SEIU 775 Benefits Group usa Smartsheet per automatizzare le operazioni di pianificazione e reportistica e migliorare l'offerta formativa per i caregiver

Circa 50.000 caregiver nello stato di Washington fanno affidamento sulla formazione e sui vantaggi forniti da SEIU 775 Benefits Group. L'organizzazione offre formazione basata sulle competenze, collocamento, assistenza sanitaria completa e contributi pensionistici garantiti per coloro che svolgono il lavoro di caregiver con anziani e persone diversamente abili. Per adempiere alla sua mission a supporto dei caregiver, SEIU 775 Benefits Group collabora anche con datori di lavoro e fornitori del settore.

Il team dedicato a logistica e pianificazione dell'organizzazione usa il software Smartsheet per gestire i progetti di erogazione della formazione, tenere traccia degli eventi formativi nelle singole sessioni e verificare la partecipazione alle lezioni virtuali e in presenza. "Grazie all'automazione, Smartsheet ha semplificato la nostra vita e quella dei caregiver", afferma Sarah Purdy, coordinatrice del programma di partecipazione per SEIU 775 Benefits Group.

Uno degli obiettivi dell'organizzazione è permettere ai caregiver di accedere facilmente alla formazione e ai materiali associati, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. "Stiamo cercando di migliorare la vita delle persone che si prendono cura degli altri" sostiene Krystle McMaster, Senior Logistics e Scheduling Program Lead per SEIU 775 Benefits Group. Per questo motivo, SEIU 775 Benefits Group deve fornire programmi delle lezioni e dati delle iscrizioni aggiornati ai caregiver e ai partner che si occupano di formazione, certificazione e perfezionamento delle competenze.

Tuttavia, era difficile per l'organizzazione tenere aggiornati i dati in modo accurato. "Il nostro team è composto da sei persone, e tutti usiamo sistemi distinti", afferma Kim Suther, responsabile del team di logistica e pianificazione di SEIU 775 Benefits Group. "Non è finita qui, i docenti mi hanno confessato di usare sistemi diversi per registrare le presenze. Non era facile ricomporre un quadro così frammentato."

Pertanto, l'associazione SEIU 775 Benefits Group ha escogitato diversi espedienti che implicavano vari processi manuali per aggiornare programmi e presenze. "Al crescere dei nostri programmi, le attività che normalmente venivano completate in 15 minuti, richiedevano ore", commenta McMaster. Ad esempio, aggiornare gli orari delle lezioni implicava la creazione manuale di un calendario, da stampare per ogni singolo docente per decine di località. "Portavo in giro pile di calendari, ma non era una soluzione fattibile", dichiara McMaster.

Alcuni dipendenti del SEIU 775 Benefits Group, che avevano già usato Smartsheet, hanno incoraggiato il team di formazione a servirsene per superare le difficoltà. "Mi sono così appassionata a Smartsheet fino a capire alcune delle sue funzionalità e capacità", sostiene McMaster. L'organizzazione ha iniziato a usare Smartsheet per visualizzare una lista delle classi, dove ogni riga rappresentava una sessione. Quindi, il team di formazione ha collegato i dati delle classi a un nuovo foglio con i dettagli di iscrizione aggiornati. In più, SEIU 775 Benefits Group ha creato dei workspace Smartsheet accessibili da docenti e fornitori. Ogni workspace visualizza dei pannelli di controllo con informazioni aggiornate sulle classi e report sulle presenze.

SEIU 775 Benefits Group usa Smartsheet per inviare automaticamente ai docenti promemoria sulle attività da svolgere o cambi di orario delle lezioni, come ad esempio cancellazioni o nuovi docenti. L'organizzazione usa anche l'app Calendario di Smartsheet per visualizzare in tempo reale gli orari delle lezioni e informazioni sui progetti interni. E in più, i reparti di comunicazione e gestione dei progetti di SEIU 775 Benefits Group si affidano a Smartsheet per pianificare e monitorare i progetti.

Più visibilità ed efficienza

L'organizzazione SEIU 775 Benefits Group usa Smartsheet per ottimizzare le informazioni su classi e orari, offrendo a caregiver e docenti maggiore visibilità sui corsi. "I nostri dati si trovavano in tanti posti diversi, e non era chiaro come fossero collegati", sostiene McMaster. "Ci sono volute parecchie ricerche e conoscenze per capire come funzionavano le cose. Smartsheet presenta tutti i dati in un unico punto, ed è tutto correlato e facilmente individuabile." Grazie all'app Calendario di Smartsheet, l'organizzazione SEIU 775 Benefits Group può contare su informazioni aggiornate del calendario digitale. Ciò assicura una maggiore visibilità condivisa tra i docenti e i reparti di pianificazione

L'organizzazione ha migliorato la sua efficienza. Le funzioni di automazione di Smartsheet hanno ridotto il lavoro che in precedenza andava svolto manualmente. "Voglio ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo possibile e l'automazione di Smartsheet me lo permette", afferma McMaster. "Con Smartsheet, possiamo dedicarci al nostro lavoro ed essere più produttivi. E questo rispecchia l'obiettivo della nostra organizzazione, ossia operare un cambiamento reale nella società, non solo creare lavoro, e aiutare i caregiver a svolgere al meglio le proprie mansioni."

Formazione migliore per i caregiver

Con una maggior efficienza e produttività, SEIU 775 Benefits Group può garantire a caregiver, docenti e alla più ampia rete di partner la formazione e le risorse di apprendimento di cui hanno bisogno. "Smartsheet ci ha permesso di incrementare la nostra efficienza interna, ma ci sta aiutando anche a fornire informazioni migliori ai nostri partner", sostiene Purdy. Ad esempio, l'organizzazione invia i dati delle presenze da Smartsheet a un archivio di dati e abbina le informazioni ai requisiti formativi degli studenti. "Questo significa che i registri relativi alla formazione sono più accurati e i caregiver possono sapere esattamente quanto manca per ottenere la certificazione", aggiunge Suther. "I caregiver che aiutiamo stanno assistendo le persone più vulnerabili della nostra società, e uno dei nostri obiettivi è metterli in condizioni di formarsi nel modo più scrupoloso possibile."

Facile adattamento alla formazione online

Durante la pandemia Smartsheet ha aiutato SEIU 775 Benefits Group a passare a modalità di apprendimento e formazione più virtuali. "Prima abbiamo dovuto affrontare un lockdown generale, poi ci siamo dovuti organizzare per offrire le lezioni online, ed è stato molto complicato", afferma Katherine Smith, Learning Operations Director per SEIU 775 Benefits Group. "Non solo abbiamo dovuto far ripartire le lezioni, abbiamo dovuto modificare l'intera offerta formativa per adattarla all'apprendimento online, e ciò ha richiesto molte ore di lavoro. Smartsheet ha organizzato tutto per noi e ci ha permesso di essere efficienti durante un periodo di grande incertezza."

Attualmente, il SEIU 775 Benefits Group sta espandendo l'uso di Smartsheet a tutti i suoi team che si occupano di programmi di apprendimento, formazione e partecipazione. "Stiamo continuando a integrare l'intero sistema di pianificazione per includere le procedure in aula e la contabilità per gli studenti fino alla verifica delle presenze", sostiene Suther. "Smartsheet si è dimostrato uno strumento molto flessibile per la nostra organizzazione e continueremo a trovare nuovi modi per renderlo sempre più efficiente per i nostri team."

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