Che cos'è l'analisi del flusso di lavoro?
Il termine analisi del flusso di lavoro si riferisce all'esame e all'ottimizzazione dei flussi di lavoro di gestione dei progetti. Le aziende utilizzano l'analisi del flusso di lavoro per identificare gli errori nelle loro strategie ed evidenziare processi non aggiornati, inefficienti o dispendiosi.
"L'analisi del flusso di lavoro mi ha aiutato a osservare e migliorare l'efficienza di tutto il mio team", afferma Steve Anevski, CEO e co-fondatore di Upshift. "Questa analisi mi ha permesso di interagire con i miei dipendenti in modo più efficace e di prendere decisioni informate."
Quando è appropriata l'analisi del flusso di lavoro?
L'analisi del flusso di lavoro è importante ogni volta che il progetto incontra un collo di bottiglia o quando si sta sprecando tempo in attività ridondanti. Potrebbe anche essere utile controllare i flussi di lavoro su base regolare prima che si verifichino queste inefficienze.
L'analisi del flusso di lavoro può aiutare i team a identificare le cause dei lunghi tempi di attesa per i deliverable tra i reparti o il motivo per cui alcuni team dedicano molto più tempo di altri alle stesse attività. Se hai recentemente modificato l'uso di qualsiasi software o aggiornato qualche hardware, potresti scoprire che i metodi esistenti non sono aggiornati. Se inserisci un nuovo manager o crei un nuovo team, puoi esaminare i flussi di lavoro esistenti e tenere conto di eventuali modifiche al personale. Ogni volta che trovi un errore in un processo aziendale, potresti voler esaminare i tuoi flussi di lavoro.
"È sicuramente una best practice analizzare i flussi di lavoro su base regolare", afferma Devon Fata, CEO di Pixoul. "Ma è necessario farlo anche quando si effettua una transizione importante, come ad esempio per una forza lavoro a distanza, o se si notano problemi di efficienza al di fuori dell'analisi regolare."
Elementi dell'analisi del flusso di lavoro
L'analisi del flusso di lavoro richiede alcuni elementi chiave per avere successo. Innanzitutto, identifica i flussi di lavoro in questione e raccogli dati su di essi. Rimani imparziale. Annota il tempo necessario per il completamento, la percentuale di completamento e il costo operativo di ogni fase.
- Traccia i passaggi: crea un elenco di ogni fase necessaria per completare il flusso di lavoro dall'inizio alla fine. Prendi in considerazione la creazione di un albero decisionale visivo e ramificato per visualizzare più facilmente il processo.
- Stima il tempo necessario per completare ogni fase: valuta quanto tempo è necessario per completare l'attività e confrontalo con quanto tempo richiede effettivamente ogni attività. Se queste informazioni non sono disponibili, potrebbe essere una buona idea iniziare a registrare in futuro.
- Determina il costo di ogni fase: somma il costo di ogni fase del processo, compresi i materiali e la manodopera. Il costo è anormalmente alto per il valore dell'attività?
- Elimina le ridondanze: rimuovi qualsiasi fase del processo che non ti avvicini al tuo obiettivo o che ripeta gli sforzi di qualsiasi altra fase inutilmente.
- Semplifica il flusso di lavoro: se possibile, automatizza parti del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni sull'automazione del flusso di lavoro, leggi la nostra guida alla digitalizzazione del flusso di lavoro.
Fasi dell'analisi del flusso di lavoro
L'analisi dei flussi di lavoro è composta da cinque fasi. Innanzitutto, identifica i flussi di lavoro in questione e raccogli dati su di essi. Quindi, esamina i dati e apporta modifiche alle aree problematiche. Infine, crea un piano per gestire e regolare questi flussi di lavoro secondo le necessità.
1. Identifica i flussi di lavoro che devono essere analizzati
Crea un piano per analizzare ciascuno dei tuoi flussi di lavoro su base regolare. Se stai analizzando i flussi di lavoro per la prima volta, separali per team o reparto ed esaminali con metodo.
"Se alcuni aspetti dei flussi di lavoro si sentono inefficienti, probabilmente lo sono, e questo è un ottimo punto di partenza", afferma Fata. "Soprattutto all'inizio, ci sono opportunità di inseguire i frutti scarsi seguendo l'intuizione. Man mano che apporti queste facili modifiche, eserciterai anche le competenze di cui hai bisogno per identificare efficienze più difficili da trovare."
