Scopri oltre 130 strumenti di collaborazione da remoto adatti alle tue esigenze aziendali

Non è facile vagliare tutte le opzioni di collaborazione da remoto per la tua organizzazione. Gli esperti concordano sul fatto che nessuna funzionalità da sola può risolvere tutti i problemi del lavoro da remoto. Piuttosto, la scelta dipende dal tuo budget e dalla tua cultura, nonché dai fattori unici che la tua azienda deve affrontare. 

Bryant Galindo è il fondatore di CollabsHQ e lavora con organizzazioni e startup su larga scala nella risoluzione dei conflitti, nella formazione online e nello sviluppo della leadership. Sottolinea che trovare lo strumento perfetto potrebbe richiedere tentativi ed errori e potrebbe essere necessario provare più opzioni. “Proprio come hai dovuto imparare come qualche strumento funziona nella vita reale, trovare il software giusto che funziona meglio per il tuo team e i suoi obiettivi è un processo di sperimentazione”, dice.

Sergey Konoplich, COO di Smart IT, fa eco a questo sentimento. Ecco la sua opinione sull’approccio migliore per scegliere uno strumento di collaborazione: “Tentativi ed errori, a meno che tu non sappia cosa stai cercando e abbia un quadro chiaro di ciò che lo strumento può fare.” 

Detto questo, ci sono alcune funzionalità che qualsiasi strumento di collaborazione di alto livello dovrebbe supportare.

Layne Levine è il Presidente di Windstream Enterprise, una soluzione di comunicazione aziendale pluripremiata. Quando cerca uno strumento, afferma: “Le funzionalità di conferenza sono essenziali, ma non limitarti all’audioconferenza. La videoconferenza HD può migliorare la produttività e migliorare la collaborazione rispetto alle chiamate standard.”

Inoltre, Levine suggerisce di dare priorità alle seguenti caratteristiche e funzionalità:

• Organizza riunioni su larga scala (pensa alle riunioni più grandi, ad esempio i corsi di formazione per tutto lo staff e per i neoassunti)
• Registrazione delle riunioni
• Condivisione dello schermo e chat
• Facile connettività (evita i lunghi codici ID per le riunioni, ecc.)
• Software basato su cloud (se utilizzi una rete basata su cloud)

Aggiunge inoltre: “Non dimenticare la sicurezza. Quando tutti lavorano da remoto, si presentano nuove sfide in merito alla protezione dei dati della tua azienda. I firewall possono garantire che nessuno possa accedere alla rete aziendale [ad eccezione] dei dipendenti autorizzati. E, se hai intenzione di prendere ordini online, hai bisogno della conformità PCI per proteggere i numeri delle carte di credito.” 

Infine, Levine consiglia di cercare un provider di rete con supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. “Avere tutti che lavorano da remoto comporta una serie di sfide completamente nuove. Non scegliere un fornitore economico che offre un servizio limitato: quello che desideri è un servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, sempre attivo, fornito da un provider di rete affidabile e stabile.”

Indipendentemente dalle funzionalità che desideri, dal budget, dalla cultura e dalle esigenze, gli esperti concordano sul fatto che, per il lavoro da remoto su larga scala (soprattutto a livello aziendale), gli strumenti sono essenziali, non solo per i dipendenti, ma anche per mantenere le relazioni con clienti e potenziali clienti.

“Gli strumenti sono critici per la mission”, afferma Konoplich di Smart IT. “Se non usassimo [gli strumenti di collaborazione], perderemmo un legame vitale tra team e clienti. È fondamentale utilizzare uno strumento che aiuti ...  a fornire la massima trasparenza possibile ai clienti.”

Per un approfondimento e le best practice sulla collaborazione a distanza, leggi “Come costruire in modo efficace una collaborazione lavorativa remota”. Per ulteriori informazioni sulla chiave per gestire efficacemente i team da remoto, leggi questo articolo.