Flowserve usa Smartsheet per aumentare la visibilità nei processi di produzione, consegnare più velocemente i prodotti ai clienti ed essere più proattiva

Le aziende di tutto il mondo si affidano alle soluzioni Flowserve per il controllo del moto dei fluidi a sostegno delle loro applicazioni più critiche. Fondata nel 1997, Flowserve si occupa della fabbricazione e della manutenzione di oltre 100 modelli di pompe e di una gamma di prodotti per valvole e guarnizioni. "Produciamo e ripariamo i prodotti che contribuiscono a muovere liquidi e gas per i clienti di tutti i settori", dichiara Matt Wagner, Project Engineer presso Flowserve. Ad esempio, Flowserve ha fabbricato le pompe che sono servite a riconvogliare l'acqua in mare dopo l'uragano Katrina e ha prodotto i sigilli per proteggere il vaccino Pfizer anti COVID-19.

Molti team di gestione dei progetti di Flowserve si affidano al software Smartsheet per gestire i progetti, tenere sotto controllo le attività urgenti, pianificare programmi di produzione e inviare dati di progetto aggiornati ai vertici. "Smartsheet ha trasformato i nostri processi rendendoli più efficienti", afferma Wagner. 

La strategia aziendale di Flowserve si basa sulle tre "D": decarbonizzazione, diversificazione e digitalizzazione. "Analogamente alla nostra compagnia, molti dei nostri clienti stanno passando attraverso una transizione energetica. Usiamo le "D" per migliorare il modo di fare impresa e promuovere l'innovazione e allo stesso tempo portare i prodotti ai clienti più velocemente", dichiara Wagner. Talvolta Flowserve stentava a promuovere la terza "D", la digitalizzazione, perché usava processi manuali e soggetti a errori per la comunicazione e la collaborazione interne. "La progettazione e la creazione delle nostre valvole possono essere attività abbastanza complesse, per cui la comunicazione tra i vari team e i singoli è un aspetto fondamentale", sostiene Wagner. "Abbiamo molte sedi diverse e utilizzavamo una combinazione di appunti cartacei, fogli di calcolo ed e-mail per collaborare sui prodotti. Questi però non contenevano sempre le informazioni più accurate e aggiornate, in particolare nella gestione delle modifiche di progetto." 

Flowserve aveva bisogno anche di strumenti di comunicazione migliori perché il numero di dipendenti che lavoravano da remoto stava aumentando. "Tra la pandemia e l'aumento del lavoro con i nostri team tecnologici in tutto il mondo, avevamo bisogno di migliorare la collaborazione", afferma Wagner. "Usavamo ancora e-mail e file scansionati, ma in molti casi non erano coerenti o accurati."

Integrazione di gruppi valvole e informazioni sugli ordini con Smartsheet 

Diversi team di Flowserve avevano già usato Smartsheet e Wagner cercava di espandere la soluzione al team del servizio post vendita delle valvole di controllo e delle pompe. "Mi ero preparato sulle varie soluzioni e tra queste Smartsheet spiccava davvero in termini di personalizzazione e funzionalità", afferma. Dopo aver scelto Smartsheet, Wagner ha creato un sistema di consegna degli ordini per snellire il flusso di lavoro nello stabilimento di produzione. "Usando Smartsheet, ho creato un foglio principale che collega le dashboard specifiche di ogni reparto. L'automazione contribuisce a ottimizzare il flusso di informazioni tra i vari fogli e funzioni aziendali, come l'elaborazione degli ordini e la creazione di gruppi valvole virtuali", sostiene Wagner. 

Ora, il team dedicato alle valvole di controllo usa Smartsheet per iniziare a tenere traccia del processo di gestione degli ordini non appena arriva un nuovo ordine allo stabilimento di produzione. "Alcuni dei nostri fogli hanno più di 50 flussi di lavoro automatizzati, pertanto il processo è davvero esaustivo" dichiara Wagner. La soluzione Smartsheet contiene anche notifiche di promemoria per i dipendenti coinvolti nelle diverse fasi del processo di ordine, che favoriscono la puntualità delle consegne. 