2. Raccogli e organizza i dati su ogni flusso di lavoro
Raccogli e organizza i dati che circondano i tuoi flussi di lavoro. Utilizza report salvati, registri software, e-mail e qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per ottenere una comprensione approfondita dell'uso storico dei flussi di lavoro nella tua azienda. Se non riesci a trovare le informazioni di cui hai bisogno, annotale e crea registri in corso di tali informazioni.
Per ogni flusso di lavoro, esegui le operazioni seguenti:
- Identifica l'attività che il flusso di lavoro deve portare a termine e verifica che soddisfi il suo obiettivo.
- Stabilisci il tempo necessario per il completamento di ogni fase e utilizza i dati precedenti per determinare quanto tempo richiede effettivamente ogni fase.
- Esamina la velocità di completamento di ogni attività e il flusso di lavoro nel suo insieme. Prendi nota delle fasi difficili o impossibili da completare.
- Delinea ogni fase del flusso di lavoro dall'inizio alla fine.
- Raccogli tutti i report e dai un'occhiata a dove sono archiviati. Annota la struttura dei nomi di file e cartelle e l'organizzazione delle unità.
3. Analizza i dati
Utilizza i dati raccolti per trarre conclusioni sullo stato attuale di ogni flusso di lavoro. Identifica le cose che funzionano bene e le aree in cui è possibile apportare miglioramenti.
"Crea un report del flusso di lavoro del tuo team e dei diversi processi su tutta la linea. Una volta completato il report, utilizza metodi statistici per determinare quali stanno eseguendo al loro livello ottimale. Per quelli che non stanno funzionando bene, cerca un modo per migliorarli o eliminarli", suggerisce Anevski.
Ponetevi le seguenti domande su ciascuno dei vostri flussi di lavoro:
- Ogni fase ha senso? Un neoassunto potrebbe completarli con una formazione minima? Guarda ogni fase come un outsider che la vede per la prima volta e assicurati che sia scritta chiaramente e facile da seguire.
- Stai trascorrendo un periodo di tempo ragionevole su ogni fase? Annota tutte le fasi che richiedono molto tempo per essere completate o che superano regolarmente la scadenza. Esamina se il problema riguarda il flusso di lavoro o la scadenza.
- I processi sono ridondanti? Identifica perché ogni fase è necessaria. Puoi trovare passaggi che possono essere ridotti o eliminati del tutto.
- Abbiamo bisogno di tutti i dati che stiamo facendo riportare alle persone? Spesso le aziende richiedono report che forniscano informazioni disponibili in altri luoghi. Assicurati che i tuoi dipendenti non perdano tempo a creare report che nessuno consulta.
- Le informazioni sono facili da trovare? Dai un'occhiata a dove archivi i report e identifica le inefficienze nelle convenzioni di denominazione e nei luoghi di registrazione. Annota le informazioni a cui avresti voluto accedere per l'analisi del flusso di lavoro e assicurati di registrare e archiviare le informazioni in un luogo accessibile.
- Ci sono errori evidenti o passaggi obsoleti? Quando cambi software o mischi i tuoi team, potresti scoprire che a volte i passaggi e anche interi flussi di lavoro diventano ridondanti. Assicurati che i flussi di lavoro siano aggiornati con i software e le procedure aziendali più recenti.
4. Apporta le modifiche necessarie
Quando trovi elementi che devono essere modificati, apporta queste modifiche. Consulta i tuoi team sulle fasi e i flussi di lavoro che dovrebbero essere rivisti e chiedi loro come farlo. Potrebbe essere necessario aggiungere, modificare o eliminare completamente alcuni passaggi. Con l'evolversi dei flussi di lavoro, il processo di analisi diventerà più semplice.
"Abbiamo una filosofia di Kaizen, che è di miglioramento continuo", afferma Steven Bowman, CEO di A Line at the Door. "Siamo costantemente alla ricerca di feedback da parte dei nostri team e clienti sui modi per migliorare. I nostri flussi di lavoro non sono diversi."
L'espansione delle scadenze che comunemente non vengono rispettate, la stampa o la copia di materiale in lotti più grandi invece di molte volte nel corso di un progetto, l'utilizzo di modelli di e-mail o l'automatizzazione della scrittura degli inviti alle riunioni sono tutti esempi di modi in cui è possibile migliorare i flussi di lavoro comuni.
Scopri di più nella nostra guida completa alla metodologia Kaizen e nella nostra guida all'implementazione del miglioramento continuo.
