Theisenʼs aggiunge 10.000 prodotti online in due settimane, ottimizzando il merchandising online con Smartsheet

Theisenʼs ha una storia di flessibilità e resilienza. Fin dalla sua nascita nel 1927, è sopravvissuta alla Grande Depressione, alla Seconda Guerra Mondiale e a 16 presidenti, rimanendo sempre pronta a soddisfare le esigenze dei suoi clienti. È questo impegno che ha trasformato un piccolo negozio a conduzione familiare, che vende batterie e pneumatici, in una rete di 24 negozi fisici sparsi in Iowa e Wisconsin, che spediscono migliaia di forniture agricole, prodotti per la casa e automobilistici nelle case degli Stati Uniti.  

“Il nostro negozio online ora ha circa 240.000 prodotti disponibili”, rivela Ashley Delay, IT Project Coordinator presso Theisenʼs. “E il nostro team di acquisto ne acquisisce e introduce costantemente di nuovi. Ogni anno portiamo circa 96.000 nuovi prodotti nei nostri negozi e li pubblichiamo nel nostro sito web.”

Due settimane per domare il caos dei dati

Al momento dellʼingresso di Delay in Theisenʼs nellʼautunno 2021, lʼazienda non disponeva di un processo di merchandising online consolidato. Tutti gli articoli venivano aggiunti manualmente e gestiti su tre diversi mega-sistemi.

“I dati core dei prodotti, come ID univoci e informazioni sui prezzi, venivano archiviati nel sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)”, spiega Delay. “Le immagini dei prodotti, i video e le altre immagini per il negozio online risiedevano in un sistema di gestione degli asset digitali (DAM). Infine, dati supplementari come le descrizioni dei prodotti, le informazioni sulla garanzia e gli altri dettagli che aiutano a prendere decisioni di acquisto informate si trovavano nel sistema di gestione delle informazioni sul prodotto (PIM).”

Questa gestione generava incongruenze e allungava i tempi di commercializzazione dei prodotti disponibili digitalmente. “Molti prodotti mancavano completamente di dati, anche se erano già disponibili per la vendita. Per i nostri clienti quindi non era facile decidere di acquistarli. Regnava il caos”, dice Delay.

Realizzare lʼimpossibile

“Il Black Friday era alle porte e noi avevamo migliaia di prodotti non attivi sul sito web”, racconta Delay. “Avevo a disposizione solo alcune settimane per identificare cosa doveva essere pubblicato prima del Black Friday, e ho realizzato che si trattava di ben 10.000 articoli. Una sfida enorme”, ammette.

Resasi conto che era impossibile introdurre, convalidare e popolare manualmente tutti quei dati in un arco di tempo di due settimane, Delay si è rivolta allʼautomazione. “Non avevo mai usato Smartsheet prima di entrare nel team, ma il nostro reparto marketing lo aveva introdotto alcuni mesi prima come strumento per gestire le campagne marketing”, spiega. “Ho scoperto rapidamente la sua versatilità per varie attività oltre a questa.”

Centralizzazione di migliaia di articoli

Delay ha unito diversi prodotti Smartsheet per creare una singola soluzione centrale di pubblicazione dei dati dei prodotti che estrae, unisce e gestisce i dati provenienti da vari sistemi esterni, “Lavoravo un pezzo alla volta. Ogni componente è stato costruito sulla base di un punto critico e, nel tempo, li abbiamo fatti lavorare insieme in una macchina coesa.”  

La soluzione, basata su Data Shuttle, importa i dati provenienti da sistemi esterni in file CSV o Excel, li trasferisce in Smartsheet e li archivia in DataTable, un vasto repository di dati. Gli utenti possono utilizzarlo per estrarre e filtrare i sottoinsiemi in base a criteri specifici. Infine, DataMesh consolida i dati provenienti da varie postazioni Smartsheet in un tracker principale centrale. “Da lì, possiamo andare a guardare altri fogli presenti nel nostro sistema”, spiega Delay. “Quindi, i flussi di lavoro DataMesh vanno a finire in fogli e report specifici.”

46,5 ore risparmiate ogni settimana

Grazie alla gestione dei dati efficiente e automatizzata, il team di Delay ora ottiene riepiloghi giornalieri di tutte le modifiche ai dati, cosa che aiuta a individuare ed eliminare in modo proattivo le irregolarità. 

“Abbiamo il 100% di visibilità nel nostro processo di garanzia della qualità (QA), rispetto al 5% del passato”, rivela. “Siamo in grado di controllare ogni singolo prodotto. Se ci sono errori, possiamo rimandarlo indietro, individuare i responsabili e chiedere loro di correggere.” 

Implementando questo processo, Theisen’s ha raggiunto un tasso di superamento del 97%. In passato, il 49% dei prodotti non superava i controlli di qualità. 

Inoltre, lʼelaborazione semplificata dei dati consente a Theisen’s di risparmiare ogni settimana 46,5 ore di operazioni manuali. “Praticamente più di una settimana lavorativa di un dipendente a tempo pieno. Parliamo di un cambiamento immenso”, ammette Delay. Il merchandising semplificato dei prodotti velocizza il tempo di commercializzazione dei prodotti di quattro settimane. “Sono quattro settimane in più di vendite per un determinato prodotto. Processo molto più veloce, dati più coerenti, clienti più felici e meno interventi dellʼassistenza clienti.” 

La magia di un lavoro efficiente

Delay ha ora sviluppato un processo consolidato per formare e inserire nuove persone che lavorino con la sua soluzione basata su Smartsheet. In questo modo può passare serenamente al prossimo grande progetto. “Quando si aggiunge un nuovo membro del team, possiamo formarlo in modo efficiente e intensivo, cosicché possa affrontare rapidamente il suo lavoro. Grazie a questo posso concentrarmi sullʼamministrazione di Smartsheet e sulla creazione di nuove soluzioni per altri reparti”, afferma. 

È lʼintera azienda nel suo complesso a beneficiare dellʼottimizzazione. “Smartsheet ci fa risparmiare un sacco in termini di tempo ed energie mentali, eliminando noiosi lavori ripetitivi”, conferma Delay. “Abbiamo eliminato la necessità di fare copia/incolla tra i fogli solo per far combaciare tutto. Ora tutto questo viene in background semplicemente cliccando un pulsante. È una specie di magia!”

Questa storia è stata adattata dalla sessione tenuta da Delay in occasione della conferenza ENGAGE 2023 “It’s time to stop copying and pasting: Learn how to work efficiently with your data” (Basta col copia/incolla: impara a lavorare in modo efficiente con i tuoi dati).