In precedenza, i dipendenti del reparto dedicato alle valvole di controllo usavano carta e penna ed e-mail per tenere traccia dei processi, il che generava inefficienze e dati imprecisi. "Quanto tempo perso", commenta Wagner. "Smartsheet risolve il problema standardizzando informazioni e processi. Rende il tutto più coerente e accurato, mentre noi possiamo collaborare con molta più facilità e, all'insorgere di un problema, possiamo aggiornare il processo e affrontare la questione." Flowserve usa anche una dashboard Smartsheet per la gestione dei progetti per visualizzare l'assegnazione delle risorse.

Inoltre, i dipendenti del team del servizio post vendita presso lo stabilimento delle pompe usano l'app mobile di Smartsheet per accedere in tempo reale ai dati relativi a spedizione e ricevimento. "I lavoratori possono utilizzare l'app mobile sul proprio telefono per inserire i dati nel registro di spedizione e ricevimento, attivando così una notifica per informare i dipendenti dell'arrivo di una pompa che deve essere riparata", dichiara Wagner. "I lavoratori possono in effetti scattare una foto della pompa dall'app mobile e aggiungerla direttamente a un modulo Smartsheet."

Tempo di ciclo e consegna del prodotto più rapidi 

Flowserve ha esteso l'uso di Smartsheet anche per gestire un processo cruciale associato alla riparazione delle pompe e alla reportistica. "Ogni volta che dobbiamo riparare una pompa, dobbiamo prima smontarla per identificare il problema. A questo punto, coordiniamo il processo di riparazione con il cliente. L'intera riparazione può essere abbastanza complessa e variare notevolmente in base al tipo di pompa", sostiene Wagner. "I nostri due deliverable sono la pompa riparata e un report che descrive nei dettagli le riparazioni effettuate. Alcuni di questi report possono superare le 50 pagine, ma ora usiamo Smartsheet per gestirne il processo di generazione." 

Grazie all'automazione, Flowserve è stata in grado di promuovere standardizzazione e responsabilizzazione. In questo modo, il tempo di ciclo dei report delle riparazioni è stato ridotto di 50 giorni, mentre la puntualità delle consegne è aumentata dell'8 percento.

Un approccio più proattivo 

Grazie alle informazioni particolareggiate ottenute con le implementazioni di Smartsheet, Flowserve può risolvere i problemi di produzione delle valvole in modo più proattivo. Ad esempio, l'azienda ha acquisito una migliore visibilità dei colli di bottiglia della produzione perché ora può osservare più facilmente i diversi termini di esecuzione nelle varie parti del processo.

"Grazie a questa maggiore visibilità, possiamo tenere traccia dei parametri e migliorare i processi con più facilità", dichiara Wagner. "Possiamo confrontare le informazioni in un modo prima impossibile e che in definitiva ci aiuta a essere più proattivi."

Flowserve si avvale di Smartsheet anche per tenere traccia di specifici errori identificati durante il processo di assemblaggio virtuale delle valvole, che fa parte del lavoro di trasformazione digitale dell'azienda.

"Abbiamo classificato e quantificato gli errori tenendo traccia dei dati storici in Smartsheet. L'identificazione degli errori ci ha fatto risparmiare finora circa 80.000 dollari sui costi", dichiara Wagner. "Prima di implementare Smartsheet, non eravamo in grado di esaminare così nei dettagli questo tipo di informazioni."

Flowserve continua a riscontrare una diffusa adozione in altre aree di attività. "Smartsheet si sta diffondendo in tutta la nostra azienda a un ritmo che non mi sarei aspettato", dice Wagner. "È così personalizzabile e facile da usare che potrebbe venire usato ovunque per migliorare qualsiasi processo. Ho avuto l'opportunità di insegnare come usare la piattaforma Smartsheet ad alcuni membri del team di assistenza tecnica globale e continuo a individuare nuovi modi per implementare soluzioni Smartsheet in tutta l'organizzazione Flowserve."

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