5. Gestisci e regola in base alle necessità
Crea un piano per controllare i tuoi flussi di lavoro. Con il variare delle esigenze aziendali, i flussi di lavoro possono diventare meno efficienti o non aggiornati. È meglio esaminare regolarmente i flussi di lavoro in modo da poter cogliere le modifiche necessarie prima che creino problemi.
"Aiuta ad analizzare regolarmente i flussi di lavoro durante l'anno. Come la tecnologia del flusso di lavoro migliora nel tempo, anche i processi. Esamina i tuoi flussi di lavoro con un occhio critico in ogni trimestre per prendere decisioni informate per il futuro", suggerisce Anevski.
In che modo l'analisi del flusso di lavoro aiuta la tua organizzazione?
L'analisi regolare del flusso di lavoro può aiutare la tua organizzazione a utilizzare il suo tempo in modo più saggio, risparmiare denaro e migliorare il morale dei suoi dipendenti. Di seguito abbiamo delineato alcuni dei principali vantaggi:
- Cattura processi ridondanti: l'analisi regolare del flusso di lavoro può aiutarti a identificare e affrontare i processi duplicati o obsoleti. Snellire o eliminare questi processi può avere un impatto positivo importante sulle operazioni quotidiane.
- Riduci le perdite di tempo: flussi di lavoro più efficienti significano che il tempo dei tuoi dipendenti è più produttivo. Ciò si traduce in più tempo dedicato al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
- Risparmia denaro: dipendenti più efficienti significa meno ore di manodopera spese per le stesse attività. Flussi di lavoro più efficienti possono anche portare a risparmi di denaro sulle forniture per ufficio, come carta e inchiostro per stampanti.
"Puoi facilmente scoprire fasi che possono essere automatizzate o rese prive di documenti, esaminando ogni parte di un processo di lavoro e osservando tutto dall'inizio alla fine. Dopo aver applicato le modifiche scoperte attraverso l'analisi, si finisce per ottenere maggiore efficienza e profitto", spiega Abe Breuer, CEO di VIP to Go. - Migliora il morale: i dipendenti vogliono sentirsi come se il loro tempo abbia valore. Il morale migliora quando le persone possono essere produttive e controllare le attività fuori dalle loro liste. "I dati che raccogliamo dall'analisi del flusso di lavoro mi aiutano a prendere decisioni informate, il che porta a compiti più significativi assegnati ai dipendenti. La produttività aiuta a mantenere tutti coinvolti e sono quindi in grado di aggiungere un valore ancora maggiore al team", afferma Anevski.
- Migliore efficienza complessiva: tutti i vantaggi precedenti si aggiungono a una maggiore efficienza complessiva per i tuoi team e la tua azienda. Man mano che stabilisci le best practice del flusso di lavoro, in futuro diventerà ancora più facile analizzare e massimizzare l'efficienza del flusso di lavoro.
Best practice dell'analisi del flusso di lavoro
L'analisi del flusso di lavoro è un processo critico. Dal costruire sulle proprie basi al rimanere neutrali e coinvolgere il tuo team, di seguito abbiamo raccolto alcuni consigli di esperti per mantenere le best practice.
- Costruisci ciò che hai già: la maggior parte delle aziende ha flussi di lavoro in atto, anche se non li documenta ufficialmente. Quando si analizzano e si aggiornano i flussi di lavoro, bisogna basarsi sui processi di lavoro già esistenti.
"Solo perché c'è un problema con un flusso di lavoro, non significa che si debba ricominciare da zero", spiega Bowman. "Suddividi i flussi di lavoro in segmenti digeribili, quindi analizza i segmenti. Non fare di tutta l'erba un fascio." - Rimanere neutrali: modificare può essere difficile, soprattutto se si è stati coinvolti nella creazione di un flusso di lavoro che non è più ottimizzato come una volta.
"Può essere difficile persuadere le persone a fare cose nuove, soprattutto quando richiede loro di cambiare il loro comportamento attuale", osserva Breuer. È importante lasciare le emozioni e i pregiudizi fuori dall'equazione quando si analizzano i flussi di lavoro. Se il tuo team di analisi ha difficoltà a rimanere neutrale, potrebbe valere la pena assumere un consulente di terze parti per aiutarti nel processo. - Usa soluzioni software: esistono molti strumenti software per supportare l'analisi del flusso di lavoro. Prendi in considerazione l'uso di un motore di flusso di lavoro per mantenere le tue operazioni senza intoppi.
