clienti che ci vengono a trovare”, sostiene Young. "Le automazioni esclusive integrate in Smartsheet rendono questa piattaforma perfetta. Con Smartsheet, siamo in grado di comunicare con i clienti secondo necessità e monitorare gli ordini effettuati, dalla richiesta iniziale al completamento. Siamo molto entusiasti di vedere in che modo questo sistema avrà successo una volta rilasciato.”

Decisioni aziendali basate su dati centralizzati e aggiornati a livello di ristorante

Dick’s Drive-In ha ora un unico punto di raccolta e condivisione delle informazioni sulle vendite e sui progetti in tutta l’azienda. 

“Smartsheet è uno strumento potente che ci consente di raccogliere e condividere i dati di progetti e ristoranti con chiunque all’interno dell’azienda”, afferma Young. “Dal momento che tutti possono vedere i dati aggiornati, siamo più allineati sui progetti e sullo stato di apertura di nuovi ristoranti e possiamo prendere decisioni critiche per far progredire l’attività.” 

Ad esempio, l’azienda può monitorare meglio le vendite dei singoli ristoranti. “Se dai dati in Smartsheet notiamo che una determinata sede è poco performante, possiamo rapidamente fare brainstorming su come creare piani di marketing o promozioni per incoraggiare le persone a visitarla.”

Utilizzando i dati inseriti dai manager in Smartsheet, Dick’s può avere inoltre una visione accurata delle prestazioni di ogni ristorante. “Attraverso il feedback dei responsabili delle sedi, possiamo scoprire se l’efficienza di un ristorante è fuori dal normale”, afferma Young. “In questo modo è più facile per tutti noi cercare modi per correggere i problemi.”

Gestione dei progetti semplificata e snellita 

Oltre a usare Smartsheet per gestire i controlli sugli alimenti in ogni ristorante, Dick’s lo usa per gestire i progetti interni, tra cui le milestone per l’apertura di nuovi ristoranti. "Smartsheet è molto intuitivo e semplifica l'impostazione delle e-mail generate automaticamente e delle richieste di aggiornamento", afferma Young. “Agevola le attività di pianificazione e completamento, perché ho un sistema che mi ricorda cosa fare e quando.”

E, non facendo più affidamento sui processi manuali di raccolta dati, Young e il suo team possono anche risparmiare tempo. “In passato, dovevamo riunire i dati provenienti da più fonti in un unico foglio di calcolo e dedicavamo molto tempo ad analizzarli tutti”, afferma. “Con Smartsheet, basta semplicemente generare report e dashboard su richiesta, risparmiando ore di lavoro ogni giorno.”

Un processo di assunzione ottimizzato

Dick’s usa Smartsheet per ottimizzare il personale di ogni ristorante, rispondendo rapidamente al turnover del personale e identificando più accuratamente le necessità di assunzione. 

“Possiamo vedere chiaramente se ci sono esigenze di assunzione in base alle informazioni che riceviamo dai manager tramite Smartsheet”, sostiene Young. “Quindi, se siamo alla ricerca di personale in uno specifico ristorante per una determinata data, possiamo avviare una conversazione con il marketing riguardo agli annunci e al reclutamento per quel ristorante.” 

Dick’s usa Smartsheet anche per raccogliere ogni mese il feedback dei clienti dal sito web dell’azienda. “Osservando i commenti dei clienti in Smartsheet, possiamo controllare le nostre recensioni e valutazioni online, osservare le tendenze o confrontare i feedback tra i ristoranti,” afferma Young. “Possiamo utilizzare queste informazioni per controllare se ci sono reclami comuni tra le sedi o tra più sedi, e affrontarli tempestivamente.”

Mentre l'azienda continua a crescere, Dick's continuerà a identificare le aree che potrebbero trarre vantaggio da Smartsheet. “Continueremo sicuramente a espandere l'uso di Smartsheet,” dichiara Young. “Ora che abbiamo così tanti processi integrati in questo strumento, è diventato più facile per noi capire se altre procedure sono inefficienti e hanno bisogno di essere semplificate con Smartsheet.”

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