- Rendilo visivo:
i flussi di lavoro complicati possono essere molto più facili da concettualizzare se resi visivi. Chelsea Cohen, cofondatrice di SoStocked, spiega come la sua organizzazione utilizza strategie di flusso di lavoro visivo: "Partiamo da un sistema Kanban. Kanban è uno dei metodi più semplici per l'analisi del flusso di lavoro perché semplifica l'intero progetto in una lavagna visiva. Puoi classificare le attività principali in colonne separate e far firmare ai membri del team in tempo reale quando assolvano le responsabilità. In questo modo è più facile identificare i punti in cui il flusso di lavoro inizia in ritardo, in modo da poterli affrontare più rapidamente."
Scopri di più su come configurare una bacheca Kanban. - Tieni traccia dei tempi e dei costi: l'obiettivo finale dell'analisi del flusso di lavoro è quello di far risparmiare tempo e denaro all'azienda, quindi assicurati di tenere traccia del costo della manodopera e del tempo medio impiegato per completare i flussi di lavoro. Con questi dati, è possibile monitorare i miglioramenti, identificare i rallentamenti e affrontarli prima che diventino problemi.
- Analizza secondo un programma: dedica del tempo per esaminare i flussi di lavoro. Potresti scoprire che passare alcune ore al mese a fare analisi di base può farti risparmiare molte più ore in futuro. "Non c'è un momento perfetto per eseguire l'analisi del flusso di lavoro. Chi dorme non piglia pesci. Revisioni regolari dei processi aiutano a identificare i problemi prima che costino tempo e denaro", afferma Cohen.
- Consulta il team: ottieni input dalle persone che utilizzano i tuoi flussi di lavoro. "Se vuoi davvero capire cosa c'è di sbagliato nel tuo flusso di lavoro, acquisisci feedback dagli utenti reali", suggerisce Breuer. Gli utenti di tutti i giorni sapranno meglio di chiunque altro se i tuoi segmenti sono obsoleti o inefficienti.
- Apporta modifiche: non semplicemente raccogliere i dati, ma correggere gli errori. Una volta identificate le inefficienze, apporta le modifiche necessarie per minimizzarle o eliminarle. L'obiettivo dell'analisi del flusso di lavoro è molto più di una semplice raccolta di dati: si tratta di utilizzare questi dati per guidare cambiamenti significativi.
Esempi di analisi e correzione del flusso di lavoro
Ti chiedi come si presenta l'analisi correttiva del flusso di lavoro nel mondo reale? Abbiamo raccolto alcuni esempi di problemi comuni di flusso di lavoro e come correggerli con analisi tempestive di seguito:
- Inefficienze nell'allocazione della manodopera: molte aziende iniziano in piccole dimensioni e si espandono rapidamente, il che può comportare problemi che si amplificano in modo esponenziale con la crescita dell'azienda. Considera una piccola impresa che ha iniziato con sei dipendenti, che documentano tutti il proprio tempo su timecard cartacei. Un manager raccoglie i cartellini e inserisce i registri cartacei in un foglio di calcolo. Il manager invia il foglio di calcolo a un contabile, che determina le tasse e le buste paga per tutti i dipendenti e quindi genera e distribuisce assegni cartacei.
Cinque anni dopo, questa stessa azienda impiega 35 persone, ma utilizza ancora flussi di lavoro manuali di monitoraggio dei tempi e contabilità. I dipendenti passano ciascuno la stessa quantità di tempo a monitorare le ore lavorate, ma il contabile e il manager più pagati passano ora una parte considerevole della giornata a completare attività che potrebbero essere facilmente automatizzate da un software.
Soluzione: quando un'azienda è piccola, i costi del software che fa risparmiare tempo possono sembrare proibitivi. Implementando dei marcatempo per monitorare il tempo e software per migliorare questi flussi di lavoro, questa azienda risparmierebbe migliaia di ore di manodopera e di dollari normalmente spesi per l'elaborazione dei salari. - Design per ufficio: anche il layout e le attrezzature del tuo ufficio possono portare a perdite di tempo e denaro. Immagina di dover configurare un ufficio per decine di dipendenti con accesso a un'unica stazione di stampa. I flussi di lavoro che includono la stampa di documenti richiederanno più tempo per essere completati per i dipendenti seduti in stanze o pavimenti più lontani dalle stampanti. Un maggior numero di dipendenti che utilizzano ogni stampante può causare backup nei tempi di attesa e costare di più nella manutenzione della stampante. Allo stesso modo, una stampante a getto d'inchiostro acquistata quando l'azienda era nuova non può offrire la stessa efficienza di un modello laser acquistato a fronte di un maggiore utilizzo.
Soluzione: un modo per massimizzare l'efficienza dei flussi di lavoro è migliorare l'efficienza del movimento fisico dei dipendenti in ufficio. Assicurati che le forniture per l'ufficio e le stazioni di stampa siano posizionate il più centralmente possibile o, idealmente, distribuisci più stazioni e scorte in tutto l'ufficio. Assicurati che le attrezzature siano ben mantenute e aggiornate; spendere denaro per la manutenzione e gli aggiornamenti farà risparmiare i costi per le riparazioni di emergenza a lungo termine. Potresti anche scoprire che eliminare la necessità di stampare molti tipi di documenti e visualizzare invece i report in una dashboard o archiviarli in un'unità cloud accessibile semplifica i flussi di lavoro in modo esponenziale. - Reporting non essenziale: quando si introducono nuovi processi di flusso di lavoro, molte aziende tendono anche a creare nuovi metodi di reporting. Immagina un'azienda al dettaglio che apre una seconda sede. Poiché i manager di alto livello non possono trovarsi in due luoghi contemporaneamente, implementano un flusso di lavoro quotidiano sullo stato di avanzamento per i dipendenti per rimanere aggiornati sugli eventi essenziali del negozio.
Con il passare del tempo l'azienda apre più sedi, e i manager scoprono che la maggior parte dei giorni sono di routine e irregolari. I manager smettono di leggere i report ogni giorno perché richiede tempo e i report contengono poche informazioni utili. Con l'apertura di un numero sempre maggiore di negozi, sempre più dipendenti passano più tempo a scrivere report giornalieri che vengono letti raramente. Quando si verifica un incidente, i manager potrebbero anche dover passare del tempo a sfogliare cartelle di report per scoprire esattamente cosa è successo.
Soluzione: migliora questi flussi di lavoro effettuando il check-in su di essi man mano che l'azienda cresce. Con ogni nuovo negozio, l'azienda dovrebbe considerare quale tipo di dati è effettivamente utile raccogliere. I report possono essere ridotti nell'ambito o nella frequenza o ristrutturati per escludere sezioni irrilevanti. Si può anche prendere in considerazione la creazione di un sistema di reportistica solo degli outlier situazionali per essere più facili da identificare e avere un impatto maggiore.
Come utilizzare l'analisi del flusso di lavoro per migliorare l'efficienza
L'analisi del flusso di lavoro fornisce informazioni dettagliate sulle operazioni della tua azienda che possono aiutarti a risparmiare denaro, migliorare il morale dei dipendenti e operare in modo più efficiente. L'analisi regolare dei flussi di lavoro è il modo migliore per informare i cambiamenti dei processi quotidiani e assicurarsi che vengano eseguiti senza intoppi.
Bowman spiega come l'implementazione dell'analisi del flusso di lavoro abbia contribuito a far risparmiare tempo alla sua azienda: "L'analisi del flusso di lavoro è stata fondamentale per aiutarci a operare in modo più efficiente perché ci ha mostrato dove esistevano i colli di bottiglia ed esattamente quanto il nostro flusso di lavoro fosse arretrato. Abbiamo costruito i nostri flussi di lavoro per cogliere le eccezioni. Ogni fase era essenzialmente un elemento squalificante da catturare quando le cose non erano perfette. Solo l'8% dei nostri tentativi ha causato un problema, ma li abbiamo inviati ogni volta attraverso il nostro flusso di lavoro per la risoluzione dei problemi. Analizzando il nostro flusso di lavoro, ci siamo resi conto che con questo metodo si stavano sprecando molte risorse. Abbiamo quindi creato un flusso di lavoro in cui le istanze sono state trattate con successo fino a quando non hanno raggiunto un cavo d'innesco, e le abbiamo affrontate di conseguenza. Sono stati necessari molti meno occhi per molte meno istanze, il che ha migliorato notevolmente la nostra efficienza."
L'analisi regolare del flusso di lavoro è fondamentale per catturare piccole inefficienze prima che diventino più grandi e complicate. I problemi del flusso di lavoro possono accumularsi nel tempo e recuperare il passo prima che tu te ne renda conto se non ti prendi il tempo per essere proattivo. La migliore difesa è l'attacco: identifica e affronta i problemi del flusso di lavoro il prima possibile.
Considerazioni speciali per l'applicazione dei flussi di lavoro agli ambienti di lavoro remoto
L'analisi del flusso di lavoro è fondamentale per tutte le aziende, ma ci sono considerazioni speciali quando si passa al lavoro a distanza. Abbiamo delineato alcuni dei migliori consigli degli esperti dall'adattamento di nuovi stili di comunicazione al cambiamento del tuo approccio alla creazione di flussi di lavoro.
- Cambia la tua mentalità: l'analisi del flusso di lavoro per un ambiente remoto non dovrebbe essere una tappa per un ritorno in ufficio. Inizia a pensare all'efficienza in generale e incorpora flussi di lavoro che abbiano senso per entrambi gli ambienti.
"L'analisi del flusso di lavoro è stata essenziale nel nostro passaggio al lavoro a distanza", afferma Fata. "Molti dei nostri processi sono stati trapiantati da un ambiente in ufficio senza pensarci davvero. L'analisi del flusso di lavoro ci ha aiutato a passare da un'azienda che svolge lavoro a distanza a un'azienda orientata al lavoro a distanza." - Adotta la comunicazione asincrona: il lavoro a distanza offre flessibilità nella comunicazione, soprattutto quando si collabora con persone provenienti da diversi fusi orari. Adotta l'uso della comunicazione asincrona e prendi in considerazione la possibilità di fissare scadenze e promemoria in base alle date anziché all'ora del giorno.
"La comunicazione è stata resa molto più semplice quando si è passati al lavoro a distanza. Siamo passati alla comunicazione asincrona, che ha contribuito a liberare più tempo nella nostra giornata lavorativa. I dipendenti non devono aspettare che i loro manager lascino una riunione e possono semplicemente lasciare un promemoria che illustri qualsiasi messaggio importante", spiega Christiaan Huynen, fondatore di DesignBro. - Applica i processi a gruppi più grandi: il processo di inserimento è diventato molto più semplice in un ambiente remoto per molte aziende. I gruppi di inserimento possono essere molto più grandi e interdipartimentali. Un singolo dipendente delle risorse umane può guidare una riunione video di gruppo di decine di nuovi dipendenti. I nuovi assunti possono navigare nella formazione e compilare i moduli necessari al proprio ritmo, e questi documenti possono essere presentati e approvati facilmente, il che consente di risparmiare tempo per i nuovi dipendenti e le risorse umane.
"Il processo di inserimento e formazione dei neoassunti è diventato molto più semplice attraverso un modello di lavoro a distanza. Il processo è stato automatizzato, il che consente ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi maggiormente sugli incarichi strategici. Il processo convenzionale ha visto un'interruzione attraverso l'uso di diversi strumenti di inserimento", afferma Anevski. "Non sono sicuro che torneremo mai indietro." - Prendi in considerazione la responsabilità: alcune cose diventano più difficili in un ambiente remoto, come ad esempio garantire che i dipendenti ci stiano mettendo l'anima. Potrebbe essere necessario creare nuovi processi per mantenere la responsabilità nel monitoraggio dei tempi." L'orario di lavoro dei dipendenti era un problema difficile da affrontare per la nostra organizzazione", afferma Anevski. "Spesso abbiamo notato che i dipendenti facevano straordinari su carta, ma non hanno fatto progressi nel rispettivo progetto nella realtà. Hanno finto di lavorare a tarda ora sui progetti per avere qualche ora di sonno in più al mattino."
- Utilizza il software: molte attività che un tempo erano controlli verbali rapidi possono essere trasformate in controlli rapidi dei pulsanti di opzione. Paul Sherman, Chief Marketing Officer di Olive, spiega come hanno fatto una transizione facile. "Quando eravamo in ufficio confermavamo gli incarichi e i progetti verbalmente: una rapida telefonata a un collega o semplicemente a piedi verso il loro ufficio per ottenere l'OK verbale. Non lo facciamo più. Quando raggiungiamo una milestone in un progetto, lo contrassegniamo semplicemente nel nostro software di gestione dei progetti e le parti interessate ricevono una notifica. È un cambiamento sottile, ma utile."
- Prendi in considerazione l'attitudine tecnica: quando si creano nuovi flussi di lavoro in un ambiente remoto, è particolarmente importante considerare l'attitudine tecnica del personale. Dedica del tempo a formarli sul software che utilizzi e ricorda che i tuoi dipendenti meno esperti di tecnologia potrebbero aver bisogno di un po' più di tempo per riprendere le lezioni.
"È necessario tenere conto di come la forza lavoro sia in grado di imparare la tecnologia quando si modificano i flussi di lavoro per il lavoro a distanza. Naturalmente, i flussi di lavoro a distanza contengono molti più programmi software rispetto a quelli in ufficio, il che significa che tutti devono essere sulla stessa lunghezza d'onda su come utilizzarli. Pianifica mezza giornata, o anche un'intera giornata, per formare il tuo team su come utilizzare questi strumenti", raccomanda Sherman. "Credetemi, vi farà risparmiare così tanto tempo ed energie lungo la strada." - Mantieni la flessibilità: lascia che i tuoi dipendenti abbiano un po' di voce in capitolo sui loro flussi di lavoro individuali e affidati a loro per elaborare un piano che funzioni per loro e per l'azienda.
Teresha Aird, co-fondatore di Offices.net, descrive come la sua azienda e i suoi dipendenti si sono approcciati a una transizione a distanza: "Era chiaro fin dall'inizio che fornire l'opzione per il lavoro a distanza avrebbe comportato che alcuni dipendenti inizialmente avrebbero faticato a bilanciare gli impegni lavorativi con la famiglia o altre distrazioni a casa. Tuttavia, credevamo che queste prime lotte sarebbero cambiate rapidamente quando dipendenti e team avrebbero compreso i loro flussi di lavoro a distanza ideali e adottato nuove abitudini per mantenere la produttività. Ciò si è dimostrato vero, poiché molti dipendenti hanno riferito di dover sperimentare i propri flussi di lavoro per determinare l'ordine migliore per completare le proprie attività in un ambiente remoto. Molti dipendenti hanno anche leggermente modificato i loro orari quando vanno a distanza prendendo una pausa pranzo prima o una successiva e iniziando leggermente presto a causa della mancanza di un pendolarismo."
Vantaggi dell'analisi del flusso di lavoro
I vantaggi dell'analisi del flusso di lavoro si presentano sia a breve che a lungo termine. Dall'aumento della produttività al risparmio e al mantenimento dei dipendenti, abbiamo illustrato di seguito i principali vantaggi:
- Mantenere un ambiente di lavoro più efficiente: l'analisi regolare del flusso di lavoro può aiutare a stabilire una cultura dell'efficienza. Rivedendo regolarmente i flussi di lavoro quando necessario, il personale si abitua ad adottare nuove pratiche a vantaggio dell'organizzazione.
- Semplifica i flussi di lavoro con l'evolversi dei processi: con la crescita di un'azienda, devono crescere anche i suoi processi. Non è necessario suddividere i flussi di lavoro per migliorarli: molte volte anche piccoli cambiamenti nella tecnologia o nel personale richiedono modifiche ai flussi di lavoro.
- Maggiore produttività: snellire i flussi di lavoro comporta meno perdite di tempo. Più efficienti sono i flussi di lavoro, più il personale avrà tempo per essere produttivo.
- Risparmia denaro: meno tempo trascorri a pagare il personale per completare flussi di lavoro ridondanti o inefficienti, più risparmi. Spesso è possibile risparmiare denaro a lungo termine aggiornando anche il software e le attrezzature utilizzate nei flussi di lavoro quotidiani.
- Maggiore fidelizzazione dei dipendenti: i dipendenti che ritengono che i loro contributi siano importanti sono più contenti e più propensi a credere che l'azienda valorizzi il loro tempo. I dipendenti tendono a rimanere più a lungo con un'azienda che li rende felici rispetto a una in cui il morale è basso.
Analisi del flusso di lavoro vs. Gestione dei progetti
La gestione dei progetti si occupa di vedere un progetto fino alla sua corretta conclusione. L'analisi del flusso di lavoro aiuta in questo processo assicurando che il team prenda la strada più efficiente in ogni fase del completamento del progetto.
Un project manager di successo può aiutare a identificare flussi di lavoro inefficienti e apportare suggerimenti e modifiche, se possibile. I flussi di lavoro inefficienti possono essere difficili da individuare per le persone che non lavorano con loro ogni giorno, quindi i project manager devono tenere d'occhio i processi che possono essere migliorati. Questo approccio attivo all'analisi del flusso di lavoro può aiutare l'intera organizzazione a un cambiamento positivo incrementale.
Come scegliere il giusto strumento di analisi del flusso di lavoro per la tua organizzazione
La scelta dello strumento software giusto per la tua azienda è un esercizio per valutare le tue esigenze rispetto alle offerte disponibili. Abbiamo chiesto agli esperti di riflettere su alcune considerazioni importanti, dall'integrazione con i sistemi esistenti all'automatizzazione di compiti comuni.
"La nostra filosofia aziendale racchiude persone, processi e tecnologia, in questo ordine", spiega Bowman. "I flussi di lavoro, che sono essenzialmente i tuoi processi, sono componenti critici. Ma anche se hai le persone migliori e la tecnologia più aggiornata, la tua azienda può comunque fallire con un processo o un flusso di lavoro difettoso. Con le persone giuste e i flussi di lavoro giusti e senza intoppi, l'applicazione della giusta tecnologia può semplificare notevolmente la giornata lavorativa. Con le persone e i flussi di lavoro giusti, la tecnologia può consentire alla tua azienda di scalare."
- Facilità d'uso: scegli uno strumento di analisi del flusso di lavoro facile da imparare. Assicurati che lo strumento scelto fornisca anche un buon accesso al supporto tecnico.
"Poiché i flussi di lavoro sono una parte critica dei processi aziendali, il software che li gestisce deve essere facile da usare. Questo include l'interfaccia utente (UI/UX), il supporto per più piattaforme (Windows/Mac), dispositivi (desktop e mobile) e non dimenticare il facile accesso al supporto, perché tutti abbiamo bisogno di supporto software di volta in volta", suggerisce Bowman. - Low Code vs. No Code: considera l'attitudine del tuo team e la sua capacità di codificare i propri flussi di lavoro. Molte soluzioni moderne includono la tecnologia no-code che crea flussi di lavoro utilizzando modelli integrati che sono molto più accessibili per l'utente medio.
"Non tutti hanno le competenze tecniche del tuo team per gestire un flusso di lavoro complicato", afferma Anevski. "Gli strumenti di analisi devono essere facili da usare in modo che tutti i membri del tuo team possano far parte del processo. Dovrebbe essere semplice, come A-B-C." - Modifiche storiche: prendi in considerazione un prodotto che aiuta a salvare e tenere traccia dei dati storici di utilizzo. Confronta i flussi di lavoro attuali e precedenti per vedere fino a che punto sei arrivato.
"La funzione che cerco è sempre il monitoraggio delle prestazioni storiche, soprattutto se è possibile suddividerlo mese per mese o per giorno della settimana o ora del giorno. Questo può aiutarti a valutare i tuoi miglioramenti rispetto alle prestazioni passate, nonché a identificare i cicli di efficienza, i modi in cui il flusso di lavoro cambia nel corso dell'anno o nel corso di una settimana", suggerisce Fata. - Costo: scegli il miglior sistema di analisi del flusso di lavoro che ti puoi permettere. Non dimenticare di valutare le opportunità di risparmio sui costi che una maggiore efficienza potrebbe presentare.
- Estensibilità: scegli un sistema in grado di crescere e cambiare insieme alla tua azienda. Dovrebbe anche essere dinamico e personalizzabile per garantire che sia possibile utilizzarlo in molti tipi di situazioni.
"Il fattore di estensibilità ti permetterà di adattarti, cambiare e crescere senza dover modificare i pacchetti o le piattaforme software", spiega Bowman. - Automazione: automatizzare i flussi di lavoro ti fa risparmiare tempo e denaro a lungo termine, quindi prendi in considerazione una piattaforma che la supporti. "L'automazione del flusso di lavoro può aiutarti a raggiungere l'apice della produttività. Il tuo sistema di reporting dovrebbe consentire di gestire ogni fase coinvolta fino al completamento del processo", afferma Anevski.
- Integrazione app: il tuo strumento di analisi del flusso di lavoro dovrebbe integrarsi bene con i programmi già in uso. Molti motori di flusso di lavoro offrono il supporto per i popolari programmi di chat di gruppo e cloud storage. Breuer spiega che mentre l'integrazione era una funzione "piacevole da avere", la maggior parte delle organizzazioni ora la considera un requisito. I flussi di lavoro non funzionano in modo indipendente l'uno dall'altro, quindi è importante che tutto fluisca senza intoppi.
- Accesso basato sui ruoli: molti strumenti di flusso di lavoro consentono di visualizzare o modificare i flussi di lavoro in base al ruolo di un utente. Prendi in considerazione l'utilizzo di questi sistemi per consentire ai tuoi manager di creare e gestire i propri flussi di lavoro per i propri team e designare chi può visualizzarli e modificarli. Breuer suggerisce che i team utilizzino l'accesso a più livelli con il loro sistema di gestione del flusso di lavoro per controllare ciò che ogni utente vede per preservare la sicurezza delle informazioni sensibili.
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